Process Efficiency World Tour - Los Angeles
•Transferir como PPTX, PDF•
1 gostou•2,289 visualizações
Miss the Los Angeles workshop of the Process Efficiency World Tour? From powerful account management to Human Resources, learn about the variety of scenarios for using Business Process Management.
Recomendados
Recomendados
Mais conteúdo relacionado
Mais procurados
Mais procurados (20)
Semelhante a Process Efficiency World Tour - Los Angeles
Semelhante a Process Efficiency World Tour - Los Angeles (20)
Mais de Bonitasoft
Mais de Bonitasoft (20)
Último
Último (20)
Process Efficiency World Tour - Los Angeles
- 2. Agenda • Bonitasoft and the Process Efficiency World Tour • BPM in action, customer cases: – – – – managing trade union membership, access rights to Information Systems in large universities, managing insurance cases, human resources in a large organization... • Enhancing ERP with BPM – Special presentation by Dustin Henson of Vivantech • Demo: 360° customer support with Bonita BPM • Interactive demo: Build a process application from scratch ©2013 Bonitasoft 2
- 3. What is the PEWT? • A roadshow of 13 events on 3 continents – Latin America, Europe and Northern America • A unique opportunity the learn about best practices to successfully conduct your BPM initiative • A forum to meet your peers and hear about organizations which have successfully deployed BPM • The fastest way to understand the power of Bonita BPM ©2013 Bonitasoft 3
- 4. Who We Are • • • 2,500,000 DOWNLOADS 120,000 COMMUNITY MEMBERS 700 CUSTOMERS • 130 EMPLOYEES • 130 TECH & SI PARTNERS 4 4
- 5. AWARDS Recognition “Bonita BPM is the only open-source product that meets Gartner's definition of a BPMS.” Open Source BPM report 5
- 6. What is BPM? • Business processes are everywhere, in every organization, at every level. • Business Process Management is a means to model, automate, monitor and optimize business processes • Improving processes helps streamlining operations, be more productive, lowering costs and improving quality. Be Efficient ©2013 Bonitasoft 6
- 8. BPM Market Overview • Growing Market With Mature Products • • Worldwide spending on BPMS is expected to reach $2.5 billion this year Global Industry Analysts research suggests that the global BPM market will reach $5.3 billion by 2017 BPM Deployments by Region BPM Deployments By Industry Manufacturing North America Government South America Utilities Europe Financial Services Asia & Pacific Technology Africa & Middle East Other Source: Transformation and Innovation State of the Market Report ©2013 Bonitasoft 8
- 9. About Bonitasoft First name, Last name
- 10. What We Do… We deliver business efficiency by turning processes into applications HOW WE DO IT. THE BENEFITS. • • • • • • • • Graphical Studio Business & Tech collaboration Processes + Apps + Analytics Process templates Improved collaboration Fast IT alignment to business Easy to update & maintain Immediate ROI
- 11. Solution benefits Business Managers Use Bonita BPM to raise employee productivity and lower departmental costs …with tools to help your people work better together. 13
- 12. Solution benefits IT Professionals Use Bonita BPM to build business applications rapidly … and move a process from model to test to production with a minimum of custom code. 14
- 13. 16
- 14. DESIGN. Bonita Studio • BPMN 2.0 • Drag-n-drop application development • Powerful form builder • Easy connectivity 17 17
- 15. CONNECT. … to almost any Information System 18 18
- 16. RUN. …in Bonita Portal… Desktop & Mobile 19 19
- 17. …or as a standalone application 20 20
- 18. BPM in action
- 19. 700 customers in 60 countries
- 20. Optimizing union membership experience • CFDT is the leading French association of trade unions, with 1,200 affiliated unions • Key results: – Membership transfer between unions now possible – Complete follow up of the 800,000 new members every year – Central online membership service "This solution is scalable, fits our needs and offers the possibility to develop prototypes, which reassured us about the success of our project. “ Patrice Salsa IT Manager, CFDT ©2013 Bonitasoft 23
- 21. Streamlined account request process • Old Dominion University (USA) – 24,000 students – Over 1,200 teachers • Key results: – 3x faster turnaround for account request processes – Elimination of manual paper based processes – Additional automation of audit process “Streamlining our account request process means we are less reliant on manual paperbased work. We have achieved our goal of having an electronic, online account request process.” Natalie Metzger Middleware Developer, ODU ©2013 Bonitasoft 24
- 22. Improved customer experience for policyholders • Swiss company managing nationwide social and collective insurance policies – 4,000 customer companies – 100,000 policyholders • Key results: – Productivity : 300% increase in the effectiveness of the current team – Administrative management : 30 to 60% less time spent on administration – Less paper : 30% fewer documents “We chose Bonita BPM for functional coverage and integration flexibility. We were reassured by the maturity of this product and its proven technology, because there was no room for error in our critical project.” Gilbert Caillet-Bois CIO, Hotela
- 23. Better collaboration for managing insurance claims • Largest Insurance company in Iceland – 230 employees and 42 branches – Responsible for 70 users and 45,000+ cases per year • Key results: – Increased efficiency and transparency through 45+ automated processes – Increased visibility on process and improved knowledge sharing – Improved decision management “With its strong library of connectors that provide flexibility in integrating with other systems and unique process templates for developers, Bonita BPM exceeded our expectations.” S. Baxter Department manager of Online Services, VIS
- 24. Traceability of nuclear plant construction projects • World leader in the nuclear industry • Key results: – Optimization of change request processing – No more paper and manual processes – Real time monitoring of changes for all stakeholders • 500 simultaneous instances • Average instance lifetime: 1 year "Bonita BPM is a highstandard BPM suite, highly customizable, which fits perfectly into the information system we implemented.” Roger-Pierre Gallard Engineering Unit Manager, Areva NP
- 25. Synchronization across teams at The Egyptian Exchange • Premier capital market in the Middle East & North Africa • Key results: – Stronger collaboration across five teams – Quality assurance: elimination of manual inspection of databases – Clear documentation of complex processes: robust repository for documenting processes “This solution allows us to modify and improve our processes. Bonita BPM has changed the way we work with our member firms and revolutionized our enrollment process.” Mahmoud Refky Software Quality Assurance General Manager
- 26. Improved government Human Resources processes • French Ministry of Agriculture – 36,000 public agents • Key results – Global improvement of HR management by administrative agents – Ease and flexibility to become compliant with new HR laws, and ability to reach state and Ministry objectives. “The ministry of agriculture has been the first to meet compliance standards and to connect to the National Payroll Operator system.” Project brochure AGORHAONP
- 27. Public sector outsourcing – coastal buoys management • North American marine agency • Key results – More transparency during operational processes – Better report on status and better identification of potential problems – Enable informed decisions on whether to approve or adjust a request – Forecasting projections and to anticipation for the next seasons “Bonita BPM‟s connectors ensure that the customer doesn‟t have to do any extra modifications to their existing information systems as they document „people-based‟ processes into objective workflows.” Heerbod Etemadi CEO, Heerbod Corporation
- 28. Enhance public services efficiency and accessibility • Canton de Vaud (Switzerland) – Lausanne – 726,000 inhabitants • Key results: – Gain in productivity and quality through better information sharing – Agility in response to changing national and international laws – Cost reduction by reducing double typing – Widespread paperless forms “We chose Bonita BPM because it best meets our requirements and our current and future needs, thanks to its evolutionary potential.” Laurent Leiser Project Manager, Canton de Vaud
- 29. Streamlining administrative procedures for company registration • French Chamber of Commerce and Industry • Key results: – 200 administrative processes automated – High availability architecture – Improved consistency of administrative procedures – Key project in the French government roadmap for simplifyng administrative procedures
- 30. Enhancing ERP with BPM
- 31. Agenda • About Vivantech • The Need for Computerized Forms • Workflow Options for ERP – Types and Challenges • Right tool for the right job – When to use which type of tool? – One of our Go To workflow tools: Bonita BPM • Two case studies
- 32. Vivantech • Privately held company founded in 2003, headquartered in San Diego • Over 185 employees in the USA and offshore • Multiple geographical locations • Technology-consulting provider of open source enterprise software solutions • Services include: – BPM & ERP implementation & integrations – Software Development (Open source, Java, Kuali, Workday, mobility) – Strategic Consulting and Project Management – SaaS /Cloud Offerings
- 33. The Need for Computerized Forms Paper forms are time consuming, awkward to route and often become a source of frustration for users who have come to expect computerized forms. In this session, we’ll discuss some of the options available to higher education IT departments so that they may add web-based forms and workflows to their offerings economically.
- 34. The Need for Computerized Forms In many IT environments the user base often requests new online forms and workflows. Common Goals: • Replacement of paper forms • Add new screens to ERP • Enforce / simplify a human workflow process
- 35. The Need for Computerized Forms From the IT technologists perspective these new applications may or may not be seen as part of an existing ERP. They may: • Extend the functionality of an ERP (ie. new forms) • Have nothing to do with an ERP, but need to connect to other IT resources (databases, email, etc.) • Need to read limited data from the ERP or add a record to an ERP, but are not tightly coupled to the ERP.
- 36. The Need for Computerized Forms What makes up one of these workflow applications? • Online data entry forms • Workflow engine (state, routing, etc.) • Data storage through the life of the workflow • User rolls and permissions • Simplified access to enterprise resources (email, etc.) For simplicity, I will refer to all of this as a: Workflow Application
- 37. Workflow Options for ERP As IT service providers, what options do we have?
- 38. Workflow Options for ERP Options for building Workflow Applications include: • Extend your ERP – Use the built in tools that come with an existing ERP • Best of breed – Write a new program using prebuilt programming libraries for workflow, email, security, etc. • Turnkey solution – Build the workflow applications inside of a tool that provides workflow, security, web pages, etc.
- 39. Right tool for the right job • • As a company we are technology agnostic We do collect “go to” tools that are: – – – Trusted based on past experience Good for certain situations Our staff has experience, so that can be productive quickly
- 40. Right tool for the right job When should you build the new functionality into your ERP? • The data and functionality is core to what the ERP if for. AND • Your IT staff is efficient at using the ERP’s tools.
- 41. Right tool for the right job When should you use a best-of-breed toolset? • Large application AND • Need for heavy customization AND • Technical staff with deep programming experience and used to building applications from scratch.
- 42. Right tool for the right job When should you use a turnkey solution? • Numerous small to medium applications • Desire to build and maintain them in a consistent way • Fastest possible turn around time
- 43. Example Bonita PBM Projects • Case Study No. 1 Design and Implementation of Performance Appraisal Automated System using Bonita BPM for a private research institution, completed in May 2012 • Case Study No. 2 Design and Implementation of Salary Offset Solution using Bonita BPM for private research institution, completed in September 2011
- 44. Case Study 1: Stanford University Performance Appraisal Automated System Features: • HR Initiates workflows for hundreds of staff with a single button click. • Email notification to staff and managers as they receive tasks. • Appraisal forms generated as PDFs and attached to emails. • Timers send reminders for tasks not completed on time. • Timers force the workflows forward when deadlines are reached.
- 45. Case Study 1: Supporting Artifacts Advanced Workflow
- 46. Case Study 1: Supporting Artifacts… continued • Timers – Send reminder – Force to next step at deadline • Script tasks • Email step
- 47. Case Study 1: Supporting Artifacts… continued Email • Connection info from config file • Hard coded FROM field • Dynamic TO and Body
- 48. Case Study #2: Stanford University Salary Offset Solution Features: • Reusable sub-workflow allows everyone to reuse the same edit screens. • Complex data entry grid • Complex programming logic in Java • PDF reports sent by email
- 49. Case Study #2: Supporting Artifacts
- 50. Case Study #2: Supporting Artifacts…continued Sub-workflows allow the screens and tasks to be reused in the same or different workflows.
- 51. Case Study #2: Supporting Artifacts…continued Advanced screen controls (numbers only fields, dates, etc.)
- 52. Case Study #2: Supporting Artifacts…continued Java programs can be developed in Eclipse and loaded into Bonita.
- 53. Case Study #2: Supporting Artifacts…continued PDF Reports • Complex grids of data • Attached to emails • Also, saved on disk for archive
- 54. Contact Info Randy Ozden CEO rozden@vivantech.com (619) 298-4824 ext. 11 Dustin Henson Systems Architect / Emerging Technologies Manager dhenson@vivantech.com (619) 298-4824 ext. 20
- 55. 360 Customer Support Use case demo 20130919
- 56. Process Templates: Easy to start, easy to extend • • • • Pre-Built application BPM Best practices Accelerate your projects Advanced integration Available with Efficiency and Performance Subscriptions 07/03/13 71
- 58. Employee Onboarding Process Get your new hires ready to go, right from their first day in your organization. Eliminate delays in onboarding that reduce employee readiness and contribution. Get maximum benefit from powerful BPM tools, such as live process monitoring. 73
- 59. Leave Management Process Make sure every leave is formalized and transmitted properly after validation to HR and accounting. Assist your managers while making the acceptance decision for a leave request. Synchronize with any payroll system, and integrate with your enterprise social network Integrate with : Watch video 74
- 60. Procure-to-Pay Process Validate and import vendors and product catalogs Manage data from scanned invoices and automatically validate them.. Automatically generate and send PO Integrate with: 75
- 61. 360 Customer Support Process Don’t miss any request, wherever they come from. Geolocalize the request to optimize local support Integrate with: Watch video 76
- 62. "If you make customers unhappy in the physical world, they might each tell 6 friends. If you make customers unhappy on the Internet, they can each tell 6,000 friends.“ Jeff Bezos, Amazon.com ©2013 Bonitasoft 77
- 63. Actors Support Onsite Visit General Scheduler • Jan Fisher • Helen Kelly • Anthony Nichols Advanced Technician • William Jobs • Walter Bates • • • • April Sanchez Daniela Angelo Favio Riviera Anthony Nichols ©2013 Bonitasoft 78
- 64. Case 1 – Receiving a support tweet Tweet to the support account Preliminary Analysis Case escalation Request an onsite visit Schedule a visit Onsite visit ©2013 Bonitasoft Case closure 79
- 65. Case 2 – Case submission via a mail Mail to the support account Preliminary Analysis Resolution Case closure ©2013 Bonitasoft 80
- 66. Other channels • Support forms – Web – Mobile • Call center ©2013 Bonitasoft 81
- 67. Reporting List of cases Filter the cases Cases plotted on a map ©2013 Bonitasoft 82
- 69. Commercial offerings We support your projects and accelerate their success • Professional Services - Training - Certification in development and administration - Consulting: On-Site or Remote • Annual Subscriptions - Gold or Platinum Technical Support - Features to facilitate collaboration, speed development, aid testing, deployment and administration, advanced portal features 84
- 70. Consulting Services • Process Design Definition and agreement among stakeholders • Evaluation of Impact On hardware, existing software, external data, etc. • Process Optimization Feedback to business to adjust the process to ensure it is optimized from a technical and business prospective • Testing Ensure business requirements match implementation • Production Performance and growth are ensured 85
- 71. Bonitasoft Subscriptions Subscriptions • Commercial license • Professional Support • Software Upgrades Team collaboration • Shared repository • Productivity features Mission-critical • Monitoring End-User Centric • Advanced Portal • Error management • Mobile • Live reconfiguration • Process templates
- 72. Features by Edition Subscriptions Community Efficiency Performance For first projects • • • • • • • • • • Teamwork Team collaboration End-User Centric Mission-critical Graphical modeling User preferences Connectors Simple form designer BPMN 2.0 Versioning Simulation Engine APIs Widget hints, tooltips Online documentation Community Teamwork + • • • • • • • • • • • • Shared repository Develop. productivity Doc. generation LDAP synchronization Dynamic form designer Secure Web Services Salesforce Wizard SAP JCO2 Wizard Drill down reports Multi-environment Engine extensibility Optimized engine perf. Efficiency + • • • • • • + Subtasks Mobile portal Biz data search Org. import/export Custom Studio profiles Process templates: PTO + Onboarding • • • • Live parameters update Process monitoring Error management Configurable archive ©2013 Bonitasoft 88
- 73. Building an application from scratch ©2013 Bonitasoft 112
- 74. Architecture Bonita Apps Your Apps Bonita Portal • • Manage tasks Monitor processes IS E-Mail BPM Services Process Mgmnt. Generic Services API (Java, EJB, HTTP) Authent. DB User Mgmnt. Task Mgmnt. BAM BI/KPIs Connectors LDAP Document Event Handler Identity Bonita Execution Engine Persistence CRM ERP … Bonita Studio (clients) 113
- 75. BUSINESS PROCESS Requester Validation Level 1 Validation level 2 Requester Approver Level 1 Approver Level 2 < $5,000 > $5,000 115
- 77. REQUEST INFORMATION • Firstname (text) Execution info • Lastname (text) • Validation (boolean) • Email (text) • Price (float) • Invoice (Document) 117
- 79. Thank you, and… STAY CONNECTED WITH US! CORPORATE WEBSITE Product & Services descriptions, References, Webinars, White papers youtube.com/ bonitasoft twitter.com/ bonitasoft OPEN SOURCE COMMUNITY Forums, Contributions, Source Code linkedin.com/groups? gid=3182097 facebook.com/ bonitasoftbpm ©2013 Bonitasoft 119
Notas do Editor
- Company : Old Dominion University (ODU) has been a public research university in Norfolk, Virginia for over 80 years, and is one of the nation's largest providers of online distance learning coursesRequirement : To automate account requests to result in a fully electronic online system that would eliminate the need for manual, paper-based processingSolution: Connectivity to ERP and identity management systems, and automation of account request process with Bonita BPMBenefits:Three times faster turnaround for account request processesElimination of manual paper based processesAdditional automation of audit processThe Choice for Bonita BPM To choose a BPM solution, Old Dominion University evaluated Apache Activiti, JBPM, and Bonita BPM. With connectivity to other systems and easily accessible support as primary criteria for selecting of a BPM tool, ODU ultimately chose Bonita BPM to support their need for a flexible Business Process Management Solution to connect to their ERP and Identity Management systems.Connectivity to other systems was a key criterion in ODU’s search for a BPM tool. Although they were using the workflow capabilities within their ERP system, much of the data for account requests did not reside in their ERP, so a tool was needed to connect the process flow, the data, and identity management. They were able to plug in their own front end interface with their home-grown Identity Management system, which is integrated with Bonita BPM via a REST interface. It also connected easily to their backend ERP database, Banner ERP System.
- Company:Hotela is a Swiss company managing social and collective insurance nationwide.Hotela's original customers were the hospitality market. Today Hotela provides services to employees of Swiss ski schools, travel agencies and socio-medical institutions (EMS).Issues: Undertake a complete overhaul of internal processes to match the life "events" of Hotela customers.Solution : Implement a new organizational strategy structured around processes with Bonita Open Solution. .Benefits: Bonita has helped accelerate Hotela's strategic and organizational transformation.Benefits: Bonita has helped accelerate Hotela's strategic and organizational transformation.Increased productivity: 300% increase in the effectiveness of the current team (based on the pilot project on 400 corporate clients)· Easier administrative management: 30 to 60% less time spent on client administrative management· Less paper: 30% fewer documents (paper & electronic)
- Company: The largest Insurance company in Iceland.Founded in 1917230 employees and 30 service agents42 branches nationwideRequirement: Develop a single portal for a 360 degree view of customer information and cases, automate key workflows such as claim process and improve knowledge sharing. Solution: a "Case Management Solution” to automate more than 45 processes, integrated with third-party systems such as document management enabling employees to collaborate through the entire organization.Benefits: • Increased efficiency and transparency through 45+ automated processes• Enabling 70+ end users to serve 45,000+ cases per year• Increased visibility on process and improved knowledge sharing• Improved decision managementAccording to Mr. Baxter, Department manager of Online Services at VIS, “We were still using some very laggard systems or manual tools such as excel spread sheets and email folders to operate those processes, causing many delays or missing information.” Also, there was no standard method for following up on the cases, not even mentioning the interaction and collaboration. It had become crucial to automate those processes to enhance overall efficiency, guarantee the insurance delivery and prompt responses for customers.
- Société : Leader mondial de l'énergie nucléaire et acteur majeur des énergies renouvelables.Enjeux : Faciliter la circulation des documents et améliorer la traçabilité des modifications de conception et de construction des centrales nucléaires.Solution : Dématérialisation, automatisation et suivi des processus des modifications de conception des centrales nucléaires par l’intégration du moteur d’exécution Bonita.Chiffres clés : 8 processus modélisés et automatisésPlus de 100 utilisateurs500 instances gérées en parallèleDurée de vie moyenne d’un cas supérieur à 1 anBénéfices : Optimisation du temps de traitement des modificationsElimination des processus papiers/manuels Suivi en temps réel par tous les acteurs des modifications effectuées
- Company : The Egyptian Exchange (EGX) operates a registered securities exchange and a trading venue for firms and brokers to electronically buy securities in Egypt.Requirement : Document and automate the process to enroll firms using FIX protocol to trade on EGX, test the firm's messaging protocol, and register the approved firm to use the exchange.Solution: Process documentation, automation and management with Bonita BPM.Benefits:Better communication: stronger collaboration across five teamsFaster quality assurance: elimination of manual inspection of databasesClear documentation of complex processes: robust repository for documenting processes
- EntrepriseMAAF Ministère de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt36 000 agents dont la moitié exerce dans le secteur del’ enseignement et de la formation agricoles. Objectifs du projetPortail Agorha-ONP : Modernisation du SIRH des Gestionnaires RH du MinistèreChoix d’outils et de solutions (dont Bonita BPM) intégrant des avancées technologiques (Java) pour une intégration plus rapide et plus facile des évolutions réglementaires (et une migration et un déploiement module fonctionnel par module fonctionnel) Volume cible global estimé : 2500 utilisateurs, 500 demandes par jour en moyenne, cible en termes de capacités de stockage de 3 500 000 demandes en 2014. Parmi ces demandes, 78 000 font l’objet d’un suivi en Gestion Administrative. Types de processusDéploiement 2011 Agorha-GA (Gestion Administrative) : Automatisation des différents types de processus RH pour la gestion des agents RHJuin 2013 : Agorha-ONP version avec mise en conformité et raccordement au SI de l’ONP (Opérateur National de la Paie) Gains réalisésAmélioration globale de la gestion RH par les agents de gestion administrativeFacilité et flexibilité de mise en conformité au fur et à mesure de l’évolution de la législation RH et des objectifs du Ministère et de l’Etat.
- Talk about experience with newer product implementation?
- Talk about experience with newer product implementation?
- Examples:- At USU they looking at adding additional functionality to Banner using external tools that access the Banner database.- At the Stanford School of Engineering they automated their annual employee performance review process, but it does not connect to any other Stanford resources (other than email).- At USC we are writing a recruiting application for hiring new faculty. At the end a new employee must be created in their ERP, but otherwise it has no connection.
- Examples:- At USU they looking at adding additional functionality to Banner using external tools that access the Banner database.- At the Stanford School of Engineering they automated their annual employee performance review process, but it does not connect to any other Stanford resources (other than email).- At USC we are writing a recruiting application for hiring new faculty. At the end a new employee must be created in their ERP, but otherwise it has no connection.
- Le BPM peut être appliqué à l’ensemble de l’organisation.Nécessaire de définir un projet piloteL’enthousiasme à l’acceptation de la mise en place du BPM dans une organisation ne doit pas faire perdre de vue aux intervenants de la nécessité d’obtenir l’adhésion tout entière de l’entreprise.Vouloir commencer par un processus majeur, c’est le risque de stopper net la mise en œuvre de la méthode.Il ne faut pas non plus commencer trop petit, au risque de tomber aussi rapidement dans l’oubli.Un processus transverse, peu critique et facilement améliorable serait un choix excellent.Il est également important de définir des objectifs clairs, et atteignable. Définir et partager des objectifs clairs et affichés permet de donner une bonne visibilité au projet, ne serais-ce que par l’engagement que cela implique, de plus en plus rare dans les organisations actuelles. Le risque que cela implique doit être compensé par la définition d’objectif atteignable.Nous reviendrons là-dessus plus tard, mais l’équipe est bien évidemment clef pour la réussite du projet, elle doit être motivée, intéressée et engagée.-- Exemple, gros process, 3 mois de capture, 6 mois de mise en œuvre, echec –
- Un groupe de travail sur l’amélioration des processus doit poursuivre un objectif commun. Pour cela, vous allez devoir préalablement définir le but à atteindre. Il faut limiter les ateliers à un ou plusieurs processus que vous pourrez isoler, afin de ne pas les étendre à un périmètre non maîtrisable. Ainsi vous pourrez par exemple décider de vous concentrer sur le traitement d’une demande de renseignement sur vos produits, plutôt que d’initier un projet de refonte de l’ensemble de la relation client. Pour valider le succès de vos ateliers, le processus étudié devra également être accompagné d'éléments de mesures. Rassurez vous, la grande majorité des activité d’une organisation est mesurable, soit en terme de volume production soit en fonction d’un temps de traitement. Qu’elle soit manuel ou intellectuel, de réalisation ou de création, toute tâche présente un coût de réalisation (en termes de temps). Même si celui-ci peut être difficile à évaluer, un ordre de grandeur (est-ce une heure, un jour, une semaine ou un mois) permettra d’évaluer ce coût.Ne soyez pas trop ambitieux, un groupe de travail dont l’objectif n’est pas atteignable est voué à l’échec, pouvant entraîner avec lui l’ensemble de la démarche processus que vous tentez d’installer dans votre organisation. Enfin, il est important que le processus choisi soit récurrent dans l’entreprise. Si vous décidez de travailler sur un processus exceptionnel, vous engagerez beaucoup d’effort pour optimiser une activité sans visibilité et sans réel impact sur votre organisation.Cet objectif doit apparaître clairement durant l’ensemble de vos ateliers, afin que les participants ne le perdent jamais de vue. N ’hésitez pas à l’afficher sur un des murs de la salle de réunion, pour que tous puissent le voir
- Désireux de transformer leur organisation, les CP BPM ont parfois tendance à vouloir mettre la charue avant le bœufsMais optimiser un processus sans connaitre précisément son fonctionnement actuel est contre-productif.La première étape est donc de modéliser le processus, non pas le processus que vous avez imaginé, mais le processus tel qu’il se déroule dans la situation actuelle.Cette modélisation du réel permettra ensuite d’analyser les problématiques du processus, d’identifier les étapes automatisables ou optimisables.Afin de valider l’amélioration apportée, il est important de définir des indicateurs. Ceux-ci doivent être mesurables, et propres au processus que l’on modélise.On peut alors mettre en œuvre une première version du processus optimisé dans Bonita BPM. L’intérêt de se baser sur le fonctionnement actuel poru ensuite optimiser le processus est le faible coût en conduite du changement que cela entraine. Les utilisateurs restent dans un mode de travail proche de leur fonctionnement habituel, ce qui leur permet de mieux accepter le changement.
- C’est ce que les anglo saxonsapellent l’empowermentL’implication des utilisateurs à de nombreux avantagesIls connaisssent le process, en sont parfois insatisfaitsLeur participation au projet va permettre une meilleur acceptation de la transformation, par l’appropriationCes utilisateurs, si ils se sentent impliqués dans le projet, vont pouvoir en faire la promotion en interneCe n’est pas la partie la plus simple du projet, et nous y reviendrons plus tardC’est une chose de faire valider à sa direction la mise en place d’un BPMS, mais ce qui importe le plus dans un projet BPM, comme dans tout projet de transformation, c’est l’adhésion des utilisateurs.Nous reviendrons là-dessus par la suite, mais c’est un élément clef. Pour accepter le changement, ils doivent y être préparé, voire mieux, ils doivent y participer
- Votre démarche d’amélioration des processus s’inscrit dans une vision moderne de l’entreprise.Contrairement aux anciennes méthodes pour lesquelles les processus sont l’affaire d’experts qui dictent le fonctionnement de l’entreprise, votre démarche doit s’inscrire dans l’efficacité en impliquant les acteurs des processus eux mêmes. Ce choix apporte de nombreux avantages. Ainsi, les acteurs sont inscrits dans la réalité du processus. Au delà des modèles théoriques fournis par les “experts” évoqués précédemment, ils adaptent au quotidien leurs processus à la réalité du terrain. C’est cette réalité que vous allez analyser ensemble. -- Exemple – Lors du démarrage d’un atelier de capture du processus, j’étais en réunion avec la « responsable des processus », et nous discutions du processus de validation d’une commande fournisseur.A l’aide de ses schémas, elle me présentait un processus optimisé, permettant de s’assurer de la validation des responsables avant la commande, etc… Mais les données récupérées dans le système d’information ne correspondaient pas du tout à ce processus idéal, j’ai donc obtenu qu’un des opérateurs de saisie des commandes etc participe à l’atelier. Après avoir parus surpris en découvrant le diagramme présenté par la responsable processus, il a commencé à nous présenter son mode de travail, assez éloigné je dois le dire du processus décrit « en chambre ».Sans cette intervention, nous serions parti sur la mise en œuvre d’un processus très éloigné des habitudes utilisateurs, mais surtout éloigné d’un nombre important de besoins exprimés par ceux-ci. Par exemple, certaines opérations ne demandaient pas de commande.--Un des autres intérêts à cette sélection de participants au plus prêt du terrain, c’est qu’ainsi les participants à vos ateliers seront ceux qui mettront en oeuvre les solutions qu’eux-mêmes proposeront, avec votre aide.Afin de garantir la bonne marche des ateliers, vos participants devront être disponibles, mais également avoir la capacité de décider pour leur domaine d’intervention.C’est un point important, notamment car le processus de capture peut être plus ou moins long en fonction des disponibilités des intervenants.C’est ici que la hiérarchie des participants et la force de votre sponsor vont intervenir.
- Afin de garantir la liberté du groupe de travail, la hiérarchie et les sponsors devront rester au maximum à l’écart des ateliers. Leur rôle se limitera aux interventions de soutien. Il pourront introduire le projet, rappeler les enjeux et vous apporter leur caution sur le déroulement des ateliers.Mais ils devront nécessairement se tenir à l’écart des ateliers, pour ne pas influer sur la description faite par les équipes du processus actuel.-- Exemple –Lors d’un autre atelier, un manager tenait absolument à me rencontrer pour m’expliquer le processus étudier, et refusait de me laisser accéder à ses équipes.La raison de ce refus étant toute trouvée dans la fait que les équipes en question ne parlaient que Russe, mes compétences dans cette langue se limitant à Vodka, Bistro, mais surtout spassiba qui me fut très utile par la suite –Durant plus d’une heure, il me décrit donc en détail le processus merveilleux qu’il avait mis en place pour gérer les factures fournisseurs par son équipe (sans se soucier par ailleurs des autres).Grâce au sponsor du projet, le DG de la filiale, j’ai finalement pu avoir accès aux utilisateurs et à un interprète.Au premier atelier, après les introductions d’usage, j’explique que je me suis entretenu avec leur supérieur, qui m’a présenté le processus et que je souhaiterais le revoir avec eux. Une réponse en Russe entraine une traduction génée de l’interprète « C’est inutile, il n’y connait rien ». De fait, les séances avec les utilisateurs on fait apparaître un processus beaucoup plus complexe que la vue qu’en avait le responsable –--Attention, la méconnaissance des détails du processus par le responsable n’est pas une faute de sa part. Il n’en connait que les éléments qui sont nécessaires à sa gestion quotidienne, et pas les détails dans lesquels ses équipes doivent entrer. Parfois même, un peu honteuses, elles masquent certaines étapes à leur responsable. C’est pour cela que les ateliers doivent se dérouler sans la présence des manager.Votre rôle sera d’assurer un reporting efficace afin d’éviter toute frustration du management.Ne pouvant assister aux ateliers, ils devront grâce à vos retour s’assurer de l’avancement du projet.Assurez vous en contrepartie qu’il fournisse à vos intervenants la capacité de décision sur leur périmètre.
- Un des point durs les plus important dans les projets BPM est la compréhension de la démarche et des outils par les équipes métier.Une récente étude menée par le CXP (cabinet d’analystes français) a montré qu’une des principales difficultés rencontrées dans les projets BPM est la difficulté des équipes métier à comprendre la démarche et ce qui est attendu.Malheureusement ces mêmes équipes sont au cœur même de la démarche mise en œuvre pour déployer des applications à l’aide des outils BPM.Afin de réussir ces projets de transformation, il semble nécessaire de former convenablement les équipes, à la fois aux bases du BPMN qui leurs permettron de décrire rapidement leurs processus et de valider leur compréhension par les équipes informatiques, mais également à la démarche et aux outils.Bonitasoft propose notamment une formation destinée justement à ces équipes métier, permettant d’assurer la réussite de vos projets.
- Afin de transformer votre organisation, vous aller donc devoir déclencher le dialogue entre des inconnus, appartenant pourtant à la même entité. Au delà des matricules ou adresses email, les intervenants vont devoir s’identifier comme individus, capables d’empathie les uns envers les autres, formant un groupe avançant dans la même direction. Il est temps pour vous de briser la glace.Pour cela, vous pourrez utiliser par exemple un exercice simple. Demandez aux participants d’utiliser la feuille de papier et le marqueur que vous aurez préalablement placé devant eux, afin de dessiner à gauche de la feuille leur vie personnelle, à droite de la feuille leur vie professionnelle. Les plus réticents vous prendront en grippe, ce qui aura malgré tout la conséquence de les rassembler.Laissez l’exercice se faire, puis chaque participant afficher son illustration sur un des murs de la salle. Laissez le temps de la réflexion, les participants commencent à s'intéresser aux inconnus présents dans la salle. Ensuite, chaque participant décrit son dessin, les autres apprenant à comprendre les modes de communication de leur comparse, tout en entamant la découverte de son métier.Pendant toute la durée de vos ateliers, vous aurez peut être à briser à nouveau la glace. De nombreux outils sont disponibles, l’important étant qu’ils créent solidarité, empathie et implication au sein du groupe
- Votre groupe est divers. Les personnalités vont rapidement se détacher, et vous aurez du mal à les contenir. Une bonne méthode est de définir au début de vos ateliers un règle du jeu. Même si son contenu peut sembler évident, vous serez surpris de devoir y revenir régulièrement. C’est pour cela que ces règles resteront affichées dans un endroit visible de l’ensemble du groupe tout au long des ateliers. Elles porteront sur le déroulement de la réunion, les interactions entre les participants et les comportements à observer durant les ateliers. Vous les définirez lors du premier atelier, mais en attendant voici quelques pistes :Définir la fréquence des réunions, afin que chacun puisse adapter son planningEtre ponctuel, par respect pour le groupe et afin de maximiser l’utilisation du creéneau disponibleCes deux premières règles vous permettront d’obtenir un élément important des réunions de capture des processus. Elles vous permettront d’avoir l’ensemble des acteurs du processus dans une même salle. Cela leur permettra de partager « leur » processus, c’est-à-dire le processus vu depuis leur lucarne.-- Exemple –Lors d’un atelier de capture du processus, j’ai eu beaucoup de mal à obtenir des manager la présence de l’ensemble des acteurs en même temps.Les acteurs eux même ne comprenaient pas l’intérêt de cette rencontre. Ils étaient dans le même bâtiment, dans une filiale d’une 40 aine de personnes, mais à l’exacte opposé géographiquement parlant. A les entendre, on pouvait se demander si ils faisaient réellement partie de la même société.Le processus était un processus de traitement des factures fournisseurs. Le service de saisie des factures dans le back office traitait les factures, et les rangeait précisément par paquet de 20. Le service comptabilité, chargé de leur saisie comptable, récupérait ces paquets de 20 factures, les ouvrait et les re-triait par zone géographique. Ils ne comprenaient pas pourquoi les factures arrivaient par paquet de 20, et les premiers regroupaient les factures sans en connaitre la raison, mais persuadé que la demande émanait de leurs collègues. La présence de l’ensemble des équipes leur a permis de définir un processus optimisé pour l’ensemble de l’organisation, avec une adhésion immédiate, cette optimisation étant définie par les utilisateurs eux même.--Respecter la parole de chacun, même si les avis divergentEncadrer les pauses, les ateliers peuvent être long et l’attention des participants se dissiperEncadrer également les prises de paroles
- Impliquez les acteursEn phase initiale d’un projet d’amélioration des processus, vous êtes en observation. Ce sont les participants à vos ateliers qui s’expriment, vous permettant de comprendre leur métier et les processus actuels. Inutile de leur cacher, ce sont eux qui travaillent, et vous qui animez. Tendez leurs à chacun un bloc de notes adhésives et un marqueur noir. Les participants sont libres. Libres d’écrire ce qu’ils ont envie d’exprimer. Pour certains d’entre eux, ce sera la première fois. Afin que cette révolution n’engendre pas de notes illisibles, ajoutez, si ce n’est pas encore fait, aux règles du jeu la règle suivante : ECRIVEZ EN MAJUSCULES. Vous leur offrirez la garantie que leur parole pourra être entendue par tous.Une règle est à fixer, universelle, on ne jette pas, on ne rature pas une note qui n’est pas la sienne. Une telle castration serait un affront, et la garantie d’une résistance sans faille contre votre projet d’optimisation des processus.Encore un fois, cette liberté d’expression, ce partage est pour certains participants libératoire. Parfois trop. Ils écriront ce qu’ils souhaitent transmettre, même si ils ne sont pas en train de répondre à la question posée. Le traitement d’une note hors sujet (temporairement) est toujours un exercice délicat. Que faire alors ? Mettez la note au parking ! Avec l’accord de l’auteur, puis de l’ensemble des participants, positionnez la note sur un pan de mur, dédié aux sujets à aborder ultérieurement. Mais le parking n’est pas une fourrière. N’oubliez pas, une ou deux fois par jour, de revenir sur les notes mises de côté. Leurs auteurs vous en seront reconnaissant, et elles pourront aider le groupe au moment pertinent.
- Les participants aux ateliers d’amélioration des processus n’y sont pas dédié à temps plein.Avant et après ceux-ci, ils sont consacrés à leurs tâches quotidiennes, souvent rendues plus difficiles par le temps qu’ils doivent consacrer aux ateliers.Afin de les sortir de ce quotidien, vous introduirez et conclurez l’ensemble des réunions de travail. Encore une fois, laissez leur la parole, notes repositionnables en main ils vous rappelleront les conclusions des précédents ateliers, puis vous définirez les objectif de l’atelier du jour.De même en fin d’atelier, ils rappelleront les avancées du jours, et les éventuelles actions à réaliser en préparation de l’atelier suivant. Limitez ces actions à celles ne pouvant être traitées en atelier, car encore une fois la vie de l’entreprise ne peut s’arrêter durant le processus d’amélioration, et leur quotidien s’en trouve irrémédiablement impacté.
- Bonita BPM 6 is consistent with BPMN 2 – uses standard notationWe do not implement all the BPMN elements, but focus on the more useful for execution.UML = Unified Modeling LanguageCORBA = Common Object Request Broker Architecture