Comment gérer l'afflux de nouvelles commandes ? Ou encore comment répondre aux exigences des clients en période de pic ?  Découvrez dans cette présentation nos conseils concrets à mettre en place simplement et rapidement, pour la préparation de vos commandes, l'optimisation de vos stocks ou la gestion du service client. 

1. Comment préparer sa logistique
en période de pic ?

2. Cubyn, c’est quoi ?
+300%
de croissance du chiffre
d’affaire en 2016
+200K
colis expédiés en 2016
+200
clients actifs à Paris et
en Île de France
10 colis/jour
2015
Des milliers de
colis/jour
2017

3. Les enjeux logistique des
pics d’activités
L’augmentation des exigences clients
L’augmentation du volume de commandes

4. L’augmentation des volumes
impacte toute la chaîne
logistique
Retard dans la préparation des commandes
Baisse de qualité des emballages
Inversion des commandes
Friction à la collecte
}

5. Quelles sont les attentes
des clients ?
Réception du
produit en
bon état
Livraison dans
les meilleurs
délais
Expédition
rapide
Choix du mode
de livraison
Tracking

6. Identifier et éviter
les écueils
Collecte
Étiquetage
Priorisation
des flux
Emballage
CN23
Retard Client
mécontent
Produits
endommagés
Dépôt
transporteurs
Temps de
préparation
Droits de
douanes
C
R
uetage
ard
oduits
mmagés

7. Les 3 étapes clés de
votre préparation
Picking et
préparation
Service client &
qualité
Gestion des
stocks

8. 1. Picking & préparation des
commandes

9. Connaître ses capacités et ses
temps de préparation pour faire
des prévisions
Sans Cubyn : 15 à 20 colis par heure
Avec Cubyn : 40 à 50 colis par heure
En moyenne :

10. Organiser ses flux pour éviter les
inversions de commandes
Un flux = un espace (séparer les commandes en
cours de préparation, les commandes à vérifier, etc…)
Faire des marquages au sol, utiliser des tables ou
du mobilier
Travailler en binôme pour plus de vigilance
Délimiter au maximum son espace

11. Comment savoir par
quoi commencer ?
Limiter la taille
des lots permet
de garantir une
meilleure qualité
du traitement des
commandes
Prioriser les commandes
• Commandes Express
• Colis volumineux
Grouper les colis par lot
• Par transporteur
• Par type de colis

12. Faire des contrôles réguliers et noter les commandes
préparées, en cours de préparation ou qui n’ont pas
encore été traitées.
Définir les étapes critiques lors de la préparation
de vos commandes
L’importance de répertorier ses
commandes

13. Choisir la méthode de
picking adaptée
Méthode 1 - A la main :
Regrouper les commandes à préparer, réaliser le picking en masse,
répartir les objets par commande
Méthode 2 - Avec un scan :
Réaliser un picking par commande, vérifier le
contenu des commandes en les scannant

14. Génération d’étiquettes
Méthode 1 : Impressions de toutes
les étiquettes d’un coup
Méthode 2 : Impression par lot de
colis au fur et à mesure

15. L’emballage : le problème
du sous-emballage
Rajout de protection : craft, papier bulle…
Monter en gamme : passer au double cannelure au
lieu du simple
Sur-emballer quand c’est nécessaire, même si les
coûts augmentent :

16. Vérifier la qualité des
objets pré-emballés
• Être vigilant à la réception du produit
• Vérifier la fiabilité des emballages fournisseurs
• Renforcer l’emballage si besoin

17. L’emballage : privilégier la
sécurité sur l’économie
Si une commande se compose de
2 objets, dont un fragile, il ne faut
pas hésiter à faire 2 colis distincts,
même si la marge finale baisse,
pour éviter des incidents.

18. Analyser ses capacités
PREVISIONS RECRUTEMENTS FORMATIONS
Recruter à la demande
Tous types de contrats
Brigad, Welcome to the
Jungle, Le Bon Coin, Side…
Prendre en compte le temps
de formation et la courbe
d’apprentissage
Durée : 1 mois
Embaucher pour soutenir le rythme
Comptez 3 mois pour que le recrutement soit opérationnel : de l’analyse de vos besoins à la
fin de l’apprentissage métier.

19. Dernière étape : la vérification des
lots de sortis
1
Vérifier que les
informations liées à la
commande sont
correctes
2
Checker une dernière
fois ce qui a été bien
fait ou pas
3
Vérifier que vous
remettez les bons colis
aux bons transporteurs
Vous pouvez suivre cette étape en faisant une dernière checklist, crayon à la main, ou en
scannant chaque colis avec une douchette.

20. Gestion des envois
internationaux
Connaître la législation et les régulations des exportations
des pays étrangers où l’on vend
Anticiper l’administratif
L’emballage des envois à l’étranger
La facturation se fait sur le volume et non au poids
Service client
Si une part importante de la clientèle est étrangère :
installer un service client anglophone ou un numéro
de téléphone local
Canaux de vente internationaux (Amazon,
marketplaces locales…)
Les intégrer dans la gestion des stocks et des retours

21. 2. Optimiser la gestion de ses
stocks

22. Analyse & volumes prévisionnels
par rapport à l’an passé
Pour anticiper et organiser
l’approvisionnement
Anticiper les produits phares
et à fort potentiel
Par couleurs, modèles,
références, saisonnalité…
Comment
anticiper ses
besoins ?

23. Monitorer son
stock en temps
réel
Réaliser des inventaires réguliers et automatisés
Etablir un process pour gérer les flux d’envois et
de retours
Utiliser les fonctionnalités CMS : Alerte lors d’un
seuil minimum de stock atteint, stocks miroirs, etc…
Dashboard sur les différents canaux de vente

24. Stocker les fournitures
d’emballage
Analyser les types d’emballages nécessaires en
fonction de ses prévisionnels
Faire des stocks plus gros (selon son espace
disponible) et baisser ses coûts
Ne pas oublier les produits annexes : étiquettes
thermiques, papier, scotch...

25. 3. Service client & qualité

26. Comment anticiper
et gérer les erreurs
clients ?
Le numéro de
téléphone laissé
par le client
augmente la
délivrabilité des
colis de 5%
Rendre la saisie du numéro de téléphone
obligatoire
Vérification
Mettre plusieurs étapes de validation
des informations dans le tunnel
d’achat
Téléphone

27. Augmenter la capacité
de votre service client
Investir dans le traitement des demandes
• Ouvrir un n° de téléphone et adresse email dédiés
• Embaucher pour augmenter la réactivité
• Utiliser des outils : Zendesk, Drift…
Automatiser pour gérer la montée en charge
• Préparer des templates de mails
• Prévoir l’envoi de mails automatiques
Pour 93% des
sondés, la
réactivité des
commerçants est
un des critères les
plus importants
pour Noël par
exemple*.
*ITinSell

28. Connaissance des offres
transporteurs
Connaître et anticiper les dates butoirs des transporteurs
Proposer plusieurs offres de modes d’envoi à l’approche de la deadline (à Noël
par exemple, proposer de l’Express à l’approche du 24 décembre, etc…)
Anticiper les collectes et les dépôts chez les transporteurs

29. L’importance du
tracking
« En temps normal,
la qualité d’une
livraison repose sur
le suivi pour 59%
des sondés. En
période critique,
comme pour Noël,
ce critère est
primordial pour
94% d’entre eux* »
*ITinSell
Un tracking pour réassurer :
Importance de récolter les coordonnées de
l’acheteur au cours du parcours d’achat pour
pouvoir assurer le tracking de son colis
Communiquer les états et statuts de la
commande par email ou sms

30. Communication et transparence
« 2 acheteurs sur 3 souhaitent être alertés en
cas de problème de livraison* »
*ITinSell
Pour désengorger le service client :
Informer en amont qu’en raison de la forte activité, il est normal que le tracking
soit plus lent
Il est important d’informer le client en cas de problème (outil pour le faire : Shipup)
Indiquer les délais de livraison sur la page produit

31. Disponibilité des
produits
Transparence & bonne gestion de ses stocks :
Avertir de la disponibilité des stocks aux clients
Mettre le nombre de produits restants sur les
pages produits

32. Investir dans le
service client
Ne pas hésiter à embaucher pour la période
de pic
Garder un service client solide : il restera
très sollicité après le rush, pour les retours
Pour 93% des
consommateurs, la
réactivité des
commerçants est
primordiale pour
leurs achats de Noël

33. Rester préparé et
vigilant après le pic
2
Définitions des politiques
• Allongement du délai des retours
• Réponses SAV…
3
Gestion des flux
• Avant la période critique : envoi <> retours
• Après le pic : retours
1
Anticipation
• Préparer des process : réclamations,
retours, SAV, litiges…
• Estimer le taux de retour

34. Cubyn collecte, emballe et expédie
vos colis le jour même
Collecte Emballe Expédie

35. Vous êtes intéressé ?
Contactez-nous sur curieux@cubyn.com
Votre logistique à la demande.