Soluzioni per la gestione dei processi documentali:Synergy e l'amministrazione digitale, Improve e i processi collaborativi

GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche

DocFlow e Microsoft – 3 febbraio 2010

SOLUZIONI PER LA GESTIONE
DEI PROCESSI DOCUMENTALI

•Synergy e l’amministrazione digitale
l amministrazione
•Improve e i processi collaborativi

Maurizio Savoca – Partner

www.docflow.com
3 Febbraio 2010
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

le organizzazioni conducono quasi il   97%
le organizzazioni conducono quasi il 97%
delle comunicazioni tramite email

In media spendiamo circa il   40% del
nostro tempo lavorativo a gestire
nostro tempo lavorativo a gestire
documenti

l’email è accettata come conferma
scritta di approvazioni oppure di ordini
nel   79% delle organizzazioni

Fonte: Gartner

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Fonte:
Fulcrum Research

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Fonte:
+ 200% for year
Forrester

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

• 15% ‐ 35 % del tempo per ricerche
• Meno del 50% delle volte con successo
d l d ll l
• Il 15% delle volte si duplica il risultato

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

“Il 71% dei “knowledge worker”
g
preferisce cercare le informazioni sul
web anziché nei sistemi interni”
3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

+50% dei processi aziendali
+50% dei processi aziendali

• Livellamento
• Disordine
• Ridondanza

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Non
Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati
Formalizzati

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

>50%

Non
Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati
Formalizzati

<50%

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Not sure what
SharePoint is;
3%
Using MOSS; 50% of
16% organizations
i ti
polled are using
or implementing
SharePoint
Using WSS; 8% No l
N plans; 35%
+ 12% with plans

Implementating
now; 17%

Use SharePoint Plans in next
2003; 9% 12-18 months;
13%

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

ECM does NOT Product or Technology
ECM does NOT = Product or Technology

“Half of Content Management succes has nothing to do with Tecnology”
Gartner

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Il giusto mix di tecnologie

Portals

Archiving
services
Criptograp
hy services
y se ces
Document
D t Collaboration
Workflow
management ERP
Integration
DRM
Paper
capture

BPM

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

ECM Enabling Collaboration
ECM = Enabling Collaboration

“ECM is about solving business problems and has a dramatic impact on the
organization and its people”
Gartner

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Metodologia del prototipo incrementale
Metodologia del prototipo incrementale

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Dipendenti Clienti
Impresa

Intimità Ufficialità
(intranet)
( ) (internet)

Fornitori

Confidenzialità
(extranet)
Azienda Rete

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Dipendenti Clienti

Ufficio Posta
Protocollo

Altra origine

Portale Acquisti

Fornitori

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Le soluzioni di ECM • ROI
• Efficienza
• Processi ad Hoc
• Ottimizzazione
• Flessibilità
• Distribuito

• Compliance • Customer Service
• Digital account
• Governance • Contract management • Miglioramento
• Processi Standard • Correspondence • Processi Dinamici
management
• Sicurezza • Collaborazione
• Regulatory
• Rigidità • Agilità
• CRM Solutions
• Centralizzazione • HR Process • Diffuso
• ….

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

0% 5% 10% 15% 20% 25%

Improve efficiency Costs,

Compliance

Optimize business processes Compliance

Mitigate risk

Improve customer service
Customer
Service
Reduce costs
Faster turnaround/Improved
response
Competitive advantage

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

60%

50%

40%

Cost/Efficiency
30%
Compliance/Risk
Customer Service
20%

10%

0%
2004 2005 2006 2007 2008 2009

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

1. Synergy e l’amministrazione digitale

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

ERP and Legacy Collaborative DB Server
Systems Systems Web Services
J2EE/COM/.NET

Integrazione e supporto a processi esterni
Paper/ Fax
Web
Application
Office & Microsoft Sharepoint
Productivity
Tools
Cattura e Organizzazione Accesso e
Trasformazione Processo Distribuzione
Compliance Dispatcher

A hi i i C i
Archiviazione e Conservazione ERP/Legacy Clients
eDocuments

Crittografy Archiving &
Conservazione Record
& DRM
Sostitutiva Management
M

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

tratto da studio Arthur D. Little

Costo totale: € 13,80
Fattura Passiva
CS

1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione
Posta
P t Entry
E t Fattura
F tt Post
P t

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Costo totale: € 8,00‐ 9,50
Fattura Attiva
CS

1 2 3 4 5 6
Redazione Spedizione
p Gestione Archivio Richieste e Tesoreria
Fattura Incassi
i Contenzioso
C i

0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

- Stampe

- Classificazione

±5%
- A hi i i
Archiviazione
Archivio
- Ricerca

- Duplicati
0,8-1,5 €
- Spazio fisico

- Distruzione

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft


Fattura Passiva Costo totale: € 13,80

FE FE CS

1 2 3 4 5 6
Posta
P t Entry
E t Fattura
F tt Post
P t

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Fattura Attiva
FE CS

1 2 3 4 5 6
Fattura Incassi
i Contenzioso
C i

0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

TERMINI DI PAGAMENTO FATTURE
GERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60 90 gg
60-90

RITARDI
GERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg

CONTESTATE
1 su 5

SQUADRATURE
1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft


Fattura Passiva Costo totale: € 13,80

FE FE WF WF CS

1 2 3 4 5 6
Posta
P t Entry
E t Fattura
F tt Post
P t

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Fattura Attiva
FE WF CS WF WF

1 2 3 4 5 6
Fattura Incassi
i Contenzioso
C i

0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Un processo ad esempio: Ve.Fa.
1 2 3 4
Preparazione Fatture Scansione Massiva OCR Fatture Data-Entry Correzione
Vengono aperte le buste, I lotti vengono scansiti con speciali I principali campi della A valle della fase di OCR
raccolte le fatture e separate scanner da 20-50 pagine al minuto fattura vengono è possibile effettuare una
l’una dall’altra con barcode o in grado di leggere i separatori riconosciuti da uno fase di correzione dei dati
fogli separatori speciali sino a automaticamente. Alla fine del speciale “motore OCR” in non riconosciuti dall’OCR
formare lotti di documenti processo vengono riposte in una grado di riconoscere i (circa il 20%) L’ERP
20%). L ERP
scatola per lo stoccaggio campi senza un training valida i dati inseriti
specifico.

+

8 7 6 5
Conservazione Sostitutiva Post-Booking Workflow Registrazione Contabile Pre-Booking Workflow
Generazione di CD/DVD conformi Fase di workflow successivo Registrazione contabile su Fase di workflow per la
alle normative Italiane sulla alla registrazione contabile per ERP automatizzata con raccolta dei dati contabili e
Conservazione. Le fatture la raccolta delle autorizzazione inserimento automatico dei delle autorizzazioni prope-
cartacee possono essere distrutte allo sblocco del pagamento e campi e collegamento deutiche alla registrazione
o remotizzate gestione delle anomalie all immagine
all’immagine della fattura contabile

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Amministrazione, Finanza e Controllo
Amministrazione
Finanza
Controllo AFC 1: Automazione del Ciclo Passivo per carta/EDI
Sistema avanzato di “paper capture” con OCR senza necessità di training dei modelli –
WorkFlow per le fasi di registrazione/correzione/approvazione – Integrazione stretta
Personale e con SAP – supporto ai sistemi di Misurazione e Billing
Organizzazione
AFC 2: Implementazione della “Fatturazione Elettronica” passiva
Abilitazione del canale XML/PDF/portale in ingresso – Flussi XML di Enel Distribuzione –
Approvvigio
Approvvigio‐ Flussi con i Distributori Locali multicanale (portale,Ftp,eMail) e multiformato
(p , p, )
(PDF,XML,AFP) – Portale per i fornitori per compilare on‐line la fattura dai dati contabili
namenti
AFC 3: Conservazione Sostitutiva
Conservazione sostitutiva a norma CNIPA per Fatture, Ordine, DDT, Scritture Contabili
Customer – Produzione di CD autoconsultanti ‐ Effettuabile in house o in modalità service
Service
AFC 4: Fatturazione Elettronica Attiva verso privati e P.A.
Invio delle fatture attive in XML e/o PDF firmate digitalmente con scheda hardware
HSM (Hardware Security Module) ‐ Soluzione “compliant” alla normativa europea sulla
fatturazione elettronica – Fatturazione verso la P.A. secondo i dettami delle Finanziaria
2007 e circolari successive
i l i i

AFC 5: Gestione Scritture Contabili
Archiviazione di tutte le scritture automatiche prodotte dall’ERP, Notifica a lista di
distribuzione, Annotazioni on‐line, inibizione a stampa massiva, ricerca a testo
libero

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Personale e Organizzazione
Amministrazione
Finanza HR 1: Gestione elettronica del Dossier Dipendenti
Controllo Generazione automatica delle cartelle a partire dalle matricole SAP con allineamento
dei dati (CID, Cognome, Nome, Codice Azienda, Sede Lavoro, Referente HR) ‐ Completa
automazione d ll generazione, d ll raccolta e d ll emissione di oltre 50 tipologie di
i della i della l della i i l i l i
Personale e documenti componenti la Cartella del Dipendente
Organizzazione HR 2: Cedolino on‐line
Archiviazione con crittografia dei documenti riservati del personale: Cedolini, CUD e
Presenze – Notifica, distribuzione ed accesso da parte del personale a Cedolino PDF –
Approvvigio
Approvvigio‐ Conservazione sostitutiva – Integrato con SAP HR
namenti HR 3: Note spese, Ferie e Permessi
Automazione dei processi di Nota Spese con gestione del recupero IVA su fatture vitto
ed alloggio. Processo elettronico Ferie e Permessi con gestione di moduli OCR per
operai ed integrazione con SAP HR per inserimento automatico
Customer ORG 1: Gestione della Corrispondenza
Service Sistema di “correspondence tracking” per documenti cartacei, posta elettronica e fax ‐
Gestione dell’organigramma aziendale ‐ Gestione processi documentali ‐ Firma
elettronica, crittografia e PEC
ORG 2: Improve: Compliance & Governance
Soluzione a supporto della creazione ed archiviazione dei documenti relativi a
processi delle aziende regolamentate – Regolamenti interni, di settore,
adempimenti normativi
ORG 2: Affari Legali ed Istituzionali
Tracciamento dei contatti a livello istituzionale (attività influenzatorie) con
gestione dell’agenda di gruppo, stato di avanzamento di una
dell agenda
richiesta/emendamento – Risposte ufficiali alle richieste dell’autorità europee ‐
Archiviazione delle normative e dei regolamenti italiani e europei ‐ Gestione
dei flussi relativi alle attività controllate

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Approvvigionamenti
Amministrazione
Finanza
Controllo APPR 1: Gestione Pratica acquisti
Completa automazione della generazione, della raccolta e della
Personale e emissione di oltre 10 ti l i di d
i i lt tipologie documenti con l compilazione
ti la il i
Organizzazione automatica della pratica – Segue lo stato del processo
dall’assegnazione del Buyer all’emissione degli ordini inviando
remainder e notifiche via email– Sistema avanzato per l’invio fia
Approvvigio
Approvvigio‐ email/fax e la riconciliazione dei documenti ritornati con scanner e
/
namenti barcode - Executive Dashboard con valore gestito per buyer, stato
delle lavorazioni – Integrazione con SAP e SAP SRM

Customer APPR 2: Qualifica Fornitori
Service Gestione del processo di raccolta automatizzata dei documenti
richiesti a seconda della categoria merceologica. Processo interno
di verifica della documentazione e della qualifica.

APPR 3: Emissione Richiesta d’Acquisto
Gestione del processo di emissione ed approvazione interna di una
RDA. Archiviazione dei documenti generati

APPR 4: Emissione Ordini di acquisto
Gestione del processo di emissione ed approvazione interna di un
ordine al fornitore, firma elettronica per l’autorizzazione, invio in
elettronico al fornitore . Archiviazione dei documenti generati
g

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Customer Service
Amministrazione
Finanza
Controllo CRM 1: Gestione documenti del CRM
Opera sia stand‐alone che combinato con sistemi SAP e Siebel CRM – Gestione dei
Contratti e di tutta la documentazione della Clientela – Processi imposti dall’Autorità
p
Personale e Garante (Qualità Commerciale, legge 231/2001, delibere 333, 40) ‐ integrazione con
SAP ISU
Organizzazione
CRM 2: Automazione emissione Contratti
Gestione del ciclo di emissione della documentazione di contratto e la conseguente
Approvvigio
Approvvigio‐ raccolta di quanto compilato e sottoscritto dal cliente – P
l di il i d l li Protocollazione automatica via
ll i i i
namenti Barcode – integrazione con SAP ISU

CRM 3: In‐Order multi‐canale
Gestione dell’in‐order multi‐canale per i contratti di fornitura – Emissione di moduli
Customer PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata compilazione on line o off
PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata – compilazione on‐line o off‐
Service line del contratto da parte dell’agente ed invio via email al CRM – Archiviazione
automatica del contratto e passaggio dati al Siebel per l’apertura della posizione

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

2. Docflow Improve e i processi collaborativi

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

• E‐mail
• Moduli Cartacei
Moduli Cartacei
>50%
• Moduli Office

Non
Indefiniti
de t Standardizzati Monitorati Ottimizzati
Formalizzati
F li ti

• ERP
• BPM
<50%
• Legacy

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Perché no?
Perché no?
Le procedure sono in continua evoluzione
Richiede strumenti usabili e flessibili
Richiede strumenti usabili e flessibili
Le procedure organizzative non sono assimilabili ad un modello generico
Alto contenuto di informazioni destrutturate (documenti)

Ma soprattutto…

Perché non totalmente prevedibili

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Doc Doc

Azione Nuova SOP
Formazione
Correttiva

Doc Doc

Gestione reclami

Doc

Ufficio legale

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Doc Doc

Azione Nuova SOP
Formazione
Correttiva

Doc
? Doc

Doc

Ufficio legale

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Concatenare processi
Concatenare processi
3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

•Folder
•Template
•Bookmark

•Validazione formato
•Firma elettronica
•Marcatura temporale
•Watermark
•DRM
•…

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Comunicare utilizzando
“cartelle di pratica” e All’occorrenza (non conformità) o
flussi elementari di su pianificazione (Audit 231)
approvazione
Allegare in qualsiasi
Allegare in qualsiasi
momento allegati o
moduli elettronici

Tracciare in modo
T i i d
rigoroso gli step di Usare outlook solo
processo (Audit Trail). Ottenere To Do come strumento
Conservare le
Conservare le personali e di di notifica
evidenze elettroniche gruppo

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

To Do
Strutturati

Flusso di lavoro

Cartella di “pratica”
C t ll di “ ti ”
Con matrice documenti obbligatori

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

Piattaforma di lavoro in modalità push
Piattaforma di lavoro in modalità push

3 Febbraio 2010
DocFlow e Microsoft

grazie Maurizio Savoca ‐ PARTNER

EMAIL: maurizio.savoca@docflow.it
TEL: 02 57 50 33 66

www.docflow.com
3 Febbraio 2010
DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it
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