Memorial Cardaropoli Lingotto Fiere Torino 3 e 4 febbraio 2023 La gestione del tempo workshop per il personale di segreteria di davis cussotto

1. Davis Cussotto
gestire il tempo nello studio odontoiatrico
workshop per il personale di segreteria
sabato 4 febbraio 2023
TORINO centro congressi del Lingotto
sala Parigi ore 11,15 - 13,00

2. Davis Cussotto
davis@cussotto.it
Odontoiatra Libero professionista in Asti
Giornalista
Odontoiatria33 e Dental Cadmos

3. le slide
le trovate
facebook
@daviscussotto

4. di cosa parliamo
1. time management
2. agenda clinica e di segreteria
3. la presa dell’appuntamento
4. tools per risparmiare tempo

5. time management
un po di storia attraverso le parole
antica Roma
Otium (studio, cura del corpo…)
Neg Otium l’attività gli affari
Nella Firenze dei Medici
anonimo commerciante cita il tempo come dimensione necessaria per il commercio

6. salute
economia
perchè
gestire il tempo

7. lo stress al lavoro =
situazione prolungata di tensione
non è una malattia
può causare malattie
lo stress al lavoro deriva da
carenze :
organizzative
flussi comunicativi interni
gestione del tempo
SALUTE

8. homework:
calcola il costo orario COR del tuo studio
C indiretti somma:
leasing, mutui, affitti
stipendi e oneri
TAX: irpef, irap,tributi locali
commercialista, consulente lavoro
utenze: energia, telefonia
assicurazioni e spese bancarie
H (tempo) dividi:
ore apertura studio/ anno
C 114.000 € :
H 1.900 H
—---------------
COR 60 €/H
ECONOMIA

9. COR 60 € / H
!!!!!!!!!!

10. il servizio di cure odontoiatriche è una organizzazione
il tempo è la dimensione in cui si realizza la produttività:
(in fisica è una grandezza fondamentale)
produttività è l’insieme di
Efficacia = gli obiettivi prefissati ( es: le terapie programmate in agenda per
oggi)
Efficienza = obiettivo raggiunto con le risorse minime possibili
(programmazione,allestimento attrezzature, riordino)

11. di cosa parliamo
1. time management
2. agenda clinica e di segreteria
3. la presa dell’appuntamento
4. tools per risparmiare tempo

12. Gestione tempo fattore economico
àgere (dal latino) gerundivo : AGENDA = fare , cose da fare
implica l’atto dello scrivere
una lista di cose da fare.
perchè scrivere:
A rilassa poichè delego al foglio (analogico o digitale)
B lo scritto è “una regola” un riferimento per misurarci e motivare o motivarsi
C aiuta a non dimenticare

13. agenda di segreteria
contiene i dati amministrativi
contabili, fiscali, progetti e attività
agenda clinica
appuntamenti

14. Contenuti agenda di segreteria (n elementi):
1 Entrate
entrate di cassa o di banca e visto giornaliero
emissione fatture pazienti bonifici ricevuti
Gestione dei crediti
2 Uscite
emissione bonifici: stipendi, consulenti,
collaboratori
versamenti ritenute d'acconto
spese condominiali
INPS IRPEF IRAP ICI IMU IVA
Ricevute bancarie
leasing
utenze
l’agenda di segreteria è uno
strumento di management

15. Contenuti agenda di segreteria:
3 Fornitori
rapporti con fornitori e rappresentanti
rapporto con le banche
Consulente del lavoro e
commercialista
Odontotecnici
tenuta del registro prescrizioni
manufatti protesici
rapporti con i manutentori

16. Contenuti agenda di segreteria:
4 altri adempimenti
aggiornamento degli ordini del giorno mansionari
procedure eseguite all'interno dello studio
Adempimenti e obblighi relativi al DGPR
Prenotazione corsi congressi e webinar per aggiornamento

17. Contenuti agenda di segreteria:
5 magazzino
lista materiali da acquistare
scelta nuovi prodotti
ordini ai fornitori
6 Attività di benchmarking
Indagini di mercato su prezzi
materiali attrezzature
confronto delle offerte
Rapporto qualità-prezzo
Previsioni di consumo
Scadenze

18. di cosa parliamo
1. time management
2. agenda clinica e di segreteria
3. la presa dell’appuntamento
4. tools per risparmiare tempo

19. agenda clinica 10 aspetti funzionali per fissare l’appuntamento
1 appuntamenti impegnativi quando il team ha più energie
2 tempi morti, fisso rimozioni suture o controlli rapidi in una seconda sala durante
la latenza anestesiologica ..
3 interventi a più alto consumo di strumenti inizio giornata per avere il giusto
tempo di sterilizzazione

20. agenda clinica 10 aspetti funzionali per
fissare l’appuntamento
4 pianificazione lunga per eseguire più interventi
nella stessa seduta; per i pazienti con PT complessi
fissare una serie di appuntamenti…
5 equilibrio: evito raffica di appuntamenti brevi o
appuntamenti impegnativi troppo ravvicinati
6 predicibilità: se per un composito standard occorrono
45 minuti, in un paziente special need occorre un tempo
+ lungo

21. agenda clinica 10 aspetti funzionali per fissare l’appuntamento
7 probabilità : di finire prima su un paziente cerco di anticipare il successivo
8 adeguatezza carico stressogeno
9 desaturazione del tempo:
spazi liberi per urgenze
10 personalizzazione tempi operativi
di ogni operatore

22. attività legate alla produttività: riempire i buchi!
1 lista Jolly
contiene pazienti in attesa con disponibilità di orario
( agenda di Studio)
2 revisione giornaliera sbadati
monitoraggio pagamenti
3 profili lavorativi degli operatori
a media lunga scadenza (6/12 mesi)

23. Appuntamento la telefono: fraseologia
riconoscibilità operatore
cordialità
professionalità
qual’è il motivo della visita dal dottore?
quando è stato da noi l’ultima volta?
è inviato dal suo medico o da un nostro paziente?
Qual’è la sua disponibilità di orario? Mi lasci il suo recapito telefonico!
Le consiglio di portare gli esami in suo possesso
Le raccomando di venire 15 minuti prima
La informa che il costo della visita dipende dalla complessità della stessa,
dall’esecuzione di esami e può variare da a …a…
Sa come raggiungerci?
Ci vediamo venerdì 13 alle ore 13…
la ringrazio per la disponibilità e le auguro buona giornata

24. triage telefonico : urgenza?
A urgenza soggettiva per il paziente
B urgenza oggettiva
Esempio:
Anna chiama e lamenta mal di denti da qualche giorno;
domanda
il dolore è continuo e insorge spontaneamente o è
provocato da stimoli (caldo, freddo, masticazione)?
Nel primo caso urgenza oggettiva (pulpite?)
Nel secondo U soggettiva colletto, ipersensibilità etc
altre domande:
ha una protesi rimovibile? è gonfio?
ha avuto un trauma?

25. Urgenze Dentali tout court fonte ADA
1) Pulpite acuta dolente.
2) Osteite post-estrattiva.
3) Disodontiasi di un terzo molare.
4) Ascesso con dolore e tumefazione.
5) Frattura dentale con dolore e trama dei tessuti molli.
6) Trauma dentale con avulsione o lussazione.
7) Trattamento dentale richiesto prima di terapie mediche critiche.
8) Cementazione definitiva di ponti o corone nel caso in cui il provvisorio è
andato smarrito o fratturato o ci si trova in presenza di una irritazione
gengivale.

26. Urgenze Dentali tout court fonte ADA
9) Biopsia di una lesione sospetta.
10) Dolore per carie dentale estesa o per perdita di un restauro.
11) Rimozione di sutura.
12) La riparazione o il ritocco di una protesi rimovibile.
13) L’adattamento di una protesi rimovibile in un paziente oncologico in
radioterapia.
14) Il rifacimento di un’otturazione provvisoria in un paziente in terapia
endodontica con pregresso dolore ed ascesso.
15) Dolore e irritazione della mucosa orale da bracket , filo ortodontico e piersing.
16) sanguinamento profuso

27. motivare alla puntualità
rispettando la puntualità
mi scuso per il ritardo

28. richiami e agenda

29. di cosa parliamo
1. time management
2. agenda clinica e di segreteria
3. la presa dell’appuntamento
4. tools per risparmiare tempo

30. reading

31. Monica e la coroncina provvisoria
Immaginiamo che due studi odontoiatrici: dr Rossi “livello organizzativo caotico” e dr Bianchi “ livello
organizzativo sistematico”, ricevono la stessa telefonata di Monica.
Monica rientra da un viaggio di lavoro e ha perso la coroncina provvisoria su 11 e questo la rende di umore
pessimo! L’appuntamento per l’impronta del definitivo su 11 è fissata a tre settimane per motivi parodontali.
Primo scenario studio dr Rossi. :( Carla la segretaria del dr Rossi riceve la telefonata di Monica. Non
ricorda che la paziente è in cura. Annaspa cercando nel database ma non trova immediatamente le informazioni
che la riguardano. Monica si sente trascurata e offesa, rinfaccia a Carla che i suoi genitori sono in cura da una vita
dal dr Rossi. Pretende di essere vista il giorno successivo per riavere il provvisorio andato distrutto…..
Secondo scenario studio dr Bianchi. :) Martina la segretaria del dr Bianchi riceve la telefonata di Monica
mentre parla con Monica al telefono trova immediatamente le informazioni nel database, scopre che è in cura,
che il provvisorio su 11 è stato fatto con una impronta digitale e che il giorno successivo è il compleanno di Monica.
Risponde: Le anticipo l’appuntamento che aveva il …. a domani stesso; ora chiamo l’odontotecnico e le farò
trovare un nuovo provvisorio per domani in modo che possa festeggiare il suo compleanno. Auguri fin da ora. Mi
saluti la mamma Rosa e il papà Alfonso.
cd

32. 1. Software gestionale
2. google calendar o
agenda di mac
3. WhatsApp business
4. Asana
5. Loom

33. Il software gestionale: caratteristiche modulari
I programmi gestionali presenti sul mercato si articolano per lo più in otto aree operative
1) La cartella clinica: gestire lo storico degli interventi effettuati al paziente il piano di
trattamento, il preventivo.
2) La scheda contabile: gestisce la fatturazione, la prima nota e il controllo dei pagamenti
3) L'agenda: disponibile per uno più operatori. Si associa a sistemi reminder appuntamenti
con messaggi testuali. I software più evoluti consentono al paziente la presa appuntamento on
line 24/24.
4) La gestione documentale e la de materializzazione: sono sistemi che attraverso
l'acquisizione della firma elettronica del paziente consentono di eliminare l'archivio cartaceo
gestendo i documenti in formato digitale e mantenendone il pieno valore legale.

34. 5) La gestione Immagini e delle radiografie digitali: consente di avere a portata di mouse
l'archivio delle fotografie, radiografie, ed oggi anche modelli 3D delle arcate dentali.
6) I sistemi di back up a distanza: per proteggere i dati e salvarne una copia sui server del
fornitore.
7) Management: sono una serie di utility che forniscono dati in tempo reale sull'andamento
economico finanziario (costi, percentuali prime visite, accettazione pei piani di trattamento,
insoluti, etc). Sono importanti per monitorare l'andamento economico servono da supporto
decisionale.
8) Servizi Marketing: si realizzano utilizzando le App per restare in contatto con il paziente
attraverso gli smartphone, l'animazione sul web (sito, social), i servizi avanzati per la sala
d'attesa.

35. google calendar & agenda mec
gratuito
personalizzabile
backup in cloud automatico
fruibile da laptop smart device

37. gestire il lavoro in team
progetti
attività
https://www.studiosamo.it/

39. di cosa abbiamo parlato
1. time management
2. agenda clinica e di
segreteria
3. la presa dell’appuntamento
4. tools per risparmiare tempo

40. le slide
le trovate su
facebook
davis@cussotto.it
grazie per l’attenzione