Maarten Van der Biest - CIO Vlerick Leuven Gent Management School Een gecombineerd ERP- en CRM-project in een business school. Gaan we voor een 'big bang' of het project faseren?

1. © Vlerick Business School

2. THE VIPER CASE:
ERP OR CRM, PHASING OR BIG BANG
ICT INSPIRATIEDAG – CONFENIS 2012

3. AGENDA
 Vlerick Business School
 De start van een nieuw back-end systeem
 CRM of ERP?
 Big Bang of gefaseerd project?
 Lessons learned
 Vragen
3 © Vlerick Business School

4. VLERICK BUSINESS SCHOOL: DE CONTEXT
Vlerick
Business School met focus op
• MBA en Master programma’s
• Open programma’s in Management
• Customized Programmes
Inhoud onderbouwd door Onderzoek en
Praktijk
EQUIS, AMBA en AACSB geaccrediteerd
Hoog aangeschreven in diverse rankings
12/9/2012: Vlerick Business School
4 © Vlerick Business School

5. DE START VAN EEN NIEUW BACKEND SYSTEEM
© Vlerick Business School

6. ENKELE PREREQUISITES
1 versie van de waarheid (de-duplicatie)
Gebruiksgemak (blijf bij standaard interfaces)
Snelle en accurate rapportering (relevantie)
Open maar controleerbaar (trust)
Don’t rebuild, but rethink
Future proof
© Vlerick Business School

7. CRM OF ERP: WHAT’S IN A NAME…
CRM Vlerick ERP
• Beheer • Studenten en • Planning van
klantenrelaties Participanten productie
• Opvolgen Leads • Klantenopvolging • Logistiek
/ Sales • Beheer • Beheer van
• (Email) leslokalen resources
marketing • Teaching en •…
•… research logging
© Vlerick Business School

8. BIG BANG OF GEFASEERD PROJECT
Functionaliteiten:
• Klantenbeheer
• Programma beheer
• Beheer van sprekers
• Beheer van leads en opportuniteiten
• Beheer van inschrijvingen
• Beheer van leslokalen
• Beheer van facturen
• Beheer van evaluaties
• Beheer van toelatingsproeven
• Beheer van studenten beurzen en fairs
• Beheer van projecten
• Beheer van CV’s van studenten
• Beheer van jobpostings
• BI rapportering
• …
Hangt af van de context
© Vlerick Business School

9. BIG BANG OF GEFASEERD PROJECT - 2
Nood aan een doordachte
architectuur
Accounting
software
HR
Alumni Software
Viper
Nieuwe
Studenten Website
Extranet
E-learning
© Vlerick Business School

10. LESSONS LEARNED
• Weet wat je wil
• Do not underestimate in budget and planning
• Een ‘burning platform’ helpt
• Laat leveranciers meedenken (homework)
• Integratie, Integratie, Integratie
• Binnen dezelfde familie blijven kan helpen
• Omkadering i.f.v de grootte van het project
• Betrek je eindgebruikers
• Analyse is ¾ van het project
• Hou betrokkenheid van top management
• Incubatie van externe leveranciers
• Blijf bepalend in je eigen proces
© Vlerick Business School

11. LESSONS LEARNED
• Opleiding en awareness is geen ‘one time shot’
• De wereld verandert, wees open voor change
• Ga naar formele afsluitmomenten, en startmomenten
• Vraag feedback, maar doe aan expectations management
• Change projecten kunnen aanstekelijk werken
• De laatste loodjes wegen het zwaarst
• Koester je talenten
• Let op de fase ‘project’ naar ‘process’
• Projectwerk is teamwerk. Share success
© Vlerick Business School

12. MAARTEN VAN DER BIEST
IT MANAGER
maarten.vanderbiest@vlerick.com
+32 9 210 97 39
@mvanderbiest
linkedin.com/in/maartenvanderbiest
VRAGEN?
12