Globalgest es un software ERP en la nube. Este documento explica el proceso de facturación online (eFacturas) así como la gestión de cobros y pagos.

1.
e-­‐Factura
Cobros
y
Pagos
Facturación
Proveedores
Facturas
de
proveedor
Control
de
Cobros
Control
de
Pagos
Globalgest
ERP
–
info@globalgesterp.com
-­‐
www.globalgesterp.com
-­‐
www.desarrollotic.com

2. 2
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Tabla
de
contenido
1.
Introducción
.......................................................................................................
3
2.
Configuración
de
facturación
..............................................................................
3
2.1
Series
y
años
fiscales
................................................................................................
3
2.2
Razones
sociales
......................................................................................................
4
3.
Clientes
..............................................................................................................
5
3.1
Empresas
.................................................................................................................
5
3.2
Clientes.
...................................................................................................................
7
4.
Emisión
de
facturas
............................................................................................
8
4.1
Formulario
de
inserción
...........................................................................................
8
4.2
Emisión
e
impresión
de
facturas
.............................................................................
11
4.3
Configuración
del
PDF
de
eFactura
........................................................................
12
5.
Control
de
cobros
.............................................................................................
16
5.1
Cobro
completo
.....................................................................................................
16
5.2
Cobros
parciales
.....................................................................................................
17
6.
Proveedores
.....................................................................................................
18
7.
Facturas
soportadas
.........................................................................................
19
8.
Control
de
pagos
..............................................................................................
21
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

3. 3
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
1. Introducción
El
grupo
funcional
de
Ventas
nos
va
a
permitir
realizar
la
facturación
de
nuestras
empresa
a
través
de
Globalgest.
2. Configuración
de
facturación
Antes
que
nada
tenemos
que
configurar
esta
funcionalidad
para
poder
comenzar
con
la
emisión
de
facturas.
La
configuración
se
realiza
a
través
de
los
módulos:
• Series
y
años
fiscales:
En
la
que
especificamos
las
diferentes
series
con
las
que
nuestra
empresa
facturará,
así
como
la
apertura
de
un
nuevo
año
de
facturación
• Razones
sociales:
Registro
de
las
diferentes
razones
sociales
con
las
que
nuestra
empresa
o
grupo
emitirá
facturas.
2.1 Series
y
años
fiscales
Para
insertar
una
nuevo
años
fiscal
y
las
series
asociadas
de
facturación
acudimos
a
Mis
datos
à
Series
y
años
fiscales
y
clicamos
en
insertar
un
nuevo
registro
Ilustración
1
Formulario
de
inserción
de
año
fiscal
y
series
asociadas
Expliquemos
cada
uno
de
los
campos:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

4. 4
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
-­‐ Año:
nuevo
año
fiscal
-­‐ Series
de
facturación:
En
este
campo
debemos
especificar
todas
las
posibles
series
que
utilizaremos
para
facturar,
separadas
por
comas.
-­‐ Serie
de
facturación:
Serie
por
defecto
para
las
facturas.
Se
actualiza
automáticamente
con
los
valores
insertados
en
el
campo
Series
de
facturación
-­‐ Serie
de
abono:
Serie
por
defecto
para
los
abonos.
Se
actualiza
automáticamente
con
los
valores
insertados
en
el
campo
Series
de
facturación
-­‐ Una
vez
rellenos
todos
los
campos
bastará
con
que
cliquemos
en
2.2 Razones
sociales
Representan
los
datos
fiscales
de
las
diferentes
empresas
con
las
que
podamos
facturar.
Es
común
que
un
mismo
grupo
o
empresa
tenga
diferentes
razones
sociales
con
las
que
emitir
facturas.
El
formulario
de
inserción
contiene
los
datos
de
facturación
y
de
contacto
que
posteriormente
serán
usados
en
la
factura.
Ilustración
2
Formulario
de
inserción
de
Razón
Social
Posteriormente,
en
cada
factura
deberemos
seleccionar
la
razón
social
con
la
que
emitirla.
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

5. 5
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
3. Clientes
3.1 Empresas
Empresas
cliente
a
las
cuales
emitir
facturas.
Contienen
información
de
contacto
y
de
facturación.
Las
empresas
tienen
un
colaborar
asociado
de
nuestra
empresa.
Su
ficha
de
inserción
es
muy
intuitiva:
Destacar
que
el
campo
“sector”
se
puede
gestionar
también
por
Globalgest.
EL
usuario
con
permisos
podrá
editar
,
borrar,
o
insertar
nuevos
sectores
de
empresa:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

6. 6
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Al
igual
que
el
resto
de
entidades
de
Globalgest,
podremos
asociarle
notas
a
las
empresas
al
clicar
el
icono:
O
también
enviar
un
SMS
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

7. 7
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
3.2 Clientes.
Del
mismo
modo
que
las
empresas,
podremos
facturar
directamente
a
clientes,
pacientes
o
compañías
de
seguros
dependiendo
de
los
módulos
activos.
Por
ejemplo,
para
el
caso
de
los
clientes
el
sistema
cogerá
los
datos
de
facturación
establecidos
en
la
ficha
del
mismo:
Ilustración
3
Datos
de
facturación
del
cliente
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

8. 8
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
4. Emisión
de
facturas
Globalgest
hace
que
el
proceso
de
emisión
de
facturas
sea
lo
más
sencillo
y
automatizado
posible.
Una
vez
configurada
la
facturación,
la
emisión
de
una
nueva
factura
consistirá
en:
-­‐ Ir
a
Menú
à
Facturación
à
Facturas
-­‐ Insertar
un
nuevo
registro
4.1 Formulario
de
inserción
El
formulario
de
inserción
de
una
factura
está
formado
por
lo
siguientes
bloques:
Información
principal
Debemos
establecer
datos
como
Razón
Social
emisora,
año
y
serie
de
facturación
(previamente
configurados),
fecha,
forma
de
pago
y
la
información
que
aparecerá
en
el
pie
de
la
factura:
Cliente
Razón
social
a
la
cual
emitiremos
nuestra
factura.
Una
vez
seleccionado
el
tipo
de
cliente
y
cliente
los
datos
de
facturación
se
importarán
automáticamente.
Sin
embargo
siempre
podremos
modificarlos
e
importarlos
de
nuevo
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

9. 9
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Productos
Posteriormente
deberemos
indicar
los
productos
consumidos.
El
sistema
ha
sido
diseñado
según
la
propuesta
de
establecer
agrupación
por
categorías:
Estas
categorías
son
las
que
previamente
hemos
definido
para
los
productos.
La
división
por
categorías
mejora
notablemente
la
usabilidad
del
sistema.
Además
de
la
inserción
de
productos
usando
el
buscador
como
en
el
ejemplo
anterior,
también
podemos
usar
el
botón
lupa
.
Así,
si
queremos
asociar
a
la
factura
un
producto
dentro
de
la
categoría
Web,
clicamos
en
la
lupa
y
lo
seleccionamos
dentro
de
nuestros
desplegable:
Una
vez
que
cliquemos
en
la
entrada
deseada,
el
producto
se
añadirá
al
borrador
de
factura:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

10. 10
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
En
la
línea
de
producto
podremos
seleccionar
mediante
el
botón
al
colaborador
responsable
de
la
venta,
para
poder
usarlo
posteriormente
en
informes
de
rendimiento
(ventas
por
comercial
por
ejemplo).
Además
podremos
establecer
unidades,
descuentos
y
tipo
de
IVA
aplicable.
Por
ejemplo
podemos
tener
los
siguientes
productos:
Vemos
como
el
producto
formación
no
tiene
IVA
aplicado
estableciendo
0%
en
la
penúltima
casilla.
Totales
Por
último
nos
encontramos
con
el
grupo
totales
en
donde
se
realizan
los
cálculos
agrupados:
EL
único
parámetro
que
podremos
modificar
es
la
RETENCIÓN
aplicable
(15%
para
autónomos
por
ejemplo).
Finalmente
clicaremos
el
botón
para
almacenar
la
factura
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

11. 11
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
4.2 Emisión
e
impresión
de
facturas
Impresión
Una
vez
guardada
la
factura,
esta
pasará
a
estado
borrador.
En
estado
borrador
vemos
como
nos
aparecen
nuevos
iconos
en
el
sistema:
EL
primero
de
ellos
nos
permite
obtener
una
versión
PDF
imprimible
de
la
factura.
Así,
si
clicamos
en
este
botón
tenemos
el
siguiente
resultado
:
La
parte
inferior
de
la
factura
contiene
los
datos
totales
y
el
texto
del
campo
“otros”:
Emisión
de
facturas
Para
emitir
una
factura
bastará
con
que
cliquemos
en
el
icono
.
El
sistema
mostrará
una
advertencia:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

12. 12
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
La
emisión
de
factura
numera
automáticamente
la
factura
y
posibilidad
la
asociación
de
pagos
para
el
cobro
de
la
misma.
Así
una
vez
emitida
la
factura,
podemos
apreciar
en
el
PDF
como
aparece
numerada:
4.3 Configuración
del
PDF
de
eFactura
Las
facturas
generadas
por
Globalgest
pueden
ser
personalizadas
con
los
siguientes
aspectos:
Textos
lateral
y
de
pié
La
personalización
de
los
textos
se
realiza
a
través
del
botón
“Parámetros
de
módulo”
presente
en
el
menú.
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

13. 13
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Al
clicarlo
podremos
establecer
los
valores
de
dicho
texto
editando
las
variables
correspondientes:
Logotipo
Los
archivos
de
logotipo
y
sello
se
configuran
asociándolos
como
documentación
a
la
razón
social
emisora
de
la
factura.
Para
establecer
el
logotipo
de
la
empresa
emisora,
nos
vamos
a
la
ficha
de
la
misma
(Menú
principalà
Mis
datos
à
Razones
Sociales)
y
subimos
el
archivo:
Sellos
Cuando
clicamos
en
el
botón
de
PDF
(ojo
en
la
ficha
sólo),
ahora
aparece
un
cuadro
de
diálogo:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

14. 14
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Como
vemos
tenemos
que
seleccionar
el
archivo
que
queremos
incluir
como
sello.
En
nuestro
caso,
podemos
ver
cómo
en
Photoshop
se
puede
realizar
uno
de
forma
sencilla:
Una
vez
terminado,
tenemos
que
asociar
el
archivo
como
documentación
en
la
razón
social,
clicamos
en
documentación
y
posteriormente
en:
Usamos
el
formulario
para
asociarlo:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

15. 15
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
De
este
modo
,
el
cuadro
de
diálogo
nos
muestra
todos
los
archivos
asociados
a
dicha
razón
social.
Seleccionamos
el
que
queramos:
Y
el
sistema
automáticamente
nos
lo
añade
(incluso
con
una
pequeña
rotación)
También
se
pueden
buscar
en
Internet
Sellos
como
el
de
contabilizado
que
al
seleccionarlos
queda
muy
bien:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

16. 16
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Los
sellos
de
empresa
que
aparecerán
en
la
parte
inferior
de
la
eFactura,
al
poder
ser
varios,
se
introducen
como
documentación
5. Control
de
cobros
Globalgest
permite
llevar
un
registro
de
los
cobros
relacionados
con
las
facturas.
De
este
modo,
el
sistema
podrá
generar
alertas
e
informes
que
nos
ayuden
a
llevar
un
control
de
facturas
pagadas
y
pendientes
Globalgest
usa
una
Leyenda
de
Colores
para
indicar
el
cobro
o
no
de
las
facturas:
Ilustración
4
Leyenda
de
colores
para
el
estado
de
cobro
de
las
facturas
El
módulo
de
gestión
de
cobros
se
encuentra
ubicado
en
el
grupo
funcional
“Facturación”;
Para
insertar
un
nuevo
cobro
y
relacionarlo
con
una
factura
nos
vamos
a
y
accedemos
al
formulario
de
inserción
del
cobro.
En
la
inserción
de
un
cobro
asociado
a
una
factura
podemos
considerar
dos
casos:
-­‐ Cobro
completo
de
la
factura:
Globalgest
considerará
la
factura
como
pagada
-­‐ Cobro
parcial
de
la
factura
:
Globalgest
no
considerará
la
factura
como
pagada
pero
calculará
de
forma
automática
el
remanente
pendiente
de
abono
5.1 Cobro
completo
En
el
caso
de
que
queramos
establecer
el
cobro
completo
de
una
factura
bastará
con
que
introduzcamos
un
valor
igual
o
superior
al
total
de
la
factura
seleccionada.
Podemos
apreciar
en
el
gráfico
como
Globalgest
por
usabilidad
muestra
en
pantalla
el
valor
de
la
factura:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

17. 17
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Una
vez
insertado
el
cobro,
la
factura
aparecerá
como
pagada:
5.2 Cobros
parciales
EL
cobro
de
una
factura
puede
establecerse
mediante
sumas
de
cobros
parciales.
Esto
es,
Globalgest
permite
establecer
una
cantidad
inferior
al
total
de
la
factura.
Así
para
la
factura
A-­‐
0002
podemos
establecer
dos
cobros
independientes:
Cobro
1:
50€
Tal
y
como
observamos,
el
sistema
obtiene
el
remanente
de
forma
automática
Cobro
2:
44.25
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

18. 18
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Así,
el
sistema
tendrá
ahora
las
dos
facturas
como
pagadas,
pero
una
de
ellas
con
dos
cobros
asociados:
Además
clicando
en
el
acceso
directo
presente
en
el
listado
y
en
la
ficha
de
las
facturas,
obtendremos
un
listado
personalizado
de
los
cobros:
6. Proveedores
Empresas
proveedoras
de
nuestro
negocio.
En
la
ficha
de
inserción
deberemos
registros
los
datos
fiscales
y
de
contacto:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

19. 19
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
7. Facturas
soportadas
Este
módulo
permite
registrar
las
facturas
que
nuestros
proveedores.
De
este
modo,
no
sólo
podremos
obtener
informes
de
ganancias
cruzando
los
datos
con
el
repercutido
(facturas
emitidas),
sino
que
podremos
obtener
de
forma
automática
los
valores
de
los
impuestos
como
por
ejemplo
el
IVA
o
las
retenciones.
Para
acceder
al
control
de
Soportado
debemos
ir
al
menú
principal
à
Facturación
à
Soportado
El
formulario
de
inserción
presenta
el
siguiente
aspecto:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

20. 20
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
Tal
y
como
podemos
observar
en
la
pantalla
anterior
es
necesario
introducir:
-­‐ Factura:
Conexión
con
módulo
de
documentación
para
la
asociación
de
la
factura.
-­‐ Razón
social:
Empresa
que
soporta
la
factura
-­‐ Proveedor:
Empresa
emisora
de
la
factura.
Conecta
con
el
módulo
de
proveedores.
-­‐ Número
de
factura
-­‐ Base
imponible
-­‐ Porcentaje
de
IVA
-­‐ Porcentaje
de
retención.
Para
subir
al
sistema
la
factura
bastará
con
que
cliquemos
en
el
botón
,
y
seleccionamos
el
archivo
a
añadir.
Automáticamente
Globalgest
mostrará
una
barra
de
progreso
hasta
que
el
archivo
esté
subido
totalmente:
Una
vez
insertada,
la
ficha
queda
de
la
siguiente
manera:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

21. 21
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
8. Control
de
pagos
Este
módulo
gestiona
los
pagos
de
nuestra
empresa
para
abonar
las
facturas
soportadas.
AL
igual
que
en
el
control
de
cobros
Globalgest
muestra
para
el
soportado
una
leyenda
de
colores:
En
rojo
se
muestran
las
facturas
pendientes
de
pago
y
en
verde
las
abonadas.
Para
registrar
en
el
sistema
un
pago
debemos
ir
al
módulo
Pagos
à
Insertar
nuevo
registro:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros

22. 22
Globalgest
-­‐
Ventas
y
Compras
En
dicho
formulario
seleccionamos
la
factura
soportada
y
la
cantidad
abonada.
Al
igual
que
en
el
control
de
cobros,
podremos
realizar
pagos
parciales
de
factura.
En
este
caso
,
tal
y
como
se
aprecia
en
la
figura
anterior,
la
factura
ha
sido
abonada
por
completo
y
por
tanto
aparecerá
en
verde
en
nuestro
listado
de
soportado:
Además,
clicando
en
el
icono
Globalgest
mostrará
un
listado
de
pagos
realizados
sobre
esa
factura:
Globalgest
www.globalgesterp.com
Facturación
y
control
de
cobros