Si & pi, dian andriani, hapzi ali, implementasi sistem informasi pada pt. pertamina, universitas mercu buana, 2018

1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
“Implementasi Sistem Informasi pada PT. Pertamina”
Disusun Oleh:
Dian Andriani
55517120022
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2018

2. ii
ABSTRAK
Sistem informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kegiatan perusahaan.
Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi yang
begitu cepat berubah mendorong manusia untuk memanfaatkan secara optimal teknologi dan
sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari
kehidupan manusia dan kegiatan sehari – hari. Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi
yang dipakai dalam pencapaian tujuan perusahaan, baik dalam perencanaan maupun
pengawasan kegiatan perusahaan. Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi
dibutuhkan perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak
mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah
menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya. Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut
perubahan total dalam perusahaan terhadap peranan sistem informasi.
Tujuan penulisan ini untuk menyediakan informasi bagi masyarakat luas mengenai
implementasi sistem informasi pada PT. Pertamina menggunakan metode kualitatif dengan
studi literatur dalam bidang keilmuan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang
diperoleh dari artikel, modul dan internet. Implementasi Sistem Informasi untuk memberikan
informasi kepada setiap karyawan, manager, dan pihak umum secara cepat dan akurat telah
terwujud dengan baik pada PT. Pertamina, sehingga saat ini PT. Pertamina menjadi salah satu
perusahaan yang menguntungkan pemerintah. Hanya saja terdapat beberapa masalah kecil
yang dapat menjadi masukan untuk perbaikan sistem informasi PT. Pertamina untuk
kedepannya.

3. 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang semakin pesat saat
ini, membuat setiap perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan maupun jasa harus
bersaing dengan perusahaan lain agar dapat tetap eksis, berkembang, dan mampu
memenangkan daya saing. Informasi merupakan salah satu sumber daya utama yang
dapat menunjang keberhasilan suatu perusahaan. Informasi yang akurat, tepat waktu,
relevan, dan lengkap dapat memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan yang
pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja dan pertumbuhan perusahaan.
Perubahan penggunaan sistem informasi konvensional yang lebih manual kepada
sistem informasi yang otomatis di dalam perusahaan memiliki kecenderungannya akan
banyak menemui kendala. Contoh salah satu kendala adalah karyawan sebagai
penggunanya (end user) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem
informasi tersebut yang disebabkan mereka sudah lama menggunakan sistem secara
manual. Untuk mengatasi permasalahan ini, biasanya cara yang dilakukan oleh
perusahaan yaitu melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya dengan cara
memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman
di bidangnya.
Ada beberapa cara lainnya, seperti mengadaptasi salah satu dari empat strategi
atau model konversi sistem operasi, baik strategi konversi langsung, paralel, pilot,
maupun dengan strategi bertahap. Konversi sistem adalah salah satu aspek yang
menentukan keberhasilan dalam penerapan sistem informasi yang baru. Pada tahapan
konversi ini, aspek non-teknis meliputi pendekatan, metode, strategi manajerial terkait
sistem kerja dan organisasi pengguna menjadi perhatian para pengembang di samping
aspek teknis pengembangan sistem informasi karena terlibatnya pengguna pada semua
lini secara langsung. Pilihan masing-masing perusahaan bergantung pada kebutuhan dan
kondisi yang ada di lapangan. Bisa juga karena alasan meminimalisir resiko tapi
memerlukan banyak biaya atau sebaliknya.
Dalam perusahaan proses penjualan merupakan proses yang sangat penting bagi
perusahaan dalam meningkatkan pendapatan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan
informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan bagi manajemen. Penerapan
komputer dan sebuah sistem informasi penjualan menjadi suatu solusi karena dapat
mendukung kinerja dalam bagian-bagian yang berhubungan dengan penjualan serta
mendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajerial untuk mencapai tujuan
perusahaan. Sistem informasi penjualan berbasis komputer dalam penyajian informasi
penjualan yang diperlukan dapat langsung disajikan baik pada layout layar monitor
maupun media cetak. Sistem informasi penjualan berbasis komputer ini dapat mengolah
data lebih cepat dan pelayanan yang diberikan dapat lebih baik melalui perangkat
otomatisasi yang tersedia, selain itu kebutuhan akan informasi penjualan dapat disajikan
secara cepat dan tepat waktu dengan adanya penyimpanan data secara elektronik yang
mudah untuk di akses oleh pengguna sistem. Sistem informasi penjualan yang dijalankan
dengan baik dalam suatu perusahaan maka akan sangat membantu dalam mendukung
aktivitas penjualan dalam perusahaan.

4. 2
1.2 Tujuan Penulisan
Penulisan ini dilakukan dan memiliki beberapa tujuan yaitu dapat disebutkan sebagai
berikut:
1. Memenuhi tugas Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
2. Mengetahui lebih dalam mengenai penerapan Sistem Informasi dalam perusahaan
3. Menggambarkan penerapan sistem informasi di PT. Pertamina
4. Mengidentifikasi serta manganalisis sumber daya yang digunakan dalam penerapan
sistem informasi

5. 3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2001:11).
Jeperson Hutahaean (2014) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem
didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Menurut O’Brien (2005), sistem informasi adalah suatu kombinasi terartur
apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak),
computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis
data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk
organisasi.
Berdasarkan definisi yang dijelaskan, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa
sistem informasi adalah kumpulan dari sistem yang terdiri dari kumpulan data yang
saling berkaitan yang selanjutnya diproses untuk tujuan menyediakan informasi kepada
pengguna untuk menunjang proses operasi.
2.2 Tujuan Sistem Informasi
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang
diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna,
maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya
atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat
(accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai
informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
2.3 Komponen Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski (Jogiyanto, 2005) mengemukakan
bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah
blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model
block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data
(database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok
tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya.
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.

6. 4
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diiginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta
semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu
teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan diguakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Controls Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-
hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-
kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Sumber Daya Manusia
Bentuk dasar sistem informasi menunjukan bahwa sebuah sistem informasi terdiri
atas lima sumber daya utama, yakni:
1. Manusia (ahli informasi dan pemakai)
2. Perangkat keras komputer
3. Perangkat lunak komputer
4. Basis data (data dan informasi)
5. Jaringan (fasilitas)

7. 5
2.4.1 Sumber Daya Manusia
Manusia diperlukan dalam seluruh operasi sistem operasi. Sumber manusia
termasuk pemakai terakhir dan ahli sistem informasi.
Pemakai terakhir (disebut juga pemakai atau klien) adalah orang-orang yang
menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Mereka dapat saja
akuntan, penjual, insinyur, tata usaha, pelanggan, atau manajer. Kebanyakan dari
kita adalah pemakai akhir sistem informasi.
Ahli sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan
mengoperasikan sistem informasi. Mereka itu adalah analis sistem, pemrograman,
pelaksana komputer, dan tingkat manajemen lainnya; bagian teknik serta personil
tata usaha sistem informasi. Singkatnya, analis sistem informasi merancang sistem
informasi brdasarkan persyaratan informasi dari pemakai akhir, pemrograman
menyiapkan program komputer berdasarkan perincian dari analis sistem dan
pelaksana komputer mengoperasikan sistem komputer yang besar/kecil.
2.4.2 Sumber Daya Perangkat Keras
Konsep sumber daya perangkat keras meliputi seluruh perangkat fisik dan
bahan-bahan yang berkaitan dengan pengolahan informasi. Hal tersebut tidak hanya
meliputi mesin, seperti komputer dan peralatan lainnya, tetapi juga seluruh alat
perantara/media data supaya seluruh obyek data tersebut tercatat/terekam, mulai
dari kertas hingga ke disket magnetik.
Contoh perangkat sistem informasi berbasis komputer, yaitu;
1. Sistem komputer, terdiri atas unit pengolahan terpusat (CPU/Central Processing
Unit) yang mengandung pengolah mikro (micro processor) dan semacam
penghubung peralatan (interconnected peripheral devices), seperti kabel dan
modem. Contoh sistem komputer adalah sistem komputer mikro (microcomputer

8. 6
systems), sistem komputer ukuran menengah (midrange computer systems), dan
sistem komputer mainframe (large mainframe computer systems).
2. Peralatan Komputer, seperti peralatan papan kunci (keyboard) atau penggerak
elektronik atau kursor (mouse) untuk memasukan data dan perintah, sebuah
layar video (video screen) atau pencetak (printer) untuk keluaran (output)
informasi dan kepingan magnetik (magnetik disk) ataupun kepingan optik
(optical disk) untuk menyimpan sumber daya-sumber daya data.
2.4.3 Sumber Daya Perangkat Lunak
Konsep sumber daya perangkat lunak termasuk juga seluruh perangkat
perintah pengolahan informasi. Konsep umum (generic concepts) perangkat lunak
ini tidak hanya termasuk perangkat perintah (instruction) pengoperasian yang
dinamakan program, yang berfungsi untuk mengarahkan dan mengendalikan
perangkat keras komputer, tetapi juga perintah-perintah pengolaha informasi yang
diperlukan orang yang dinamakan tata cara (prosedures).
Berikut adalah contoh sumber daya-sumber daya perangkat lunak:
1. Sistem perangkat lunak, seperti program sistem operasi (windows, linux, unix,
dan lan-lain) yang berfungsi mengendalikan dan mendukung sistem operasi
komputer.
2. Aplikasi perangkat lunak, yaitu program yang mengarahkan untuk penggunaan
khusus oleh pemakai akhir tertentu. Contohnya adalah sebuah program analisis
penjualan, sebuh program penggajian, dan sebuah program pengolahan kata
(lotus, microsoft word, open office, dan lain-lain).
3. Tata cara, yaitu pengoperasian perintah untuk orang-orang yang akan
menggunakan sebuah sistem informasi atau sebuah perangkat lunak (pascal,
HTML, dan lain-lain).
2.4.4 Sumber Daya Data
Data mempunyai arti lebih besar dari sekedar bahan mentah sistem
informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh manajer dan para ahli
sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya
organisasi yang berharga. Jadi data sebagai sumber daya yang harus dikelola
dengan efektif untuk menguntungkan semua pemakai akhir dalam sebuah
organisasi.
Data banyak bentuknya, termasuk berbentuk data gabungan huruf dan angka
(alphanumeric), gabungan hurf dengan abjad (alphabetical), dan jenis lainnya, serta
terbentuk kesatuan (entities). Data teks/tulisan, yang terdiri atas kalimat dan
paragraf digunakan dalam komunikasi tertulis; data gambar, seperti bentuk grafik
dan gambar; data suara (audio), suara manusia atau suara lainnya, juga merupakan
bentuk data yang penting.
1. Basis data, yang mengendalikan pengolahan dan pengeturan data.
2. Pengetahuan dasar, yang mengandung berbgai macam bentuk, diantaranya fakta-
fakta, aturan-aturan, dan contoh-contoh kasus mengenai keberhasilan
pelaksanaan bisnis/usaha

9. 7
Sebagai contoh, data transaksi penjualan dapat saja dikumpulkan dan
disimpan dalam sebuah basis data penjualan untuk pengolahan berikutnya yang
menghasilkan laporan analisis penjualan harian, mingguan, bulanan, ataupun
tahunan untuk keperluan manajemen. Pengetahuan dasar dignakan melalui sistem
manajemen pengetahuan dan sistem ahli untuk membagi ilmu/pengetahuan dan
memberikan petunjuk keahlian pada suatu sasaran khusus.
2.4.5 Sumber Daya Jaringan
Jaringan telekomunikasi, seperti inernet, intranet, dan ekstranet telah
berperan penting untuk keberhasilan operasi dari sekuruh jenis organisasi dan
sistem informasi yang berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri atas
komputer, pengolah komunikasi, dan peralatan lainnya yang saling berhubungan
melalui perantara/media komunikas dan dikendalikan melalu perangkat lunak
komunikas. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa jaringan komunikasi
merupakan bagian sumber daya yang mendasar dari seluruh sistem informasi.
Sumber daya jaringan termasuk sebagai berikut:
1. Perantara komunikasi contohnya, kabel pasangan bersimpul (twisted-pair cable),
kabel koaksial (coaxsial able), kabel serat optik (fiber-optic cable), sistem
gelombang mikro (microwave systems) dan sistem satelit komunikasi
(communication satelite systems)
2. Pendukung jaringan, kelompok umum ini ialah seluruh manusia, perangkat
keras, perangkat lunak dan sumber daya data yang secara langsung mendukung
operasional dan penggunaan jaringan komunikasi, contohnya ialah pengolah
komunikasi yang tediri atas modem dan pengolahan kerja internet, dan
perangkat lunak pengendali komunikasi yang terdiri atas sistem operasi jaringan
dan paket penjelajah (browser) internet.
2.5 Manfaat Sistem Informasi
Manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008)
a. Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian
keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia.
b. Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi , meningkatkan produktivitas
pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan.
c. Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang
diambil oleh manajer dan profesional bisnis.
d. Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif sebagai sebuah keuntungan
strategik dalam menghadapi persaingan global.
e. Sebagai komponen utama dalam sumber daya infrastrktur dan kehandalan jaringan
bisnis masa kini.

10. 8
BAB III
BAHAN DAN METODE
3.1 Bahan Penulisan
Pada makalah ini akan dibahas bagaimana implementasi dari penerapan Sistem
Informasi serta pengaruhnya sebagai penunjang keberhasilan perusahaan dalam
pencapaian tujuannya di perusahaan PT. Pertamina. Pengaruh yang didapat akan lebih di
titik beratkan pada efek positif dari diterapkannya sistem informasi ini diperusahaan
tersebut. Setelah itu penulis akan menganalisis kelebihan dan kelemahan sistem serta
rekomendasi untuk perbaikan Sistem yang akan datang. Tujuan adanya analisis sistem
informasi adalah untuk mendesain sistem baru atau menyempurnakan sistem yang
sebelumnya sudah ada.
3.2 Metode Penulisan
Metode penulisan ini adalah metode kualitatif dengan studi literatur dalam bidang
keilmuan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Informasi diperoleh dari artikel,
modul dan internet. Disamping itu berdasarkan analisis dari diterapkannya sistem
informasi pada perusahaan pada saat ini dan melihat efeknya secara luas meliputi:
pencapaian dari target perusahaan, ekspansi bisnis, mempertahankan loyalitas konsumen
hingga sistem pendistribusian yang berjalan secara lancar. Selain itu akan dibahas juga
faktor-faktor keberhasilan dengan produk - produk dari PT Pertamina sehingga
perusahaan pemerintah ini merupakan salah satu BUMN yang sukses menaikan
pendapatan negara secara signifikan.

11. 9
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil PT. Pertamina
Pertamina merupakan perusahaan milik negara yang bergerak di bidang energi
meliputi minyak, gas serta energi baru dan terbarukan. Pertamina menjalankan kegiatan
bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat
berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi. PT. Pertamina Dengan pengalaman
lebih dari 55 tahun, Pertamina semakin percaya diri untuk berkomitmen menjalankan
kegiatan bisnisnya secara profesional dan penguasaan teknis yang tinggi mulai dari
kegiatan hulu sampai hilir. Berorientasi pada kepentingan pelanggan juga merupakan
suatu hal yang menjadi komitmen Pertamina,agar dapat berperan dalam memberikan nilai
tambah bagi kemajuan dan kesejahteraan bangsa Indonesia.
Sejak didirikan pada 10 Desember 1957, Pertamina menyelenggarakan usaha
minyak dan gas bumi di sektor hulu hingga hilir. Pada saat itu penyelenggaraan negara
mulai berjalan normal seusai perang mempertahankan kemerdekaan, Pemerintah
Republik Indonesia mulai menginventarisasi sumber-sumber pendapatan negara, di
antaranya dari minyak dan gas. Namun saat itu, pengelolaan ladang-ladang minyak
peninggalan Belanda terlihat tidak terkendali dan penuh dengan sengketa.
Pada tahun 1960, PT PERMINA direstrukturisasi menjadi PN PERMINA sebagai
tindak lanjut dari kebijakan Pemerintah, bahwa pihak yang berhak melakukan eksplorasi
minyak dan gas di Indonesia adalah negara. Melalui satu Peraturan Pemerintah yang
dikeluarkan Presiden pada 20 Agustus 1968, PN PERMINA yang bergerak di bidang
produksi digabung dengan PN PERTAMIN yang bergerak di bidang pemasaran guna
menyatukan tenaga, modal dan sumber daya yang kala itu sangat terbatas. Perusahaan
gabungan tersebut dinamakan PN Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional
(Pertamina). Seiring dengan waktu, menghadapi dinamika perubahan di industri minyak
dan gas nasional maupun global, Pemerintah menerapkan Undang-Undang No. 22/2001.
Paska penerapan tersebut, Pertamina memiliki kedudukan yang sama dengan perusahaan
minyak lainnya.
Pada 17 September 2003 Pertamina berubah bentuk menjadi PT Pertamina
(Persero) berdasarkan PP No. 31/2003. Undang-Undang tersebut antara lain juga
mengharuskan pemisahan antara kegiatan usaha migas di sisi hilir dan hulu. Bisnis sektor
hulu Pertamina yang dilaksanakan di beberapa wilayah di Indonesia dan luar negeri
meliputi kegiatan di bidang-bidang eksplorasi, produksi, serta transmisi minyak dan gas.
Untuk mendukung kegiatan eksplorasi dan produksi tersebut, Pertamina juga menekuni
bisnis jasa teknologi dan pengeboran, serta aktivitas lainnya yang terdiri atas
pengembangan energi panas bumi dan Coal Bed Methane (CBM).

12. 10
Dalam pengusahaan migas baik di dalam dan luar negeri, Pertamina beroperasi
baik secara independen maupun melalui beberapa pola kerja sama dengan mitra kerja
yaitu Kerja Sama Operasi (KSO), Joint Operation Body (JOB), Technical Assistance
Contract (TAC), Indonesia Participating/Pertamina Participating Interest (IP/PPI), dan
Badan Operasi Bersama (BOB).
Aktivitas eksplorasi dan produksi panas bumi oleh Pertamina sepenuhnya
dilakukan di dalam negeri dan ditujukan untuk mendukung program pemerintah
menyediakan 10.000 Mega Watt (MW) listrik tahap kedua. Di samping itu Pertamina
mengembangkan CBM atau juga dikenal dengan gas metana batubara (GMB) dalam
rangka mendukung program diversifikasi sumber energi serta peningkatan pasokan gas
nasional pemerintah. Potensi cadangan gas metana Indonesia yang besar dikelola secara
serius yang dimana saat ini Pertamina telah memiliki 6 Production Sharing Contract
(PSC)-CBM.
Sektor hilir Pertamina meliputi kegiatan pengolahan minyak mentah, pemasaran
dan niaga produk hasil minyak, gas dan petrokimia, dan bisnis perkapalan terkait untuk
pendistribusian produk Perusahaan. Kegiatan pengolahan terdiri dari: RU II (Dumai), RU
III (Plaju), RU IV (Cilacap), RU V (Balikpapan), RU VI (Balongan) dan RU VII
(Sorong). Selanjutnya, Pertamina juga mengoperasikan Unit Kilang LNG Arun (Aceh)
dan Unit Kilang LNG Bontang (Kalimantan Timur). Sedangkan produk yang dihasilkan
meliputi bahan bakar minyak (BBM) seperti premium, minyak tanah, minyak solar,
minyak diesel, minyak bakar dan Non BBM seperti pelumas, aspal, Liquefied Petroleum
Gas (LPG), Musicool, serta Liquefied Natural Gas (LNG), Paraxylene, Propylene,
Polytam, PTA dan produk lainnya.
Visi PT Pertamina adalah Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia.
Sedangkan misi PT. Pertamina adalah Menjalankan Usaha Minyak, Gas, Serta Energi
Baru dan Terbarukan Secara Terintegrasi, Berdasarkan Prinsip-Prinsip Komersial Yang
Kuat.
Pertamina memiliki tata nilai sebagai komitmen perusahaan untuk mewujudkan
visi dan misinya berdasarkan standar global dan penerapan tata kelola perusahaan yang
baik (Good Corporate Governance). Nilai-nilai Pertamina disebut dengan 6C, terdiri dari
Clean, Competitive, Confident, Customer Focus, Commercial dan Capable, dan nilai-
nilai ini wajib diketahui dan menjadi pedoman bagi seluruh karyawan dalam beraktivitas.
Pertamina menetapkan enam tata nilai perusahaan yang dapat menjadi pedoman bagi
seluruh karyawan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Penerapan tata nilai 6C
didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Utama PT Pertamina (Persero) No.Kpts-022/
COOOOO/2013-S0 Tentang Penerapan Tata Nilai 6C 01 Pertamina dan Anak
Perusahaan (Operational Holding). Penjelasan dari enam tata nilai perusahan tersebut
yaitu :
1. Bersih
Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi
suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asasasas tata
kelola korporasi yang baik.
2. Kompetitif
Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong
pertumbuhan investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja.

13. 11
3. Percaya diri
Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi
Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan membangun kebanggaan bangsa.
4. Fokus pada pelanggan
Berorientasi pada kepentingan pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan
pelayanan terbaik kepada pelanggan.
5. Komersial
Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan
berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.
6. Berkemampuan
Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki talenta dan
penguasaan teknis tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan
pengembangan.
4.2 Sistem Informasi yang digunakan oleh PT. Pertamina
Perancangan, penerapan dan pengoperasian Sistem Informasi adalah mahal dan
sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor
yang membuat Sistem menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus
berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari
kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari
pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer
harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen
dengan munculnya pemecahan yang memadai. Mengingat begitu pentingnya peranan dari
sistem informasi, maka sudah sewajarnya semua kegiatan perusahaan menerapkan sistem
informasi demi efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan dalam mencapai target
perusahaannya. Kita bisa membandingkan, tingkat efektifitas kinerja perusahaan antara 2
perusahaan antara yang menggunakan sistem informasi dengan perusahaan yang masih
menganut sistem kontemporer / konservatif. Makalah ini menyajikan studi kasus tentang
penerapan sistem informasi pada PT. Pertamina yang penulis himpun dari berbagai
sumber.
PT. Pertamina menggunakan berbagai sistem informasi untuk menunjang operasi
bisnis. Salah satu sistem informasi yang digunakan adalah dalam procurement system.
Procurement system adalah proses pemilihan sumber, pemesanan, dan perolehan barang
dan jasa. Barang dan jasa ini biasanya diperoleh dari sumber luar. Dalam menjalankan
procurement system ini, PT. Pertamina menggunakan bantuan program MySAP dan
eProc dalam memilih vendor terbaik. Tahap-tahap dalam procurement system ini adalah
sebagai berikut:
1. Penentuan kebutuhan
2. Penentuan sumber pemenuhan kebutuhan
3. Pemilihan vendor
4. Pemrosesan Purchasing Order (PO)
5. Pemantauan Purchasing Order (PO)
6. Penerimaan produk
7. Verifikasi invoice
8. Proses pembayaran

14. 12
4.3 Komponen Sistem Informasi
4.3.1 Sumber Daya Manusia
Sumberdaya manusia yang digunakan oleh PT. Pertamina untuk memakai
dan menjalankan sistem informasi terdiri dari user dan spesialis. Users (unit
procurement) adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut.
Sedangkan spesialis (teknisi dan supervisor) adalah orang-orang yang mempunyai
keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem
informasi, sumberdaya spesialis dan users terlibat.
4.3.2 Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang digunakan dalam procurement system pada PT.
Pertamina adalah sebagai berikut:
1. PC Work Stasion
2. Server
3. LAN
4. Printer
4.3.3 Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan dalam procurement system adalah sebagai
berikut:
1. MySAP
2. Web P2P
3. EProc
4.3.4 Sumber Data
Sumber data dalam procurement system PT. Pertamina adalah sebagai
berikut:
1. Purchase Requisition (PR)
Purchase requisition adalah pembelian berbagai kebutuhan, baik dari PT.
Pertamina maupun pelanggan.
2. Vendor quotation
Vendor quotation adalah suatu tawaran dari vendor mengenai penyediaan
material dan jasa seperti yang diminta dalam RFQ, juga berisikan persyaratan-
persyaratan tertentu (termasuk harga).
3. Request for Quotation (RFQ)
RFQ adalah dokumen yang dibuat untuk tujuan meminta penawaran harga dari
vendor untuk spesifik material/service.
4. Purchase Order (PO)
4.3.5 Produk Informasi
Produk informasi yang dihasilkan dari procurement system adalah data
vendor quotation dalam SAP, maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk vendor
pemenang, vendor terpilih untuk proses procurement, surat penolakan pada vendor
yang tidak sesuai, referensi vendor di masa datang, dan pencetakan purchase order.

15. 13
4.4 Aktivitas Sistem Informasi
4.4.1 Input
Mesin yang digunakan dalam proses input adalah PC Work Station, server,
dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP dan Web P2P.
Sumber daya manusia yang terlibat dalam proses input terdiri atas spesialis (teknisi
dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal
dari purchase requisition dan vendor quotation. Produk informasi yang dihasilkan
dari proses input adalah data vendor quotation berbagai vendor yang sudah masuk
ke dalam SAP.
4.4.2 Proses
Mesin yang digunakan dalam tahap proses adalah PC Work Station, server,
dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP dan eProc. Sumber
daya manusia yang terlibat dalam tahap proses terdiri atas spesialis (teknisi dan
supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan berasal dari
vendor quotation dan request for quotation (RFQ). Produk informasi yang
dihasilkan dari tahap ini adalah maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk
vendor pemenang.
4.4.3 Output
Mesin yang digunakan dalam tahap output adalah PC Work Station, server,
dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan
eProc. Sumber daya manusia yang terlibat dalam proses output terdiri atas spesialis
(teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan
berasal dari vendor quotation dan request for quotation (RFQ). Produk informasi
yang dihasilkan dari proses output adalah terpilihnya vendor yang memiliki
penawaran terbaik dan surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai.
4.4.4 Penyimpanan
Mesin yang digunakan dalam tahap penyimpanan adalah PC Work Station,
server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P,
dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses penyimpanan terdiri
atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data
yang digunakan berasal dari vendor quotation. Produk informasi yang dihasilkan
dari proses penyimpanan adalah referensi vendor di masa datang.
4.4.5 Pengendalian
Mesin yang digunakan dalam tahap pengendalian adalah PC Work Station,
server, dan LAN, sedangkan program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P,
dan eProc. Sumber daya manusia yang terlibat dalam proses pengendalian terdiri
atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data
yang digunakan berasal dari purchase order. Produk informasi yang dihasilkan dari
proses pengendalian adalah release PO, pencetakan PO, dan pemberian PO kepada
vendor.

16. 14
4.5 Tipe Sistem Informasi
4.5.1 Operation Support System
1. Transaction processing system
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan
untuk memproses data transaksi bisnis rutin. TPS yang dilakukan pada PT.
Pertamina adalah berupa pencatatan transaksi penjualan kepada konsumen dan
pembelian material (procurement system) serta pencatatan inventory. Berikut
disajikan bagan procurement system di PT. Pertamina.
Procurement system ini dimulai dengan pemenuhan kebutuhan yang
didasarkan pada permintaan dari pelanggan dan permintaan dari Pertamina
sendiri. Setelah kebutuhan ditentukan, maka selanjutnya ditentukan sumber
pemenuhan kebutuhan. Lalu, untuk mengidentifikasi vendor, maka dapat
menggunakan sistem dan data dari pembelian sebelumnya. Setelah vendor-nya
dipilih, maka dibuat Purchase Order. Purchase Order (PO) mengidentifikasikan
vendor, dan mengkonfirmasikan produk dan jasa yang dipesan, jumlah yang
dibutuhkan, dan harga yang disetujui. Setelah Purchase Order dibuat dan
dikirim ke vendor, suplier mengantarkan produk tersebut ke Pertamina. Oleh
karena itu, langkah berikutnya dalam proses procurement adalah memasukkan
Goods Receipt. Goods Receipt dilakukan saat produk diterima dalam gudang
Pertamina. Penerimaan produk dapat di-posting ke dalam SAP menggunakan
Inventory Management. Untuk pembayaran pembelian material tersebut, sistem
akan mencatatkan transaksi General Ledger.
2. Process Control System
PCS merupakan sistem yang membantu organisasi dalam hal evaluasi
dan kontrol. Pada PT. Pertamina terutama dalam Procurement Process sistem ini
digunakan untuk pemantauan order pembelian material. Purchase Order dapat
diubah bahkan dibatalkan dalam tahap monitoring ini. Selain itu, PCS juga
digunakan untuk verifikasi invoice yang diterima pada procurement melalui
komponen logistics invoice verification. Verifikasi berguna untuk memeriksa
keakuratan invoice tersebut. Sistem melakukan tiga cara pencocokan akuntansi
pada invoice, yaitu Purchase Order, Goods Receipt dan Invoice.
3. Enterprise Collaboration System
ECS adalah sistem informasi yang membantu organisasi dalam hal
komunikasi. PT. Pertamina menggunakan sistem ini untuk bisa terhubung antar
pihak internal perusahaan dan terhubung dengan pihak luar seperti dengan
pemasok (vendor) dan pembeli termasuk dalam hal negosiasi.

17. 15
4.5.2 Management Support System
1. Management information system
MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan
informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS yang dilakukan pada PT.
Pertamina adalah berupa pelaporan informasi penting seperti neraca dan laporan
laba rugi perusahaan. Dalam hal transaksi pembelian material, maka ada
pelaporan mengenai kecocokan antara purchase order, goods receipt dan invoice.
2. Decision support system
DSS menekankan pada fungsi pendukung pembuat keputusan. DSS
digunakan oleh PT. Pertamina pada Procurement Process dalam hal menyeleksi
vendor untuk pembelian material dan menentukan jumlah barang yang dipesan.
3. Executive information system
PT. Pertamina menggunakan sistem informasi ini untuk membantu top
management mengakses ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci
kinerja organisasi dan mengambil keputusan untuk meningkatkan kinerja
perusahaan.
4.6 Identifikasi Permasalahan Sistem Informasi Procurement PT. Pertamina
Kontrol secara terdistribusi di unit-unit di Pertamina telah memunculkan beragam
isu fundamental ERP:
1. SDM, isu-isu fundamental pada sumber daya manusia:
a. Terbatasnya sumber daya yang terampil dan kompeten sehingga sulit memberikan
solusi bagi unit dan pusat.
b. Tidak semua user memahami SAP dengan baik.
c. User belum menggunakan sistem dengan tertib.
d. User terlibat dalam proses data sehingga kurang fokus pada bisnis inti.
e. Pelatihan belum dilakukan dengan optimal.
2. Proses dan Change Management, isu-isu fundamental pada proses dan change
management antara lain:
a. Tidak adanya standardisasi proses
b. Perubahan yang dilakukan satu unit mengakibatkan masalah lebih rumit
c. Tidak adanya kepatuhan terhadap proses
d. SOP diinterpretasikan berbeda-beda tanpa kendali
3. Sistem, isu-isu fundamental pada sistem antara lain:
a. Lemahnya kontrol atas proses transaksi sampai tutup buku
b. Komitmen yang lemah karena kontrol tersebar
c. Tidak maksimalnya pemanfaatan fungsi-fungsi dan user ID SAP
d. Sulitnya kontrol terhadap user yang tidak tertib
Selain itu, desentralisasi juga telah menimbulkan deviasi proses yang signifikan
dan tidak adanya standarisasi proses. Ketidakmampuan menerapkan standar
menimbulkan adanya fleknilitas yang tinggi bagi user untuk melakukan deviasi dari

18. 16
berbagai SOP yang ada. Pada berbagai proses procurement, terdapat isu-isu fundamental
yang terjadi, yakni meliputi:
1. Proses purchase requisition (PR) memiliki isu PR tidak selalu dibuat sebagaimana
ditetapkan dalam SOP.
2. Proses RFQ / quotation memiliki isu antara lain penunjukkan langsung dan tidak
menggunakan service master.
3. Proses penerbitan purchase order (PO) memiliki isu pembuatan PO tanpa PR.
4. Proses goods receipt memiliki isu tidak tepat waktu.
5. Proses invoice verification memiliki isu banyak ditemukan kesalahan pada invoice.
6. Proses accounts payable memiliki isu direct FI posting untuk item-item kecil dan
sundry (tanpa PR/PO).

19. 17
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
1. Penerapan implementasi sistem informasi di PT. Pertamina membawa manfaat yang
sangat baik sebagai penunjang keberhasilan perusahaan dalam rangka efisiensi dan
efektifitas kinerja perusahaan.
2. Memberikan informasi yang lebih akurat sehingga perusahaan PT. Pertamina bisa
memperkirakan dan membidik target pasar agar tepat dalam perencanaannya.
3. Memberikan nilai yang inovatif dan kreatif dalam menciptakan produk baru dan tentu
saja akan menumbuhkan minat konsumen dalam membeli produk-produk terbaru dari
PT. Pertamina.
4. Implementasi sistem informasi pada PT. Pertamina membuat perusahaan tersebut
dapat bersaing dengan perusahaan dari luar sekali pun.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran-saran yang dapat diberikan sebagai
tindak lanjut atas pelaksanaan audit terhadap sistem informasi sumber daya manusia
adalah sebagai berikut :
1. Hendaknya perusahaan memberikan unit komputer kepada setiap karyawan yang
berhubungan langsung dengan sistem dan menyediakan pelatihan secara periodik
untuk setiap bagian yang ada.
2. Menyediakan fasilitas pendukung untuk melindungi perusahaan maupun aset
perusahaan berupa arsip atau data-data seperti menyediakan system dry-pipe automatic
sprinkler.
3. Menambah database agar sistem perusahaan tidak terbebani.
4. Input-an password yang salah, misalnya dibatasi sampai 3-5 kali peng-input-an juga
sebaiknya ditambahkan prosedur lock dan password dikombinasikan dengan huruf dan
angka.
5. Melakukan Pelatihan kepada setiap SDM untuk memahami sistem informasi
perusahaan
6. Mengembangkan sistem SDM agar mampu menyediakan fungsi peringatan kepada
karyawan.
7. Memperbaiki desain report dengan menambahkan nama personil yang bertanggung
jawab terhadap pencetakan laporan yang dikeluarkan didalam laporan, dan membuat
prosedur mengenai pelaporan sehingga prosedur pelaporan menjadi jelas, dan dapat
dimengerti oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

20. 18
REFERENSI
Gisagisni, 2014, https://gisagisni.wordpress.com/2014/03/25/konsep-sistem-informasi-james-
obrien/, (12 April 2018, jam 19.30)
HM, Jogiyanto, 2001, Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Hutahaean, J., 2014, Konsep sistem informasi, Deepublish, Yogyakarta.
O’Brein, James A., 2005, Pengantar Sistem Informasi, Salemba 4, Jakarta.
Widodo, Bima Wahyu, 2014, http://bima51.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/03/25/penerapan-
sistem-informasi-manajemen-di-pertamina/, (07 Maret 2018, jam 15.00)
Wikipedia, https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi, (12 April 2018, jam 19.00)