Este documento presenta información sobre herramientas ofimáticas. Incluye preguntas y respuestas sobre las características y usos de las herramientas ofimáticas, así como actividades de aprendizaje relacionadas con el manejo de funcionalidades básicas de programas como Word, Excel, PowerPoint y Access. También presenta ejemplos de documentos administrativos comunes como cartas comerciales, memorandos, constancias y hojas de vida.

1. 1. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje:
1. ¿Qué características u opciones nos proporcionan las Herramientas
Ofimáticas?
R/ Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular,
transmitir y almacenar información necesaria en una oficina.
Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local
y/o a Internet.
2. ¿Mencione en qué actividades laborales es frecuente el uso de las
Herramientas Ofimáticas?
R/ Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina
puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas:
dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos
y documentos, etc.
3. ¿Identifique las causas del mal uso de las Herramientas Ofimáticas y la
seguridad en el proceso de la información?
R/ Pueden relacionarse con la utilización de las mismas sin tener el
conocimiento adecuado para utilizarlas.

2. 2. Actividad de aprendizaje 1: Manejar las Funcionalidades de las
Herramientas Informáticas
1. En grupos de 3 Aprendices deben realizar la consulta acerca de las
herramientas Ofimáticas y hacer un análisis de la misma.
 Historia de la ofimática
R/ Acrónimo de “ofi” de oficina y “mática” de informática a veces también
llamado burótica o automatización de escritorios o automatización de
oficinas, designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas
informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,
automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las
herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o
almacenar la información necesaria en una oficina. Actualmente es
fundamental que las oficinas estén conectadas a una red local o a Internet.
 Importancia
R/ El acceso al mercado laboral requiere hoy en día de tener una serie de
conocimientos debido a la alta competitividad. Gran parte de las empresas
utilizan a diario las herramientas de ofimática (Word, Access, Power Point
y Excel). Por tanto, el aprendizaje de las mismas supone un punto positivo
para aspirantes a determinados trabajos de oficina.
 Programas que componen la suite de office
R/
Microsoft Word
Microsoft Power Point
Microsoft Publisher
Microsoft Excel
Microsoft Outlook
Microsoft Access
Microsoft InfoPath
Microsoft Groove
Microsoft OneNote

3.  Diferentes Paquetes Ofimáticos en versión libre y de software legal.
R/
 Importancia de la Herramientas Ofimática, en la evolución de las oficinas y el
sector productivo vs Campus de aplicación como técnicos en sistemas
R/ es enormemente importante en el contexto de una oficina porque ofrece
una serie de herramientas informáticas que sirven para agilizar enormemente
el trabajo que cotidianamente se presenta. La ofimática nos ayuda a optimizar
los procesos en una oficina que son esenciales en una empresa.
 Realizar un cuadro comparativo entre los diferentes Paquetes Ofimáticos de
Ventajas y Desventajas.
R/
Ventajas Desventajas
Acepta cualquier sistema operativo Depende solamente de internet
Es 100% gratuito Podríamos ser víctimas de algún
Hacker
Facilidad a la hora de compartir
documentos
En ocasiones puede ser lento
 Realice un Mapa Conceptual de cada uno de los siguientes Programa donde
se identifique todos los conceptos y características representativas de cada
aplicación.
- Word
- Excel
- Power Point
- Access

4. R/
CONCEPTOS CARACTERISTICAS
WORD Es una aplicación
informática orientada al
procesamiento de textos.
-Su principal característica es la de introducir y
guardar textos.
-Tiene la función de dibujo.
-También posee la función de enviar correos
electrónicos.
-Posee un diccionario, además también de un
corrector ortográfico.
EXCEL Es un software que
permite realizar tareas
contables y financieras
gracias a sus funciones,
desarrolladas
específicamente para
ayudar a crear y trabajar
con hojas de cálculo.
El programa Microsoft Excel posee las siguientes
características:
- Celdas
- Efectos
- Formatos
- Graficas
- Herramientas
- Vínculos
- Plantillas
POWER POINT Contempla la posibilidad
de utilizar texto,
imágenes, música y
animaciones. De este
modo, la creatividad del
usuario resulta decisiva
para que las
presentaciones sean
atractivas y consigan
mantener la atención del
receptor.
-Un editor, que sirve no sólo para escribir texto
sino también para darle el formato deseado
(tamaño, tipografía, color, alineación…).
-Un sistema que se encarga de poder insertar
tanto fotografías como audios e incluso archivos
de vídeo. Elementos todos estos que
complementan y refuerzan el contenido textual.
-Un sistema que procede a mostrar todo el
contenido, sea del tipo que sea, de manera
absolutamente continua.
ACCESS Es una herramienta
de Microsoft para la
definición y manipulación
de bases de datos. Una
base de datos es un
sistema informatizado
cuyo propósito principal
es mantener información
y hacer que esté
disponible en el momento
requerido.
1. Tablas: Colección de datos
2. Consultas: Acciones con los datos
3. Formularios: Presentación de los datos
4. Reportes o Informes: Impresión de los datos
5. Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos
o acciones.
6. Módulos o Procedimientos: Definición de
procedimientos comunes, variables públicas.

5. Actividad N*2 Crucigrama Ofimático
PISTAS
1. Aplicación de Microsoft Office que permite crear presentaciones y diapositivas
2. Programa de hojas de cálculo de Microsoft Office.
3. Programa de bases de datos de Microsoft Office.
4. Programa utilizado para crear y modificar documentos de texto.
5. Programa de Microsoft Office mediante el cual se pueden crear gráficos en un área en
blanco o una imagen existente.
6. Programa de Microsoft Office utilizado para enviar y recibir correo electrónico.
7. Programa de Microsoft Office que permite crear publicaciones y material de marketing.
8. Procesador de palabras de Microsoft Office.
9. Programa utilizado para realizar cálculos y analizar información.
10. Programa utilizado para administrar y controlar información.
11. Herramienta mediante la cual es posible enviar mensajes o correos de manera virtual o
electrónica.
12. Programa de Microsoft Office que reúne, organiza busca y comparte sus notas.
13. Paquete de herramientas ofimáticas desarrollado por Microsoft.
14. Navegador web desarrollado por Microsoft.
15. Aplicación de Windows que reproduce archivos multimedia.

6. Actividad N*3 Documentos Administrativos
- Carta Comercial:
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o
bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos
de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de
ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las
cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir
siempre mecanografiadas.
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la
carta y el cierre.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete,
lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto
de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes:
una introducción, un núcleo y una conclusión.
En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario
y/o indicar el motivo para el escrito.
En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo
con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma,
nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o
indicar si se envían copias a otras personas.

7. - Memorando:
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter
administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay
formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. Se usa internamente para
pedir o entregar información de manera rápida y sumaria. Esta comunicación constituye
la vía más práctica para la tramitación y ejecución de órdenes funcionarias u otra clase de
materias. Por lo mismo, en los servicios públicos el memorándum ha reemplazado a las
notas.
El memorando cuenta con las siguientes estructuras:
- Nombre(s) a quien va dirigido el documento.
- Nombre(s) del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito redactado brevemente
- Firma(s)
Además de esto el memorando cuenta con las siguientes partes:
- Fecha y lugar
- Código
- Destinatario
- Asunto
- Cuerpo
- Despedida
- Firma y pos firma
- Pie de pagina
Y los siguientes complementarios:
- Membrete
- Nombre del año
- Referencia
- Sello
- Anexo

8. - Constancia:
La constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a los
empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa
laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalización o reclamo El trabajador,
dirigente sindical o empleador que estima afectado sus derechos, puede dejar constancia
escrita de dicha situación. Cabe advertir que el trámite de la constancia no permite dar por
establecido los hechos en que se funda, sino sólo dar cuenta de la ocurrencia de los
mismos. La constancia para que tenga efecto legal debiera acompañarse de una
denuncia posterior en aquellos casos en que el trabajador o el afectado así lo estimaran.
Los empleadores como se señaló, pueden dejar constancias escritas de incumplimiento
laboral por parte del trabajador, sin que esto se traduzca en una visita de fiscalización.
Las situaciones en las que un documento de constancia pueda ser necesario son muchas.
Y estamos mucho más habituados a ellas de lo que pueda parecer. Por ejemplo, cuando
compramos un determinado bien o servicio y la empresa o institución vendedora nos
proporciona una factura o recibo, estamos recibiendo una constancia. En este caso, el
documento, que puede estar formado simplemente por el logotipo de la empresa, los
productos adquiridos, el precio y la fecha de la transacción, deja constancia de que hemos
comprado esos productos, a esa empresa, en esa fecha. No obstante, hay situaciones en
las que las constancias tienen mucho valor, y en estos casos suele ser el propio
interesado quien las solicita. Por ejemplo, si un alumno universitario necesita acreditar su
pertenencia a una determinada universidad para solicitar una beca de estudios, deberá
presentar un documento en el que dicha universidad constate este hecho. Y, en estos
casos, dicho documento habrá de ir firmado y sellado para ser fehaciente, para tener
valor.

9. - Hoja de Vida:
La hoja de vida es la carta de presentación del aspirante, el primer y probablemente único
contacto que lleguen a tener la mayoría de los candidatos con la empresa que quieren
que los reclute. Esto le confiere a la hoja de vida una gran relevancia, puesto que en ella
deberemos condensar la información más importante de nuestra historia laboral para
poder presentarnos adecuadamente ante una empresa. Toda buena hoja de vida ha de
tener 6 elementos fundamentales:
Toda la información que tiene que ver con los datos personales y de contacto del
candidato. Es importante no olvidarse de actualizar el número de teléfono celular, los
correos electrónicos… Resulta difícil de creer, pero es este uno de los problemas más
frecuentes en las hojas de vida, la dificultad de la empresa para contactar con nosotros
debido a datos desactualizados. El Perfil profesional es fundamentalmente un resumen,
en unas 5 líneas, de tu hoja de vida, que le permitirá rápidamente al profesional de
recursos humanos detectar a grandes rasgos cuál es tu capacidad global y tu capacidad
de aporte a esa organización por estudios, por formación, por experiencia…
Formación académica: en esta sección aparecen los estudios del candidato.
Experiencia laboral: resulta sumamente relevante poner todas las funciones y logros, no
sólo el título del cargo y los años que has estado en ese cargo en cada organización, sino
acompañar alguna descripción de ese cargo que le permita al profesional de recursos
humanos entender fácilmente tu rol y cuál eran las actividades que desempeñabas dentro
de esa organización. Otros datos de interés: ahí suele colocarse información respecto al
nivel de dominio de idiomas. Si tienes nivel de bilingüismo, es recomendable decir dónde
aprendiste una segunda lengua, cuál es tu nivel hablado, escrito y de lectura, es decir,
cuál es tu habilidad con ese segundo idioma. Se incluyen también aquí otros
conocimientos relevantes, dependiendo mucho del trabajo al que estés aspirando, como
tus conocimientos específicos en informática, programas estadísticos, hojas de cálculo…
Referencias laborales: algunos de los profesionales de recursos humanos desestiman
esta sección, pues consideran que la información depositada ahí por el candidato no es
necesariamente información que resulte conveniente. Se trata de incluir de forma clara los
datos de contacto de los jefes de posiciones anteriores para facilitar que la empresa que
está haciendo el proceso de selección y reclutamiento recabe información sobre su
desempeño y sobre los diferentes valores en las posiciones que ha ocupado en el
pasado. Pero es un tema controvertido y las opiniones al respecto en recursos humanos
siguen siendo diversas.

10. - Acta Administrativa:
El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que
han acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos, por
ejemplo, de lo que ha pasado en una sesión o en una visita de inspección. El acta es un
documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o
sustento para nuevas acciones, como puede ser para la expedición de resoluciones, envió
de circulares, oficios, etc. Las actas constituyen instrumentos públicos cuyos contenidos
deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.
El acta de trabajo presentas las siguientes partes obligatorias:
- Título (tipifica el acta)
- Texto
- Firma y pos firma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta
- Pie de página
Las siguientes complementarias:
- Membrete
- Código
- Anexo

11. - Nota Interna:
La nota interna es u formato que se utiliza como medio de comunicación interna en una
empresa, institución o dependencias de gobierno. La nota interna puede ser redactada
por un superior y dirigida a un subordinado o entre iguales, así mismo, puede ser utilizada
para solicitar u ordenar la realización de algo a personal de empresas, instituciones o
dependencias anexas. La nota interna debe contener la fecha de su redacción, el nombre
del destinatario y del remitente, se debe poner a disposición de quien redacta una serie de
opciones respecto al tema tratar en la nota, para que éste elija la más conveniente, en el
apartado destinado a observaciones es donde se debe redactar el mensaje, por último
deberá ser firmada por el remitente, mientras el destinatario deberá firmar de recibido y
enterado.
La nota interna debe contener los siguientes aspectos:
- Fecha
- Nombre de la persona a quien está siendo dirigido el documento
- Nombre de la persona que está enviando el documento
- Asunto
- Urgente
- Para su información
- Dar respuesta y enviar copia
- Favor de tramitar
- Observaciones
- Atentamente
- Recibido
- Fecha
- Hora

12. - Informe Administrativo:
El informe administrativo es un documento escrito que describe o da a conocer el estado
de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, ya sea este en el
ámbito empresarial o gubernamental. Un informe administrativo puede ser realizado por
algunos funcionarios o jefes de área de una empresa, el cual va dirigido a los superiores
ya sean gubernamentales, ejecutivos, directivos de empresas, etc. Se dirigen a los
superiores (gubernamentales o empresariales) como bases para buscar mejoras en la
administración. Son generalmente realizados con tiempos programados y enfocados a la
mejora y eficiencia, mediante la detección de problemas y sus posibles soluciones.
Para un informe administrativo se toman en cuantos algunos puntos:
- Se esclarecen los puntos a tratar.
- Se apoya con gráficos tablas, cuadros para facilitar la comprensión.
- Se exponen los problemas en la administración.
- Se proponen posibles soluciones al problema.
Dependiendo de la extensión y tipo de informe, se pueden detallar los fallos, errores u
omisiones que llevan a la ineficiencia administrativa. Y pormenorizar todas y cada una de
las posibles soluciones a cada problema planteado. Las aplicaciones de un informe
administrativo son variadas, abarca ámbitos gubernamentales, industriales, mercantiles
etc.
EXTRUCTURADEL INFORME ADMINISTRATIVO
- Título
- Introducción
- Origen del examen
- Naturaleza y Objetivos del Examen
- Alcance del examen
- Antecedentes y base legal de la entidad
- Comunicación de hallazgos
- Memorando de control interno
Otros aspectos de importancia.
- Observaciones: Cada Observación debe describir los cinco (5) elementos como
son:
- Sumilla: Síntesis de la desviación observada
- Condición: Aspecto o hecho material observable, desviación o incumplimiento de
funciones y procedimientos que perjudican a la entidad.
- Criterio: Norma, disposición o parámetro de medición aplicable al hecho o
situación observada.

13. - Efecto: Repercusión negativa del aspecto observado.
- Causa: Motivo que origino el hecho observado.
- Indicación del envío de los hallazgos a los auditados para que su aclaración y/o
descargo.
- Comentario de las aclaraciones y/o descargos presentados por los auditados.
Cuando no cumplen con ello, se indica que no presentaron o cumplieron con tal
derecho dentro del plazo establecido.
- Evaluación del auditor respecto a los comentarios y/o aclaraciones de cada
auditado respecto a la observación, indicando el auditor que no procede el
descargo y/o aclaración y que los hechos observados se mantienen.
- Determinación de responsabilidades: La opinión del auditor incluirá, después del
párrafo anterior, la determinación de responsabilidades administrativas a que
hubiere lugar. En los casos que existan indicios razonables de la comisión de
delito o perjuicio económico, se dejará constancia expresa de tal aspecto en el
respectivo Informe Especial.