1. Het belang van
Strategische Personeelsplanning
in het onderwijs
Whitepaper

2. Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016
Het wordt steeds duidelijker dat de maatschappij waarin wij leven en
werken aan het veranderen is. Ontwikkelingen zoals krimp, vergrijzing,
kwaliteitsdrang en jonge leerkrachten die vroeg het onderwijs verlaten,
maken dat de schoolbesturen steeds meer de noodzaak voelen om continu
bezig te zijn met hun planning en control cyclus. Of het nu de financiële,
de huisvesting of de personele kant betreft, er wordt een andere manier
van werken gevraagd. Voor zowel de financiën als ook de huisvesting,
wordt al meerdere jaren gewerkt met een meerjarenplanning. Maar ook
voor de personeelsplanning is een langetermijnplanning noodzakelijk, een
zogenaamde strategische personeelsplanning (SPP). SPP gaat over een
verbinding tussen de toekomst en het heden, maar ook over de verbinding
tussen organisatiedoelen en de doelen op het gebied van personeel. Voor
kwalitatief goed onderwijs is goed personeel essentieel. SPP helpt te
realiseren dat, nu en in de toekomst, zowel kwalitatief als kwantitatief
personeel aanwezig is om het best mogelijke onderwijs te geven.
De druk vanuit de maatschappij op onderwijsresultaten is afgelopen
jaren fors toegenomen. Scholen werken hard om de kwaliteit van
het basis- en voortgezet onderwijs te verbeteren en het aantal
zwakke scholen terug te dringen. De leerkracht staat hierin centraal.
De ontwikkeling van de leerkracht, in relatie tot de ontwikkeling
van de school, verdient alle aandacht. Daarbij gaat het om de
juiste persoon op de juiste plek. Grote onderwijsinstellingen zien
zich geconfronteerd met de uitdaging in het werven en behouden
van talenten. Door verandering in gedrag, samenstelling en
familiestructuren is het noodzakelijk dat werkgevers carrièrepaden
daarop afstemmen. Een analyse van de personeelsbezetting is
daarbij van groot belang, niet alleen voor het heden, maar ook voor
de toekomst.
Wat is strategische personeelsplanning?
Er is geen eenduidige definitie van SPP. Wij hanteren de definitie van
Evers en Verhoeven, omdat deze zich, naast het doel, ook op het
proces van personeelsplanning zelf richt en zo een compleet beeld
geeft:
“Het voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom
de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor
de juiste personen op de juiste momenten aanwezig zijn op de
juiste plaats in de organisatie, teneinde de activiteiten uit te kunnen
voeren, benodigd voor het behalen van de strategische doelen.”
(Evers en Verhoeven, 1999)
SPP is dus het ontwikkelen van een goed beleid om personeel zo
goed mogelijk, op de juiste plek in de organisatie in te zetten. Dit
beleid moet deel uitmaken van de dagelijkse bedrijfsvoering en
niet in de kast belanden. Het is namelijk van groot belang voor de
kwaliteit van mens en structuur. SPP is een instrument dat helpt
die keuzes te maken waardoor dus ook de juiste persoon op de
juiste plek zit. SPP is echter een complexe uitdaging. Zowel om
problemen die nu spelen het hoofd te bieden, als grip te krijgen
op de toekomst, verdient SPP veel aandacht. SPP is daarmee niet
alleen een zaak van de afdeling HR, maar ook een belangrijke taak
en verantwoordelijkheid van het totale management. Het is dan ook
belangrijk dat HR en management goed samenwerken om een juiste
combinatie van denken en doen te bereiken.
2/7

3. Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016
Waarom strategische
personeelsplanning?
Goed voorbereid zijn op de toekomst! Dat is het
doel van SPP. Deskundig, ruimdenkend en betrokken
personeel is de belangrijkste factor die het verschil
moet maken voor scholen. Met een goede SPP zijn
scholen voorbereid op de toekomst.
“De toekomst is moeilijk voorspelbaar”, is een slecht
excuus voor een onderwijsinstelling om niet verder
te kijken dan de huidige gang van zaken. Vooruit
kijken en plannen zijn van cruciaal belang voor het
onderwijs. Vooral in de snel veranderende wereld
van nu. Deze veranderingen zijn ook van invloed op
de samenstelling van de personeelsformatie. De
vergrijzing leidt steeds meer tot grote uitstroom
van personeel. Het wordt op termijn moeilijker om
personeel aan te trekken. SPP is daarom essentieel.
Zeker voor een organisatie waarvan 20 % van het
personeelsbestand ouder dan 57 jaar is en waar
wordt verwacht dat 20% van het personeelsbestand
de komende 5 jaar wordt vervangen. SPP zorgt
voor optimale inzet van medewerkers en gerichte
sturing op mobiliteit in en buiten de organisatie.
Daarnaast zorgt SPP voor effectieve ontwikkeling van
medewerkers, doordat duidelijk is wat hun doelen zijn
en welke ontwikkelingsmethodes nodig zijn om deze
doelen te realiseren.
Nu is het zo dat veel startende leraren na een korte
tijd het onderwijs verlaten. Ook ervaart 70% van de
medewerkers veel werkdruk en weinig steun van de
onderwijsinstelling. Uit onderzoek blijkt dat uitdagend
werk, mogelijkheden om te leren en groeien en
vooruitzicht op carrièremogelijkheden, de belangrijkste
factoren zijn bij het aantrekken, behouden en
betrekken van medewerkers. Met goede SPP wordt
u een aantrekkelijke werkgever voor medewerkers
en voorkomt u een hoop personeel gerelateerde
problemen die zowel de cultuur als de portemonnee
geen goed doen.
Door SPP kan worden bepaald:
• Wat over 5 jaar de personeelsbehoefte is.
• Hoe de personeelsomvang zich ontwikkelt.
• Welke oplossingen noodzakelijk zijn om
mee te bewegen met ontwikkelingen.
Michael Fullan stelt, in de 6 geheimen van verandering,
dat een werkgever van haar medewerkers moet
houden. Als men zich vooral richt op klanten (in het
onderwijs dus leerlingen en hun ouders) zonder veel
aandacht te besteden aan de medewerkers, dan houdt
men het niet lang vol, terwijl als de werkgever goed is
voor haar medewerkers, zij goed zijn voor de klanten
(en dus met trots lesgeven).
Valkuil: de korte termijn regeert!
SPP stelt organisaties in staat om te anticiperen op het
mogelijk wegvallen van competenties, kennis en op
krimpscenario’s. Daardoor krijgt het onderwijsbestuur
meer grip op de toekomstige personeelsbehoefte.
In de praktijk blijkt dit echter makkelijker gezegd dan
gedaan. Veel onderwijsinstellingen steken, door de
hectiek van de dag, de kop in het zand en negeren
onvermijdelijke ontwikkelingen. De korte termijn
regeert! De toekomst is iets wat in het achterhoofd
speelt, maar waar in het hier en nu niet naar
gehandeld wordt.
Zo is het
vaak dat
SPP nu
vooral een
uiteenzetting
van compliance is,
puur gebaseerd op
rechtspositie en financiële
risico’s. Vaak wordt bij scholen onder SPP slechts
formatiebeheer verstaan: het binnen budgettaire
grenzen houden van de personeelsomvang door
allocatiemodellen en loonkostenuitputtingen. Deze
nogal statische benadering, vloeit voort uit de
dominante aanwezigheid van het ‘management
accounting’-denken in veel onderwijsinstellingen
na het invoeren van de lumpsum-bekostiging. Zo
worden er nu bijvoorbeeld bij veel onderwijsbesturen
personeelsleden op basis van de ontslagruimte in
het Risicodragende Deel van de Formatie (RDDF)
geplaatst in volgorde van ‘last in first out’ (LIFO)
en vervolgens na een jaar in het RDDF ontslagen.
Door het LIFO-principe worden jonge, talentvolle
leerkrachten ontslagen. Terwijl de gemiddelde leeftijd
alleen maar hoger wordt, het aantal 55+ers toeneemt
en de noodzaak naar jonge, talentvolle leerkrachten
groeit. Ook het te laat inspelen op de Wet Werk
en Zekerheid (WWZ) maakt het schoolbesturen
lastig om jonge, talentvolle leerkrachten te binden
aan de onderwijsinstelling. Onze ervaring is dat de
kwantitatieve en kwalitatieve bezetting veelal niet op
elkaar zijn afgestemd. Het gevolg hiervan is dat bij een
kwantitatief knelpunt de oplossing vaak gepaard gaat
met verlies aan kwaliteit. Vaak horen we dan ook van
klanten: “Het is ons overkomen!”
WAAROM HOE
WAT WIE
Stip op de horizon Strategische doelen
FocusgroepenKennis en talenten
Er is geen gevolg zonder oorzaak.
– Voltaire
3/7

4. Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016
Strategische personeelsplanning in
5 praktische en leuke stappen:
In de literatuur zijn diverse modellen en theorieën
voor SPP beschreven en uitgelicht. Deze worden in de
praktijk echter niet, of nauwelijks, toegepast omdat
er in de loop van de jaren een verschil ontstaan is
tussen wat de literatuur beschrijft en de werkelijke
activiteiten en behoeften van HR en management.
Ook zijn vele modellen van SPP erg statisch en lijken
erg complex. Hierdoor laten veel schoolbesturen
dergelijke modellen en theorieën voor wat het is. De
meeste modellen voor SPP zijn algemene modellen.
In deze modellen wordt niet of nauwelijks aangegeven
hoe een SPP daadwerkelijk moet worden uitgevoerd.
Helder Onderwijs begeleidt schoolbesturen in 5
stappen om een gerichte en effectieve SPP te maken
en hiermee het verschil tussen het toekomstig
benodigd personeel en het huidig beschikbaar
personeel te overbruggen. Deze 5 stappen maken het
mogelijk om op een laagdrempelige, confronterende
en leuke manier met elkaar in gesprek te gaan over
het anticiperen op een onzekere toekomst en HRM
zaken (zoals talentmanagement en functioneren van
huidige medewerkers).
Stap 1: SWOT analyse
In stap 1 worden de interne en externe ontwikkelingen
in kaart gebracht. De sterke en zwakke punten
maken deel uit van de interne analyse van het
personeel in de organisatie zelf. Ook worden de
externe ontwikkelingen zoals ontwikkelingen op de
arbeidsmarkt (onder andere WWZ, meer academische
lerarenopleidingen) en demografische ontwikkelingen
in de regio in beeld gebracht. Het deel waarin de
kansen en bedreigingen worden geanalyseerd, wordt
de externe analyse genoemd.
Belangrijk is om heel duidelijk te weten wat de huidige
koers en het strategisch beleid van de school is
(missie en visie van de school/HR beleid).
Stap 2: Inzicht in het personeels-
bestand
De belangrijke tweede stap is de inventarisatie van
het huidige personeelsbestand op kwantitatieve en
kwalitatieve aspecten. Een vlootschouw kan hierbij
een bruikbaar instrument zijn. Hierin beoordelen
leidinggevenden hun medewerkers op huidige
prestaties en potentieel en plotten ze de medewerkers
in een diagram*.
Stap 3: Gewenste toekomstige situatie
Aan de hand van ontwikkelingen als leerlingen-
aantallen en strategische doelstellingen wordt de
personeelsbehoefte bepaald. Het bepalen van een stip
op de horizon is essentieel. Houd brainstormsessies,
een open gesprek met een ongedwongen, informele
en relaxte sfeer, waarbij de manager en medewerker
met elkaar overleggen. Het geeft als het ware een
vrije ruimte in de gespreksstof en beide partijen gaan
met een open vizier het gesprek aan. Door elkaar vaak
een spiegel voor te houden, wordt de stip scherper
en realistischer. Deze stap leidt uiteindelijk tot inzicht
in de gewenste optimale personeelsbezetting in de
toekomst. Het is wel van belang dat het personeel een
bepaalde kwaliteit en mentaliteit heeft die past bij de
zeitgeist en de doelstellingen van het schoolbestuur.
Naast de beschrijving van de personeelsbehoefte zijn
ook de contouren voor het toekomstige en gewenste
functiebouwwerk essentieel.
* Voorbeeld van HR3P model (HR Performance Potentieel Portfolio)
Huidige Performance
Potentieel
Onvoldoende Bevredigend Goed Uitstekend
Potentiële
grenzen
bereikt
Groei binnen
functie
mogelijk
Kan door-
groeien op
lange termijn
Kan door-
groeien op
korte termijn
 
   
  
   4/7

5. Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016
Stap 4: GAP analyse
In deze stap wordt duidelijk wat het verschil is tussen benodigd en beschikbaar
personeel. De gewenste personeelsbezetting wordt naast het huidige
personeelsbestand gehouden. Er worden beelden gevormd welke medewerkers
over- of ondergekwalificeerd zijn en overbodig worden of wellicht elders
in de organisatie beter tot hun recht komen. Ook wordt er gekeken hoe het
functiebouwwerk aangepast kan worden. De keuzes die het schoolbestuur (al)
heeft gemaakt in het onderwijsaanbod, in de profilering naar buiten voor het
werven van leerlingen, in de functiemix en in de inrichting van het onderwijs
moeten bekeken worden. Vervolgens dienen de volgende vragen beantwoord te
worden:
• Welke kennis, vaardigheden en professionele houding hebben de
medewerkers nodig?
• Beschikken de medewerkers over deze kennis, vaardigheden en
professionele houding?
• Zo niet, wat missen ze dan en hoe zou het effectief aangepakt kunnen
worden?
Stap 5: HR actieplan/personeelsmanagement
In deze laatste stap wordt nagedacht hoe het personeel kan professionaliseren
en hoe de in-, door- en uitstroom van personeel er, in de gewenste situatie, uit
moet zien. Ook wordt bepaald welke maatregelen of acties nodig zijn om het
personeel klaar te maken voor de gewenste situatie. Personeelsmanagement
is heel belangrijk in deze stap om de competenties, mobiliteit, vaardigheden
en talenten van medewerkers passend te maken aan de gewenste situatie.
Daarnaast moet een passend HR beleid en een nieuw functiebouwwerk
ontwikkeld worden om toekomstbestendig te zijn.
Alle benodigde acties krijgen prioritering en verantwoording ligt bij HR en het
management.
Beoordeel je succes naar hetgeen je
moest opgeven om het te bereiken.
– Dalai Lama
5/7

6. Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016
Tot slot
Voorgaande 5 stappen zijn een continu
proces. Het is van groot belang om de
activiteiten regelmatig te monitoren en te
evalueren, zodat er, waar nodig, bijsturing
kan plaatsvinden. Waar het uiteindelijk
allemaal om het gaat is integraal beleid te
ontwikkelen dat voortdurend in beweging is en leidt tot een
optimale personeelsbezetting. Een personeelsbezetting
waarin alle medewerkers, van jong tot oud, maar ook
ongeacht geslacht of afkomst, ruimte hebben voor
ontwikkeling en om met veel plezier goed onderwijs te
geven. SPP is de essentiële lijm, waarbij kosten, kwaliteit en
ontwikkeling samenkomen.
Het is verstandig dat schoolbesturen acties ondernemen
om alle medewerkers mogelijkheden te bieden om
hun potentieel goed te benutten. Door verschillende
ontwikkelingen aan elkaar te koppelen, wordt een visie
voor de lange termijn ontwikkeld. Om dat te realiseren,
moeten vooroordelen weggezet worden, onorthodoxe
oplossingen niet geschuwd worden en medewerkers, HR
en management elkaar vooral opzoeken om samen tot
oplossingen te komen. Dit versterkt eigenaarschap en
leiderschap.
SPP wordt één van de belangrijkste onderdelen van de
bedrijfsvoering en draagt fundamenteel bij aan het succes
van de school. Als je niet weet waar je heen gaat
eindig je waarschijnlijk ergens anders.
– Laurence J. Peter
6/7

7. Helder Onderwijs is een volledig automatisch digitaal advies- en administratiebureau gespecialiseerd in dienstverlening voor het onderwijs
op het gebied van HRM, financieel management, juridische zaken, facilitaire zaken en ICT. Met de klant centraal in alles wat we doen,
werken 100 professionals met hart en ziel om het Nederlandse onderwijs excellent te houden en waar nodig te verbeteren. Wij ontzorgen
onderwijsinstellingen door de bedrijfsvoering te vereenvoudigen en door het bestuur en de medewerkers op elk moment te voorzien van de
kennis en informatie die zij nodig hebben. Hierdoor blijven onderwijsinstellingen in control en kunnen zij zich volledig richten op het leveren
van excellent onderwijs.
Meer informatie is te vinden op onze website www.helder-onderwijs.nl.
Auteur:
Dharam Jethoe MSc.
Consultant Helder Onderwijs
T 06-19054631
E d.jethoe@helder-onderwijs.nl