4. Круговорот бумажных документов
на предприятии
Вышестоящие
инстанции
Руководство
Фин.департамент, бухгалтерия
Фискальные
органы
Общий отдел, канцелярия, архив
Кадровое управление
Проектноконструкторский отдел
Производство
Торгово-дилерский
блок
Удаленные подразделения
Контрагенты
Бывшие
сотрудники
Риски:
Большие затраты на поиск документа – от 60 мин. – до 1 недели
Зависимость от человеческого фактора
Затраты на многократное копирование.
Риск утраты оригиналов документов.
5. Решение – электронный архив
централизованное хранилище данных
документов с разграниченным доступом
6. Этапы создания ЭА
Составляющие успешного проекта:
Анaлиз приоритетов в оцифровке, составление ресурсного и
календарного планов
Программное обеспечение
для хранения и работы с электронными образами
Своими силами
(затраты)
+
-
С «ЭЛАУ»
+
+
IТ-инфраструктура
+
+
Промышленное оборудование: несколько типов сканеров для
документов разного формата
+
+
Разработка технологии оцифровки каждого типа документов,
определение критериев качества, нормирование
-
+
Документация проекта:
инструкции, операционные, технологические карты
Специалисты проекта (руководители, технологи, операторы,
контролеры качества и т.д.)
Организация взаимодействия на время реализации проекта
(регламенты, АКТы, протоколы)
-
+
-
+
-
+
9. Система электронного архива
Компания ЭЛАУ является разработчиком сертифицированного
программного обеспечения Электронный архив FOLIUM.
Продукт сертифицирован УКРСЕРТСОФТ в 2012 году, в 2013 году –
получен сертификат на соответствие международному стандарту
ISO/IEC 25051:2006.
ХРАНЕНИЕ
УЧЕТ
ПОИСК
www.folium.info
10. Безопасность
технические
организационные
мероприятия
• Аутентификация и авторизация
пользователя системы.
• Ограничение возможности одновременной
работы нескольким пользователям под
одной учетной записью.
• Система шифрования данных.
• Система аудита целостности базы данных и
файлов системы.
• Система аудита действий пользователя.
• Сохранение всех предыдущих версий
данных.
Выполнение работ
осуществляется на территории
архивного хранилища, в
присутствии его представителей.
Доступ к документам и их
электронным копиям имеют
ограниченное число лиц
Все этапы перемещений
документов и электронных
носителей между Заказчиком и
Исполнителем фиксируются
АКТами
11. Преимущества системы
Универсальность:
• модульное построение системы;
• широта используемых СУБД: Mysql, Oracle, Firebird,
•
SQLight;
кроссплатформенность.
к
информации
территориально
Web-ориентированность: • доступ
распределенных филиалов предприятия.
Масштабируемость:
• Обеспечение возможности дальнейшего
развития
системы путем наращивания количества технических и
программных
средств
без
изменения
общей
информационной инфраструктуры ЭА
12. Пользовательские возможности
Поиск:
-
по атрибутам
по категориям;
за период;
по составному фильтру (несколько критериев одновременно)
Добавление данных
Редактирование/удаление
Формирование отчетов, статистика
Печать. Отправка по электронной почте
Выгрузка в word, exсel, xml
13. Задачи, которые решает электронный архив
Руководитель
•
•
•
•
•
•
экономия средств
объективная независимая статистика
применение современных IT-технологий
преемственность, передача накопленного опыта;
исключение угрозы утечки информации;
получение объективных данных для
перспективного планирования.
Инженер, технолог,
конструктор,
проектировщик
• быстрый доступ к информации
Кадровое управление
• оперативная обработка запросов о персоналиях
Сотрудники удаленных
подразделений и филиалов
• доступ к актуализированным документам;
• сокращение расходов на транспортировку,
пересылку, создание копий бумажных документов.
Сотрудник архива
• сохранность бумажных оригиналов;
• снижение трудозатрат на поиск и подбор
требуемых документов.
14. Шахтоуправление. Кадровый архив
Заказчик:
ГП «Шахтоуправление «Южно-донбасское №1». Промышленное предприятие,
существует с 1973 г. В составе - 3 шахты. Штат сотрудников – 3 500 - 5 000 сотрудников.
Задача:
сокращение времени на подготовку справок по заработной плате, трудовому стажу,
подтверждению льгот уволившихся сотрудников. Количество запросов в архив – около 200
ежемесячно.
Выполненные
работы:
•
•
•
Результат:
снижены трудозатраты на поиск и подготовку информации по запросам в архив в 24 раза;
ветхие документы выведены из обращения.
Особенности:
•
•
•
проведена сшивка/расшивка 2 190 дел;
оцифровано - 605 000 стр. документации;
установлена система электронного архива Folium.
документы периода 1973-2012 гг., 30% – очень ветхие;
рукописный и угасающий машинопечатный текст;
работа проводилась в 2 смены, на месте работала мобильная бригада.
15. Архив ведомства
Заказчик:
Фонд госимущества Украины
Задача:
создание страхового фонда архивных дел (1993-1999 гг.)
Выполненные
работы:
•
•
•
Результат:
сократилось время на поиск информации по имущественным правам
появилась возможность одновременной работы с архивным документом различных служб
без работы с физическим документом.
Особенности:
• проект многоэтапный, выполняется с 2011 г.
• аналитика (выявление темы документа по его содержанию)
• работа с рукописным и угасающим машинопечатным текстом.
оцифровано 200 дел (70 000 стр.)
документы проиндексированы по 5 атрибутам (по дате, теме, типу, номеру документа):
установлена система электронного архива Folium.
16. Агропредприятие. Архив бухгалтерии
Заказчик:
Компания по закупке и реализации сельскохозяйственной продукции украинским и
иностранным заказчикам. На рынке - 8 лет.
Задача:
• организация быстрого поиска комплекта документов по контрагенту. Число
контрагентов - около 600;
• обеспечение безопасного хранения документов финансового управления.
Выполненные
работы:
сканирование 108 000 стр. документов А4, находящихся в папках типа «Корона».
выделение идентификационных признаков документа (номер, дата, тип документа,
контрагент, код ЕДРПОУ).
установлена система электронного архива Folium.
Результат:
• Бухгалтерия предприятия использует в работе электронные
индивидуальным доступом и фиксацией всех действий в системе,
• бумажные документы вывезены из офиса компании,
• время на поиск документа сокращено в 8 раз
Особенности:
В процессе выполнения работ были выявлены факты отсутствия станиц оригиналов
договоров, нарушения унификации названий контрагентов и другие нарушения в ведении
бухучета
документы
с
17. Торгово-развлекательный комплекс.
Проектная документация
Заказчик:
Торгово-развлекательный комплекс в г. Киеве. Общая площадь - 70 000 м².
Задача:
обеспечение оперативного доступа техническим службам комплекса к проектной и рабочей
документации для проведения ремонтно-технических, строительных работ.
Выполненные
работы:
• отсканированы документы форматов А4 - 3*А0;
• создан реестр проектной документации комплекса.
Результат:
круглосуточный доступ к технической документации оперативным техническим службам;
проведена инвентаризация имеющейся документации;
обеспечена сохранность оригиналов документов за счет использования их электронных копий.
Особенности:
разделение документов разного формата одной папки перед сканированием (по типам
применяемых сканеров) с последующим их объединением.
19. Краткая справка о компании
Дата создания – октябрь 2010 года.
• Сфера деятельности - комплекс услуг по созданию Электронных Архивов предприятий.
• Участник международных и национальных выставок и форумов:
«Информационное общество и власть»,
«Международный научный конгресс по развитию информационнокоммуникационных технологий и развития информационного общества в
Украине»,
«Технологии оцифровки информации» (Украина - Германия).
• Официальный
член: «Украинской ассоциации специалистов информационных
технологий» (УАСИТ),
"Ассоциации предприятий информационных технологий
Украины" (АПИТУ), состав рабочей группы по проекту «Электронная библиотека XXI»
Государственного агентства по вопросам науки, инноваций и информатизации
Украины.
За 3 года проведено около 500 экспертиз в архивах организаций и
предприятий Украины, реализовано более 120 проектов по оцифровке
20. Компания «Электронные архивы Украины» предоставляет
полный цикл промышленных технологических решений в
сфере создания электронных архивов.
Сканирование
документов
Создание Центров
оцифровки
Поставка системы
Электронного
архива
Выделение
ключевых слов
документа
Экспертиза архива
21. ЭЛАУ: гарантии качества
Технологии:
• Сертифицированное ПО
• Автоматизированная
технология ввода данных
• Многоуровневый контроль
качества
Персонал:
Сертифицированные специалисты. Мобильные выездные бригады
Специалисты по инвентаризации фондов и создания описей
IТ-специалисты
Сервис-инженеры по оборудованию
Технологи
Операторы оцифровки
Операторы контроля качества
Оборудование:
• Парк специализированных
промышленных сканеров
для любых форматов.