O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Comunicacio Interna

263 visualizações

Publicada em

Guia per organitzar la comunicació entre els diferents departaments de l'associació.

Publicada em: Governo e ONGs
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Comunicacio Interna

  1. 1. COMUNICACIÓ INTERNA
  2. 2. BARCELONA ACTIVA>2 COMUNICACIÓ INTERNA Guia per associacions. Què és i perquè és important? És aquella comunicació que es produeix dins de l’entitat i va dirigida a la junta directiva, les persones treballadores, el voluntariat i les persones sòcies. Ajuda a millorar el funcionament intern, la planificació i l’eficàcia social de l’associació. La comunicació interna afavoreix la cohesió, la confiança i la participació. Genera un bon clima que reforça el sentit de pertinença a l’entitat. L’objectiu principal ha d’anar més enllà del sol fet d’informar. Ha de tenir un plantejament estratègic i ha de buscar la interacció i els fluxos d’informació entre persones. Circuits de comunicació interna Segons la direcció que s’estableix en la comunicació, podem definir 4 circuits diferents: Vertical Descendent: és la comunicació que es produeix de dalt cap a baix, dels equips directius i tècnics a la resta de persones que configuren l’associació. S’utilitza tant per comunicar la visió, els objectius i l’estratègia global de l’organització, com per les decisions i processos de treball. Vertical Ascendent: es produeix de baix cap a dalt, entre diferents persones o departaments que estan a diferent nivell dins l’organització. Transmet a l’equip directiu les inquietuds, interessos i opinions. És necessari crear espais de confiança perquè aquesta sigui efectiva. Horitzontal: entre persones o departaments que estan al mateix nivell dins l’entitat. Millora el treball en equip, la coordinació i genera climes de confiança. Diagonal: és aquella comunicació que s’estableix entre persones o departaments de diferents nivells dins l’organització, redueix les distàncies i potencia la participació. No sempre es produeixen aquests quatre circuits, això dependrà de l’estructura i organigrama de la vostra associació.
  3. 3. Comunicació interna / Guia per associacions >3 Si el vostre model organitzatiu és el tradicional, estructurat de manera vertical i jeràrquica els trobareu tots, i haureu de posar especial atenció en aquells fluxos verticals per garantir la participació. En canvi, si vostra associació està basada en un model més horitzontal i participatiu, el vostre circuit principal de comunicació serà l’horitzontal. Claus per una bona comunicació Una de les claus principals per una bona comunicació interna és la transparència tant pel que fa als missatges que es transmeten, com en la informació dels processos interns de l’associació. La comunicació interna ha de ser bidireccional i ha d’estar basada en l’escolta activa i l’assertivitat, d’aquesta manera es fomenta la confiança i la participació. Crear espais de reunió informals, us ajudarà a generar espais de confiança, a fomentar les relacions i enfortir els vincles. Els missatges han de ser clars i concrets per facilitat la comprensió, en clau positiva i creatius per fer-los més atractius i despertar l’interès de l’interlocutor. És convenient tenir un grup de treball específic per a la comunicació interna o alguna persona responsable que coordini, lideri i organitzi les tasques. No la deixeu en segon pla, ja que és una de les principals palanques pel bon funcionament d’una organització. Pla de comunicació interna El Pla de comunicació interna és el document de treball que recull i especifica els objectius i mecanismes de comunicació que es realitzaran en un període de temps determinat. El Pla de comunicació interna és part del Pla de comunicació, però el podeu fer de manera puntual i aïllada quan calgui cobrir alguna necessitat de comunicació o per millorar els fluxos d’informació interns. Ha d’estar en concordança amb l’estratègia global, amb la missió, la visió i els valors de l’associació. És important que es defineixin bé els objectius i els públics interns; que estigui adaptat a l’entitat, que sigui realista i que se’n designi una persona responsable. Els passos per realitzar-lo són: 1. Anàlisi de la comunicació interna a l’entitat El primer pas que heu de fer, és una anàlisi de la situació de la comunicació interna de l’entitat. Feu un organigrama i determineu els fluxos d’informació que utilitzeu.
  4. 4. BARCELONA ACTIVA>4 Valoreu si el procés comunicatiu funciona o no: La comunicació és fluida? Es produeix en tots els sentits? Tothom participa en el procés? Quines informacions es transmeten? Existeix una persona responsable? Quines són les eines de comunicació més utilitzades? Com es transmet el missatge? Com es percep la comunicació interna dins l’entitat? La comunicació interna es correspon amb l’externa? Es transmeten la missió, visió i valors de l’associació? Amb l’anàlisi i els resultats determineu les necessitats que teniu, per a millorar els circuits de comunicació. 2. Definir els públics interns Una de les claus per una bona comunicació és la segmentació dels públics interns als quals us dirigiu. Cal definir-los bé per escollir el to correcte i el millor canal per arribar-hi. Els destinataris interns de les associacions són:  Equip tècnic i directiu: junta directiva i persones treballadores.  La base social: voluntariat i persones associades. 3. Els objectius Els objectius han de donar resposta a les necessitats de comunicació sorgides de l’anàlisi. Han de ser clars, concrets, realistes i mesurables. Han d’estar en concordança amb la comunicació externa, la identitat corporativa i amb la missió, visió i valors de l’entitat. S’han de poder planificar i executar en un període de temps concret. Alguns objectius poden ser: informar de les activitats, informar dels processos, millorar la confiança en els òrgans de govern, fomentar la cohesió, fomentar el treball col·laboratiu, motivar a les persones treballadores, reforçar el sentiment de pertinença de la base social, etc. 4. L’estratègia L'estratègia és la forma genèrica d'arribar als objectius: de quina manera, amb quines prioritats, com s'alineen amb els valors de l'entitat, quin estil de comunicació, concepte paraigua... És un marc genèric a partir del qual s’escolliran les accions a realitzar. Com els objectius, l’estratègia de comunicació ha d’estar alineada amb l’estratègia global de l’organització. 5. Els canals i les accions Amb l’estratègia definida, és el moment d’establir els canals i les accions. Els canals són els mitjans per on es transmet el missatge i les accions aquelles tàctiques amb què assolir els objectius de comunicació. Tant els canals, les accions, com els missatges han d’estar adaptats als diferents públics i als objectius marcats perquè siguin efectius. Podeu utilitzar una taula com aquesta, per resumir les accions i els canals que utilitzareu:
  5. 5. Comunicació interna / Guia per associacions >5 Recorda! Utilitzeu un llenguatge inclusiu que no discrimini. Si utilitzeu la primera persona del plural, reforceu la identificació i el sentit de pertinença de les persones interlocutores. El missatge ha de ser:  Clar, concís i directe  Adaptat al canal  El llenguatge i to ha de ser adequat al públic a qui va dirigit  Sense faltes gramaticals ni d’ortografia 6. Planificar i pressupostar Ara toca traslladar la informació estratègica definida en els punts anteriors al Calendari de comunicació. Cal planificar, organitzar i temporalitzar les accions que fareu. D’aquesta manera tindreu una visió àmplia i general i podreu evitar acumulacions de feina en moments determinats. La temporalització sol ser anual, però també la podeu fer trimestral o semestral. Heu de cercar la millor opció per a la vostra associació. També heu de conèixer els recursos humans, materials i econòmics de què disposeu i decidir les partides pressupostàries que calen per realitzar els objectius marcats. Per fer el calendari, podeu utilitzar el recurs +Fàcil El Calendari de comunicación, einESS 7. Avaluació i seguiment Ja teniu definit el Pla de comunicació interna i toca portar-lo a la pràctica. És important que feu seguiment al llarg del procés, i una avaluació dels objectius marcats en finalitzar. Aquesta informació us servirà per millorar i adaptar quan calgui, la comunicació interna a la vostra entitat. PÚBLICS OBJECTIU 1 OBJECTIU 2 OBJECTIU 3 PÚBLIC 1 ACCIÓ 1.1 ACCIÓ 3.1 PÚBLIC 2 ACCIÓ 2.1 PÚBLIC 3 ACCIÓ 1.2 ACCIÓ 2.2
  6. 6. BARCELONA ACTIVA>6 Eines i recursos D’eines i recursos n’hi ha de diferents, és important que feu la tria en funció dels objectius que vulgueu aconseguir. Algunes de les eines i recursos per a millorar i facilitar la comunicació interna són:  Intranet: és l’espai virtual intern de l’associació. S’hi poden penjar calendaris, manuals, les actes, formacions, etc. Facilita el treball en grup i l’accés a la informació.  Memòria anual: és el document, en molts casos obligatori, on es recull informació sobre el que ha fet l’associació al llarg de l’any. Ha de ser un document ben estructurat, clar en el contingut i en la redacció. És una de les millors eines per reforçar el reconeixement, la confiança i la projecció de l’entitat, tant pel que fa al públic intern com a l’extern.  Manuals interns: Protocols pel traspàs d’informació i processos de treball intern.  Revistes o butlletins interns: publicacions periòdiques destinades a informar, fer difusió de notícies, i comunicar els processos interns de l’organització. Poden ser digitals o en paper.  Correu electrònic: serveix per informar i convocar. És sostenible i econòmic. S’han d’evitar els enviaments massius.  Cartes personalitzades: per informar d’esdeveniments especials i personalitzar missatges. És un bon canal per assegurar que s’arriba a persones que estan desconnectades digitalment.  Cartelleria: per donar a conèixer de manera visual actes i esdeveniments de l’agenda de l’associació.  Taulell d’anuncis: per penjar notícies, cartelleria i per transmetre informació tant per a persones treballadores, com per a persones sòcies, voluntàries o usuàries.  Bústies de suggeriments: recullen opinions, idees i serveixen per millorar els processos interns.  Enquestes de satisfacció: per escoltar opinions i preguntar directament i conèixer el grau de satisfacció. Serveixen també per fer el seguiment i l’avaluació dels objectius marcats.  Reunions: fomenten el diàleg, el treball en equip, la circulació d’informació i les relacions personals.  Actes informals: són aquells espais de relació amb la base social que us ajuden a fomentar les relacions interpersonals i establir vincles. Podeu utilitzar una taula resum per endreçar i visualitzar millor els objectius i les eines i recursos que fareu servir:
  7. 7. Comunicació interna / Guia per associacions >7 Recursos Altres recursos en línia: CRAJ La Comunicació interna a les entitats Torre Jussana UP 24 Càmera, llums, interacció. Manual de comunicació associativa en temps 2.0 Torre Jussana UP 26 Manual sobre la incorporació de la perspectiva de gènere i mesures d’igualtat per a entitats Xarxanet Comunicació interna OBJECTIUS EINES I RECURSOS Informar Correu electrònic, butlletins interns, taulells d'anuncis, cartes postals, cartelleria, web, memòria anual... Fomentar la cohesió Xerrades informals, activitats lúdiques, formacions, dinàmiques grupals... Fomentar la participació Manuals interns, reunions informatives sobre els processos de planificació estratègica, espais de debat... Treball col·laboratiu Etherpad, Piratepad, Google Docs, Wekan, Dropbox... (programari del recurs que està fent la Maria) Recollir informació Enquestes de satisfacció, bústia de suggeriments, entrevistes...
  8. 8. BARCELONA ACTIVA>8 Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions, impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en l’àmbit de l’Economia Social i Solidària. Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores, entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals com a diversos barris de la ciutat. Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a: innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat

×