Formación de los archivos en las empresas según Decreto 2609 de 2012, Acuerdo 003, 004 y 005 de 2013.

1. CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
2014

2. PRESENTADO A :
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

3. UNIDAD 3
Grupo 6
DARIO LESMES BARBOSA
ANDRES ERNESTO PUENTES ACOSTA
DIEGO ANDRES RIOS

4.  Conocimiento general sobre la formación de
archivos según el ciclo vital de los
documentos y las etapas de formación de los
archivos.
 Estudio del decreto 2609 de 2012.
 Proceso que se llevan a cabo en la formacíon
de un PGD.
 Acuerdo 003, 004 y 005 de 2013. Archivo
General de la Nación

5.  1) Visite un archivo de una entidad pública y otro
de una entidad privada, indique el nombre de la
entidad, dirección, nombre de la persona que le
ofrece la información y teléfono. Elabore un
comentario como se encuentra organizada su
documentación. Realice como mínimo 10
preguntas en cada uno de los archivos, las cuales
le permitan aclarar las dudas que tenga respecto
a la gestión documental. Identifique en dichos
archivos las etapas o fases del ciclo vital de los
documentos.

6.  Nombre de la Entidad:
INTERRAPIDISIMO
 Dirección:
Cra 30 No. 7 – 45
Bogotá
 Nombre del
Coordinador Gestión
Documental:
Oscar Flores
 Contacto: 5605000

7. 1 . ¿Qué tipo de archivo se maneja en la compañía?
 Los archivos en Interrapidisimo son de la clase archivos de
Gestión centralizados.
2. ¿Cuál es la forma adecuada de conservar la información?
 Con el fin de conservar de una manera adecuada la
información interrapidisimo dispone:
 Una bodega especial para la custodia de la información.
 Unidades de conservación acordes a los documentos que
genera la empresa como lo son cajas, carpetas.
 Retiro de material metálico de los documentos.
 Fumigación contra plagas (insectos y roedores)
 Personal capacitado.

8. 3. ¿Se emplea el uso de Tablas de valoración en
la compañía? ¿Cómo?
 El empleo de TVD se usó para la intervención
del FDA.
4. ¿Se emplea el uso de Tablas de retención en
la compañía? ¿Cómo?
 El uso de TRD en Interrapidisimo se realiza
según la estructura orgánica funcional y la
producción documental de cada dependencia.

9. 5. ¿Qué benéficos obtiene la compañía al emplear un
programa de gestión documental?
Los beneficios que se obtienen son:
 Estandarización de los tiempos de retención de la
información.
 Agilidad en la búsqueda y recuperación de la
información.
 Ahorro de espacio y tiempo.
 Documentos ordenados, clasificados y descritos
 Normalización de formatos
 Normalización en políticas de GD.
 Adecuada manipulación de la información
 Control de acceso a los documentos.
 Conservación de documentos en sus diferentes
etapas

10.  6. ¿Qué formatos utilizan para la implementación
del archivo en la compañía?
 Los formatos utilizados son los siguientes:
FUID
Prestamos Documentales
Afuera
Marcación de carpetas
Marcación de cajas
Inventario en Archivo central
TRD
CCD
TVD
Encuesta unidad documental
Acta de eliminación
Indicadores

11. 7. ¿Cual ley aplica para la organización de los
archivos en la compañía?
 La ley 594 de 2000 que es la que administra
y tiene como objetivo instaurar los reglas y
principios principales para la organización de
los archivos.
8. ¿Que software de gestión documental
maneja la compañía?
 OrfeoScan – En proceso de Implementación.

12. 9. ¿Se realiza eliminación documental? ¿Cómo es
el proceso?
 Según TRD se eliminan mensualmente los
documentos susceptibles, antes de ejecutar ese
proceso de eliminación debe aprobarse por el
comité.
10. ¿Cada cuanto hacen transferencia documental?
¿Y como lo hacen?
 Cada mes se programa la trasferencia
documental según cronograma que para tal
efecto realiza la coordinación de Gestión
Documental y aprueba la dirección Administrativa
y control interno.

13.  Nombre de la Entidad:
Biblioteca Municipal
de Manizales
Archivo de Gestión.
 Dirección:
Calle 22 # 19-07 2º
piso
Manizales
 Profesional a cargo
Gestión Documental:
Luisa Fernanda
Zuluaga Gómez
 Contacto: 8965478

14. 1. ¿Qué es gestión de documentos?
 La Gestión de Documentos potencia todas las
áreas de la organización para utilizar más
eficazmente la información basada en
documentos, a la vez que permite una mejor
localización y recuperación de los mismos.
Cuando hablamos de gestión documental nos
estamos refiriendo a la aplicación de la
tecnología y también de los procedimientos que
van a permitir la gestión y la unificación de la
información que es generada por la organización.

15. 2. ¿Que son tablas de retención documental?
 Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
3. ¿Qué es una unidad de correspondencia?
 Es la única dependencia autorizada para la recepción
de documentos, solicitudes y atención de
requerimientos. Tiene el propósito de administrar las
comunicaciones contribuyendo con la normalización
de los procesos de producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta de
documentos por parte de la gestión documental.

16. 4. ¿Cual es ciclo vital de los documentos?
 Es la denominación que se da a las distintas fases
o etapas por las que va pasando el documento,
desde su creación a su eliminación o selección
para su custodia permanente.
5. ¿Que es un programa de gestión documental?
 Es el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.

17. 6. ¿Qué es flujo documental?
 El flujo de documentos es una asignación de
documentos en secuencia del sistema que
pertenecen directamente a una operación
comercial. Los documentos individuales forman
cadenas de documentos. El flujo de documentos
le ofrece un resumen de los documentos en
secuencia y de su status. Cuando llame un
documento, aparecerán todos los documentos
anteriores y posteriores a éste. Además, se
visualizan los documentos de referencia.
7. ¿Cuáles son las etapas de un archivo?
 Archivo de gestión, Archivo central, Archivo
histórico.

18. 8. ¿Qué es un microfilm?
 El microfilm es un tipo de imagen basada en
filmaciones. Existen distintos tipos de microfilms y
versiones de almacenamiento de microfilm. Este
dispositivo suele usarse para preservar imágenes a
largo plazo, reconstruir documentos y almacenar
fuera del sitio. Como todo dispositivo, tiene muchas
ventajas y desventajas. Escoger microfilm dependerá
de la aplicación y la duración del documento o
imagen a almacenar.
9. ¿En que soportes se realiza la gestión documental?
 En papel, video, fotografías, documentos
electrónicos.

19. 10. ¿Qué benéficos obtiene la compañía al
emplear un programa de gestión
documental?
 Conservación de documentos en sus
diferentes etapas
 Documentos ordenados, clasificados y
descritos
 Ahorro de espacio y tiempo.
 Estandarización de los tiempos de retención
de la información

20.  Archivo total: Es todo el proceso de archivo, el concepto
que hace referencia al ciclo vital de los documentos
 Ciclo vital de los documentos: Son las etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
 Principio de procedencia: Conservación de los
documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen, la dependencia donde se
produjeron.

21. •Principio de orden original: Es la ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio
activo
•Folio: Son las hojas que componen un documento correspondiendo a
cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.
•Legajo: Son documentos reunidos en una misma carpeta
•Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o
parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada
por el mismo archivo, una Institución o persona.
•Subfondo: Es una división del fondo y corresponde a una dependencia
de menor categoría en razón de su subdivisión organico – funcional.
•Serie: Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto
productor, en el desarrollo de una misma función, plasmada en un
mismo tipo documental

22. •Subserie: Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las
series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneo
conformando los expedientes.
•Tipo documental: Hace referencia a todos y cada uno de los documentos
que conforman el expediente.
•Tablas de valoración: Son los instrumentos utilizados en la organización
de un fondo acumulado.
•Tablas de retención: Instrumento archivístico que permite la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos, en cada una de las etapas del archivo
•Valor primario: Son los que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora.
•Valor secundario: Es el valor historico o cultura de algunos documentos.

23. PRIVADA PÚBLICA
Manifiestos de carga Formularios afiliación
Historias de Agencias Historias Laborales
Pruebas de entrega Nacionales Comprobante de caja
Planillas de gastos Circulares de la Alcaldia

24.  Serie: HISTORIAS
 Subserie: Historia de Agencia
 Tipo: contrato Mensajería
 Serie: INVENTARIOS
 Subserie: Inventario Custodia
 Tipo: Inventario para aforo GEH-GPD-R-10
 Serie: Actas
 Subserie: Actas Comité de indemnizaciones
 Tipo: GSI- R-11

25.  Borradores que ya fueron presentadas o
duplicados
 Recortes de prensa, publicidad.
 Fotocopias
 Revistas
 Cualquier tipo de documento que en su
contenido no pertenezca a las funciones
propias de la empresa

26.  La foliación se realizara en el momento en
que se prepare la documentación para ser
transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites. La
foliación es el acto de enumerar los folios
solo por su cara recta, cuya numeración se
aplica solamente a esta, debe efectuarse en
el extremo superior derecho de la hoja,
con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B),
en forma legible y sin enmendaduras

27.  Todo tipo de archivo debe estar contenido en
carpetas yute con gancho legajador plástico y su
organización debe ser de manera cronológica y /o
alfabetica. Esto evitara que al momento de ser
consultada y transferida al archivo central este se
encuentre de manera desorganizada.

28. A-Z Marcadas con la
Serie y sub-serie
Organizadas y marcadas en
el respectivo archivador.

29.  DATOS CARPETAS Y CAJAS
 CARPETA
 Sede
 Código
 Nombre
 Sección
 Subseccion
 Serie
 Subserie
 Nombre Expediente
 Numero
 Folios
 Fechas Extremas
 Ubicación
 Archivo de Gestión
 Signatura Topográfica
 Archivo Central
 Disposición Final

30.  CAJAS
 Numero de Caja
 Fondo
 Sección
 Subseccion
 No. Carpetas
 Serie
 Subseries
 Fechas Extremas

31.  a) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en
la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
 b) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en la entidad visitada en
el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos.
 Producción
 Recepción
 Tramite
 Organización
 Consulta.

32.  Producción
 Recepción
 Tramite
 Organización
 Consulta
Art. 2 TIPOS DE INFORMACIÓN
Decreto 2609 - 2012
 Documento de archivo
(fisicos – electronicos)
 Archivos institucionales
 Sistemas de mensajeria
electrónica
 Discos duros, servidores,
discos o medios portables.
Los principios y procesos archivísticos deben
aplicarse cualquiera sea la tecnología y el
soporte en que se produce.
CONCEPTO
ARCHIVO
TOTAL
Art.22 Ley 594/2000
P
G
D
OBLIGACIÓN DE LA
ELABORACIÓN Y ADOPCIÓN DE:
TRD

33. Elaborar inventarios de los
documentos que produzcan. Art. 26
Ley 594/2000
Documento público en
medios electronicos
Autorización utilización de
medios electrónicos. Cap
IV - Ley 1437/2011
Archivo electronico de
documentos.
PRINCIPIOS PGD
Prueba de recepción y envio
de mensajes de datos
Recepción de documentos
electrónicos por parte de
las autoridades
Expediente electronico
PLANEACIÓN
Art.5 Decreto
2609/2012
Creación de documentos precedida del análisis
legal, funcional y archivístico que determine
utildad de los mismos.

34. Evaluar costos en Gestión de documentos,
buscando ahorro en los procesos.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Art.5 Decreto
2609/2012
ECONOMIA
Art.5 Decreto
2609/2012
Producir solamente los documentos necesarios
para cumplimiento objetivos, función o proceso.
EFICIENCIA
Art.5 Decreto
2609/2012
OPORTUNIDAD
Art.5 Decreto
2609/2012
TRANSPARENCIA
Art.5 Decreto
2609/2012
De la totalidad de documentos que
produce o recibe, a lo largo ciclo vital
Implementar mecanismos que garanticen
disponibilidad documentos cuando se
requieran, y personal autorizado para
consultarlos y utilizarlos.
Los documentos son evidencias de las
actuaciones administrativas.

35. Evitar la producción de documentos
impresos en papel cuando no sea
requerido por acciones legales o
preservación historica.
AGRUPACIÓN
Art.5 Decreto
2609/2012
Documentos disponibles cuando se requieran
independientemente de medio de creación.
Documentos agrupados en categorias: Series,
subseries y expedientes. Mantiniendo
relaciones secuenciales dentro del trámite.
VINCULO ARCHIVÍSTICO
Art.5 Decreto
2609/2012
Sistemas descriptivos
DISPONIBILIDAD
Art.5 Decreto
2609/2012
PROTECCIÓN DEL MEDIO
AMBIENTE
Art.5 Decreto
2609/2012
Documentos de un mismo trámite
deben mantener un vinculo entre sí.
Implementando:
Estructura y
contenido
Metadatos de contexto
Sistemas de clasificación

36. COORDINACIÓN Y ACCESO
Art.5 Decreto
2609/2012
Sistema de gestión documental y su
programa será evaluado regularmente por
cada dependencia Entidad.
AUTOEVALUACIÓN
Art.5 Decreto
2609/2012
CULTURA ARCHIVÍSTICA
Art.5 Decreto
2609/2012
Garantizar no duplicidad de acciones
al documento.
Sensibilización personal a cargo
importancia y valor archivos
MODERNIZACIÓN
Art.5 Decreto
2609/2012
INTEROPERABILIDAD
Art.5 Decreto
2609/2012
Garantizar habilidad de transferir y
utilizar información entre varias
organizaciones y sistemas de
información
Fortalecimiento función archivística
en la Entidad. Uso TIC.
Habilidad de los sistemas (software)
de interactuar e intercambiar datos
de acuerdo con un método definido.

37. ORIENTACIÓN AL CIUDADANO
Art.5 Decreto
2609/2012
Colaboración entre organizaciones
para intercambiar información y
conocimiento en el marco de
procesos.
Libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y
normativas de organismos
competentes en la materia.
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
Art.5 Decreto
2609/2012
PROTECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN Y LOS DATOS
Art.5 Decreto
2609/2012
Garantizar libre y leal
competencia y que su adopción
sea armonica con el medio
ambiente
Garantizar protección de la
información y datos personales en
los distintos procesos.

38. FORMULAR POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Art. 6 Decreto 2909/2012
ETAPAS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
CREACIÓN
MANTENIMIENTO Requisitos que permitan mantener
la integridad técnica, estructural y
relacional de los documentos y
metadatos.
Documentos creados mediante
procedimientos planificados y
documentados en los que se determine
su identificación, formato y
características.

39. DIFUSIÓN Requisitos para el acceso, consulta,
recuperación, clasificación de acceso y
visualización de los documentos.
ADMINISTRACIÓN Procedimientos que permiten
administrar operaciones relativas
a documentos
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL
 Tabla de Retención documental TRD
 Cuadro de clasificación documental CCD
 Programa de Gestión documental PGD

40.  Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR
 Inventario Documental
 Modelo de requisitos para la Gestión de documentos
electrónicos
 Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
 Mapas de procesos, flujos documentales y
descripción de funciones de las unidades
administrativas
 Tablas de control de acceso para establecimiento
de categorías de derechos y restricciones de acceso y
seguridad a los documentos

41. PROCESOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de GD.
PLANEACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓN Y
TRÁMITE
Estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura,
finalidad, área competente para el trámite,
proceso en el que actúa y resultados esperados
Actuaciones para el registro, vinculación al
trámite, distrubución, descripción,
disponibilidad, recuperación y consulta,
control y seguimiento a los trámites.

42. ORGANIZACIÓN Operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema GD,
clasificarlo, ubicarlo nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo
TRANSFERENCIA Operaciones adoptadas para
transferir documentos durante fases
del archivo, verificando: estructura,
validación formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o
conversión, metadatos técnicos de
formato, metadatos de preservación,
metadatos descriptivos.

43. DISPOSICIÓN DE
DOCUMENTOS
Selección documentos cualquier
etapa del archivo, cuya finalidad será
conservación temporal, permantente
o su eliminación, de acuerdo TRD.
PRESERVACIÓN A
LARGO PLAZO
Acciones aplicadas durante la
gestión del documento que
garantizan su preservación en el
tiempo
VALORACIÓN Proceso permanente y continuo
desde su planificación,
determinando valores primarios y
secundarios, determinando
tiempos en cada etapa del archivo

44.  c) Cuáles son los procesos del Programa de
Gestión Documental que se desarrollan en
esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene
la entidad) y en qué consiste cada uno de
ellos.
 No tenemos Archivo Histórico

45. COMPROBANTE CONTABLE

46.  Se produce el documento en la oficina de Contabilidad.
De esta forma empieza su ciclo en el archivo de gestión, y
su duración son 2 años. Este también lo define TRD
 Pasa para su organización y procedimiento en Servicios
administrativos
 Pasa a back office y Front office para su aprobación
 Pasa a contabilidad para revisión y aprobado
 llega a gestión documental por con su debida
organización y formato de transferencia, en este paso
inicia su ciclo en el archivo central y su duración es de 2
años.
 Se revisa que se esté cumpliendo la organización de la
carpeta mediante la (Ley 594 de 2000. Art 042 de 2000)
 Se incluye al inventario documental
 Se digitaliza u/o digitaliza
 Luego se toma una muestra aleatoria de un 10% de la
documentación para conservar como parte histórica de la
entidad.

47.  La Valoración Documental se realiza con un
grupo interdisciplinario que conforma el comité
de Archivo y de acuerdo a la legislación
archivística vigente en Colombia. De acuerdo con
su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con
los documentos del archivo central o histórico,
que adquieren un valor permanente. No se
eliminan y se protegen para la investigación, la
academia, la historia, la ciencia y la cultura.
 Actas de Comité

48.  Actas de Comité
 Comprobantes Contables
 Historias Laborales
 Control de Cuentas
 Historia de Agencias
 Tutelas

49.  ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de
2012) para el país?
Es de suma importancia ya que se normalizan los
procesos técnicos, explicando como se gestionan los
documentos físicos y electrónicos, sobre todo estos
últimos que son cada dia más importantes y a los
cuales tan poca claridad se les da.
Además en los acuerdos encontramos
detalladamente las formas de clasificar, ordenar y
describir la diferente documentación contenida en los
archivos, los criterios de elaboración y evaluación de
las TRD.

50.  ¿Cuáles son los cambios en los proceso de
Gestión Documental a la luz de este nuevo
Decreto? Realice un cuadro comparativo entre
los procesos del Programa de Gestión
Documental antes del Decreto 2609 de
diciembre de 2012 y los procesos de la
Gestión Documental a partir de la expedición
de dicho Decreto. Indague que cambios o
ajustes han que hacer para dar cumplimiento
a la norma.

51. ANTES DESPUES
Documento visto solo como papel-
fisicos
Documento electrónico y fisico.
Formatos nuevos diferentes al
papel.
Archivos institucionales físicos Archivos institucionales físicos y
electrónicos
Tipo de información en papel. Tipo de información en internet,
bases de datos, Mensajeria
electrónica, cintas y medios de
soporte.
Criterios personales en cuanto a
cómo gestionar los documentos
Politicas claras y establecidas en
cuanto a la gestión de
documentos.
El programa de gestión de
documentos no era de dominio
público.
Publicar el programa de gestión
documental en la pagina web
No se conocía la totalidad de
instrumentos archivísticos validos
Se establecen instrumentos
archivísticos como cuadros de
clasificación documental y TRD

52.  ¿Cuáles son los aspectos más importantes a
tener en cuenta según el contenido del
mencionado Decreto?
•-Establece principios de procesos en la gestión
documental
•-Establece los tipos de información que pueden
producir o recibir las entidades públicas.
•-Politicas acerca de la gestión documental
•-Etapas de la gestión de los documentos.
•-Menciona los instrumentos archivísticos para la gestión
documental

53. • -Define las características que debe tener un
documento electrónico de archivo.
• -Preservación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo
• Que las tecnologías de la información y la
comunicación, están modificando las prácticas
y formas de gestionar los documentos en las
entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre
el patrimonio documental del país.

54.  Indague y realice un resumen de los Acuerdos
003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013.
 ACUERDO 003
Se adopta y reglamenta el comité evaluador de
documentos del archivo general de la nación.
Definición: El comité evaluador es la instancia
responsable de decidir sobre la valoración y
disposición final de los documentos de archivo,
protegiendo el patrimonio documental del país y su
conservación permanente.

55. Integrado por las principales directivas del archivo
general de la nación Jorge Palacios Preciado, y los
representantes de las más notorias Autoridades
academicas que se dedican a la investigación.
 Funciones:
 Órgano asesor del AGN, para estudiar asuntos como
el valor secundario, la selección y eliminación de los
documentos.
 Regular tiempos de conservación de los documentos,
transferencias con base a TRD.
 Emitir un concepto sobre el valor testimonial,
informativo, cultural, científico e histórico de los
documentos de entidades publicas.
 Evaluación de TRD y TVD aprobadas por las entidades
publicas
 Proponer acciones en busca de proteger el
patrimonio documental de la nación.

56.  ACUERDO 004
Modifica procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de valoración.
Definición: Las tablas de retención documental
y las tablas de valoración documental reflejan
el valor primario y secundario de los
documentos de una entidad, con miras a su
conservación definitiva o a su eliminación.

57.  TRD Y TVD, instrumentos archivísticos necesarios para la
adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado.
 Disposiciones generales:
 Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la
organización y disposición de documentos físicos como
electrónicos.
 Las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización de
Fondos Documentales Acumulados.
 TRD y TVD, deben ser elaboradas por un equipo
interdisciplinario de profesionales.
 Cuadros de clasificación documental etapa previa a la
elaboración de las tablas, siguiendo siempre la estructura
organico-funcional y principio de orden original.
 Los tiempos de retención deben definirse en series y
subseries, no pudiendo fijarse plazos de retención por tipos
documentales.
 Elaboración y aprobación:
 Elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en
instructivo para la elaboración de TRD aprobado por AGN.

58.  Criterios para elaboración:
 Idoneidad: Elaboradas por equipo un equipo
interdisciplinario idóneo.
 Análisis contextual: Proceso de evaluación de
los documentos debe considerar el contexto
legal, institucional e histórico, y que permita
establecer su relevancia en el momento actual
y futuro.
 Trazabilidad y control: Las entidades publicas
y privadas que cumplan funciones publicas,
deberán conservar soportes e información
que sirvieron de base para la elaboración de
las tablas.

59.  Aprobadas mediante acto administrativo expedido por el
representante Legal de la entidad.
 TRD Y TVD, deberán publicarse en la pagina web de las
entidades públicas, permaneciendo en dichos sitios
permanentemente.
 Dentro de los 30 días siguientes de aprobadas se hará un
seguimiento al cumplimiento de la disposición.
 Dentro de los 30 días siguientes a su revisión técnica se
solicitará la inscripción de las tablas en el registro único
de series documentales del AGN. De no reunir los
requisitos se solicita cambios o ajustes por parte de la
entidad, teniendo máximo 30 dias para tal fin. De no
hacerlo sanción, art. 35., Ley 594 de 2000.
 Transcurridos 90 días de presentación de las tablas al
AGN, sin que el ente se halla pronunciado a la entidad,
entonces se procederá a su inmediata implementación.

60.  Las TRD deberán actualizarse cuando:
 Existan cambios en la estructura organica y en
las funciones de la entidad.
 Sufra procesos de supresión, fusión, escisión o
liquidación.
 Se produzcan cambios en el marco normativo del
país.
 Se transformen tipos documentales físicos en
electrónicos
 Se generen nuevas series y tipos documentales
 Se hagan cambios en los criterios de valoración,
soportes documentales y procedimientos que
afecten la producción de documentos.

61.  El proceso de actualización debe pasar por un
proceso de aprobación de las instancias
correspondientes, además de llevarse un
registro documentado de los cambios
realizados, que permitan la trazabilidad y
control del instrumento.
 Eliminación de documentos físicos y
electrónicos de acuerdo a TRD y TVD.
 Previamente y por un periodo de 30 se
publicara en la pagina web de la entidad el
inventario de documentos que han cumplido
tiempo de retención y que serán eliminados.

62.  Eliminación de documentos por series y
subseries y no por tipos documentales.
 El AGN podrá revisar las tablas y el plan de
implemetación en cualquier momento.
 Las entidades publicas deberán implementar
mecanismos tecnológicos que permitan
automatización de la elaboración, consulta y
actualización de TRD. AGN determina la
estructura que deberán reunir los sistemas
automatizados.

63.  ACUERDO 005
 Definición: Criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los
archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas y se dictan
otras disposiciones.
 Generalidades
 Los procedimientos indicados podrán ser
utilizados para la adopción de las políticas
archivísticas judiciales.

64.  Entidades del Estado obligadas a la organización
de documentos de archivo, desarrollando de
manera integral los procesos de clasificación,
ordenación y descripción.
 Entidades del Estado obligadas a crear,
conformar, clasificar, ordenar, conservar,
describir y facilitar el acceso y consulta de sus
archivos
 Clasificación documental:
 Proceso de clasificación documental, cuyo
resultado es el cuadro de clasificación de
documentos, representando en los siguientes
subniveles: fondo, subfondo, sección,
subsección, serie, subserie, unidad documental
compuesta, unidad documental simple.

65.  Clasificación de los documentos que conforman los
archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos
documentales producidos en el desarrollo de la gestión
administrativa, la agrupación de los mismos en
expedientes, subseries y series, atendiendo principio de
procedencia y orden original.
 Clasificación documental en el archivo central: las
Entidades están obligadas a conformar un archivo central
institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar,
describir, controlar y prestar el servicio de consulta de
documentos recibidos en transferencia primaria por los
diversos archivos de gestión de la entidad.
 Clasificación documental en el archivo histórico: Los
municipios, distritos o departamentos, podrán crear y
conformar el Archivo General Territorial. En ningún caso se
pueden enajenar, donar, destruir documentos de valor
histórico o entregar dichos acervos en comodato o
custodia a empresas de servicios archivísticos o terceros.

66.  Ordenación documental:
 Las áreas responsables de la gestión documental,
deben velar por la adecuada ordenación de sus
fondos documentales. Dicha ordenación pude
darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones,
series, subseries, expedientes y
excepcionalmente por tipos documentales.
 Fondos: Determinada por cuadro de clasificación
documental y métodos aprobados por entidad.
 Secciones y subsecciones: Determinada por
cuadro de clasificación y TRD, respondiendo a la
estructura administrativa correspondiente al
orden cronológico al cual pertenece la
documentación.

67.  Series, subseries y asunto: Determinada por
cuadro de clasificación, TRD o TVD, en la que se
presentan estos elementos en un orden
previamente acordado.
 Expedientes: adoptada teniendo un orden lógico
y apropiado de acuerdo a características
administrativas, legales, funcionales, acorde a las
características diplomáticas de los documentos.
 Tipos documentales: Determinada por el
principio de orden original, en el que cada
documento que conforma el expediente debe
estar ubicado en su lugar correspondiente de
acuerdo al momento de su producción o tramite.

68.  Descripción documental:
 Las entidades del estado deberán desarrollar un
programa de descripción documental y elaborar
diferentes instrumentos de descripción que
permitan conocer y controlar las unidades
documentales. Basados en normas de descripción
adoptadas por el consejo internacional de
archivos.
 La descripción obedece a un proceso sistematico
que debe ser realizado en las diferentes fases del
archivo. Descripción colectiva de los fondos.los
fondos.
 AGN podrá establecer convenios o acuerdos de
cooperación para desarrollar procesos de
descripción documental y lograr su recuperación
y consulta a través de la Red Nacional de
Archivos.

69.  Las entidades del estado deben desarrollar
procesos de descripción documental que
permitan acceso, consulta y visualización de
los instrumentos de descripción a través de
su pagina web.
 Actos administrativos, contratos, y otras
series documentales y expedientes
compuestos: Procesos de descripción para la
consulta en línea, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado.
 Impartir las instrucciones para garantizar la
elaboración y diligenciamiento de la hoja de
control durante la etapa activa del
expediente, llevando registro individual de
los documentos que lo conforman.

70.  Archivos generales deben disponer de
espacios de difusión y consulta de sus fondos
a través de la web, inventario de documentos
transferidos.
 Instrumentos de descripción archivísticos:
documentos en los que relaciona o se
describe uno o un conjunto de documentos,
con el fin de establecer control físico,
administrativo o intelectural, permitiendo
adecuada y oportunidad localización y
recuperación.
Estos son:

71.  Censo: Mantener actualizado el censo guía de los archivos
públicos. Instrumento en el que se identifica y describe de manera
general los archivos, con el fin de dar a conocer datos básicos,
como la titularidad, dirección, fondos documentales, servicios
entre otros.
 Guía: Describe de manera general de un archivo general, reseña
histórica de su creación y evolución institucional, misión,
funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física,
contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte,
volumen, temas de posible investigación.
 Inventario: Instrumento de control y recuperación de información
en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de
las unidades de conservación que conforman las series o asunto
del fondo.
 Catálogo: Describe de manera exhaustiva los documentos, que
traten un mismo asunto.
 Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos,
toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los
propios documentos como en los instrumentos de descripción ya
elaborados.

72.  Niveles de descripción:
 Fondo: Se aplican Guías
 Sección y subsección: Se aplican Guías como
inventarios documentales.
 Serie y subserie o asunto: Se aplican
inventarios
 Expediente: Se aplican inventarios, catálogos
e índices.
 Unidad documental simple: Se aplican
inventarios, catálogos e índices.

73.  Áreas de descripción:
La descripción documental en cualquier soporte
y en cualquiera de los niveles descritos debe
contemplar las áreas que se identifican con la
estructura documental del nivel a describir.
Son ocho áreas:
 Área de identificación
 Área de contexto
 Área de contenido y estructura
 Área de condiciones de acceso y utilización
 Área de documentación asociada
 Área de notas
 Descriptores con funciones y relaciones
 Área de control de la descripción

74.  Metadatos minimos para la descripción de los
documentos electrónicos de archivos:
estándares de descripción (metadatos)
compatibles con las normas de descripción
archivísticas CIA
 Pasos para el desarrollo de un proyecto de
descripción documental:
a. Identificación de la unidad de descripción
b.Verificación del estado general de
organización y conservación documental
c. Definición del plan de trabajo a seguir
sobre la documentación previamente
identificada

75.  Sistemas automatizados de descripción
documental.
 Implementación de medios tecnológicos
apropiados, interoperables y compatibles que
permitan la visualización de los instrumentos de
descripción a través de la red nacional de
archivos.
 Se debe garantizar que dichas herramientas
tecnológicas sean compatibles e interoperables
con el sistema de gestión documental de la
misma entidad y los de otras entidades publicas.
 Los sistemas empleados deberán permitir la
transferencia de información al sistema del AGN.

76. Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 [ En linea ] Disponible
en http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
3528_documento.pdf. [Consultado: mayo 10 de 2014]
Acuerdo 003 de 2013. [En linea] Disponible en:
http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad-
nacional/33-acuerdo-003-de-2013 [Consultado mayo 13 2014]
Acuerdo 004 de 2013. [En linea] Disponible en:
http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad-
nacional/34-acuerdo-004-de-2013 [Consultado mayo 10 2014]
Acuerdo 005 de 2013. [En linea] Disponible en:
http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad-
nacional/35-acuerdo-005-de-2013 [Consultado mayo 10 2014]