Atelier Exposant Kodak au salon Documation 2012 WebTV : http://www.documation.tv Blog : http://www.documation.net Site : http://www.documation.fr Salon : 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense

1. Gestion Documentaire Enrichie
pour SharePoint 2010 :
Capture, Recherche & Collaboration
Edward O’Meara
Business Development Manager, Software
Europe, Moyen-Orient, Afrique
Documation - Mars 2012

2. www.kodaktransforms.com
LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT
LEURS ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATION
VOLONTAIRE (PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNIS
Les filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et ne
sont pas sous contrôle judiciaire.
La circulation des marchandises et des services vers les clients continue
normalement dans le monde entier.
La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’un
financement de débiteur-exploitant :
Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde,
Monétiser les brevets non stratégiques,
Résoudre équitablement les problématiques de pensions,
Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs d'activités les plus
rentables.

3. Les bases d’une GED réussie
1. Adoption des Utilisateurs
2. Méthodologie
3. Technologie

4. ECM : 1 Stratégie & 5 Phases
Gérer la Croissance du Contenu Non-Structuré

5. Meilleures pratiques pour la GED
SharePoint
• Gouvernance
• Gestion du Cycle de Vie du Contenu
• Plan de Classement
• Ressources
• Gestion du Changement
• Gestion des Exceptions
• Traçabilité
• Politique de Rétention

6. Documents & Processus Métiers
Quel processus allez-vous implémenter en priorité
dans SharePoint 2010?
Marketing • Direct Mail
Customer • Newsletters
Call Center • Product Marketing Brochures
• Letters • Product Specifications
• Vouchers • Market Attack Plans Sales
• Coupons • Sales Manuals
• Checks • Proposals/RFPs
• Sales Program • Event Invitations
Information • Sales Collateral
• Product Literature
Enterprise • Parts Catalogs
Information Accounting
Human • Statements
Resources • Invoices
• Recruiting Collaterals • Reporting
Manufacturing
• Employee Benefit General Services
Communications • Product Drawings
• Work Orders • Office Printing
• Employee
• Safety Data Sheets • Commercial Print
Education
• Change Orders • Publishing/Reprographics
• Process Sheets • Forms
• Product Documentation • Transactional Documents

7. SharePoint 2010 : Focus GED
Document Sets
BLOB Storage
Business Connectivity
Services
Audit Trail
Document ID
Content Organization
Managed Metadata
List Validations
Large List Optimization
Search

8. Des fonctions GED à ajouter
• Capture
• Workflow
• Storage & Archive Management

9. Exemple de mise en œuvre par Circum
• La société Circum :
– SSII spécialisée dans la mise en place de solutions
SharePoint (Gold Microsoft)
– Partenaire Kodak pour son activité « traitement de
documents numériques »
• Proposition de valeur :
– Utiliser SharePoint comme une plateforme de productivité
collaborative
– Déployer les solutions complémentaires Kodak, Nintex et
Arx pour Capturer, enrichir, visualiser, procédurer, valider
et signer !
• Domaines d’application :
– Note de frais, demande de congés, …
– Contrats, procédures qualité,…
– Gestion des factures fournisseurs, courriers entrants

10. Exemple de mise en œuvre par Circum
• La dématérialisation des factures fournisseur (Civia) :
– Scan des factures, visualisation, association à un domaine (Market,
Sce gx, Com,…)
– Déclenchement d’un workflow (approbation, annotation, rejet,…)
– Signature forte du document
• Bénéfices :
– Réduction du temps : fini les parapheurs !
– Mobilité : les signataires peuvent approuver à partir d’un mobile
– Réduction de 40% des coûts de traitement
– Fiabilité
– Réutilisation

11. Pourquoi la GED dans SharePoint?
• SharePoint est déjà dans votre entreprise !
• Pour tout ou une partie de vos process métiers
• Compétences internes existantes
• Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint
• SharePoint Professionals
• Subject Matter Experts
• Accompagnement intégrateurs
• Solutions clés-en-main et personnalisables

12. Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture
Contrôle, Coût SW
Conformité < 4000 €
& ROI
Recherche Approbation Workflow Stockage
Envoi automatique des
Numérisation Dossiers surveillés
Collaborateurs Documents et Données
en réseau libre-service et tâches illimités
dans SharePoint

13. Adoption Utilisateurs :
Simplifier la Capture… riche en informations !

14. Adoption Utilisateurs :
Simplifier la Capture… riche en informations !
CAPTURE INDEX OUTPUT
Entrée Optimiser Extraire les Indexer les Valider les Formater
Documents Données Documents Informations Image & Data Envoi
les images
ODBC
Scanners CAPTURE PRO SOFTWARE

15. Adoption Utilisateurs :
Simplifier la Capture… riche en informations !

16. Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture
Scan & View Coût SW
de & vers < 3600 €
SharePoint! 10 users
Recherche Approbation Workflow Stockage
Numériser, Visualiser, Comparer,
Agents Numérisation ponctuelle Editer, Indexer, Annoter
Service Clients depuis SharePoint & Trouver dans SharePoint

17. DEMO
Scan And View
Numériser depuis SharePoint vers SharePoint

18. De SharePoint vers SharePoint
Kodak Scan And View: DEMO numérisation

19. Meilleures Pratiques : Trouver + vite
vos documents SharePoint
Taxonomie: Comment classez-vous vos documents?
Types de Contenu: Assistant Capture Pro - indexation automatique
Dossiers: Assistant Capture Pro - création automatique
Comment nommez-vous vos documents?
Ponctuel : fonction embarquée dans le scanner
Ponctuel + Colonnes manuelles : Scan & View
Multiple, variable & automatique (Colonnes & Dossiers) : Capture Pro
Effectuez-vous des recherches sur:
Contenu ? PDF OCR embarqué dans le scanner & Capture Pro
Recherche SharePoint plein-texte
Métadonnées? Colonnes complétées automatiques Capture Pro
Recherche multi-critères sur les Colonnes Scan and View
Combien de temps consacrez-vous à chercher?
Trouver visuellement Document Viewer

20. Adoption Utilisateurs:
Trouver en un clin d’œil !

21. Adoption Utilisateurs:
Trouver précisément
avec les Colonnes !

22. Adoption Utilisateurs:
Comparer vos documents SharePoint

23. Adoption Utilisateurs:
Editez les images & infos… simultanément !
Toolbar ribbon
Document tabs Column Search tab
Document explorer Document view
Metadata panel
Page thumbnails
Annotations

24. Accélérez l’expansion
de la GED avec SharePoint
Eliminez les silos d’information !
Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts !
Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée !
Avec le soutien de Partenaires glocaux

25. Evolution du rôle de SharePoint
ECM
ECM
Amélioration de
productivité
pour une fonction
unique
unique
Partage de
fichiers
fichiers
Client
léger

26. Les Partenaires Kodak
améliorent votre usage de la GED SharePoint !
Capture, Recherche & Collaboration

27. Points clés
• SharePoint valorise vos informations
Economies en vue !
Plus que du partage
Pas une GED clés-en-main
• Une GED SharePoint réussie requiert :
Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe
Compréhension des processus métiers
avec les fonctionnels
Design
Add-ons GED tiers clés-en-main
Configuration
Support Partenaires glocaux

29. www.kodak.com/go/sharepoint
Edward O’Meara
Kodak
edward.omeara@kodak.com
+33 1 40 01 31 23