1. KREATIVNÍ PRÁCE
S INFORMACEMI
TÉMA 1
Time management
Po nastudování byste měli:
»» vědět, co znamená time management,
»» znát základní rozdělení time managementu,
»» chápat základní principy metody GTD.

2. Proč jsme toto téma zařadili a k čemu slouží
Během studia i práce se setkáváme s celou řadou problémů, které nám
způsobuje špatná organizace času (a mnohdy i prokrastinace). Díky tomuto
modulu byste měli pochopit, jak začít organizovat svůj čas. Pokud by vás
téma zaujalo, můžete využít nepřeberného množství knih a článků, které se
této problematice věnují.
Klíčové pojmy
Time management zvládání organizace času pomocí různých metod a
nástrojů.
GTD metoda Davida Allena založená na pěti fázích práce
s úkoly.
2

3. 3
Teorie
Time management je disciplína, která se zabývá způsoby zvládání organizace času a jeho
efektivního využití. Existuje nepřeberné množství metod, postupů, nástrojů, tipů atd. Do
time managementu spadají činnosti jako plánování, delegování, hledání cílů a priorit,
monitorování či analýza. Výsledkem špatného zacházení s časem je mnohdy stres, finanční
ztráta, nesplněné cíle a výjimkou není ani špatné zdraví.
Time management můžete dělit na:
»» timeboxing: rozdělení dne, týdne či měsíce na úseky,
»» to-do listy: seznamy úkolů,
»» GTD: z angl. „get to done“; Allenova metoda 5 fází zaznamenávání a připomínání,
»» ZTD: z angl. „zen to done“; zaměřeno na osvojování návyků,
»» life management: nová disciplína zaměřená na organizaci života jako jednoduché-
ho životního stylu.
To-do listy
To-do listům se česky říká jednoduše seznamy úkolů. Nejjednodušší formou je seznam
úkolů pod sebou, které si jedinec odškrtává či jinak označuje, pokud jsou splněny. Již tato
jednoduchá metoda může některým jedincům pomáhat, neboť odškrtávání splněných úkolů
je motivační a nabíjí člověka energií pro další činnosti.
Pokročilejší metodou je řazení úkolů podle daných hledisek. Nejčastěji se používá řazení
podle priorit. Na prvním místě je tak nejdůležitější úkol a další úkoly jsou sepsány sestupně.
Jinou možností je řazení nejen podle důležitosti, ale také podle naléhavosti. Vzniknou tak
úlohy
»» naléhavé a důležité,
»» důležité a nenaléhavé,
»» nedůležité a nenaléhavé.
Na time management můžeme aplikovat i Paretovo pravidlo 80/20. Znamená
to tedy, že 80 % úloh lze splnit ve 20 % času, zbývajících 20 % úloh nám pak
zabere 80 % času.
GTD (Getting things done)
Autorem metody GTD je David Alen. Metoda je pod ochrannou známkou.
Zkratka GTD znamená Getting things done, česky Mít vše hotovo. Nejedná
se o typickou time managementovou metodu. Metoda pracuje s tím, že pro
mozek není přirozené si pamatovat všechny povinnosti. Navrhuje tak vytvoření
externího systému, ve kterém se tvoří jednotlivé seznamy. Jedinec si tak nemusí
pamatovat, co vše má ještě splnit, a může se věnovat jedné činnosti v plném soustředění.
Celá metoda pracuje s pěti fázemi.
1. Sesbírej – sesbírání všech záležitostí do externí schránky. Schránkou může být váš
e-mail, papíry v přihrádce, chytrý telefon a vhodná aplikace či cokoliv, co vám vyhovuje.
Není vhodné mít schránek velký počet, v menším počtu se budete lépe orientovat. Důle-
žité je, abyste měli v každé situaci nějakou schránku, kam budete moci zaznamenat další
úkol. Pokud si tedy vytvoříte schránku z nějaké online aplikace, musíte počítat s tím, že
ne všude se dostanete na internet a bude potřeba mít k zaznamenávání i papír a tužku.
2. Zpracuj – zvážení realizovatelnosti činnosti. Co nemůžete zrealizovat, to ze seznamu za-

4. hoďte a nezabývejte se tím, nebo to zařaďte do sezna-
mu „někdy možná…“. Realizovatelné činnosti buď udě-
lejte ihned, odložte na později nebo někomu delegujte.
Allen vytvořil tzv. pravidlo dvou minut, což znamená,
že pokud můžete činnost udělat do dvou minut, udě-
lejte ji a neodkládejte ji. U jiných činností zjistěte, kolik
kroků je k dokončení potřeba udělat. Pokud je to více
než jeden krok, vytvořte si z úkolu projekt.
3. Zorganizuj – rozhodnutí, kdy bude činnosti realizována nebo delegována. Allen pro tuto
činnost vytvořil pět položek, pomocí kterých řídíte další činnost. Jedná se o tyto položky:
»» „další kroky“ – rozhodnutí o dalším kroku vede k fyzické, viditelné činnosti. Hlídat
musíte všechny kroky, které je nutné splnit v určitém čase.
»» „čekám na“ – v této položce si vedete seznam činností, které jste delegovali na někoho
jiného.
»» „projekt“ – na tomto seznamu budou činnosti, které vyžadují více než jeden krok.
Může se tak jednat i o zdánlivě drobné záležitosti. Projekt (např. napsat knihu) nikdy
neprovádíte/neplníte, ale vykonáváte jen jednotlivé „další kroky“, které vedou k po-
stupnému plnění projektu.
»» „kalendář“ – je potřeba si vytvořit diář
(fyzicky či online) a do něj zapisovat
úkoly podle toho, na jaký čas jsou vá-
zané a jak rychle je třeba je zvládnout.
Do diáře zapište:
»» kroky vázané na určitý čas (schůz-
ky…),
»» kroky na daný den (nevázané na
přesný čas),
»» informace pro daný den.
»» „někdy“ – sem patří položky, které jste
určili jako nerealizovatelné, ale neza-
hodili jste je. Tyto úlohy buď potřebují čas k dozrání, nebo se jedná o činnosti, na které
nechcete zapomenout, ale nechcete je nyní řešit (např. proletět se balonem).
4. Zhodnoť – hodnocení v několika časových horizontech. V průběhu činností hodnotíte, zda
vykonáváte právě ten krok, který je potřeba. Také je důležité vracet se ke svému diáři. Nej-
efektivnější je také zvyknout si na týdenní hodnocení a provést revizi celého vašeho GTD
systému. Činnosti si aktualizujte, ujasňujte a doplňujte.
5. Udělej – začátek činnosti. Při rozhodování o tom, co budete dělat v danou chvíli, se můžete
řídit těmito kritérii:
»» Kontext – můžete činnosti dělat kdekoliv nebo je vázaná na určité místo?
»» Dostupný čas – mám 5 minut nebo 50 minut do začátku činnosti vázané na čas?
»» Dostupná energie – kolik energie máte? Máte spíše fyzickou energie nebo duševní
sílu?
»» Priorita – která činnost se vám s daným kontextem, časem a energií nejlépe zúročí?
Aplikace a příklady
Pokud chcete mít jistotu, že se správně rozhodnete, co s jakým úkolem máte udělat, můžete
využít následující schéma.
4

5. Šestiúrovňový model hodnocení vaší práce
Jestli chcete znát své priority, musíte vědět, co je vaše práce. Na to můžete pohlížet ze šesti
perspektiv. Allen nabízí analogii s nadmořskou výškou:
»» Nad 50 000 stop: ŽIVOT (zde se jedná o absolutní nadhled, smysl, vize…),
»» 40 000 stop: VIZE NA 3-5 LET (při tomto plánování je potřeba přemýšlet v širších
kategoriích - strategie, trendy, okolnosti a významné události; řadit sem budete
zejména plány pro svůj dlouhodobý rozvoj),
»» 30 000 stop: CÍLE NA 1 – 2 ROKY (důraz na to, co chceme zažívat v nejbližších le-
tech, ovlivňuje i rozhodování o důležitosti některých projektů),
»» 20 000 stop: OBLAST ZODPOVĚDNOSTI (projekty přijaté vzhledem k vaší zodpo-
vědnosti; klíčové oblasti, v nichž chcete uspět nebo si udržet určitý standard),
»» 10 000 stop: AKTUÁLNÍ PROJETKY (projekty, které máte před sebou a potřebujete
je rozdělit do dílčích úkolů),
»» Vzletová dráha: AKTUÁLNÍ AKTIVITY (nahromaděný seznam činností k zvlád-
nutí v nejbližším čase).
5

6. Tipy a triky
Přinášíme vám 5 tipů pro lepší zvládání času.
1. Zkuste si své denní, týdenní a měsíční plánování zakreslit do mentální
mapy. (Více se o technice mentálních map dozvíte v modulu 4.)
2. Vždy se ptejte: „Co mohu udělat nyní vzhledem ke kontextu, času a energii? Sedím
v kanceláři a mám 5 minut do schůze. Mohu vyřídit ten telefon nebo e-mail?“; „Mám
tři hodiny do přednášky. Mohu si někde prostudovat materiály, abych byl připravený?
Nebo mohu oběhat úřady, které teď mají otevřeno?“.
3. Pokud se nemůžete donutit pracovat, zkuste si říci, že alespoň začnete a vydržíte 5 mi-
nut. Pokud vám to ani po pěti minutách nepůjde, můžete dělat něco jiného. Většinou
5 minut stačí, abyste se do práce dostali, a už od ní neodejdete. A pokud u ní nevydržíte,
asi není správný čas, kontext či nemáte energii.
4. Nikdy se nenechte vystresovat nějakou time managementovou metodou. Řiďte se tím,
co vyhovuje vám.
5. Vždy myslete na své dlouhodobé cíle a na to, zda vaše činnosti do těchto cílů spadají.
Nedělejte zbytečné věci.
Zdroje a nástroje
Zdroje
1. ALLEN, David. Mít vše hotovo - Jak zvládnout práce i život a cítit se při tom dobře. Brno: Jan
Melvil Publishing, 2008. ISBN 978-80-903912-8-4.
2. HOŘICKÝ, Jakub. GTD pro studenty (1. díl). Mít vše hotovo.cz. [online]. 8. 10. 2012 [cit.
2013-02-08]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2012/10/gtd-pro-studenty-1-dil
3. HOŘICKÝ, Jakub. GTD pro studenty (2. díl). Mít vše hotovo.cz. [online]. 1. 11. 2012 [cit.
2013-02-08]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2012/11/gtd-pro-studenty-2-dil
4. HOŘICKÝ, Jakub. GTD pro studenty (3. díl). Mít vše hotovo.cz. [online]. 15. 11. 2012 [cit.
2013-02-08]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2012/11/gtd-pro-studenty-3-dil
5. KŘIŽ, Libor. Evernote jako GTD systém. A hezky jednoduše, efektně a elegantně. Mít vše
hotovo.cz. [online]. 23. 3. 2011 [cit. 2013-02-06]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.
cz/2011/03/evernote-jako-gtd-system-a-hezky-jednoduse-efektne-a-elegantne
Nástroje
1. Evernote - http://evernote.com – pro ukládání úkolů, stránek… Přečtěte si článek Libo-
ra Kříže uvedený výše.
2. Remember the Milk - http://www.rememberthemilk.com – oblíbený nástroj pro správu
úkolů.
K zamyšlení
»» Jak organizujete svůj čas vy?
»» Co děláte špatně a co vám funguje?
»» Jakou schránku budete používat?
»» Jaké jsou vaše krátkodobé a dlouhodobé cíle?
6