APRENDIZAJE SOBRE LOS DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVOS

1. Elaborado por:
Elizabeth Jaramillo Rendón

2. Son los documentos trasladados anualmente de las oficinas, cuando la
empresa organizado de archivo . Su traslado obedece a normas
previamente definidas por un comité de archivo ; pueden poseer entre el
60 y 70% de la información que se maneja en los archivos de oficina.
Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador
para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y
que pueden manejarse mediante una instrucción única.

3. •Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la
empres
•Asegurar la perfecta conservación de los documentos
•Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los
documentos requeridos por las diversas dependencias de la
empresa.
•Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
•Ubicación del documento de forma agilizada.
•Asegurar la recuperación de información
•Ser un centro activo de información que permita relacionar los
nuevos documentos con los ya archivados.
•Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado.
• Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realización de un acto.
• Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados dentro de la institución.

4. Contienen aquella información vital para la compañía; va
conformando la historia de la empresa; estos archivos
denominados erróneamente inactivos, son los de menor
índice de consulta, pero no hay que olvidar que el archivo
cumple una función de servicio y este debe constituirse en
un centro de información permanente.
El archivo permanente se forma con la documentación
recibida del archivo intermedio. Puede decirse que
contienen un 30 % de la información de la empresa.
Algunos ejemples de estos archivos permanentes son: el
archivo de las hojas de vida, que permanecerán en la oficina
de recursos Humanos. Otros ejemplo s son los archivos de
historias clínicas, de planos y mapas, estos últimos
documentos independientes, es decir, que no forman parte
de un grupo de documentos que obedecen a un proceso.

5. OBJETIVOS DE ARCHIVO
1. Proporcionar un lugar seguro y permanente para
conservar la informacion.
2. Reunir y conservar los documentos relacionados
con un determinado asunto.
3. Brindar servicio de consulta oportuna y eficiente.
Esto es, constituirse en un centro activo de
informacion, con el fin de satisfacer necesidades
de los usuarios, bien se trate de clientes internos o
externos.

6. •Cotización: Es aquel documento que el
departamento de compras usa en
una negociación.
•Hoja de Vida: La hoja de vida es un
resumen escrito y ordenado de su
capacitación profesional y de su experiencia
laboral. De su correcta elaboración y
presentación, dependerá el éxito en su
búsqueda de empleo.
•Factura: Es un documento mercantil que
refleja toda la información de una operación
de compraventa. La información fundamental
que aparece en una factura debe reflejar la
entrega de un producto o la provisión de
un servicio, junto a la fecha de devengo,
además de indicar la cantidad a pagar.
Hoja de
vida
factura
cotizacion

7. • Razón Social: Es el nombre y firma por los
cuales es conocida una compañía mercantil de
forma colectiva, comanditaria o anónima. Es,
por lo tanto, el atributo legal que figura en la
escritura o documento de constitución que
permite identificar a una persona jurídica y
demostrar su constitución legal.