Entender y controlar los costes de producción de documentos dentro de la organización.

1. EN LOS COSTES
OCULTOS ESTÁ SU
GRAN RETO
ahorro
Cómo convertir los
costes ocultos en
grandes ahorros

2. A menudo el verdadero
coste de impresión está
emboscado. Cuando
uno sabe dónde buscar
puede lograr grandes
ahorros.
Aquí hay algunas reflexiones sobre cómo
se puede trabajar mejor…

3. En la oficina…
Los costes de impresión
representan hasta el 3 % de los
ingresos de una organización1
.
Se han convertido prácticamente en un agujero
negro en los presupuestos de TI.
1
Basado en investigaciones de ALL Associates Group, EDAM Whitepaper, 2012

4. Los costes visibles como
las máquinas, el papel, los
consumibles y el mantenimiento
solo representan alrededor del
20 % del total del gasto de la
impresión de oficina2
.
Loscostesocultosdelagestiónylaimpresióndedocumentos
sonlosquetienenelmayorimpactoenlospresupuestos.2
The True Cost of Enterprise Printing, IDC Report, 2011

5. Por ejemplo...
... considere cuáles son
sus costes de impresión
en estas áreas:

6. Atención de consultas al centro de
asistencia, gestión y mantenimiento
de equipos, formación de empleados,
servidores de impresión, conexiones
de red y software de impresión.
Asistenciae
infraestructuradeTI

7. +

8. Compras no coordinadas y toma de
decisiones fragmentadas. Gestión
de varios dispositivos y proveedores,
almacenamiento de consumibles,
reposiciones y control de inventarios.
Compras y administración

9. +

10. Eltiempoquerealmentegastanlosusuarios
enlaimpresióndedocumentos,considerando
laconfiguracióndedispositivos,lasoluciónde
problemasyelacabadoamano.
Produccióndedocumentosy
manodeobra:

11. +

12. Gestión de los procesos de preimpresión
y postimpresión, como las tareas de
archivado, almacenamiento, indexación,
escaneado, encuadernado, recuperación
y distribución de documentos.
Flujos de trabajo
y gestión de
documentos

13. =

14. Muchas organizaciones aún tienen
dificultades para calcular un coste en
muchas de estas áreas.
Pero aquellas que sí pueden calcularlo,
a menudo descubren que suman
mucho más de lo que esperaban.
Costes ocultos

15. Si ya conoce bien sus costes y dispone
de un buen equipo con experiencia
en la gestión de impresión, tenemos
las herramientas que le permitirán
aumentar el control.
¿Qué puede hacer
al respecto?

16. Nuestro software le ayuda
a gestionar y mejorar la
impresión segura y el
direccionamiento de trabajos,
siguiendo y controlando los
costes en toda su organización.
Ya sea escaneando o
imprimiendo, desde PC o
desde móviles, también puede
garantizar una salida coherente
y la satisfacción del usuario
con dispositivos diferentes.
La gama de dispositivos
de impresión e imágenes
que ofrecemos le permite
consolidar y estandarizar
su flota de impresoras,
mejorando la fiabilidad y
la rentabilidad, incluso en
entornos de TI antiguos.
Software hardwarE

17. Si esto le parece complicado de
gestionar, o su equipo no tiene
suficientes conocimientos o experiencia,
puede considerar un servicio de
impresión gestionado (MPS).
Esto le permite externalizar la gestión de
sus impresiones con un equipo experto.
O bien...

18. Actualmente las opciones son muy
flexibles y puede seleccionar entre
la asistencia más básica o contratar
una gama completa de servicios y
consultoría e incluso una solución
a medida creada de acuerdo a sus
necesidades específicas.
La opción MPS

19. Gestionadoporelcliente
Gestionado por Canon
Hardware
y software
autogestionado
MPS totalmente externalizado
¿En qué punto de la curva está?
UN MPS A SU MEDIDA

20. MPS controla costes...
• Reduciendo el tiempo y el esfuerzo empleados en lidiar
con varios proveedores
• Consolidando equipos y reduciendo el coste de gestión
y mantenimiento de múltiples dispositivos de impresió
• Mejorando el funcionamiento de compras centralizando
las adquisiciones de todos los equipos y sus
consumibles
• Controlando todos los servicios de impresión y su uso,
potenciando la mejora continua
• Reduciendo consumos de impresión, estableciendo

21. Según nuestra experiencia, el mejor
enfoque se basa en una metodología
que ofrezca mejoras continuas a largo
plazo. Como éstas...
MPS es un viaje de mejora
continua…

22. MPS
Descubrimiento
Destacando los posibles
ahorros y mejoras en su
entorno de impresión
actual.
Diseño
Convirtiendo lo aprendido
en recomendaciones de
servicio y en un estudio de
empresa.
Revisión, revisión, revisión
Analizando regularmente el
rendimiento e impulsando
el ahorro continuado y a
largo plazo, y las eficiencias
durante toda la vida útil de
los documentos.
Transición e implementación
Gestionando la introducción
de servicios internos incluida la
formación en el uso de nuevos
equipos, que es clave.
Asistencia y gestión
Gestionando los contratos, los equipos
y los consumibles con los proveedores
y resolviendo los problemas antes de
que se produzcan.
Para que usted pueda centrarse en
su negocio.

23. No importa en qué
trayecto está,
podemos ayudarle.
Aquí hay tres pequeños ejemplos
de nuestros clientes.

24. «Hemos ganado en muchos aspectos. Los
costes de impresión se redujeron mucho,
con un impacto significativo en nuestros
resultados. Tenemos muchos menos
dispositivos, son más flexibles, más
fiables y ahora tenemos los equipos que
necesitamos en los lugares adecuados. »
Sue Chick
Directora de proyectos,
Imagination

25. «Los resultados obtenidos hablan
por sí solos. Ahora ahorramos más
de un 60 % en nuestros costes de
impresión y de copia. »
Horst Schlüchter
Jefe de infraestructura y gestión
de aplicaciones,
R&V Versicherung

26. «Podemos desglosar todo el volumen
de impresión para ver exactamente
cómo está compuesto; quién imprime
qué y en qué máquina, cuántas son en
color o en blanco y negro y cuántas se
hacen a doble cara. »
Paul Cullen
Director técnico,
Armstrong Watson

27. PERO ESPERE,
TODAVÍA HAY
MÁS…

28. PIENSE EN LA
IMPRESIÓN DE
PRODUCCIÓN.

29. SU FORMA DE IMPRIMIR
TAMBIÉN PUEDE SER UNA PARTIDA
Publicidad de tirada corta
Cuadernillos
Albaranes
Informes
Folletos
Documentos transaccionales
Marketing personalizado
Carteles y señalización

30. Según nuestra experiencia,
la impresión de producción
interna ahorra entre un 10 %
y un 30 % respecto a las
contratadas externamente.
Si su organización no está obteniendo esta clase
de resultados o si tiene curiosidad por saber
cómo realizar todas estas tareas internamente,
¿cuáles son las consideraciones clave?

31. La capacidad de impresión
interna puede ser un gran
recurso, pero solo generará
valor real y ahorro respecto
a la externa, si la gente la
usa.

32. Si canaliza más trabajos hacia sus salas
de impresión internas y se acortan los
plazos de entrega, puede reducir los
costes y mejorar el servicio.
Una gestión
eficiente del
flujo de trabajo
es crucial

33. Ofrecer buenos servicios internos atrae
más usuarios, más economía de escala
y más valor añadido…
Impresión bajo demanda Tiradas cortas de impresión
y entregas rápidas permiten una respuesta ágil a los cambios en
los pedidos.
Impresión de datos variables Personalice fácilmente
los materiales de comunicación agregando contenido individual.
Web to print Agilice la eficiencia del servicio con la
elaboración de presupuestos, la entrada de pedidos y el
seguimiento, todo en línea..

34. Lo hemos visto en nuestro trabajo,
ayudando a todo tipo de organizaciones a
ahorrar, aumentar la eficiencia y obtener
ventajas competitivas reales…
• Introducción de nuevos servicios para atraer
nuevos usuarios
• Automatización de flujos de trabajo de
producción y optimización de procesos
• Mejora de la gestión de costes, permitiendo
recargas precisas.

35. Así que si ya tiene en
funcionamiento la
impresión interna o está
pensando en dar el paso
... estos son solo tres ejemplos de
organizaciones que han logrado
resultados sobresalientes.

36. «Calculamos que la gestión interna de
todo el proceso de producción ha
reducido los costes relacionados con
la impresión en casi un 50 %. »
Nino Del Plato
Director de proyectos,
Director del departamento central de
reprografía, Ecosfera

37. «Hemos ahorrado entre 80.000 y
108.000 € por año en costes de
impresión. Ahora en vez de tener
una gran cantidad de carpetas
y documentos, imprimimos solo
la cantidad de documentos
personalizados que necesitamos. »
Bent Kongerslev
Coordinador de compras,
South Jutland Hospital

38. «Hemos obtenido y mantenido
resultados de calidad día tras
día. Calculo que hemos reducido
nuestros costes alrededor de un
50 % en todo
el proceso. »
Christoph Brandner
Jefe del departamento de artes gráficas y diseño,
RHI AG

39. ¿Cómo podemos
ayudarle?
Si está tratando de reducir
esos costes ocultos, podemos
ayudarle...

40. Ya sea en impresión de documentos
de oficina, especializada o de
producción de grandes volúmenes.
Nuestra amplia experiencia y nuestra
tecnología líder del sector puede
generar una gran diferencia en la
forma que trabaja con la impresión.

41. Si hay algún área de particular interés que quiera
analizar con más detalle, o quiere tener una
reunión con nosotros, llámenos al 900 11 12 15
o Póngase en contacto