.

1. 1
2
2
3
4
5
5
6
7
11
11
12
12
12
13
13
13
14
23
23
Spis treści
Spis treści
Dowody księgowe - czas na szczegóły
Ogólne wymagania stawiane dowodom księgowym
Wymagania stawiane dowodom własnym dokumentującym sprzedaż – zasady ogólne
Wymagania stawiane dowodom własnym dokumentującym zakup
Dowód wewnętrzny
Dowody przesunięć
Przykłady dowodów księgowych
Faktura VAT
Elementy faktury – wyliczenie podatku od kwoty brutto
Faktura uproszczona
Sprzedaż zwolniona od podatku
Pomyłki w fakturach
Faktura i nota korygująca
Zaginięcie lub zniszczenie faktury, korekty lub noty
Paragony
Rachunek
Dokumentowanie kosztów i przychodów w przypadkach szczególnych w przykładach
Powiązanie dokumentów z zapisami w księdze
Inne dowody księgowe
1 / 23

2. Dowody księgowe - czas na szczegóły
Rozwinę w tej lekcji temat dowodów księgowych, o których wspomniałem już lekcji nr 4. Lekcja ta poświęcona była
sposobom podziału i systematyki dowodów księgowych, nie pokazywaliśmy w niej jednak przykładów dokumentów
księgowych. Dzisiaj przyszedł czas na szczegóły.
Pamiętajmy, że dowód księgowy to dokument, który stwierdza rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlega
ewidencji księgowej. Taki dokument stanowi podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego.
Na razie obowiązuje zasada, że podstawą dokonania zapisu w księgach powinien być prawidłowo sporządzony dowód
księgowy. Zasada ta w dalszym ciągu ma oczywiście zastosowanie, jednak linia orzecznicza w ostatnim czasie pokazuje,
że dla zarachowania jakiegoś zdarzenia gospodarczego decydujące znaczenie ma fakt, czy miało ono istotnie miejsce i czy
podatnik, który z tego zdarzenia wywodzi dla siebie skutki, potrafi to skutecznie udowodnić. Jeśli tak jest, to nawet
udokumentowanie operacji dowodem księgowym, który nie spełnia wszystkich wymagań, nie dyskwalifikuje możliwości
uznania tej operacji za zaszłą – czasami dokonanie takiego wpisu bez właściwego dowodu księgowego może być nawet
konieczne, aby nie narazić się na zarzut wadliwego prowadzenia PKPiR.
Dlaczego o tym piszę?
Otóż, zdecydowanie lepiej jest dbać o to, aby wszystkie operacje zostały udokumentowane prawidłowym dowodem
księgowym. W praktyce gospodarczej może się jednak zdarzyć, że prowadzący PKPiR (dla siebie lub usługowo) będzie
musiał rozstrzygnąć dylemat: czy ująć np. jako koszt wydatek lub przychód, który bezsprzecznie miał miejsce i jest związany
z prowadzoną działalnością, a nie ma dla niego odpowiedniego dokumentu księgowego, czy też operację tę pominąć.
W każdej z tego typu spraw do rozstrzygnięcia należy podchodzić indywidualnie (pamiętając o tym, że przychody musimy
ewidencjonować bezwzględnie, podobnie jak zakup towarów, materiałów itp.). Jeżeli jednak mimo braku właściwego
dowodu księgowego uznacie za celowe i konieczne ujęcie operacji w PKPiR, musicie zadbać o to, aby udokumentować ją
dokumentami pomocniczymi, dobrze opisującymi i poświadczającymi daną operację.
Orzeczenia sądów pokazują, że w takich przypadkach podatnik wygra sprawę z fiskusem – należy jednak mieć
świadomość, że do sporu na pewno dojdzie. Z powodów oczywistych prezentowane w ostatnich wyrokach stanowisko
sądów nie budzi entuzjazmu aparatu skarbowego. A ponieważ w Polsce nie obowiązuje system prawa precedensowego, nie
możemy dla osiągnięcia swoich celów powoływać się na wyroki w indywidualnych sprawach innych podatników.
Kończąc ten wstęp, zachęcam jednak do tego, aby dokładać starań zmierzających do dokumentowania wszystkich operacji
mających wpływ na ustalenie zobowiązania podatkowego prawidłowymi dokumentami księgowymi – spór z administracją
podatkową to zawsze kłopot.
Ogólne wymagania stawiane dowodom księgowym
Rozporządzenie w sprawie PKPiR zawiera szczegółowe zapisy określające rodzaj dowodów księgowych, jakich można
używać w celu dokumentowania operacji gospodarczych, oraz podstawowe wymagania, jakie muszą one spełniać.
Jako dowody księgowe rozporządzenie wskazuje:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) inne dowody (tzw. dowody wewnętrzne), wymienione w rozporządzeniu stwierdzające fakt dokonania operacji
gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli
data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w
jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi
na jego podstawie.
Jako dowody księgowe w rozporządzeniu wskazano również:
a) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
b) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu
2 / 23

3. obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
c) dowody przesunięć,
d) dowody opłat pocztowych i bankowych,
e) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat,oraz dokumenty zawierające dane
wymienione powyżej w punkcie 2 lit. a do d,
f) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p
ustawy o pdof, zawierające co najmniej:
datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub
zwiększenia przychodów,
wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu,
stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami
dokonanymi bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
podpis osoby sporządzającej dokument.
Język dowodu i dowody w walucie obcej
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne
jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej
tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym
w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym
. Wynik
przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Wymagania stawiane dowodom własnym dokumentującym sprzedaż –
zasady ogólne
W praktyce gospodarczej posługiwać się będziemy wieloma rodzajami dokumentów księgowych. Wśród nich znajdować się
będą dowody księgowe, które w firmie prowadzącego PKPiR będą dokumentowały sprzedaż. Zastanówmy się, na co
powinniśmy zwrócić uwagę, kontrolując takie dokumenty.
Po pierwsze, istnieje grupa dokumentów sprzedaży, dla których wymagania określone zostały w innych niż rozporządzenie
PKPiR przepisach. Najczęściej spotykane są dokumenty używane w obrocie przez czynnych podatników VAT – faktury VAT
różnego rodzaju, faktury korygujące i noty korygujące (za chwilę będę te wymagania opisywał).
Po drugie, dokumentując sprzedaż własną, musimy pamiętać o tym, że wolno nam wystawić dokument, który jest właściwy
dla naszego statusu podatkowego. Podatnik VAT (nawet korzystający ze zwolnienia ze względu na wysokość obrotów),
dokumentując sprzedaż towarów i usług, poproszony przez kontrahenta o fakturę posługuje się fakturą VAT (wpisując na
fakturze stawkę podatku zw. - zwolniony). Podatnicy nie uprawnieni do wystawienia faktury VAT powinni wystawić
rachunek.
Ordynacja podatkowa (wyciąg)
Rozdział 12
Rachunki
Art. 87 § 1. Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność
gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie
sprzedaży lub wykonanie usługi.
§ 2. Obowiązek wystawienia rachunku, o którym mowa w § 1, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i
zwierzęce pochodzące z własnej uprawy, hodowli lub chowu, nieprzerobione lub nieprzetworzone sposobem
przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży poza obrębem uprawy,
hodowli lub chowu, z wyjątkiem sprzedaży na targowiskach, o których mowa w art. 20 ust. 1c pkt 3 lit. b ustawy z 26 lipca
1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
§ 3. Podatnicy wymienieni w § 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają
rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia
rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od
dnia zgłoszenia żądania.
3 / 23

4. § 4. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia
wydania towaru lub wykonania usługi.
§ 5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być
zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę
usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji.
Art. 88 § 1. Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w
kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków.
Każdy dokument księgowy własny powinien zawierać precyzyjne i jednoznaczne określenie wystawcy, datę wystawienia
oraz datę lub okres operacji gospodarczej – jeśli są inne niż data wystawienia. Opis przedmiotu operacji powinien
umożliwiać jednoznaczne jej zidentyfikowanie w przyszłości, np. zapis typu „W. wł. B18” nie spełnia takiego warunku, zapis
„Wykładzina włoska – symbol B18” już tak.
Pamiętajmy również, żeby definiować jednostki miary na dokumentach sprzedaży, jeżeli w takich jednostkach sprzedajemy.
W przyszłości umożliwi to kontrolę wewnętrzną dokumentów i zidentyfikowanie ewentualnych błędów.
Uwaga! Dokument księgowy powinien być czytelny. Dokument księgowy zalany, wyblakły, zawierający przebarwienia
uniemożliwiające odczytanie kluczowych informacji zostanie zakwestionowany. Jeżeli trafisz na taki dokument, postaraj się o
duplikat.
To ogólne wymogi stawiane dokumentom własnym dokumentującym sprzedaż. Za chwilę omówię wymagania szczegółowe,
ale przedtem:
Wymagania stawiane dowodom własnym dokumentującym zakup
O ile dokumenty księgowe, których zadaniem jest dokumentowanie sprzedaży, są dość dokładnie określone,
sformalizowane i jednolite w większości firm (to głównie faktury, rachunki, noty księgowe – w wyjątkowych przypadkach), o
tyle rodzajów dokumentów, którymi możemy udokumentować zakupy, jest wiele.
Spójrzmy jeszcze raz na wybrane przepisy rozporządzenia:
(…) inne dowody (tzw. dowody wewnętrzne), wymienione w rozporządzeniu stwierdzające fakt dokonania operacji
gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której
dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli
data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w
jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
(…) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat,oraz dokumenty zawierające dane
wymienione powyżej w lit. a do d.
Zauważcie, że rozporządzenie pozostawia dużą swobodę, wskazując jako dokumenty księgowe inne dokumenty, które
sporządzimy sami lub we współpracy ze sprzedawcą, pamiętając o tym, aby określić dokładnie i jednoznacznie wskazane w
lit. a do d elementy. Jakie to będą dokumenty? Przykładowo umowa zakupu od osoby fizycznej rzeczy z przeznaczeniem
na towar handlowy, protokół nieodpłatnego przekazania towaru handlowego (darowizny), umowa kupna-sprzedaży
samochodu osobowego, umowa najmu lokalu od osoby fizycznej itp.
Studiując przepisy rozporządzenia, zauważycie, że tak naprawdę każdą operację gospodarczą jesteśmy w stanie
prawidłowo udokumentować, wybierając po prostu odpowiedni typ dowodu księgowego. Jeśli nie wierzycie, wykonajcie
poniższe ćwiczenie.
Ćwiczenie
Przeczytaj rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR w części dotyczącej dowodów księgowych. Spróbuj określić
operację gospodarczą, która może zaistnieć w praktyce gospodarczej, będzie miała wpływ na przychód lub koszt uzyskania,
4 / 23

5. a której nie będzie można poprawnie udokumentować zgodnie z przepisami rozporządzenia.
Dowód wewnętrzny
Już wiecie, że dowodami księgowymi mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej
zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem – tak zwane dowody wewnętrzne.
Z nazewnictwem dowodów wewnętrznych jest pewien problem. Otóż, autorzy rozporządzenia używają tego określenia dla
konkretnego rodzaju dowodu, który dokumentuje wskazane wyraźnie operacje zakupu, a jednocześnie w rozporządzeniu
pojawia się pojęcie dowodu wewnętrznego również w innych sytuacjach.
Można powiedzieć, że mamy do czynienia z dwoma rodzajami dowodów wewnętrznych. Nazywamy tak dokument, który
będzie służył do dokumentowania nabyć w ściśle wskazanych przypadkach, ale określamy tak również dokumenty, które
wytworzymy sami w celu udokumentowania operacji gospodarczej wewnątrz firmy (typowym przykładem będzie np. dowód
przesunięcia, o którym za chwilę – jest on typowym dokumentem wewnętrznym).
Zacznijmy od dowodu wewnętrznego jako dowodu, który służy jako dokument własny dokumentujący zakup.
Rozporządzenie ściśle definiuje przypadki, w których możemy go sporządzać i używać dla dokumentowania kosztów.
Dowody takie mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych
sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów
roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin
zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez
podatnika,
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży
służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali
nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w
części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący
całość opłat na te cele,
8) opłat sądowych i notarialnych,
9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w sytuacji gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi
danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z
parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Jak widzisz, gama przypadków, w których stosować będziemy dowód wewnętrzny, jest szeroka.
Uwaga!
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu
podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny
zawierać co najmniej następujące dane:
imię i nazwisko,
cel podróży,
nazwę miejscowości docelowej,
liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
stawkę,
wartość przysługujących diet.
Dowody przesunięć
5 / 23

6. W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami
należącymi do tego samego podatnika należy udokumentować to zdarzenie tzw. dowodami przesunięć. Dowody te
sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru
lub materiału, a drugi – w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.
Dowód przesunięcia musi zawierać co najmniej:
1. numer kolejny wpisu,
2. datę dokonania przesunięcia,
3. nazwę towarów lub materiałów,
4. ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu.
Uwaga! Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje
tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie
zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.
Przykłady dowodów księgowych
Poniżej znajdują się przykładowe dowody księgowe – na ich podstawie omówimy wymagane przepisami elementy.
Dowód przesunięcia – przykład
Dowód przesunięcia nr 3/5/20xx
FHU Atlas Adam Kowalski
43-100 Tychy
ul. Czarna 13
Data przesunięcia: 27.05.20xx r.
Przesunięcie z:
Hurtownia FHU Atlas, 43-100 Tychy, ul. Czarna 13
Przesunięcie do:
Sklep FHU Atlas, 43-100 Tychy, ul. Budowlanych 16
Nazwa
Jednostka
miary
Ilość
Cena
jednostkowa
Wartość
Czajnik FZ-30 szt. 5 92,00 zł 460,00 zł
Sporządził (podpis) Towar według specyfikacji otrzymałem (podpis)
Jak wspomniałem przed chwilą, wszystkie dowody przesunięć powinny zawierać:
numer kolejny wpisu,
datę dokonania przesunięcia,
nazwę towarów lub materiałów,
ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu.
Wszystkie te elementy można znaleźć na dowodzie powyżej. Dodatkowo na dowodzie znajdują się miejsca na podpisy osób
uczestniczących w operacji – sporządzającego dowód przesunięcia oraz odbierającego. Poświadczanie operacji na
dokumentach imionami, nazwiskami i podpisami powinno należeć do kanonu praktyk wszystkich przedsiębiorców. Jak
bardzo jest to potrzebne, okazuje się zwykle dopiero w momencie sporu.
6 / 23

7. Dowód wewnętrzny – przykład
FHU Jan Nowak, 43-100 Tychy, ul. Opolska 20
Dowód wewnętrzny numer 8/07/20xx
z 12.07.20xx r.
Dotyczy: Towar handlowy zakupiony od osoby fizycznej
Sprzedawca: Andrzej Kowalski, zam. Tychy, ul. Budowlanych 13
W dniu 12.07.20xx r. zakupiono do dalszej odsprzedaży:
Lp. Nazwa Ilość J.m.
Cena
jednostkowa
Wartość
1 Grzyby leśne (kurki) 2 kg 6,00 zł 12,00 zł
Podpis nabywcy Podpis sprzedawcy
Przedstawiony powyżej dowód wewnętrzny zawiera następujące elementy:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub
innego oznaczenia, np. kodu oraz numeru identyfikującego ten dokument (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w
danej grupie rodzajowej),
określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
opis operacji gospodarczej (zakup grzybów leśnych) i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest
wymierny w jednostkach naturalnych (kilogramy),
własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.
Uwaga!
Dowody księgowe powinny spełniać wymagania minimalne. Często jednak celowe będzie dodanie na dowodach
księgowych pozycji, które w razie potrzeby będą służyły celom dowodowym.
W powyższym przypadku do dowodu można dodać np. pozycję: „Zapłatę otrzymałem” opatrzoną podpisem sprzedawcy. W
tym momencie dowód będzie miał dwa cele: udokumentuje zakup towarów handlowych i jednocześnie potwierdzi fakt
zapłaty. W firmach zwykle sporządza się odrębne dokumenty potwierdzające fakt zapłaty (KP, KW), tymczasem można
uniknąć ich sporządzania, odpowiednio konstruując dokumenty księgowe własne.
Faktura VAT
Faktura VAT jest szczególnym dokumentem. Umożliwia ona jej odbiorcy obniżenie zobowiązania podatkowego w VAT lub
odzyskanie VAT w gotówce w niektórych przypadkach. Faktura jest więc pewnego rodzaju substytutem pieniądza – stąd
dokładne określenie wymogów, jakie faktura musi spełniać, zawarte w ustawie o VAT oraz – w przypadkach szczególnych –
w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Ustawa wskazuje elementy niezbędne, które muszą znaleźć się na fakturze, aby została uznana za prawidłową.
Ćwiczenie
Przeczytajcie starannie art. 106–108 ustawy o VAT. Ustawę znajdziecie na stroniewww.sejm.gov.pl w dziale ISAP.
Są to:
1) data wystawienia,
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
7 / 23

8. 4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od
wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,
6) data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa
w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
7) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
8) miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
9) cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
10) kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały
one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży
netto),
12) stawka podatku,
13) suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż
zwolniona od podatku,
14) kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek
podatku,
15) kwota należności ogółem,
16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje
zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 – wyrazy „metoda kasowa”,
17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”,
18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od
wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne
obciążenie”,
18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z 6
marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (obecnie 15 000 zł), obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę
towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej
płatności”;
19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113
ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie
od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie
usług, lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia,
20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwa i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika
sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwa dłużnika oraz jego
adres,
21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwa
lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany
na potrzeby podatku,
22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – data dopuszczenia
nowego środka transportu do użytku oraz:
a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
b) liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których
8 / 23

9. mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c,
23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit.
b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136,
24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości
dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od
wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
W przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 kwota
marży, faktura – w zakresie danych określonych w ust. 1 pkt 1–17 – powinna zawierać wyłącznie dane określone w pkt 1–8 i
15–17, a także wyrazy „procedura marży dla biur podróży”.
W przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę
opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża, faktura – w zakresie danych określonych w ust. 1 pkt 1–17 –
powinna zawierać wyłącznie dane określone w ust. 1 pkt 1–8 i 15–17, a także odpowiednio wyrazy „procedura marży –
towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.
W niektórych przypadkach nie wszystkie spośród powyżej wymienionych elementów faktury będą musiały składać się na jej
treść.
Podsumowując, podatnicy, którzy rozliczają podatek VAT na szczególnych zasadach lub dokonują wymienionych w ustawie
określonych transakcji, mają obowiązek umieszczać na fakturze dodatkowe elementy – zebraliśmy je w tabeli poniżej:
ADNOTACJE DODATKOWE NA FAKTURZE
Podatnicy, którzy muszą
dokonywać na fakturze
dodatkowych adnotacji
Dane, które powinna zawierać faktura (oprócz
danych podstawowych)
Podatnicy rozliczający podatek metodą
kasową (dawniej tzw. faktury MP)
Dodatkowa adnotacja: „metoda kasowa”
Nabywcy wystawiający faktury
w imieniu i na rzecz dostawcy na
podstawie podpisanego porozumienia
Dodatkowa adnotacja: „samofakturowanie”
Podatnicy świadczący usługi turystyki,
dla których podstawę opodatkowania
stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1
ustawy kwota marży
Dodatkowa adnotacja: „procedura marży dla biur
podróży”
Uwaga! Faktura ta nie będzie zawierała danych
związanych ze stawką podatku, podziału sprzedaży
i podatku według stawek, ceny jednostkowej usługi
netto oraz zapisów dot. kwoty rabatów.
Podatnicy sprzedający towary
używane, dzieła sztuki, przedmioty
kolekcjonerskie i antyki, dla których
podstawę opodatkowania stanowi
zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 ustawy
kwota marży
Dodatkowa adnotacja: „procedura marży – towary
używane”, „procedura marży – dzieła sztuki”
lub „procedura marży – przedmioty
kolekcjonerskie i antyki”
Uwaga! Faktura ta nie będzie zawierała danych
związanych ze stawką podatku, podziału sprzedaży
i podatku według stawek, ceny jednostkowej usługi
netto oraz zapisów dot. kwoty rabatów.
9 / 23

10. Podatnicy sprzedający towary
lub świadczący usługi, dla których
obowiązanym do rozliczenia podatku,
podatku od wartości dodanej lub
podatku o podobnym charakterze jest
nabywca towaru albo usługi
Dodatkowa adnotacja: „odwrotne obciążenie”
Podatnicy wystawiający faktury, w
których kwota należności ogółem jest
równa lub wyższa od 15 000 zł,
obejmujących dokonaną na rzecz
podatnika dostawę towarów lub
świadczenie usług, o których mowa w
załączniku nr 15 do ustawy
Dodatkowa adnotacja: „mechanizm podzielonej
płatności”
Podatnicy dokonujący sprzedaży,
zwolnieni od VAT na podstawie art.
113 ust. 1 i 9, art. 43 ust. 1 ustawy lub
przepisów wydanych na podstawie art.
82 ust. 3 ustawy
Wskazanie:
przepisu ustawy albo aktu wydanego
na podstawie ustawy, w myśl którego podatnik
stosuje zwolnienie od podatku
przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku
taką dostawę towarów lub takie świadczenie
usług, albo
innej podstawy prawnej wskazującej na to,
że dostawa towarów lub świadczenie usług
korzystają ze zwolnienia
Uwaga! Faktura może nie zawierać numeru, za
pomocą którego nabywca towarów lub usług jest
zidentyfikowany dla podatku, danych dot. stawki
podatku oraz kwoty podatku od sumy wartości
sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące
poszczególnych stawek podatku.
Organy egzekucyjne, komornicy
sądowi dokonujący dostawy towarów, o
której mowa w art. 18 ustawy
Nazwa i adres organu egzekucyjnego lub imię
i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres,
a w miejscu określonym dla danych podatnika – imię
i nazwisko lub nazwę dłużnika
oraz jego adres
Przedstawiciele podatkowi
wystawiający faktury w imieniu i na
rzecz podatnika
Nazwa lub imię i nazwisko przedstawiciela
podatkowego, jego adres oraz numer,
za pomocą którego jest on zidentyfikowany
dla podatku
ADNOTACJE DODATKOWE NA FAKTURZE
10 / 23

11. Podatnicy dokonujący
wewnątrzwspólnotowej dostawy
nowych środków transportu
Data dopuszczenia nowego środka transportu
do użytku oraz:
przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów
lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a
ustawy
liczba godzin roboczych używania nowego
środka transportu – w przypadku jednostek
pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit.
b ustawy, oraz statków powietrznych, o których
mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy
Uwaga! Faktura nie musi zawierać numeru,
za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla
podatku.
Podatnicy wystawiający fakturę
będący drugimi w kolejności
w transakcji trójstronnej
a) adnotacja: „VAT: Faktura WE uproszczona na
mocy art. 135–138 ustawy o ptu” lub „VAT: Faktura
WE uproszczona na mocy art. 141 dyrektywy
2006/112/WE”
b) stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej
dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego
w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej
c) numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10 ustawy,
który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i
ostatniego w kolejności podatnika podatku
od wartości dodanej
d) numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby
podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności
podatnika
Podatnicy dokonujący
wewnątrzwspólnotowej dostawy
towarów oraz świadczący usługi,
o których mowa w art. 100 ust. 1
pkt 4 ustawy
numer, za pomocą którego podatnik jest
zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony
kodem PL
numer, za pomocą którego nabywca towaru
lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku
od wartości dodanej w danym państwie
członkowskim, zawierający dwuliterowy kod
stosowany dla podatku od wartości dodanej
właściwy dla tego państwa członkowskiego
ADNOTACJE DODATKOWE NA FAKTURZE
Elementy faktury – wyliczenie podatku od kwoty brutto
W ustawie przewidziano możliwość zawarcia na fakturze ceny jednostkowej brutto oraz wartości sprzedaży brutto (zamiast
wartości netto), gdy wartość podatku wyliczana jest od wartości brutto.
Faktura uproszczona
W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro,
można wystawić fakturę, która nie będzie musiała zawierać danych dotyczących:
imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
11 / 23

12. ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży
netto),
stawki podatku,
sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż
zwolnioną od podatku,
kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
– pod warunkiem że będzie ona zawierać dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Wystawienie faktury uproszczonej nie będzie możliwie w razie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących
działalności gospodarczej (gdy osoba ta zwróci się z żądaniem wystawienia faktury), sprzedaży wysyłkowej z i do kraju,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Sprzedaż zwolniona od podatku
Faktury dokumentujące dostawę towarów lub usług zwolnionych od podatku (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy albo
przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy) muszą zawierać także:
symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli
ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub
przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, zgodnie z którym podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
lub
przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę bądź to świadczenie.
Pomyłki w fakturach
Możliwości popełnienia pomyłek w trakcie sporządzania faktury jest naprawdę sporo. Pomyłki zauważone powinniśmy
korygować.
Faktura i nota korygująca
Faktura korygująca
Fakturę korygującą sporządza sprzedawca, notę korygującą (która jest szczególną postacią faktury) sporządza nabywca. To
istotne rozróżnienie. Często podatnicy będący sprzedawcami wystawiają noty korygujące dotyczące faktur
dokumentujących ich sprzedaż – jest to postępowanie niewłaściwe.
W sytuacji gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, sprzedawca, który udzielił rabatu, wystawia fakturę korygującą.
Podobnie dzieje się w przypadku podwyższenia ceny już po wystawieniu faktury pierwotnej. Sprzedawca sporządza fakturę
VAT korygującą także w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji
faktury.
Faktura korygująca powinna zostać oznaczona dodatkowym określeniem „KOREKTA” i oprócz danych identyfikacyjnych
oraz wskazujących fakturę pierwotną (korygowaną) powinna zawierać między innymi prawidłową treść korygowanych
pozycji, w tym kwoty w wysokości poprawnej albo różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w
wysokości omyłkowej i w wysokości poprawnej.
Zwróćcie uwagę na zapis: „bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury”. Często powstaje nieporozumienie pomiędzy
sprzedawcą i nabywcą, kto ma wystawić dokument korygujący (sprzedawca fakturę czy nabywca notę). Sprzedawcy błędnie
uważają, że jeżeli omyłka dotyczy pozycji, którą można skorygować notą korygującą (o notach za chwilę), to nabywca
powinien ją sporządzić. Tak oczywiście nie jest.
Sprzedawcy mają również wątpliwości, czy mogą wystawić fakturę korygującą, jeśli będzie ona np. dotyczyła korekty adresu
nabywcy, jego NIP, nazwy itp. Takich wątpliwości mieć nie powinni – przepisy nie pozostawiają żadnych wątpliwości.
Sprzedawca może korygować fakturą korygującą dowolne omyłki.
Co ważne, w razie gdy następuje zmiana nazwy i NIP odbiorcy, to ma miejsce zmiana odbiorcy faktycznego usługi (towaru),
jeśli istnieje podmiot, który posługuje się nazwą i NIP pierwotnie umieszczonymi na fakturze. Wówczas należy wystawić
fakturę korygującą dla pierwotnego nabywcy („zerującą” sprzedaż) oraz nową fakturę VAT dla nabywcy drugiego (por.
interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 11 marca 2009 r., nr ITPP2/443-1053b/08/AW).
Nota korygująca
Nabywca towaru albo usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące informacji
wiążącej się ze sprzedawcą bądź nabywcą albo oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek wymienionych w
12 / 23

13. rozporządzeniu fakturowym, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej i powinna zawierać co najmniej:
1. wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
2. numer kolejny i datę jej wystawienia,
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego
podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest
zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
4. następujące dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota:
datę wystawienia,
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od
wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której
mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
5. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty – formę akceptacji ustawa pozostawia podatnikom (może to
być np. potwierdzenie e-mailowe).
Ważne!
Jak wynika z przepisu, w razie gdy pomyłka dotyczy pozycji zawierającej:
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one
uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży
netto),
stawkę podatku,
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż
zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwotę należności ogółem
– nie ma możliwości skorygowania pomyłki notą korygującą. W przypadku stwierdzenia jednego z tych błędów nabywca
powinien wezwać sprzedawcę do wystawienia faktury korygującej.
Zaginięcie lub zniszczenie faktury, korekty lub noty
Jeżeli oryginał faktury, faktury korygującej lub noty korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek
nabywcy powinien ponownie wystawić odpowiedni dokument, zgodnie z danymi zawartymi w posiadanej kopii tego
dokumentu.
Wystawiony ponownie dokument musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Duplikat
wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Paragony
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być
dokumentowany paragonami. Dotyczy to również wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów, które mogą
być dokumentowane albo paragonami, albo dowodami kasowymi.
Dokumenty te powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i powinny określać ilość
zakupionego towaru, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie trzeba uzupełnić treść
dokumentu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres i rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Rachunek
13 / 23

14. Rachunek to dokument, który powinni stosować podatnicy niezobowiązani na podstawie innych przepisów do wystawiania
faktur VAT. Warto pamiętać, że np. podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na wysokość przychodów wystawiają faktury
VAT, zaznaczając w nich fakt zwolnienia z podatku.
Również osoby nieprowadzące działalności mogą wystawić rachunek jako dowód dokumentujący dokonanie transakcji.
Rachunek powinien zawierać:
imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera także wyraz
„DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.
Dokumentowanie kosztów i przychodów w przypadkach szczególnych w
przykładach
Nie sądzę, aby zasady dokumentowania typowych operacji gospodarczych budziły u Ciebie jakieś wątpliwości. Sprzedaż –
to odpowiednie faktury i rachunki, zakupy – to faktury, rachunki i poprawnie sporządzone dowody wewnętrzne oraz inne
dowody, których stosowanie dopuszcza rozporządzenie.
Ale jak powinny wyglądać dowody w nietypowych sytuacjach?
Poniżej kilkanaście przykładów, które pokazują jak sporządzać dowody własne. Metody stosowane przez poszczególne
osoby różnią się między sobą – nie ma jednej właściwej. Obowiązuje generalna zasada nakazująca umieszczać na
dowodzie wszystkie wskazane przez rozporządzenie elementy w sposób zapewniający czytelność oraz prawidłowe
odczytanie i przeliczenie wartości wskazanych na dowodzie.
Uwaga! Koniecznie przeczytaj uwagę umieszczoną na końcu lekcji dotyczącą sposobów powiązania dowodów z zapisami w
księdze.
Tychy, 1.02.20xx r.
Protokół zwrotu numer 1/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. został zwrócony do sklepu tapczan Ptyś,
zakupiony 12.01.20xx r. przez Pana Andrzeja Wodzickiego, zam. 43-
100 Tychy, ul. Maślana 1. Powodem zwrotu była wada materiałowa
uniemożliwiająca jego naprawę – w związku z tym faktem nabywca
przywołał przepisy o rękojmi.
Przyjęto w dniu 1.02.20xx r. przedmiotowy tapczan, stawiając go
jednocześnie do dyspozycji producenta, który w trakcie
korespondencji uznał wadę. Kwota 820 zł netto plus 23% VAT została
zwrócona nabywcy.
W związku z tym należało o kwotę 820 zł netto skorygować wartość
sprzedaży towarów i usług w kolumnie 7 w PKPiR.
Sporządził:
Adam Kowalski
Załącznik: dowód wypłaty KW
14 / 23

15. Tychy, 1.02.20xx r.
Protokół reklamacyjny numer 1/02/20xx
W dniu 12.01.20xx r. została złożona reklamacja dotycząca
wadliwego stanu tapicerki tapczanu Ptyś. Reklamację złożył Kupujący
– Bogdan Lubiczko, zam. 43-100 Tychy, ul. Modliszki 13. Wobec
uznania reklamacji za zasadną w wyniku ustaleń z Kupującym
ustalono, że tytułem zwrotu kosztów na usunięcie wady Kupujący
otrzyma rabat w wysokości 100 zł netto.
Kwotę tę wypłacono 1.02.20xx r., dokumentując ją fakturą korygującą
VAT – w związku z tym pomniejszono o kwotę 100 zł netto przychód
ze sprzedaży towarów.
Sporządził:
Adam Kowalski
Tychy, 1.02.20xx r.
DK 2/02/20xx
Wzajemne potrącenie należności
z tytułu odsetek za zwłokę
W związku z wzajemnymi rozliczeniami pomiędzy Adamem
Kowalskim, zam. Tychy, ul. Wałowa 13, a PHU Agropol Sp. z o.o. w
Warszawie, ul. Kilińskiego 12, powstały wzajemne roszczenia z tytułu
odsetek od niezapłaconych w terminie faktur, dokumentowane notami
odsetkowymi z 12.01.20xx r. – wystawca Adam Kowalski oraz z
19.01.20xx r. – wystawca PHU Agropol Sp. z o.o.
Strony postanowiły wzajemnie skompensować należności z tytułu
odsetek (dowód: protokół kompensaty należności z 1.02.20xx r.). W
związku z tym należało zaksięgować odpowiednio w kolumnie 8
odsetki należne jako przychód, a w kolumnie 13 odsetki do zapłaty
jako koszt.
Sporządził:
Adam Kowalski
15 / 23

16. Tychy, 1.02.20xx r.
Dowód wewnętrzny 01/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. zakupiono od Pana Adam Siemki, zam. ul.
Krzywoustego 12, Warszawa, legitymującego się dowodem
osobistym nr AZN 8944351, grzyby leśne własnego zbioru, suszone:
podgrzybki – 9 kg w cenie 11 zł za kg – za kwotę 99 zł.
Kwotę wypłacono gotówką.
Sporządził:
Adam Kowalski
Załącznik: dowód wypłaty KW
16 / 23

17. Tychy, 1.02.20xx r.
Umowa kupna-sprzedaży
zawarta dnia 1.02.20xx r. w Tychach pomiędzy:
Jan Kowalski, zam. ul. Pawia 2, Warszawa, legitymujący się
dowodem osobistym nr AZN 8188762, zwanym dalej Sprzedawcą,
a
Adam Kowalski, działający pod firmą ADAMKOWALSKI, 43-100
Tychy, ul. Wałowa 13, wpis do ewidencji działalności gospodarczej
numer 3567/ew.dz/2009, reprezentowanym przez Adam Kowalski –
właściciel, zwany dalej Kupującym.
§ 1
Sprzedawca sprzedaje, a Kupujący kupuje: telefon komórkowy Nokia
7000 używany, zwany dalej rzeczą.
Sprzedawca oświadcza, że rzecz stanowi jego własność i nie jest
obciążona prawami na rzecz osób trzecich ani nie posiada żadnych
znanych Sprzedawcy wad prawnych i fizycznych.
§ 2
1. Kupujący zapłaci Sprzedawcy za rzecz cenę w wysokości 120 zł
(słownie: sto dwadzieścia złotych).
2. Zapłata ceny przez Kupującego nastąpi gotówką w dniu sprzedaży.
3. Wszystkie koszty transakcji wynikające z realizacji niniejszej
umowy, w tym podatek od czynności cywilnoprawnych, jeśli jest
przepisami wymagany, ponosi Kupujący.
§ 3
Kupujący wraz z podpisaniem niniejszej umowy kwituje odbiór rzeczy.
§ 4
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy
Kodeksu cywilnego. Właściwym do rozstrzygania sporów mogących
wyniknąć z realizacji niniejszej umowy jest Sąd właściwy ze względu
na siedzibę Kupującego.
§ 5
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Sprzedawca Kupujący
17 / 23

18. Tychy, 1.02.20xx r.
Protokół 1/02/20xx
W dniu 01.02.20xx r. po przyjściu do pracy stwierdziłem, że wybito
okno wystawowe placówki handlowej przy ul. Wałowej 13 w Tychach,
w której prowadzę sprzedaż towarów handlowych i punkt
przyjmowania zleceń. Zostały skradzione towary handlowe
z wystawy, w łącznej kwocie nabycia 240 zł netto (zestawienie
towarów – załącznik do niniejszego protokołu).
O włamaniu została poinformowana Policja – przybyły na miejsce
funkcjonariusz przyjął zgłoszenie kradzieży, dokonał oględzin oraz
sporządził protokół zdarzenia.
W związku z tym zaksięgowano w kolumnie 10 PKPiR kwotę 240 zł ze
znakiem minus (zmniejszenie wartości zakupów towarów
handlowych), a w kolumnie 13 PKPiR tę samą kwotę ze znakiem plus
(koszty uzyskania pozostałe).
Sporządził:
Adam Kowalski
Załącznik: policyjny protokół oględzin
Tychy, 1.02.20xx r.
Protokół 2/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. po przyjściu do pracy stwierdziłem, że w wyniku
pęknięcia rury wodociągowej w lokalu znajdującym się nad moim
lokalem doszło do zalania pomieszczenia, w którym znajduje się
kserokopiarka marki Xerox D 3400.
Wezwany serwisant stwierdził po oględzinach, że urządzenie zostało
uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym jego naprawę – co
poświadczył opinią serwisową (w załączeniu do niniejszego
protokołu).
Cena nabycia kserokopiarki wyniosła 4900 zł.
Zakup kserokopiarki został zaliczony w całości do kosztów uzyskania
przychodów w dniu zakupu jako odpis amortyzacyjny jednorazowy,
zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób
fizycznych dotyczącymi możliwości stosowania odpisów
jednorazowych przez małych podatników.
W związku z tym zapisano stratę w środkach trwałych w kwocie 4900
zł w kolumnie 15 PKPiR.
Sporządził:
Adam Kowalski
18 / 23

19. Tychy, 1.02.20xx r.
Dowód wewnętrzny 2/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. przekazałem na swoje potrzeby osobiste towary
handlowe według zestawienia w załączeniu do niniejszego dowodu.
Wartość przekazanych na cele osobiste towarów wyniosła 190,12 zł
netto.
W związku z tym należy dokonać pomniejszenia kosztu zakupu
towarów handlowych w kolumnie 10 PKPiR.
Sporządził:
Adam Kowalski
Tychy, 1.02.20xx r.
Dowód wewnętrzny 3/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. przekazałem na cele związane z prowadzoną
działalnością towary handlowe według zestawienia w załączeniu do
niniejszego dowodu. Wartość przekazanych na cele działalności
gospodarczej towarów wyniosła 190,12 zł netto.
W związku z tym należy dokonać pomniejszenia kosztu zakupu
towarów handlowych w kolumnie 10 PKPiR oraz zwiększenia
pozostałych kosztów uzyskania przychodu w kolumnie 13 o kwotę
190,12 zł.
Sporządził:
Adam Kowalski
Tychy, 1.02.20xx r.
DK 4/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. dokonałem darowizny towarów handlowych na
rzecz Domu Dziecka w Tychach, według zestawienia stanowiącego
załącznik do niniejszego dowodu księgowego. Przekazanie darowizny
dokumentuje protokół przekazania darowizny, podpisany przez
przedstawiciela obdarowanego, stanowiący załącznik do niniejszego
dowodu.
Wartość darowizny wyniosła 300 zł netto i o tę kwotę należy
pomniejszyć koszt zakupu towarów handlowych w kolumnie 10.
Sporządził:
Adam Kowalski
19 / 23

20. Tychy, 10.03.20xx r.
DK 11/03/20xx
W dniu 10.03.20xx r. dokonano wypłaty składek na ubezpieczenia
społeczne od wynagrodzenia Pani Anny Kowalskiej z tytułu umowy
zlecenia. Wysokość naliczonych składek w części finansowanej przez
Pracodawcę wyniosła 462 zł (zestawienie w załączeniu). Wartość tę
należy ująć w kolumnie 13 PKPiR.
Sporządził:
Adam Kowalski
Tychy, 1.01.20xx r.
Protokół dotyczący ustalenia udziału kosztów eksploatacji
mieszkania
używanego jednocześnie do prowadzenia działalności
gospodarczej
i w celach osobistych
Moja żona jest właścicielem lokalu mieszkalnego, znajdującego się w
Tychach, ul. Wałowa 13. W lokalu tym prowadzę również działalność
gospodarczą.
Całkowita powierzchnia lokalu mieszkalnego wynosi 230 metrów
kwadratowych, z czego na działalność gospodarczą przeznaczona
jest powierzchnia wynosząca 115 metrów kwadratowych.
Powierzchnię ciągów komunikacyjnych (korytarzy – parter i schodów
wejściowych) w równym stopniu wykorzystują mieszkający ze mną
członkowie rodziny oraz klienci.
We wspólnym gospodarstwie domowym zamieszkują ze mną żona i
córka. Liczba osób, które korzystają dziennie z urządzeń sanitarnych,
wynosi około 10–15 – wobec tego przyjmuję, że koszt wody
zużywanej w lokalu w połowie obejmuje koszt związany
z działalnością.
Ponieważ połowa powierzchni wykorzystywana jest w związku z
działalnością, przyjmuję do obliczania udziału w kosztach ogółem
kosztów związanych z działalnością proporcję w wysokości 50%.
Sporządził:
Adam Kowalski
20 / 23

21. Tychy, 28.02.20xx r.
DK 13/02/20xx
Protokół dotyczący rozliczenia należności za rozmowy
wykonane z telefonu prywatnego
W styczniu, jak wynika z billingu rozmów przeprowadzonych z mojego
prywatnego telefonu komórkowego, koszty rozmów związanych z
prowadzoną działalnością gospodarczą wyniosły 39 zł netto. Koszty te
uznaję za koszty uzyskania przychodów w lutym 20xx r.
Sporządził:
Adam Kowalski
Załącznik: wykaz rozmów telefonicznych związanych z prowadzoną
działalnością
Tychy, 28.02.20xx r.
DK 14/02/20xx
Dotyczy: Zapłaconej kary umownej z tytułu opóźnienia prac
budowlanych
W dniu 2.01.20xx r. otrzymałem wezwanie do zapłaty kary umownej w
kwocie 1000 zł z tytułu przekroczenia terminu wykonania
zamówionych przez PHU Avans, ul. Modelarska 12, Tychy, prac
budowlanych.
Wezwanie jest zasadne – w związku z tym kara umowna została
zapłacona w dniu 1.02.20xx r.
Sporządził:
Adam Kowalski
Załączniki:
umowa o wykonanie robót budowlanych,
protokół odbioru robót,
wezwanie do zapłaty kary umownej,
przedsądowe wezwanie do zapłaty kary umownej,
wyciąg.
21 / 23

22. Tychy, 1.02.20xx r.
DK 15/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. zapłaciłem odsetki za zwłokę od niezapłaconej w
terminie umownym kary za opóźnienie w wykonaniu robót w kwocie
12,40 zł. Należy zaksięgować kwotę zapłaconych odsetek w kolumnie
13 w dacie zapłaty.
Sporządził:
Adam Kowalski
Załączniki:
nota odsetkowa PHU Avans,
wyciąg.
Tychy, 01.02.20xx r.
Dowód wewnętrzny 4/02/20xx
W dniu 1.02.20xx r. zakupiłem w placówce handlu detalicznego (kiosk
ruchu) znaczki i taśmę klejącą. Jednocześnie uiściłem opłatę
parkingową. Wydatki te potwierdzają dołączone do dowodu paragony,
na których określono nazwy i adresy podmiotów dokonujących
sprzedaży.
Łączna kwota wydatków wyniosła 42,20 zł.
Kwotę tę zaksięgowano w PKPiR do kosztów uzyskania przychodów
w dniu 1.02.20xx r. w poz. 134.
Sporządził:
Adam Kowalski
Załączniki:
paragon – Kiosk Ruchu przy ul. Budowlanych, 43-100 Tychy,
kwit parkingowy z 01.02.20xx r. – parking, ul. Budowlanych.
Tychy, 28.02.20xx r.
DK 48/02/20xx
Koszty używania samochodu osobowego niewprowadzonego do
ewidencji środków trwałych w lutym wyniosły 364,28 zł. Zgodnie z
ewidencją przebiegu pojazdu do koszów uzyskania można zaliczyć
kwotę 280,90 zł.
Sporządził:
Adam Kowalski
Ćwiczenie
Przeanalizuj podane wyżej przykłady dowodów księgowych. Zastanów się, jakie jeszcze elementy warto do nich
wprowadzić, aby ograniczyć ilość dokumentów dotyczących pojedynczej transakcji.
22 / 23

23. Powiązanie dokumentów z zapisami w księdze
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nakazuje wiązać dokumenty księgowe, na podstawie których dokonujemy
zapisów, z odpowiadającymi im wpisami. Najprostszym i najbardziej skutecznym sposobem jest umieszczenie na dowodzie
księgowym numeru wpisu w PKPiR dokonanego na podstawie tego dowodu, np. na odwrocie dokumentu (dokumentów).
Co jednak, jeśli ten sam dokument służy do dokumentowania różnych wpisów? Nie ma żadnych przeszkód, aby na
dowodzie umieścić obok siebie kilka numerów wpisów.
Pamiętaj, że powiązanie dokumentu z wpisem nie jest jakąś szczególną formą prześladowania podatników – chodzi po
prostu o to, aby w razie potrzeby szybko odnaleźć komplet dowodów, które służą dokumentowaniu przychodów lub kosztów
albo innej operacji gospo-darczej.
Inne dowody księgowe
Wśród pokazanych powyżej przykładów brakuje jeszcze kilkunastu stosunkowo często używanych dowodów własnych. Są
to protokoły różnic kursowych, protokoły dokumentujące ubytki w towarach, protokoły dotyczące wierzytelności trudnych i
nieściągalnych, dowody własne dotyczące środków trwałych. Przedstawię je w kolejnych odcinkach poświęconych środkom
trwałym oraz w lekcji numer 14, która będzie zawierała materiał dla zaawansowanych już Uczestników kursu.
23 / 23