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Giro di presentazione
Come stabilisci ciò che routinario, a scadenza e prioritario?
Come tieni a mente le cose da fare?
Quanto tempo ti prendi per stabilire come usare il tuo tempo?
(es. attività da 1 giorno – attività settimanali – mensile – annuale)
Disegnate su un foglio 2 colonne.
Nella prima rispondete alle seguenti domande.
Nella seconda segnativi gli spunti più interessanti che emergeranno dai partecipanti presenti.
A giro dite NOME – LOCALITA’ – e scrivete in chat la risposta 4 domande.
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Il time management è un processo di pianificazione e
controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali con il
fine di aumentare l'efficacia, l'efficienza e la produttività.
Il time management può essere migliorato attraverso l'uso
di competenze, strumenti e tecniche.
Il time management è favorito da una migliore
consapevolezza del nostro rapporto con il tempo e dello
stileinteressi dei nostri interlocutori.
CHE COS'È IL TIME MANAGEMENT?
A COSA SERVE?
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Le time management skills di un professionista la dicono
lunga anche sulla sua capacità di prioritizzare le sue attività
per cercare di massimizzare l’efficienza e l’efficacia del
flusso di lavoro.
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La pianificazione è da sempre una parte importante di un processo organizzativo.
Gli egiziani non costruirono le piramidi per caso, bensì in base ad un piano prestabilito:
…pianificarono il taglio delle pietre ed il loro trasporto fino al luogo previsto…
…pianificarono un sistema per issarle nei punti prestabiliti…
…pianificarono il completamento delle piramidi prima della morte del faraone…, dimostrando così di essere
dei buoni pianificatori, anche se il loro sistema di relazioni umane molto probabilmente lasciava un pochino a
desiderare.
PIANIFICARE ci dice CHI farà COSA, QUANDO ed a QUALE standard.
Affidarsi al caso facendo forza solo sulla propria dedizione al lavoro non è sufficiente per tenere la serranda
aperta per molti anni.
Pianificazione e programmazione di ogni attività rappresentano il metodo migliore per far crescere
costantemente un’azienda.
PIANIFICARE e PROGRAMMARE
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PIANIFICARE e PROGRAMMARE
Il mercato cambia nel corso del tempo e i clienti si evolvono, quindi un’impresa ha bisogno di un piano
strategico che punti a realizzare obiettivi a lungo termine attraverso il raggiungimento di traguardi intermedi a
breve termine.
Un piano aziendale a medio/lungo termine prende in considerazione un arco temporale che va da 3 a 5 anni e
una serie di step intermedi che servono anche a controllare l’andamento delle diverse strategie messe in atto.
Parafrasando Luther King: un imprenditore deve essere in grado di fare cambiamenti in azienda se vuole
continuare ad avere potere sul mercato, ma seguendo un piano strategico realizzato con cura.
La pianificazione comprende tutte quelle azioni che devono essere attuate nei successivi 3, 4, 5 anni,
quindi, si ragione a lungo termine.
La programmazione prende in esame ciò che è da fare nel corso dell’anno, ovvero nel breve termine.
La pianificazione tratteggia il futuro dell’azienda e la guida verso gli obiettivi non immediati.
È chiaro che debba essere un’attività da condurre con attenzione, pensando ai reali risultati che si vogliono
raggiungere e, soprattutto, avvalendosi di analisi mirate che fanno presagire il comportamento futuro del
mercato.
9. Francesca Stanzani Kairòs Solutions
Sul lavoro deve essere assegnata una porzione di tempo trovando la risposta alle seguenti
domande :
1. quanto tempo è giustificato dall’importanza del compito ?
2. quanto tempo è necessario per completare il lavoro?
3. quanto tempo è disponibile ?
Ci saranno momenti in cui il tempo è molto limitato e nei quali soltanto i lavori più importanti potranno
essere presi in considerazione; non dovrà essere dato spazio a lavori che diventeranno più importanti
solo in seguito.
In altri momenti in cui la pressione del lavoro è minore e più tempo è disponibile, potranno essere
affrontati i compiti che sembrano meno importanti.
Le risposte alle tre domande indicano quanto tempo dovrebbe essere assegnato ai compiti, ma danno
poche indicazioni a proposito della sequenza secondo la quale i lavori dovrebbero essere eseguiti.
ASSEGNAZIONE DEL TEMPO PER OGNI
COMPITO/SEQUENZA DI COMPITI
10. Francesca Stanzani Kairòs Solutions
Un professionista efficiente formula un programma che soddisfi i seguenti criteri:
1. prevede tutti i fatti principali dando ad ognuno tempo sufficiente, e li ordina in
successione in modo da non creare disturbo o ritardo al proprio lavoro od a
quello di altri. Stabilisce in modo chiaro la corretta priorità di ogni impegno.
2. Lascia tempo a sufficienza per poter provvedere agli imprevisti che richiedono
attenzione immediata; queste porzioni di tempo sono da considerare nel
proprio programma, ma tenute tuttavia al minimo indispensabile.
3. La disponibilità di tempo che non venisse usata per il punto due può essere
sfruttata per argomenti non prioritari.
4. Il lavoro viene organizzato in modo che meno impegni rientrino nella categoria
dell'emergenza.
12. Francesca Stanzani Kairòs Solutions
Esercitazione individuale
DOMANDIAMOCI…
5’
In base a cosa stabilisco cosa è
importante fare quotidianamente nelle…?
• Attività amministrative
• Attività gestionali
• Attività commerciali
13. Francesca Stanzani Kairòs Solutions
Esercitazione individuale
DOMANDIAMOCI…
5’
Chi sono i tuoi Stakeholder?
Quali sono i loro obiettivi e priorità?
Quali aspettative hanno verso di te?
Come influenzano le attività importanti per te?
Come gestisci lo spazio di Negoziazione?
15. 17
“Il potere è la capacità di raggiungere degli scopi.
Il potere è la capacità di effettuare dei cambiamenti.”
Martin Luther King
16. Francesca Stanzani Kairòs Solutions
Per S. Agostino il tempo è soprattutto un valore psicologico: “non il mondo è stato creato nel tempo,
ma il tempo è stato creato con il mondo”.
Il tempo è uguale per tutti, ma diversa è la percezione soggettiva del
tempo perché dipende dalle attività.
Quando facciamo delle cose che ci piacciono il tempo scorre più velocemente, dobbiamo migliorare
la Qualità del nostro tempo!
GESTIRE LA PERCEZIONE SOGGETTIVA
DEL TEMPO
18. Francesca Stanzani Kairòs Solutions 20
GESTIRE LA PERCEZIONE SOGGETTIVA
DEL TEMPO
Qual è il tuo stile?
Qual è il tuo rapporto
con il tempo?
Come tieni conto della
percezione altrui per
fare richieste efficaci?
19. Cosa ti fa perdere davvero tempo?
Quali cattive abitudini hai?
