4. Diseño de la organización
• Es el proceso de elegir una estructura de tareas,
responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las
organizaciones.
5. El organigrama
Es una representación gráfica de la estructura
organizativa de una organización. Es un instrumento de
análisis que permite visualizar en forma rápida los
órganos que componen la estructura, las relaciones
formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos.
6. Diseño de la organización
Estructuras organizacionales básicas:
• Lineal
• Poco jerarquizada
• Sin delimitar
7. Lineal o militar:
• Consiste en una organización con gran
número de niveles jerárquicos.
11. ENFOQUE BASADO EN
PROCESOS
Es la necesidad del cliente y sus requisitos, para luego definir los
mejores procesos para llevar a cabo el producto o servicio que
busque la satisfacción del cliente, que se traduce en efectividad
para el cliente. (Riascos González, 2006)
La norma ISO 9000:2000, define el proceso como:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultado. (Riascos González, 2006)
12. Características de una organización
basada en procesos
• Orientación hacia el cliente.
• Se incluye como estrategia de la empresa.
• La jefatura se reemplaza por el liderazgo.
• El siguiente paso en el proceso es el cliente.
• El trabajo se hace con equipos de alto desempeño.
• Se empodera el personal.
• Se trabaja con hechos y datos para la toma de
decisiones.
• Se genera un ambiente de mejoramiento continuo.
(Riascos González, 2006)
14. Aspectos que debe tener un proceso:
• Se pueden describir las entradas y las salidas.
• El proceso cruza uno o varios limites organizativos
funcionales.
• Se requiere hablar de metas y fines, en vez de acciones y
medios.
• Un proceso responde a la pregunte: “QUE”, no al
“COMO”.
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por
cualquier persona de la organización.
• Tiene un responsable o dueño del proceso.
• Tienen limites bien definidas.
• Tiene procedimientos bien documentados.
(Riascos González, 2006)
15. Comparación entre una estructura
funcional y un enfoque basado en
procesos
Centrado en la estructura Centrado en el proceso
• Los empleados son el problema.
• Empleados
• Hacer mi trabajo.
• Comprender mi trabajo.
• Evaluar los individuos.
• Cambiar a la persona.
• Siempre se puede encontrar un
mejor empleado.
• Motivar a las personas.
• Controlar a los empleados.
• No confiar en nadie.
• ¿Quién cometió el error?
• Corregir errores
• El proceso en un problema.
• Personas.
• Ayudar a que se cumplan
objetivos.
• Saber que lugar ocupa mi trabajo
dentro de todo el proceso.
• Evaluar el proceso.
• Cambiar el proceso.
• Siempre se puede mejorar el
proceso.
• Eliminar barreras.
• Desarrollo de las personas.
• Todos estamos en esto.
conjuntamente.
• ¿Qué permitió que el error se
cometiera?.
• Orientado al cliente.
(Riascos
González, 2006)
17. Visión por procesos
La norma ISO 9001, propone el siguiente
esquema para visualizar los procesos que
interactúan en la organización para lograr
la mejora continua.
(Riascos González, 2006)
21. • «Reingeniería es la revisión
fundamental y el rediseño radical
de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas
y contemporáneas de rendimiento,
tales como costo, calidad, servicios
y rapidez.» (Hammer, 1994)
22. REINGENIERÍAO REDISEÑO DE
PROCESOS
• Las palabras claves son fundamental, radical,
sustancial y procesos. El concepto más importante
es el proceso de una empresa, el cual pude requerir
en ocasiones de un rediseño considerable.
• El proceso de una empresa también puede
concebirse como una serie de actividades por medio
de las cuales los insumos son convertidos en
productos (bienes o servicios). Aunque las tareas
particulares son importantes, lo es más el interés en
el objetivo general de producir eficaz y
eficientemente los bienes y servicios que los clientes
necesitan.
• Un proceso es una serie de actividades que
transforman la realidad, agregándole valor.
23. El enfoque básico del proceso de reingeniería se
compone de cuatro elementos:
PREPARACIÓN
DEL CAMBIO
PLANEACIÓN
DEL CAMBIO
REDISEÑOEJECUCIÓN
24. Modelo de Reingeniería de Michael Hammer y
James Champy
• Defiende el cambio radical en los procesos de
valor agragado
• Destaca la importancia de las expectativas del
cliente como elemento impulsador
• Obtener apoyo ejecutivo se considera crítico
para el éxito
• Utiliza la visualización como la manera de ver lo
que se necesita que se haga, más bien que de
mejorar los procesos existentes.
• Utiliza equipos de reingenieria para examinar
procesos básicos
• Utiliza tecnología como capacitadora de
soluciones
25. Reingeniería Dinámica Daniel Morris y Joel Brandon
1. Identificar
los proyectos
posibles
2.
Conducir
el análisis
inicial del
impacto
3.
Seleccionar
el esfuerzo y
definir el
alcance
4. Analizar la
información
básica del
negocio y del
proceso del
trabajo
5. Definir
alternativas,
similar nuevos
flujos y proceso
de trabajo
6.Evaluar el
impacto
potencial de los
costos y
beneficios de
cada alternativa
7.Seleccionar
la mejor
alternativa
8.
Implementar
la alternativa
seleccionada
9. Actualizar la
información y
los modelos de
la guía básica
del
posicionamiento
26. Reingeniería Raymond Manganelli y Mark Klein. Modelo
de Rapida RE
1, PREPARACIÓN
- Reconocer la
necesidad
- Desarrollar
consenso ejecutivo.
- Capacitar al equipo
- Planificar el cambio
2. IDENTIFICACIÓN
- Reconocer la necesidad
- Definir y medir
rendimiento
- Definir entidades
- Modelar procesos
- Identificar actividades
- Entender modelo de
proceso
- Correlacionar
organización
- Correlacionar recursos
- Fijar prioridades de
procesos
3. VISIÓN
- Entender estructura del
proceso
- Entender flujo del
proceso
- Identificar actividades de
valor
- Referenciar rendimiento
- Determinar impulsores de
rendimiento.
- Calcular oportunidad
- Visualizar el ideal
(externo)
-Visualizar el ideal
(interno)
- Integrar visiones
- Definir subdivisiones
27. Reingeniería Raymond Manganelli y Mark Klein. Modelo
de Rapida RE
4A. SOLUCIÓN DISEÑO
TÉCNICO
- Modelar relaciones de
entidades
- Reexaminar conexiones de
los procesos.
- Instrumentar e informar
- Consolidar interfaces e
información
- Redefinir alternativas
- Reubicar y reprogramar
controles
- Modularizar
- Especificar implantación
- Aplicar tecnología
- Planificar implementación
4B. SOLUCIÓN DISEÑO
SOCIAL
- Facultar a empleados que
tienen contacto con clientes
- Identificar grupos de
características de cargos
- Definir cargos / equipos
- Definir necesidades de
destreza y personal
- Especificar la estructura
gerencial
- Rediseñar fronteras
organizacionales
- Especificar cambios de
cargos
- Diseñar planes de carrera
- Diseñar programa de gestión
del cambio
- Diseñar incentivos
- Planificar implementación
5. TRANSFORMACIÓN
- Completar diseño del
sistema
- Ejecutar diseño técnico
- Desarrollar planes de
prueba y de introducción
- Evaluar al personal
- Construir sistema
- Capacitar al personal
- Hacer prueba piloto del
nuevo proceso
- Refinamiento y transición
- Mejora continua
28. QUÉ NO ES LA REINGENIERÍA
• Reingeniería NO es downsizing. Esto significa reducir trabajo, recursos y gente
para obtener una mejor posición financiera en el corto plazo.
• Reingeniería NO es una mera reestructuración o reorganización. Éstas se
basan en la reducción de niveles jerárquicos y en la modificación de ciertas
áreas de la empresa, pero aún cuando algunas de éstas desaparezcan y otras
nuevas se formen, se siguen conservando las viejas estructuras fragmentadas.
• Reingeniería NO es automatización. La tecnología informática juega un
importante papel en el rediseño de procesos, pero no como un nuevo
mecanismo para ejecutar un viejo proceso -en cuyo caso, se estaría sub-
utilizando esta herramienta.
• Reingeniería NO es una “reingeniería de software”. No es una reconstrucción
de sistemas informáticos obsoletos en otros más modernos y efectivos.
• Reingeniería NO es mejora continua. Esta filosofía se basa en mejorar día a
día un proceso establecido aplicando una filosofía de Calidad Total que se
transmite a toda la organización. La reingeniería no implica realizar mejoras
marginales, sino que pretende un “shock de cambio”.
30. Comunicación
El verbo comunicar proviene de la voz latina
“comunicare”, puesta o poner común. En su
acepción más general, comunicación es acción y
efecto de hacer a otro, partícipe de lo que uno
tiene, descubrir, manifestar o hacer saber a uno
alguna cosa, consultar, conferir con otros un
asunto, tomando su parecer.
31. Es la trasmisión de la información, ideas,
emociones, habilidades, por medio del uso de
símbolos, palabras, cuadros, figuras, gráficas…”
(Ortiz, C., 1965).
Comunicación es toda la transmisión de
información con vistas a una respuesta que no
siempre implica una aceptación pasiva (L. José).
33. Eficacia
Se denomina eficaz a la cualidad que tiene una
determinada acción de alcanzar una meta que se
había propuesto por parte de alguien. El concepto
está íntimamente vinculado con la actividad
humana y la búsqueda de objetivos puntuales;
esto significa que en cualquier contexto en el que
se desarrolle el hombre la eficacia será un bien
valorable.
34. Eficaz tiene relación con la idea de efecto ya que
es un vínculo directo entre causa y efecto o
estímulo y efecto. A determinada acción le seguirá
siempre un resultado, es decir, un efecto. Cuando
ese efecto o resultado es el apropiado y el
buscado, la acción se transforma en una acción
eficaz.
Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto
construir un edificio en un mes y lo logramos.
Fuimos eficaces por cuanto alcanzamos la meta,
logramos lo que nos propusimos.
35. Eficiencia
Relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los
logros conseguidos con el mismo. La eficiencia se da
cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo
objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos
con los mismos o menos recursos.
Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo
se hacen 100 unidades de un determinado producto.
Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se
hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10
horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un
uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo
(hacer 100 o 120 productos).
36. Comunicación eficaz
Se llama comunicación eficaz a aquel proceso que
se caracteriza por: a) Expresar lo que se quiere
decir b) En forma clara y directa c) En el momento
y lugar oportuno d) De una manera y adecuada
La comunicación es un proceso dinámico por que
tanto el emisor (persona que expresa algo) como
el receptor (persona que escucha) tienen un rol
importante: el mensaje va y viene. En la
comunicación efectiva, ese dinamismo no sufre de
alteraciones, ni por el emisor, ni por el mensaje, ni
por el receptor.
38. Aquellas interdependencias e interacciones que se
producen entre y dentro de los subsistemas, por
medio de la comunicación, y que sirven a los
propósitos de la organización” (Witkin y Stephes,
1972).
39. Características
• Ocurre en un sistema complejo y abierto que es
influenciado e influencia al medio ambiente.
• Implica mensajes, su flujo, su propósito, su
dirección y el medio empleado.
• Implica personas, sus actitudes, sus
sentimientos, sus relaciones y habilidades.
40.
41. Comunicación Interna
Son todos los mensajes que se cursan dentro de
la vasta red de la estructura de la institución:
•Con motivo del ejercicio de los puestos.
•Para realizar funciones normales del organismo
de que se trata, o asumir tareas extraordinarias
relacionadas directa o indirectamente con la
marcha de las operaciones.
•El trasmisor y el emisor pertenecen al grupo de
trabajo de la propia institución.
42. Comunicación externa
Tiene lugar hacia fuera de la organización, en su
doble sentido de salida y recepción (es un sistema
dentro de otros sistemas). Se originan con motivo
de las operaciones normales de la misma
(correspondencia, documentación,
especificaciones, cotizaciones, etc.).
43. Medios
Escritos - impresos
Audio medios desde la palabra hablada.
(audiolibros, la radio y todo el desarrollo
tecnológico en este campo).
Visuales
Audiovisuales
Multimedios
Medios de la Web 2.0 (pronto los de la 3.0)
Móviles
44. Masivos: medios informativos, publicitarios, de
propaganda, de entretenimiento, ya que todo
depende de la intención con la que les usemos.
Venden espacio, tiempo, presencia, etc. Incluyen:
Prensa, con todos sus suplementos y
publicaciones especiales.
Radio
Televisión
Cine
Revistas
Exterior (vallas, las cuales nacieron como medio
publicitario)
45. • Mailing personalizado
• Buzones/folletos
• Marketing telefónico
• Regalos Publicitarios
• P.L.V. Señalización y rótulos
• Ferias y Exposiciones
• Patrocinio, mecenazgo, marketing social
• Patrocinio deportivo
• Publicaciones de empresas
• Anuarios, guías y directorios
• Catálogos
• Juegos Promocionales
• Tarjetas de Fidelización
• Animación punto de venta
46. • Telegramas
• Fax
• Volantes
• Comunicaciones en las facturas, boletas, pagos,
etc.
• Teléfono fijo y celular para otros tipos de
comunicación.
• Pintura
• Fotografía
• Material en el punto de venta o de circulación:
habladores, rótulos en pisos, paredes, espejos,
puertas, animaciones, sonidos, vallas internas en
almacenes, parqueaderos, etc.
47. • Informes de gestión, financieros, sociales
• Boletines, periódicos, revistas institucionales.
• Tele-revistas, programas de radio
• Eventos
• Internos
• Externos
• Reuniones (grupos primarios, trabajo en equipo).
• Ferias, muestras (comerciales, institucionales,
educativas).
• Conciertos. Conferencias, paneles, seminarios,
congresos, etc.
48. • Ponencia
• Discurso
• Cartas y memorandos, circulares, informes,
proyectos
• Carta o tarjetas masivas, individuales, ojalá
siempre personalizadas
• Boletín de prensa (carpeta de prensa, dossier de
prensa)
• Rueda y conferencia de prensa
• Carteleras (físicas y virtuales)
• Presentaciones (ppt. Multimedios)
• Fondos para pantallas de computador
49. • Manuales
– de inducción
– imagen corporativa
– protocolo
– otros manuales
• Directorio de la empresa
• Reunión mensual con el director
• Cara a cara o por tv, internet, móvil.
• Redes internas y externas
• Teleconferencias, videoconferencias
• Teatro corporativo
50. Sitios y redes abiertas y cerradas que dan origen a
comunidades virtuales que se comunican y
participan.
•Extranets
Conectada a redes definidas o abiertas y con la
posibilidad de conectarse externamente con los
diferentes públicos de la organización de manera
interactiva, dinámica y transaccional, sincrónica y
asincrónicamente. Puede hacerse también para la
comunicación entre personas.
51. • Intranets
• Son redes internas para facilitar la relación, la comunicación de
personas y datos, le gestión organizacional y la gestión del
conocimiento.
En estos sitios encontramos:
• Correo electrónico.
• Blogs – micromedios o micrositios personales, con
múltiples usos.
52. • Wikis
oPeriódicos
oTelevisión
oCine (por lo menos las películas y ahora con los
teatros en casa, aumentan posibilidades)
• Radio – audio
• Revistas, magazines.
• Multimedia
• Videoconferencias desde cualquier lugar del
mundo, para reuniones sincrónicas.
53. Hay empresas muy sofisticadas que han diseñado
sus salas de reuniones, de tal manera que
reuniones en dos lugares diferentes se vean, a
través de la pantalla, como un solo sitio.
Todos los medios de comunicación y muchos de
gestión de la organización. Hay espacio para
correspondencia, tarjetas, eventos, reuniones,
gestión del conocimiento, comercio, mercadeo,
actividades financieras y cada le encontramos
más posibilidades.
54. TIPS
Preguntas para la adecuada acción comunicativa
•¿Qué es lo que quiere comunicar?
•¿A quién?
•¿Cómo?
•¿Dónde?
•¿Cuándo?
•¿Por qué?
55.
56. Bibliografía
• Fernández, Elena, Planificación y gestión de medios publicitarios. Gestión de la
Comunicación en las organizaciones. Editorial Ariel, 2004, Barcelona. Pp 366-394.
• Flores, Sergio; Orozco, Emiliano, Hacia una Comunicación administrativa integral,
Editorial Trilla, 1973, México, pp 18-75.
• Goldhaber, Gerald, Comunicación Organizacional, 1. ¿Qué es la Comunicación
Organizacional? Editorial Logos Consorcio Editorial, S.A., 1977, México, pp 20-27.
• Halliburton, E. (Noviembre de 2006). Manual para el análisis, evaluación y reingenieria
de procesos en la administración pública. Buenos Aires, Argentina, Argentina.
• Riascos González, J. A. (2006). De la estructura por funciones al enfoque basado en
procesos y a la visión sistématica de la organización. Revista Ciencias Estratégicas,
37-46.
• Rediseño de procesos o reingenieria. (s.f.). En El diseño organizacional (págs. 72-97).
• Ribeiro, Lair, La comunicación eficaz, Editorial Ediciones Urano, 2000, España.
• http://www.definicionabc.com/general/eficaz.php fecha de revisión 12 de febrero de
2016 a las 15:36 hrs.
