DocFlow OnAir: lo spazio digitale per gli uffici all'aria aperta
1. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 1
DocFlow OnAir
LO SPAZIO DIGITALE PER
GLI UFFICI ALL’ARIA APERTA
White Paper DocFlow OnAir
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com
2. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 2
DocFlow OnAir
Siamo Always On, ma…
La casella e-mail scoppia di richieste tutte urgenti.
Il telefono squilla di continuo interrompendo il nostro lavoro.
A fine giornata abbiamo l’impressione che siano di più le cose da fare che quelle fatte.
Lavoriamo in Team, ma…
Che fatica rincorrere i colleghi!
C’è sempre una nuova versione di un documento che ci serve!
Tutti pronti a chiedere riunioni, salvo poi doverle annullare…
Chi conosce le procedure?
Concentriamo i nostri sforzi sull’evasione delle pratiche, ma…
Tra documenti su carta, elettronici, fax e appunti volanti facciamo fatica a raccapezzarci.
Per la conclusione di ogni pratica dobbiamo spingere sui colleghi.
Sprechiamo tempo a stampare documenti ed e-mail da mettere agli atti o nel dossier.
Per entrare ne merito di una pratica già lavorata in passato, si è obbligati a rilavorarla.
Non abbiamo certezze sull’ordine cronologico delle attività eseguite.
Spesso i documenti ci arrivano con ritardi importanti, se arrivano…
Le frustrazioni del nostro tempo
Disponiamo di Report, Cruscotti, Dashboard e Tableau de Bord ma…
Appena li riceviamo sono già superati.
Trovare cosa non va è la fatica maggiore.
Prigionieri in ufficio, ma…
Le riunioni sono sempre più spesso per telefono o web .
Si lavora in solitudine da open space rumorosi.
Tempo e denaro spesi per andare da un luogo comodo a uno troppo affollato.
3. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 3
DocFlow OnAirI sintomi del disagio
Avvertimi quando hai
finito
Fatica
Disagio
Chissà se è aggiornato
Ne faccio sempre una
copia
Pronto?
Ti ho mandato una mail
Ti hanno detto della
modifica?
E’ cambiato qualcosa?
Si va in ufficio per guardarsi a vista
4. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 4
DocFlow OnAir
Davvero Always On!
Dovunque ci sia una connessione internet.
Con il tablet, il PC o un semplice smartphone.
La pratica è sempre a portata di mano e semplicemente consultabile.
Avvisati quando serve il nostro contributo.
Membri di Team virtuali
Qualcuno rincorre i colleghi al nostro posto.
Veniamo avvisati se ci sono nuove versioni dei documenti.
Appuntamenti segnati in agenda con specificato l’ordine del giorno, i
pro-memoria ed i solleciti in automatico .
Non solo procedure ma anche consigli e suggerimenti
Chi ha maggiore motivazione può far da sé
Il pensiero DocFlow OnAir
Evadere le pratiche di lavoro
Tutti i documenti dematerializzati, indicizzati, fascicolati e sempre aggiornati.
Nessuna stampa o fotocopia.
La storia di una pratica nella sua cronologia.
La lista delle priorità sempre a portata di mano.
Report, Cruscotti, Dashboard e Tableau de Bord
I nuovi report sostituiscono i vecchi senza che ce ne accorgiamo.
Evidenza di cosa non va rispetto agli indicatori di performance.
In ufficio solo se serve!
Riunioni per telefono e web dovunque ci troviamo.
Anche dal mare o dalla montagna.
5. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 5
DocFlow OnAir
A mettere ordine ai nostri documenti e fascicoli:
per farci dimenticare la carta, la polvere e l’inchiostro.
Dematerializzare i flussi documentali.
Protocollare la corrispondenza in arrivo e in partenza da e
per posta, fax, email, PEC.
Fascicolo digitale.
Distribuire in automatico la corrispondenza in arrivo.
Conservare in regime sostitutivo.
Spedire paperless per posta, fax, email e PEC.
Alle attività preparatorie e conclusive:
per farci fare di persona solo quello che ha valore.
Automazione dei processi OrderToCash, ProcureToPay,
Product Dev., Resurce Mgt, Marketing & Sales, AFC,
Customer Care, ecc.
Procedure della Qualità.
Circolazione riservata e secretata dei documenti.
Processi autorizzativi e Libro firme.
Cruscotto operativo.
Al Governo e al Controllo:
per governare il business e delegare a loro il Controllo.
DashBoard con allarmi proattivi su KPI e SLA.
Conformità a DLgs 81/2008.
Conformità a DLgs 231/2001.
Conformità a L 262/2005.
Supporto alla Governance, Risk & Compliance.
Un Team di assistenti dedicati
MailRoom OnAirMailRoom OnAir
Operations OnAirOperations OnAir
Governance OnAirGovernance OnAir
6. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 6
DocFlow OnAir
A cui rivolgersi con linguaggio naturale
Un Team di assistenti dedicati …
Archiviare e protocollare documenti inviandoli per
Email:
il corpo del messaggio diventa un documento PDF
Gli allegati sono estratti e archiviati anch’essi nel
fascicolo così creato
L’Oggetto e il testo del body sono utilizzati per
categorizzare il fascicolo
PEC:
Come per l’email, con in più la verifica condotta su
impronta e codice del messaggio
Fax:
Il fax server compone una email con allegato il
documento pervenuto
Il documento viene archiviato e categorizzato in base
al numero fax mittente e a quello destinatario
Lo staff DocFlow può completare la categorizzazione
Carta:
Mediante dispositivo multifunzione o scanner
La gestione dell’archivio cartaceo, la dematerializzazione
e la categorizzazione viene svolta dai Centri Servizi
OnAir
7. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 7
DocFlow OnAir
Capaci di scrivere email strutturate in linguaggio naturale
Un Team di assistenti dedicati …
Informa della presenza di una situazione non
ordinaria
Illustra il contesto informativo
Semplifica l’accesso agli strumenti operativo
Sollecita l’azione dei nostri colleghi e
collaboratori nel rispetto dei livelli di servizio
Annota ciò che è stato fatto
Suggerisce cosa fare in base alle procedure in
vigore
8. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 8
DocFlow OnAir
Tre Team di assistenti specializzati, con skill e competenze selezionabili
MailRoom OnAir - Dimenticare la carta, la polvere e l’inchiostro.
OutBound - Protocollare, archiviare e trasmettere ai business partner.
Inbound - Ricevere, fascicolare e distribuire le pratiche di lavoro.
PEC - Gestire la posta certificata e conservarla a norma di legge.
PaperLess - Archiviazione sostitutiva, data certa, firma legale
eFattura - Fatturazione elettronica
Operations OnAir - Fare di persona solo quello che ha Valore.
Orchestrazione processi primari (Approvvigionamenti, Produzione, Vendita, post-vendita)
Automazione processi secondari (R&D, Marketing, HR, Cespiti e manutenzione, Gestione Amministrativa, EDP)
Procedure, Istruzioni Operative e Formazione
Processi autorizzativi e Libro firme
Cruscotto operativo
Piano Industriale e delibere
Governance OnAir - Governare il Business e delegare il Controllo.
Investor Relations
Modello della Qualità
Audit
Risk Assessment
Partenza rapida e su misura
9. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 9
DocFlow OnAir
Aderenza al tuo Organigramma aziendale
Nominativi degli utilizzatori e rispettive caselle email e numeri cellulari
Registro del protocollo e Titolario documenti (es. ordini clienti, fatture fornitori, listini, reclami, ecc.)
Caselle PEC e numeri di fax dedicati a ricevere la tua corrispondenza
(es.: Approvvigionamenti@onair.docflow.it, 800 xxx yyy)
Aree ad accesso riservato per scambio file di grandi dimensioni
Regole di smistamento e notifica della corrispondenza in arrivo
Sicurezze sui documenti
Regole di fascicolazione dei documenti in arrivo
Modalità di generazione e invio di fatture
elettroniche
Manuale della conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
Specimen di firma
Regole di approvazione della corrispondenza
in partenza
Modalità di spedizione della corrispondenza
approvata
Notifiche, allarmi, segnalazioni ed escalation
Modalità di accesso dai sistemi gestionali
(se opzionato)
Caselle postali e frequenza di ritiro
Regole di scansione e categorizzazione
Lo stesso Staff che configura assiste quotidianamente gli utenti
registrati per supportarli in tempo reale
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
10. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 10
DocFlow OnAir
Suggerimenti e azioni assistite
Interfacce grafiche specifiche per il personale dell’Ufficio Posta
Presenza di workflow specializzati per l’assegnazione delle pratiche di lavoro ai referenti
Solleciti per escalation graduale ai referenti assegnatari
Visibilità gerarchica e possibilità per i responsabili di riassegnare i carichi di lavoro
Funzioni di supporto alla firma dei documenti informatici
Fascicolazione di allegati alle pratiche in qualsiasi momento, fino alla avvenuta conclusione della lavorazione
Congelamento delle pratiche dichiarate concluse
Trasmissione multicanale e multiformato della corrispondenza in partenza
Gestione della PEC a norma di legge (conservazione sostitutiva e verifica integrità, identità, non ripudiabilità)
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
11. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 11
DocFlow OnAir
Interazioni Peer to Peer
Messaggi email per l’innesco delle attività
Naturalezza del linguaggio adottato
Possibilità rispondere come se fosse un collega
Supporto procedurale passo-passo
Mantenimento del fascicolo a costo zero
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
12. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 12
DocFlow OnAir
Escalation e gestione degli SLA
Pro-memoria e richiami agli assegnatari refrattari
Escalation mediante email in cc al proprio responsabile
Riassegnazione automatica di una pratica se non viene presa in carico
Autorevolezza quando necessario
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
13. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 13
DocFlow OnAir
Gestione sicura dei canali di trasmissione e recapito
Raccolta e fascicolazione delle evidenze degli invii effettuati (TNT Formula Certa,
raccomandate A/R, PEC)
Ritrasmissione degli esemplari
Concessione temporanea dei diritti di accesso a utenti ospiti
(es. Studi Legali per recupero credito)
Conservazione sostitutiva di quanto inviato in totale trasparenza rispetto agli utenti
Gestione del Libro Firme
Ricezione e validazione di fattura elettronica
Conversione e trasmissione di fattura elettronica
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
14. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 14
DocFlow OnAir
Libro Firme e Firma residente
Visionare, firmare o rigettare i documenti contenuti nel Libro Firme
Inserire un nuovo documento e firmarlo dovunque ci si trovi (senza smart-card o pen-drive)
Inviare per email i documenti che si è firmato
Alimentare il proprio archivio senza alcuna fatica
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
15. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 15
DocFlow OnAirMailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
Solo il buono della conservazione sostitutiva
Fatture, DDT, Registri, Libro Giornale, Libro Unico del Lavoro, ecc.
DocFlow procede alla conservazione sostitutiva come responsabile delegato
L’azienda consulta l’archivio sostitutivo direttamente da OnAir
Produzione del file delle impronte a carico di DocFlow
Esecuzione periodica dei controlli previsti dalla normativa a carico di DocFlow
Accesso all’Osservatorio Normativo e al Blog degli esperti DocFlow
16. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 16
DocFlow OnAir
Cosa è DocFlow OnAir?
E’ la piattaforma di servizi web che dematerializza i processi d’ufficio, favorisce la collaborazione tra le persone e ha
effetti sulla produttività, l’efficacia e la tempestività d’azione delle persone.
A chi si rivolge?
Alle organizzazioni dove, indipendentemente dal fatturato e dal numero di persone dipendenti, il lavoro è organizzato per
pratiche da evadere e c’è un bisogno continuo di scambiarsi documenti, informazioni, commenti tra colleghi, fornitori
e clienti.
Cosa fa?
Fa da assistente personale a ciascun impiegato, quadro o dirigente: raccoglie la corrispondenza in arrivo e spedisce
quella in partenza, tiene in ordine le pratiche di lavoro e le trasferisce ai vari uffici, avverte se ci sono novità
importanti, sollecita i collaboratori perché concludano un’attività importante gestisce la lista delle cose da fare di
ciascun individuo e porta con sé i documenti da approvare, vistare o firmare. Ricorda sempre quel che fa, lavora da
mattino presto e fino a sera tarda e raramente va in ferie.
Chi ne beneficia?
Tutte le persone che lavorano in ufficio, tanto lo Stagista quanto l’Amministratore Delegato e la Presidenza.
Ciascuno vede le pratiche che gli competono e partecipa alle attività di lavoro che gli interessano, al sicuro da
intercettazioni e sabotaggi grazie a tecniche di crittografia e di firma digitale.
Cosa serve per usarlo?
Un accesso a internet da PC, tablet o smartphone, una o più caselle email, un numero di fax se lo si vuole usare.
Si può attivare per gradi? Si. Viene incoraggiato proprio un approccio incrementale per semplificare la
transizione.
Ha impatti sui sistemi gestionali ? Non per forza. I sistemi gestionali possono essere integrati su opzione.
Scheda sintetica
17. w w w . d o c f l o w . c o m
DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
Copyright 2012 DocFlow Italia SpA. Vietata la riproduzione anche parziale con ogni mezzo pag. 17
DocFlow OnAir
Lo spazio digitale per gli uffici all’aria aperta
www.docflow.com
grazi
e
DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |
marketing@docflow.it