2. ÍNDICE
1. ¿Quiénes somos?
2. Docout Utilities
2.1 Procesos de tratamiento documental
2.2 Solución de Cuentas por Pagar
2.3 Solución Departamento RR.HH
2.4 Gestión de calidad e informes de seguimiento y cuadro de mando
2.5 Procesos de B.O. de la contratación
3. Beneficios para el cliente
2
3. 1. ¿Quiénes somos?
3
DOCOUT es una compañía global
de innovación, líder en dar
soluciones de alto valor y
servicios de externalización de
procesos de negocio con
Gestión Documental Integral,
Consultoría, Digitalización de
Documentos, Custodia Física,
Documento Electrónico y
BackOffice.
5. 5
GESTIÓN DE CALIDAD Y
CUADRO DE MANDO
PROCESOS DE GESTIÓN
DEL B.O. DE LA
CONTRATACION
U
T
I
L
I
T
I
E
S
2. Docout Utilities
PROCESOS DE
TRATAMIENTO
-Recepción de la documentación
-Validación y grabación
-Digitalización y exportación
CUSTODIA
+
CONSULTAS
FÍSICAS
- Controles de calidad sobre los
contratos y locuciones
- Generación de Informes
- Gestión de buzones de correo
interno (MÚLTIPLES CANALES)
- Otros procesos
6. proceso integral: BPO
2. Docout Utilities : Servicios
6
Reingeniería de
procesos
Análisis documental
Organización
archivística
Plan de implantación
Recomendaciones
Logística y picking
Transporte y valijas
Recepción e
inventario
Preparación
Archivo y custodia
Servicio de consultas
Destrucción
confidencial y
certificada
Impresión
Digitalización
Calidad del dato
Catalogación
electrónica
Alojamiento
electrónico
Custodia de soportes
informáticos
e-documento
e-factura
e-valija
Plataforma web
Integración con ERP,
CRM y/o gestor
documental del
cliente
BPOs
DOCOUT-Servi
Data warehouse
Contact center, help
desk
Consultoría
Documental
Tratamiento
Documental
Tratamiento
Electrónico Y Digital
Servicios De Valor
Añadido
7. 7
Identificación
Sistema de organización
Acceso al documento original
Recursos
Ciclo de vida documental
Modelo de clasificación
Codificación de series documentales
Estructura del sistema
Implantar el piloto
Organización física del archivo
Seguimiento del plan de formación
Plan de proyecto
C. de clasificación
C. de valoración
Informes parciales
Manual de gestión documental
Manuales de procedimiento
Inventario / catálogo
TAREAS
Entregables
Reingeniería
Eficiencia
Control de calidad
Control de costes
Innovación tecnológica
Disminución de riesgos:
Operacional, reputacional y
laboral
Actividades sobre procesos del cliente Resultados
DOCOUT
1. Estudio de
las necesidades
2. Diseño del
sistema de
organización
3. Plan de
implantación y
control de calidad
4. Formación
FASES
2. Docout Utilities: Consultoría Documental
8. Sistema de gestión de procesos de negocio.
Diseña el flujo de procesamiento de documentos.
Registro de las fases.
Garantiza la integridad del desarrollo.
Proceso de simulación:
Reglas de negocio.
Optimización de los procesos dinámicos.
Diseño gráfico.
Generación de servicios web.
8
MILANO BPM® Business Process Management
2. Docout Utilities: Modelización de Procesos
10. 2.1 Docout Utilities: Procesos de Tratamiento
10
Grabación en nuestro sistema o en el del cliente de la correcta recepción del Contratos
Digitalización y Exportación a repositorio de cliente
Verificación de elementos necesarios para la validez legal del contrato (firmas del cliente
final o existencia de documentación obligatoria…)
Este registro es el que genera los pagos de las comisiones al canal de venta
Contratos de Suministro y Servicios
(solicitudes de financiación)
Documentación de Intervenciones
sobre Equipamientos
11. • Carta al distribuidor sin cumplimentar
• Modelo contrato/condiciones no vigente
• Enmiendas, tachaduras, típex en valores
económicos
• Incoherencia en módulo de contratación
• (CUPS / datos del titular)
• Importes económicos incorrectos
• Error en cuenta bancaria
• Grabado en otro titular
• Grabado en Punto de Suministro ficticio
• Error en tarifa/potencia de Energía
• Error en producto contratado
• DNI erróneo
• Calidad de la digitalización no
óptima/ilegible
• Error u omisión fecha/firma
• Falta copia de factura
• Faltan Condiciones Económicas
• Archivo dañado
2.1 Docout Utilities: Procesos de Tratamiento
11
ERRORES COMUNES
IMPLEMENTACIÓN CONTROL Y RECONOCIMIENTO DE FIRMAS:
COHERENTE ILEGIBLE
COMPARACIÓN AUTOMÁTICA
FIRMAS ANTERIORES
12. 12
2.2 Docout Utilities: Solución de Cuentas por pagar
CLIENTE
DOCOUT recoge y recibe
las facturas, las
Digitaliza, asocia
metadatos y controla la
calidad del dato.
Pone a disposición del
Cliente su Consola SAP
donde se envían los
metadatos al ERP del
Cliente y las imágenes
asociadas a estos
metadatos que podrán
alojarse y visualizarse
desde la Plataforma
propia de DOCOUT (DMS)
o el Gestor Documental
del Cliente.
13. Departamento RRHH
• Gestión de Historias Laborales
• Gestión de Contratación
• Nómina Electrónica
• Vacaciones
• Salud Ocupacional
13
PUBLICACIÓN
Software
nóminas
Datos
Nómina
Nómina
PDF
ENCRIPTACIÓN
EmpleadoAdministrador
2.3 Docout Utilities: Solución Departamento RRHH
14. 2.4 Docout Utilities:
14
Gestión de calidad, informes de seguimiento y
Cuadro de Mando
Controles de Calidad sobre los contratos y locuciones
Análisis de los datos obtenidos y generación de Informes de Cuadro de Mando en
función de los resultados :
POR EJEMPLO: Nivel de Calidad en la contratación Global y Evolución, en la
contratación por Zonas y Evolución, En la contratación por Canal y Evolución,
Ranking por Empresas
Informes de Cuadro de Mando sobre nuestra actividad que permiten al cliente:
- Obtener Información sobre el volumen de actividad generado
- Estar informado de posibles desviaciones (incrementos de incidencias, de
devoluciones)
- Tener información periódica sobre el cumplimiento de SLA.
Informes de Seguimiento para los contratos y anexos celebrados entre un cliente y
sus distintos canales de venta que marcan las condiciones de la relación entre ambas
partes previa validación del documento.
15. 2.4 Docout Utilities:
15
Gestión de calidad, informes de seguimiento y
Cuadro de Mando
%parcial
sobre
criticidad
%sobre
total
Criticidad Alta 6.742
Error cuenta bancaria 897 13,30% 9%
Carta al distribuidor sin cumplimentar 568 8,42% 6%
Modelo contrato/condiciones no vigente 987 14,64% 10%
Enmiendas, tachaduras, típex en valores económicos 258 3,83% 3%
Incoherencia en módulo de contratación 987 14,64% 10%
Importes económicos incorrectos 896 13,29% 9%
Error en cuenta bancaria 458 6,79% 5%
Grabado en otro titular 365 5,41% 4%
Grabado en Punto de Suministro ficticio 128 1,90% 1%
Error en tarifa/potencia de Energía 694 10,29% 7%
Error en producto contratado 168 2,49% 2%
DNI erróneo 336 4,98% 4%
Criticidad baja 2.750
Calidad de la digitalización no óptima/ilegible 387 14,07% 4%
Error u omisión fecha/firma 456 16,58% 5%
Falta copia de factura 913 33,20% 10%
Faltan Condiciones Económicas 466 16,95% 5%
Archivo dañado 528 19,20% 6%
Total 9.492
16. 2.5 Docout Utilities: Procesos de B.O. de la Contratación
16
Gestión Múltiple de Canales (Buzones de Correo) :
• Buzón del cliente para solicitar un estudio de Scoring que ha solicitado una
financiación.
• Buzón donde ciertos canales de coordinación de ventas solicitan
actuaciones específicas.
• Buzón donde los empleados pueden solicitar determinadas contrataciones
especiales.
Otros procesos:
• Forzar Inactivaciones
• Registrar revocaciones de contratos y bloquear clientes/productos bajo
petición de desistimiento.
• Depuraciones de Cartera.
• Gestión de rechazos entre comercializadoras.
• Comunicaciones con cliente (rechazos de Scoring, resoluciones de
contratos, etc.)
17. 3. Beneficios para el cliente
17
₋ Ahorro de espacio y costes
₋ Reducción de riesgos operacionales
₋ Conversión de costes fijos en variables
₋ Control de calidad y mejora del flujo de la información
₋ Centralización de los procesos documentales de sus sedes
₋ Outsourcing Integral del Sistema de Información documental
₋ Tecnología “en servicio” sin ninguna inversión
₋ Garantizar seguridad e integridad de la documentación
₋ Flexibilidad para acometer los cambios en el volumen de negocio.
₋ Accesibilidad de la información a los usuarios gracias a la inmediata disponibilidad de la
documentación
₋ Garantizamos una trazabilidad y a lo largo de todo el ciclo de tratamiento documental.
₋ Solución portable a otros países con el mismo proveedor
₋ Proveedor fiable con capacidad de crecimiento y flexibilidad
