Recomendados
Mais conteúdo relacionado
Mais procurados
Semelhante a Docu check workshop 22 maart 2011
Semelhante a Docu check workshop 22 maart 2011 (20)
Docu check workshop 22 maart 2011
- 1. DocuCheck Workshop 22 maart 2011: (paper)Less is More! Verzorgd door: Rob Besse, rob.besse@docuproces.nl Ingrid Scholtheis, ingrid.scholtheis@docuproces.nl Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, www.docuproces.nl
- 2. Programma • Over DocuProces • Even voorstellen en relatie met het onderwerp • Waar hebben we het over • Welke methodieken kunt u gebruiken – DocuSwing® – DocuCycle® – 5 step framework • Demonstraties en voorbeelden • 5-step framework en Interactieve workshop • Vragenrondje • Napraten en borrel DocuProces, paperless is more.
- 3. Over DocuProces • Divisie van People-force B.V. • Gespecialiseerd in Document Processen en de integratie van business toepassingen • Met zeer ervaren Document Management Consultants, onze DocuPro’s • Met een eigen methodiek en aanpak • En standaard software oplossingen DocuProces, paperless is more.
- 4. Even Voorstellen • Wie bent u? • Van welk bedrijf bent u en wat is uw rol? • Wat is uw affiniteit met Document Management? • Wie is bij uw organisatie verantwoordelijk voor Document Beheer • Wat hoopt U op te steken van deze workshop? DocuProces, paperless is more.
- 5. Waarom deze DocuCheck Met deze workshop wil DocuProces u helpen: • Meer rendement te maken op uw activiteiten • Operationele kosten te besparen op documentstromen • Structuur aan te brengen in de sterk groeiende hoeveelheid documenten en content • Inzicht te krijgen in beschikbare ICT hulpmiddelen • Kwaliteit en efficiency verhogen • Duurzaamheid te bevorderen en papier te reduceren • Archiefruimte en opslagkosten te verminderen • Vindbaarheid van documenten te bevorderen • Kennis te delen en van andere organisaties te horen welke stappen zij al hebben ondernomen DocuProces, paperless is more.
- 6. Aanzet tot een verandering: Geef uw organisatie een DOCUSWING® Resultaten van deze verandering: • DUURZAAMHEID en maatschappelijk verantwoord ondernemen • TEAMGEEST en trots bij het personeel: Het WIJ-gevoel • Meer werkplezier en minder stress en ergernis: FUN • Grotere CONTROLE en minder risico • Meer tijd voor wat men LEUK vindt en waar men goed in is • Grotere FOCUS op de core business • Betere uitstraling: IMAGO van kwaliteit en professionaliteit • Nieuwe klanten aantrekken en KLANTBEHOUD • MODERN en met de tijd mee • CLEAN desk en office • Goede RELATIES met accountants en belastingdienst • VERTROUWEN bij de stakeholders • AANTREKKELIJKHEID als werkgever. Er bij willen horen • ONDERSCHEIDEND en uniek • Effectief en efficiënt, dus meer WINST • KANSEN voor verdere ontwikkeling en promotie DocuProces, paperless is more.
- 7. Waar hebben we het over? Wat is een document? Wikipedia: Een document is een verzameling gegevens vastgelegd in schriftelijke vorm op papier of digitaal. Het woord document wordt ook gebruikt om een bestand aan te duiden in de bureaumetafoor die gebruikelijk is bij de grafische gebruikersinterface van computers. DocuProces, paperless is more.
- 8. ICT Vakjargon ECM: Enterprise Content Management DMS: Document Management System CMS: Content Management System RM: Record Management CRM: Customer Relationship Management ERP: Enterprise Resource Planning DocuProces, paperless is more.
- 9. En tegenwoordig Cloud Computing SaaS (Software as a Service) IaaS (Infrastructure as a Service) DaaS (Desktop as a Service) Social Media Social CRM DocuProces, paperless is more.
- 10. Wat is ECM? Wikipedia: Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Dit is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (bijvoorbeeld Word (.doc), Excel (.xls), maar ook PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, video's en geluidsfragmenten). DocuProces, paperless is more.
- 11. ECM is een paraplubegrip Hieronder vallen deeloplossingen zoals: • Document management • Web content management • Workflow management • Delen en samenwerken • Records management • Scanning • Zoeken en vinden DocuProces, paperless is more.
- 12. Waarom ECM? • Beheren van ongestructureerde informatie (van initiële creatie via publicatie tot aan archivering en verwijdering) • Kunnen vinden van de informatie • Bewaken van de integriteit van de informatie De vindbaarheid wordt onder andere geregeld door het toevoegen van kenmerken, de zogenaamde metadata, zoals: • Auteur • Trefwoord • Creatiedatum • Onderwerp • Project of dossier • Klant • Contactpersoon • Status DocuProces, paperless is more.
- 13. En wat is een DMS? Een document management systeem (DMS) is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken (metadata) van documenten worden opgeslagen zodat ze makkelijk zijn terug te vinden. Documenten kunnen in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is. DocuProces, paperless is more.
- 14. Systemen en Document Processen Tekst Afbeeldingen blokken CMS CRM ERP Klant Persoons gegevens Documenten gegevens BI HRM DMS Project Product gegevens Gegevens DocuProces, paperless is more.
- 15. De praktijk Business applicaties DMS (bijv. DocuWare) (CRM, ERP, HRM, etc.) CMS (bijv. SharePoint) Integratie: databases, SQL, API, Web Services File, archiving, PDF, TIFF, etc. Office- en business applicaties DocuProces, paperless is more.
- 16. Geintegreerde Architectuur Office: Excel, Access, Integratie: databases, Business applicaties DMS, Content Mng. Outlook, enz. SQL, API, Web Services (CRM, ERP, HRM, etc.) (bijv.SharePoint) 2) Inputkanalen data Scherm 2 •Input •Input Metadata •Input Invoerscherm Scherm 1 Scherm 3 sjabloon Document Sjabloon 1) Office- en business Creatie/ Generatie bibliotheken applicaties Document of rapport 3) Outputkanalen Printers; desktop, DMS, Content Mng. File, archiving, E-mail Business applicaties multi copiers, etc. PDF, TIFF, etc. (CRM, ERP, DMS, etc.) DocuProces, paperless is more.
- 17. Voorbeeld Offerte proces Financieel Verkoop systeem 6) Records bijwerken in systeem Verkoop systeem 7) Record verwerken in F&A systeem • Output • Output Scherm 2 Scherm 1 • Input Scherm 3 3) Input Data uit F&A 2) Systeem activeert en andere bronnen Invoerscherm en sjabloon 1) Gebruiker maakt vanuit en haalt gegevens uit Verkoop systeem offerte aan 4) gebruiker werkt details Verkoop systeem verder uit en genereert de offerte 8) Gebruiker slaat 9) Document document op voorzien naar opdrachtgever van metadata 5) Document wordt Document Management gefiatteerd Systeem DocuProces, paperless is more.
- 18. Hoe pakken we het aan? Om alle aspecten van Document beheer onder controle te krijgen gebruiken wij onze eigen methodieken: • DocuCycle® • DocuSwing® • 5 step framework voor leiderschap DocuProces, paperless is more.
- 19. De DocuCycle® CERTIFICEREN CREËREN DISTRIBUEREN SCANNEN ARCHIVEREN VERNIETIGEN ZOEKEN DocuProces, paperless is more.
- 20. De Document Lifecycle DocuProces, paperless is more.
- 21. DocuSwing® Digitaliseren Organiseren Certificeren Uniformeren Share Workflow Integreren Navigeren Genereren DocuProces, paperless is more.
- 22. Digitaliseren • Inkomende Documenten • Scan naar Digitaal archief • Data Capture/ OCR/ Handschriftherkenning • Metadata en Indexering • Scanning • Gebruik van Barcodes • Digitale handtekeningen • Digitale visitekaartjes en Tags • Digitale facturatie • PDF/A & TIFF • Digitaal schrijven DocuProces, paperless is more.
- 23. Organiseren en structureren • Document Structuur Plan • Standaards implementeren • Werkprocessen • Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden • Wetgeving • Zaakgericht werken • Afdelingsspecifieke onderdelen • Fysiek versus digitaal • Historisch archief • Record retentie en bewaartermijnen DocuProces, paperless is more.
- 24. Certificeren en Autoriseren • Kwaliteitscontrole • Inhoudscontrole • Vastleggen primaire bronnen • Beveiliging • Categoriseren en Classificeren • Fiattering/ Goedkeuring • Digitale handtekeningen • Verantwoordelijkheden en bevoegdheden • Fysiek versus Digitaal DocuProces, paperless is more.
- 25. Uniformeren • Corporate Design/ Huisstijl • Document Generatie & Mail Merge • Sjabloonbeheer • Rapportage • Taal • Business Rules voor document creatie • Integratie met diverse bronnen • Versie Management • Kwaliteits- en efficiency verhoging DocuProces, paperless is more.
- 26. Share • Waar opslaan en door wie • Waar delen en met wie • Wat delen en met wie • Wanneer • hoe delen • Samenwerken aan Documenten • Content en versie beheer • Kopiëren versus linken • Publiceren • Archiveren DocuProces, paperless is more.
- 27. Workflow Management • Business Proces Management en Improvement • Geautomatiseerde dialogen • Fiattering • Geautomatiseerde Business Rules • Forecasting en Rapportage • Automatische Order processing • Automatisch Routeren, Distributie en Opslag • Verwerking facturen en contracten • Vermindering processing time • Auditable & volledig gedocumenteerd • Informatieflow en Taakmanagement DocuProces, paperless is more.
- 28. Integreren • Geïntegreerde Document creatie • Geïntegreerd Document Management • Integratie van processen en structuren • Onderhouden en muteren bronnen • Consistentie van informatie • Koppelingen tussen systemen • Automatische processen • Centrale Document opslag • Migratie • Import & Export DocuProces, paperless is more.
- 29. Navigeren en Zoeken • Indexering / Metadata • Bronnen definiëren • Voorkomen van meerdere versies • Consistente opslag • Snelle en betrouwbare Retrieval • Zoekfunctie geïntegreerd in Informatie Systemen • Eenduidige toegang tot Informatie • Full text zoekmogelijkheden DocuProces, paperless is more.
- 30. Genereren • Genereren versus creëren • Gebruik maken van diverse bronnen • Integratie met tekstblokken • Integratie met afbeeldingen • Business rules • Geautomatiseerde opslag en metadata • Geautomatiseerde workflow DocuProces, paperless is more.
- 31. 5-step framework for Leadership DocuProces, paperless is more.
- 32. Stap 1: Wat werkt er al goed? DocuProces, paperless is more.
- 33. Stap 2: Waarom werkt dit goed? DocuProces, paperless is more.
- 34. Stap 3: Wat willen we bereiken? DocuProces, paperless is more.
- 35. Stap 4: Wat zijn de voordelen? DocuProces, paperless is more.
- 36. Stap 5: Acties en implementatie Wat kan meer, beter, anders? DocuProces, paperless is more.
- 37. Vragenrondje DocuProces, paperless is more.
- 38. Wij danken u voor uw aandacht! Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, www.docuproces.nl