Was sind Datenkategorien, wozu dienen sie und welche sind für die eigene Terminologieverwaltung relevant? Wie baut man sich zweckmäßig strukturierte Speicher für die eigene Terminologiearbeit auf? Wie befüllt man sie und verhindert Pannen?
Das Webinar veranschaulicht mit praxisnahen Beispielen, welchen „Denkarbeiten“ bei diesem Thema hilfreich sind, um unnötige Nacharbeiten vermeiden.
Gastreferentin: Eva Tenschert, Technische Redakteurin und Beraterin bei der tecteam GmbH in Dortmund.
2. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• Daten
• Um welche Daten (Speicher) geht es?
• Welche sind erforderlich?
• Welche Datentypen gibt es?
• Datenkategorien
• Was sind Datenkategorien und wozu
dienen sie?
• Worauf muss man achten, wenn man
Datenspeicher konfiguriert, füllt,
importiert, exportiert, reimportiert?
Denkarbeiten für heute
Datenkategorien
6. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Welche Speicher (Datensammlungen auf Papier oder in einer Software)
stehen für die Arbeiten und für die Beteiligten zur Verfügung?
Welche Speicher sollen entstehen?
Beispiele:
Excel-Datei Termdatenbank Wortlisten weitere ..
Bestand und Bedarf hinsichtlich Speicher klären
Speicher Datenspeicher Export Export
8. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• DATEN
„eigentlicher Datenbestand“:
-> Was ist in der Datenbank eingetragen?
• STRUKTUR
Strukturierung des Datenbestands:
-> Wie sind die Einträge sortiert bzw. organisiert?
-> Mit welchen Kategorienamen werden gleichartige
Informationen erfasst und auffindbar?
• METADATEN
Verwaltungsdaten, Erklärungen zu den Einträgen:
-> Wer hat wann was gespeichert? Wie wird ein Eintrag
gemacht? Wie finde ich was?
Daten, Struktur, Metadaten
12. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Beispiele Kalibrierung, Kalibration, calibration
• die zulässige Benennung und die nicht zulässige Benennung
• Sprachunterscheidung (de, en)
• beschreibende Informationen, Zuordnung (Wortart, Fachgebiet)
• das Ziel oder die Zielgruppe der Terminologiearbeit (Autoren und
andere Schreibende, die eine mehrsprachige Datensammlung für
die präskriptive Terminologiearbeit benötigen)
• Sprachprüfwerkzeuge für Autoren erforderlich
• ggf. Informationen für Autoren zum Umgang mit der Datenbank
und der Sprachprüfung sowie Informationen zu Schreibregeln
erforderlich
Beispiel „Kalibrierung“: Was wird benötigt, was wird gespeichert
13. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Beispiele Kalibrierung, Kalibration, calibration
• die zulässige Benennung und die nicht zulässige Benennung
Datenkategorien, Datenbankeinträge, mehrsprachige
Termdatenbank
• das Ziel und die Zielgruppe der präskriptiven Terminologiearbeit,
Informationen für Autoren zum Umgang mit der Datenbank und
der Sprachprüfung, Informationen zu Schreibregeln
Terminologieleitfaden, Redaktionsleitfaden: Umgang mit Tools;
Autorenunterstützung, Hilfen in den Tools
Beispiel „Kalibrierung“: Was wird wie gespeichert?
Fachgebiet Benennung Benennungsstatus
Labortechnik Kalibrierung zulässig
Labortechnik Kalibration nicht zulässig
16. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Organisationen, Normen und Hilfen zur Kategorienbildung
• www.isocat.org Data Category registry (DCR): Datenkategorien
• DIN ISO 26162:2016-12 Systeme zur Verwaltung von Terminologie,
Wissen und Content – Gestaltung, Einrichtung und Pflege von
Terminologieverwaltungssystemen (ISO 26162:2012)
• Ordner „Terminologiearbeit Best Practices“ vom Deutschen
Terminologie-Tag e. V.
• tekom Praxishilfe und Leitfaden „Erfolgreiches
Terminologiemanagement im Unternehmen“
Kategorien
17. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• Welche Kategorien werden benötigt?
• Eintragsnummer, Fachgebiet, Sachgebiet, Klasse (z. B.
Modellnummer), Abbildung, …
• Definition, Quelle, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Autor,
Anmerkung, Bearbeitungsstatus, …
• Benennung, Benennungstyp (Vollform, Abkürzung), Wortart,
Genus, Numerus, Gültigkeit/Gebrauch (z. B. Schweizerdeutsch,
Marketing, Doku), Benennungsstatus (bevorzugt, verboten)
• Auf welchen Ebenen werden die Kategorien benötigt?
• Begriffsorientiertheit und Benennungsautonomie beachten
• Welche Sprachen sind erforderlich?
• Wie fein sollen die Kategorien ausdifferenziert werden (Granularität)?
• Sollen zum Beispiel überhaupt Informationen zur Grammatik
erfasst werden, soll es eine Kategorie „Wortart“ geben, soll es
noch weitere Ausdifferenzierungen der „Wortart“ geben?
Kategorien für die eigenen Zwecke auswählen
18. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Typen von Kategorien
offene Datenkategorie geschlossene
Datenkategorie
einfache
Datenkategorie
offen = Freitext geschlossen =
Auswahlliste
(„Picklist“)
• A
• B
• C
• D
einfach
• Ja
• Nein
in dieser Kategorie soll
ein frei formulierbarer
Beispiel-Eintragstext
stehen
D Ja
19. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Typen von Kategorien
Benennung Genus
• maskulinum
• femininum
• neutrum
Genormt?
• ja
• nein
Kalibrierung • femininum nein
• geschlossene Kategorien: komfortable, zeitsparende Eingabe,
Vorgaben verhindern Schreibfehler und Inkonsistenz
• offene Kategorien: alles, was im Freitext eingegeben werden muss
20. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Auswahl und Organisation der Informationen
• Informationen nach Inhalt und Funktion sortiert
• Informationsarten unterschieden
• Informationen den Datenkategorien zugeordnet
• Datenkategorien ausgewählt
• Datenkategorien und Ebenen zugeordnet
• Granularität bestimmt
• Eintragsarten beschrieben
• offen (beschreibend, freie Eingabe, alles möglich)
• geschlossen (festgelegt, Auswahlmöglichkeiten, ein paar
möglich)
• einfach (ja/nein, nur diese beiden möglich)
Zusammenfassung … welche Datenkategorien?
21. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
1. Excel-Liste erstellen und bearbeiten
2. Terminologiedatenbank erstellen oder
bearbeiten
3. Daten migrieren (Daten aus Listen in Systeme
überführen, Datenbestände aus Systemen
exportieren und in andere Systeme
importieren)
Je nach Bedarf, Bestand und Status Quo
Datenspeicher
22. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• Begriffsorientiertheit und Benennungsautonomie wahren
• je Eintrags-ID ein Begriff
• alle Benennungen eines Begriffs zu diesem Begriff
aufführen
• jede Benennung erhält eigene terminologische Daten
• Einträge ordentlich und einheitlich
• je Spalte nur je eine Datenkategorie
• Datenkategorien einheitlich bezeichnen
• in einer Zelle steht nur ein Datensatz, aber keine
verschiedenartigen Informationen
Excel-Listen erstellen oder bearbeiten: Worauf achten?
23. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Schreibweisen der Einträge in die Zellen
• leere Zellen leer lassen (nicht „irgendwas“ schreiben, was man
später löschen muss)
• Benennungen wie im Fließtext schreiben
• Benennungen in der Grundform schreiben, ohne Artikel oder
weitere Angaben wie in einem Lexikon
• gleichartige Einträge immer in der gleichen Form schreiben
• Beispiel: immer „Plural“ statt Pl., P, Plur. usw.
Tipp: Auswahllisten in Excel anlegen („picklist“)
Excel-Listen erstellen oder bearbeiten: Worauf achten?
24. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Auf Zweckmäßigkeit prüfen
• Sind die Struktur und die Schreibweisen korrekt?
• Können alle Verwender der Liste mit der Liste umgehen?
• Sind Kategorien wie „Bearbeitungsdatum“ und „bearbeitet
von“ vorhanden?
• Werden alle Datenkategorien tatsächlich benötigt?
• Sind alle benötigten Sprachen berücksichtigt?
• Sind die Datenkategorienamen (Spaltenüberschriften)
gemäß dem Standard bezeichnet, den das
Verwaltungssystem versteht?
• Sind die Kategorien „Wortart“ und „Genus“ vorhanden?
• Ist der Aufbau der Liste zum Einlesen in das (bereits
vorhandene?) System geeignet?
Excel-Listen erstellen oder bearbeiten: Worauf achten?
26. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Excel-Terminologieliste für den Import vorbereiten
subject area german term type part of
speech
gender
laboratory
technology
Kalibrierung … … …
information
technology
Beenden-Symbol … … …
eine Zeile, ein Begriff, alle Kategorien hintereinander …
eine Zeile, ein Begriff, alle Kategorien hintereinander …
27. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Beispiel Excel-Datei mit mehreren Benennungen in einer Zeile
Beispiel: Excel-Terminologieliste für den Import vorbereiten
Fachgebiet Deutsch Wortart Genus Status Deutsch Wortart Genus Status Englisch Wortart Genus Status
Software Menü Nomen n bevorzugt Klappe Nomen f verboten menu
Hardware Motor Nomen m bevorzugt Brummer Nomen m verboten motor
Labor Waage Nomen f bevorzugt Wippe Nomen f verboten scales
31. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Name, Art und Umfang der Terminologiedatenbank
• Terminologiedatenbank (ggf. mit Assistenten) anlegen
• Sprachen angeben, mit denen gearbeitet wird, Reihenfolge
festlegen
• Datenkategorien anlegen (Liste mit den Datenkategorien, die
für die Arbeit ausgewählt wurden)
Struktur und Definition der Terminologiedatenbank
• Reihenfolge der Eintragsfelder und Sprachen
• Festlegung, auf welchen Ebenen die Eintragsfelder liegen
• Festlegung, welche Eintragsmöglichkeiten vorhanden sind
Terminologiedatenbank erstellen oder bearbeiten
39. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
Definition der Datenfelder und der Struktur
• Terminologiedatenbank-Definitionsdatei
(„die Datenbankdefinition“ ; Standards)
• strukturierter Eintrag (der die Definition der Struktur enthält)
Inhalt der Terminologiedatenbank, Datenbestand
• Terminologiedaten, database (Standards)
Terminologiedatenbank
41. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• Excel-Daten in ein System importieren
• je nach System verschiedene Verfahren
• Konvertierung der Excel-Daten erforderlich (XML)
• Datenbankdefinition und Eintragsstruktur der Excel-Datei
müssen übereinstimmen
• Terminologiedaten aus einem System in ein anderes migrieren
• Datenbankdefinition muss ggf. angepasst werden
• Import der Daten in eine systemeigene Datenbank, Import der
systemeigenen Datenbank in den aktuellen Datenbestand
Terminologiedaten migrieren
42. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• Datenexport
• System/Datenbank sichern vor jeder Aktion!
• Ausgabeformate und Export-Verfahren sind je nach System
leicht unterschiedlich, jedoch leisten im Grunde alle Systeme
das Gleiche
• vollständiger oder teilweiser Export des Bestands möglich
• Datenimport
• System/Datenbank und Importdatei sichern vor jeder Aktion!
• Datenstrukturen der Datenbestände prüfen vor jeder Aktion:
Die Datenstruktur der importierten Datei und die
Datenstruktur des Speichers müssen übereinstimmen, sonst
droht Datenverlust (Überschreiben von Daten, versehentliche
„Neudefinition“ der Datenstruktur)
Terminologiedaten exportieren und importieren
43. DATENKATEGORIENFÜRDIETERMINOLOGIEVERWALTUNG
• Reimport
• Datenbank und Importdatei sichern vor jeder Aktion!
• Datenstrukturen der Datenbestände prüfen vor jeder Aktion:
Die Datenstruktur der importierten Datei und die
Datenstruktur des Speichers müssen übereinstimmen, sonst
droht Datenverlust (Überschreiben von Daten, versehentliche
„Neudefinition“ der Datenstruktur)
Terminologiedaten reimportieren
Terminologiedatenbank
mit X Kategorien
Export Reimport
44. VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!
tecteam GmbH Tel.: 0 231 9206 184
Antonio-Segni-Straße 4 Fax: 0 231 9206 199
44263 Dortmund E-Mail: E.Tenschert@tecteam.de
www.tecteam.de
