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EverSuite Case Management
Gestion des processus documentaires et instruction de
dossiers électroniques

Philippe Kerrest – Consultant ECM

Cliquez pour modifier le style
La problématique
Prendre en compte les différents canaux d’arrivée des demandes Client, Fournisseur,
Collaborateur…
Cliquez pour modifier les styles du texte du masque
 Courrier, Fax, E-mails, Portail, Plateforme téléphonique …

 Deuxième niveau

S’assurer qu’il n’y a aucune perte de documents

• Troisième niveau

Réduire les temps de circulation et traitement des documents
Mieux lisser les charges de travail indépendamment des sites géographiques
Construire un Référentiel Documentaire ( Dossier Client 360° )
pour le mettre au service DES applications métiers
Obtenir des indicateurs statistiques pour mieux piloter

Améliorer la productivité
Etre conforme aux obligations réglementaires
© EVER TEAM SA – www.ever-team.com

3

LE PROGICIEL
EVERSUITE CASE MANAGEMENT



Centralisation, partage et
capitalisation de l’information

Case
Management
Gestion
des processus



Instruction de dossiers et gestion des
documents associés



Procédures qualité



Documentation technique





Gestion de courriers, octroi de crédit,
saisines, réclamations…

Dossiers clients,
fournisseurs…

Cliquez
Capture

pour modifier GED &
les styles du texte duRecherche &
masque
Valorisation
du Contenu

 Deuxième niveau Référentiel
• Troisième niveaud’Entreprise








Numérisation papier
E-Mail, Docs Office
E-mails
Flux données
Connecteurs
Vidéo & Audio
Speech to Text…

Analyse Big Data



Identification des tendances,
problèmes complexes…



Archivage
&
Compliance



Analyse linguistique &
sémantique, recherche par
facettes…

EverSuite, solution complète et intégrée

5



Centralisation, partage et
capitalisation de l’information

Case
Management
Gestion
des processus



Instruction de dossiers et gestion des
documents associés



Procédures qualité



Documentation technique





Gestion de courriers, octroi de crédit,
saisines, réclamations…

Dossiers clients,
fournisseurs…

Cliquez
Capture

pour modifier GED &
les styles du texte duRecherche &
masque
Valorisation
du Contenu

 Deuxième niveau Référentiel
• Troisième niveaud’Entreprise








Numérisation papier
E-Mail, Docs Office
E-mails
Flux données
Connecteurs
Vidéo & Audio
Speech to Text…



Archivage
&
Compliance

Système d’Archivage Mixte : électronique
et physique



Archivage à valeur probatoire



E-Discovery

EverSuite, solution complète et intégrée

6

CliquezCase Management : Les points clés
EverSuite pour modifier le style

+
+
+
+
+

Gain de productivité


Pilotage et lissage de l’activité

Optimisation de la chaine de traitement d’une demande
Flexibilité d’adaptation et de prise en main
Une offre packagée, rapide de mise en œuvre pour

un ROI inférieur à un an


7

Couverture fonctionnelle (1/2)
Acquisition & Production
 Gestion de documents multi-formats : Office, eMail, …
 Acquisition des flux entrants : numérisation (LAD/RAD),
flux dématérialisés, …
 Acquisition & accès depuis l’explorateur Windows ou la messagerie

Processus deDeuxièmetâches
 traitement des niveau

 Répartition des tâches dans des corbeilles de traitement
• Troisième de traitement « ad hoc »
 Processus collaboratifsniveau
 Supervision à chaud, à froid.
Gestion du référentiel
 Gestion de dossiers dans un plan de classement personnalisé
(modèles)
 Classement automatique ou manuel (règles)
 Non-duplication : un même document présent dans plusieurs
dossiers
 Gestion de la sécurité au niveau des dossiers & documents
Publication
 Génération automatisée des documents sortants
 Publication multi-formats et multi-canaux
 Accès en mode déconnecté.

8

Couverture fonctionnelle (2/2)
Recherche & Navigation
 Recherche simple et rapide (type « Google »)
 Recherche sur la structure et le contenu des documents et
dossiers
 Formulaires de recherche paramétrables
  Deuxième niveau un dossier
Rebonds d'un document vers
 Feuilletage d'un dossier


Archivage et obligations légales





Traçabilité complète des documents et des opérations
Signature électronique des documents
Stockage distribué et multi-support
Format de stockage & d’archivage conforme aux normes et
standards
SOX, NFZ 42-013, …

Intégration à l’existant
 Accès depuis le bureau windows et la messagerie
 Accès aux informations du Système d’Information (ERP, CRM,
…)
 Accès depuis les applications du SI (ERP, CRM, …)
 Authentification intégrée (LDAP).

9


Vue 360°

EverSuite Case Management

10

Acquisition
multi sources

1

Référentiel de
classement métier

3

Maitrise des
processus métiers

4

7
Injection par typologie de
documents

2

Recherche et accès facilité
aux documents

• Troisième niveauGestion de corbeilles de
tâches pour action

Sécurisation
du stockage

5

9

6
Module
d’archivage dédié

8

Vue 360°
Traçabilité
des actions

Souplesse d’un
progiciel intégré

10

Les fonctions à retenir

11

Toutes les interfaces sont 100% Web :
• Déploiement rapide

• Authentifier les accès en se basant sur LDAP
• Mécanismes de SSO (« Single Sign On ») disponible



Une application 100% Web

12


Fiche descriptive

Acquisition
Depuis l’interface Web

14

• Prise en compte des fortes volumétries de documents .
• Eventail complet de fonctions de numérisation :
• Numérisation par lots,
• Nettoyage d’image, redressement automatique
• Gestion de séparateurs
• Lecture d’un code à barres (séparateur et/ou métadonnées)
• Gestion de pages blanches
• Recto/verso systématique
• Contrôle qualité
• Post-marquage



• Support des interfaces ISIS,
• Pilotage de tout type de scanner (appoint, prod, multifonctions.

Acquisition
Numérisation

15

Cliquez de travail modifier le style
Poste pour
Dépôt des fichiers depuis toutes les
applications bureautiques et métier.
Ouverture par simple clic.


Dépôt de vos documents
par glisser / déposer
depuis Windows

Acquisition
Depuis le bureau windows et ses applications

16

• EverSuite for Outlook pour intégrer, stocker
et restituer vos e-mails
• L’utilisateur, depuis sa boîte Outlook,
visualise l’arborescence EverSuite et peut
déposer les emails qu’il doit archiver par
simple glissement avec la souris.

Acquisition
Directement depuis Outlook

17

• Définition d'une liste d’index pour chaque type de document
• Les index pré alimentés automatiquement par l’acquisition
• Contrôles d’aide à la saisie possible
• liens vers des application annexes,
• listes d’autorité
• le calendrier
• etc.


Identification / Indexation

19

Liste des tâches affectées à une corbeille


Gestion de processus
L’affichage des corbeilles

21

L’utilisateur peut avoir accès à plusieurs
corbeilles :

Cliquez pour modifier le style accès à sa corbeille
• Un gestionnaire peut avoir
personnelle, et aussi à des corbeilles d’attentes
choisies en fonction de ses compétences
• Un responsable pourra avoir une visibilité sur
les corbeilles de ses collaborateurs.



22

Filtres par index

• La liste des colonnes est variable en fonction
de la corbeille et de la tâche en cours. On
pourra donc imaginer des différences selon les
types de documents, le statut de la tâche, …
• On peut filtrer et trier en fonction des
colonnes.
• Les informations peuvent être lues depuis les
index du document ou depuis des informations
piochées dans le SI


23

Filtres par priorités


• Une priorité est calculée automatiquement par
EverSuite pour chaque tâche.
• Un drapeau de couleur permet de visualiser
facilement le niveau de priorité d’une tâche.


24

Le calcul des priorités


Les priorités sont automatiquement calculées par EverSuite, en fonction :
 de l’âge (ou le niveau document ou de la demande
 Deuxième délai) du
 des index reconnus ou saisis
 de valeurs lues dans le SI
 d’interactions manuelles
On utilise un moteur de règles :
 Ce moteur est indépendant du moteur de workflow
 Les statuts et les corbeilles peuvent également être calculées par ce moteur
de règles
Les priorités seront recalculées :
 tous les jours
 à la demande
 chaque fois qu’un index est modifié


25


Un moteur de workflow


26

Tâche en cours

•

Index de la
Troisième niveau
demande

Le premier document
de mon pli est affiché

Ouverture d’un pli

27

• Depuis la tâche en cours de traitement, le Gestionnaire a
accès à tous les documents du dossier de son client,
organisés ou non en plans de classement

Rebond dans le plan de classement depuis la tâche

28

Ouvrir le plan de classement

Arborescence
du plan de

classement

• Les documents sont automatiquement classés en fonction de leurs caractéristiques
• Ces règles de classement permettent de grouper des documents en constituant des dossiers

Plan de classement
Accès à la liste de tous les documents

30

• Pour chaque dossier il est possible de gérer des droits d’accès
• Les droits peuvent alors être appliqués en cascade aux dossiers « fils »
• Un dossier peut également hériter des droits définis sur le dossier « père »

Plan de classement
Gestion des droits

31

Zone de saisie du critère recherché

Lance la
• Troisième niveaurecherche

• La liste déroulante permet de choisir le type de documents recherché
• Grâce à l’usage des caractères génériques il est possible d’effectuer une recherche « approchée » :
• « hoch* » permettra de trouver « HOCHE » par exemple

Saisie du critère de recherche

33


• Le mode de recherche "avancée" permet de cibler les critères à rechercher
• Les assistants d'aide à la saisie sont utilisables
• Les documents héritent des index de leur pli

Recherche multi-critères

34

Rappel l’écran de recherche

Cliquer sur un entête de colonne permet de trier les résultats


Le trombone ouvre
directement le
document trouvé.

Résultats de la recherche

Liste des résultats

35


Cet icône permet d’ouvrir le document à
partir du dossier dans lequel il a été
automatiquement classé

Ouvrir un document depuis son dossier

36

Signature numérique


Suivi des versions

Consulter un document

38

Transférer des document
par mail


Transférer une résultat par mail

39


Annoter un document

Annoter un document

40

• Je souhaite écrire à mon client pour lui
demander des informations complémentaires
• Le courrier est produit à partir d’un modèle
• Une fusion avec les méta données disponible est
possible

Générer un courrier

42


•

•

Un courrier est produit automatiquement en fonction
• d’un modèle
• des informations contenues dans la base de données
Un code à barres a été ajouté pour faciliter la récupération du document

Un document produit automatiquement

43


Accès à l’historique du
document ( Traitement)

Tracabilité du traitement du document

45


Accès à l’historique
d’utilisation du document

Tracabilité des actions sur le document

46

10
5
5
10
5
5
5
20
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5

50
20
20
30
10
10
20
50
10
10
10
20
20
10
10
10
10

41
6
7
4
12
16
6
32
4
7
14
8
3
2
3
9
5


Statistiques et supervision

47

Une console complète

permet d’administrer les
applications de gestion
de contenu :
• Applications,
• Rôles,
• Utilisateurs,
• Menus,
• Formulaires,
• …

Une console d’administration unifiée

49


Interface de modélisation des processus

50

Gestion des dossiers de sinistre
Courrier, fax et e-mails


 Déploiement sur 12 agences
 styles du texte du masque
Cliquez pour modifier les 1 200 gestionnaires de sinistre
 10 000 plis par jours et par centre
soit >10 Million de pages / an
 Changement organisationnel
facilité
 Mutualisation de l’information
 Fluidification des activités

MAIF

52

Cliquez pour modifier le style processus
Industrialisation des
clients
 styles du des réclamations (AR)
Cliquez pour modifier les Traitement texte du masque

 Dossier Adhérent complet, mis à
disposition des applicatifs métiers
 Un déménagement sans interruption
de services

Groupe Berri

53

Cliquez pour modifier le style synthèse
EverSuite Case Management - En
Solution packagée pour le traitement du courrier (papier, fax, mails, web…)

Qui s’adapte à votre organisation et à ses changements
Ventilation par Priorités / Compétences / Charges
Qui assure une traçabilité complète
Qui construit automatiquement le Dossier Client 360°

Qui permet un pilotage à chaud pour une meilleure productivité
Qui offre des statistiques de temps de traitement

Sans déploiement sur le poste et rapide à prendre en main
Scalabilité pour prise en compte des montées en charge
Facilement intégrable avec les applications du SI


55

Experts de l'ECM
Cliquez pour expertise en gestion de du masque
+ 20 ans d’modifier les styles du texte Documents et
 Deuxième
de Contenu niveau

Des centaines de clients en EMEA
10% de croissance en France en 2012

65% du CA à l’international

57

EverSuite
Un spectremodifier les styles du texte du masque
Cliquez pour ECM complet :
acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher,
valoriser

Des solutions packagées, paramétrables &

évolutives
Disponibles sous J2EE ou SharePoint


58

Cliquez pour de références dans 15 pays
Des centaines modifier le style


59


EVER' BLOGS

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en Archivage
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Contact
Philippe Kerrest

Consultant ECM


p.kerrest@ever-team.com


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Coordonnées EVER TEAM
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63

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