2. bridgingIT / Seite 2
Oliver Wirkus, bridgingIT
Senior Consultant, SharePoint Architekt
(MCTS, MCPD, MCT)
3. bridgingIT / Seite 3
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
5. bridgingIT / Seite 5
Kollaboration im Unternehmen
15%
38%
47%
Zeit-Anteil an Tätigkeiten
Quelle: McKinsey & Company
Achtung: Auf Art der Tätigkeiten verwendete Zeit, nicht
formale Zuordnung der Beschäftigten
Produktion – direktes
Erzeugen von Gütern
Transaktion – z.B. Order
Management, Buchhaltung
Kollaboration – z.B. Projekte,
Organisation, Kundeninteraktion
Standard-Prozesse laufen – man muss die
Veränderung/Innovation meistern
Keiner alleine hat das notwendige Wissen –
man muss es kombinieren
Wir sind nicht mehr an einem Ort – man
muss global agieren und global zusammen-
arbeiten
Facebook und Co sind sehr beliebt – man
muss ähnliches im Unternehmen haben
6. bridgingIT / Seite 6
Individualisierte Kollaboration
Wie kann hier eine einheitliche
Zusammenarbeit entstehen?
7. bridgingIT / Seite 7
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
8. bridgingIT / Seite 8
Einsatzszenarien für Kollaboration
Ganzheitliche
Arbeitsumgebung
Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen
Wiederverwenden von Informationen/Dokumenten
Weitere Elemente wie Intranet, Wissensmanagement, Compliance,
Reporting, etc.
Einzelne
Projekte/Teams
Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen
Koordination und Austausch für die effektive Projektarbeit
Primär für das Projekt relevante Informationen und Ergebnisse
Vernetzung und
Austausch
Hier: Außerhalb der umrissenen Projektarbeit – „Weak Links“
Relevante Wissensträger finden und sich austauschen
Transparenz und Zugehörigkeit
Prozess-
unterstützung
Geschäftsprozesse mit Beteiligung verschiedener Personen
Herausfordernd: strukturierte Elemente und weniger strukturierte
Kollaboration verknüpfen
9. bridgingIT / Seite 9
Funktionsbereiche
Offizielle Inhalte
Unternehmensinformationen
Neuigkeiten
Templates
Navigation zu Drittsystemen
Informationen & Wissen
Dokumentenzugriff
Wissensablage
Informationen aus anderen
Systemen
Umfassende Suche
Prozessunterstützung
Vor allem allgemeine
Geschäftsprozesse
Integration Excel/Datenbank-
anwendungen
Kommunikation
& Vernetzung
Schneller Austausch
Mitarbeitersuche
Netzwerke
Persönliches
Dashboard
Aggregation von
Informationen
Meine
Aktivitäten
Schnelle
Navigation
Projekt-/Team-Arbeit
Teamkoordination
Arbeitsunterlagen
10. bridgingIT / Seite 10
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
11. bridgingIT / Seite 11
SharePoint 2010 als Kollaborationsplattform
Bestes Einsatzfeld
Ganzheitliche Arbeitsumgebung
Prozessunterstützung
Stärken
Stabile, gut skalierbare Grundplattform
Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informations-
management und kollaborative Prozesse
Konfigurierbarkeit, Integration (Office, Conferencing,
Drittsysteme)
Schwächen
Geringe Unterstützung bzgl. Vernetzung und
persönlicher Arbeitsweisen
Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den
Möglichkeiten zurück
Zusammenfassung
Ganzheitliches System für verschiedene Anwendungen
Gesamterfolg hängt stark von guter Konfiguration und
Ergänzung für Einsatzzweck und Prozesse ab
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
Eher „technische“ Kollaboration:
es fehlen die Eigendynamik, die
Emotionen, die Innovationskraft…
Es fehlt das „soziale“
in der Zusammenarbeit
12. bridgingIT / Seite 12
SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
SharePoint 2010 SharePoint 2013
Persönliches Dashboard
Dashboard u.a. mit Arbeitsbreichen, Aufgaben,
News, Dokumenten, eigenen Bereichen
Leistungsfähiger persönlicher Bereich
Kommunikation & Vernetzung
Micro-Blogs, Diskussionsforen, Communities
Vernetzung mit Personen und Kontexten
Allgemein
Frisches Design
Verbesserte Unterstützung für mobile Endgeräte
Schwächen von SharePoint 2010
Geringe Unterstützung bei Vernetzung und
persönlichen Arbeitsweisen
Basistemplates und –konfigurationen bleiben
hinter den Möglichkeiten zurück
Vernetzung mit Personen und Kontexten
unvollständig
Design wirkt manchmal unübersichtlich, zu
bunt bzw. zu Icon-lastig
Unvollständige Unterstützung für mobile
Endgeräte
13. bridgingIT / Seite 13
Inhalt
Herausforderungen Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
14. bridgingIT / Seite 14
Kollaboration im Unternehmen - Ziele
Aufwandsreduktion
Qualitätsverbesserung
Innovationsfähigkeit
15. bridgingIT / Seite 16
Mögliches Verbesserungspotential
* Aufwandsreduktion, Qualitätsverbesserung, Innovationsfähigkeit in betrachteten Bereichen
Verbesserungspotential*
Schlecht passend Sehr gut passend Sehr gut
angenommen
Passendes
bzw.
angepasstes
Kollaborations
-system
Angepasste
Prozesse und
Arbeitsweisen
16. bridgingIT / Seite 17
Eine gute Plattform allein bringt keine Kollaboration in ein Unternehmen. Wichtiger ist
eine Unternehmenskultur, die die neuen Formen der Kommunikation und Kollaboration
vorlebt bzw. verinnerlicht hat. Expect the Change!
Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur und die verwendeten Dritt-Systeme. Eine
Kollaborationsplattform sollte als „One Stop Hub for Informationen“ aufgebaut werden.
Verwendete bzw. einbezogene Drittsysteme müssen nahtlos integriert werden (Seamless
Integration und Single Sign-On). Beachten Sie die User-Experience!
Unterziehen Sie die internen Prozesse im Unternehmen einem gründlichen Review.
Veraltete Prozesse funktionieren nicht auf modernen Systemen!
Führen Sie Workshops mit allen Abteilungen und Projektteams durch, um zu erfahren, wie
diese bisher arbeiten und wo Verbesserungspotential besteht. Das beste Feedback kommt
immer von den direkt beteiligten Personen!
Behalten Sie die Benutzer im Fokus, denn diese müssen das System annehmen und damit
arbeiten. Sie werden zuerst fragen: „What‘s in it for me?“. Adoption is everything!
Best practices
17. bridgingIT / Seite 18
Fragen? Gesprächsbedarf?
Sprechen Sie uns an!
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!