Manual prosedur prodi ap

MANUAL PROSEDUR BIDANG AKADEMIK
Manual Prosedur Bidang Akademik yang terdiri dari :
1 Pembuatan Kartu Mahasiswa
2 Pengurusan KRS
3 Layanan Her-Registrasi
4 Pelaksanaan Perkuliahan
5 Pelaksanaan Praktikum Laboratorium
6 Pengurusan Mata Kuliah Peminatan
7 Evaluasi Proses Belajar Mengajar
8 Pelaksanaan Evaluasi Proses Pembelajaran
9 Penyusunan Skripsi / Tugas Akhir
10 Pelayanan Pendaftaran Seminar Hasil Penelitian
11 Pelaksanaan Seminar Skripsi
12 Pelayanan Pendaftaran Ujian Skripsi
13 Pelaksanaan Sidang Skripsi
14 Pengolahan Nilai
15 Yudisium Kelulusan
16 Pembuatan Transkip Nilai
17 Penerbitan Ijazah
18 Legalisir Transkrip Nilai dan Ijazah
19 Pelayanan Pendaftaran Wisuda
20 Pelaksanaan Wisuda
21 Layanan Permintaan Surat Keterangan Kepada Mahasiswa
22 Penerbitan Surat Keterangan Kepada Mahasiswa
23 Perpindahan Mahasiswa Antar Program Studi
24 Cuti Mahasiswa
25 Drop Out dan Pengunduran Diri Mahasiswa
26 Penerimaan Dosen Tetap Yayasan
27 Penerimaan Dosen Tidak Tetap Yayasan
28 Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah
29 Penetapan Dosen Pembimbing Tugas Akhir
30 Penerimaan Dosen Tamu
31 Dosen Pengganti
32 Penanganan Dosen Bermasalah
33 Pelatihan Dosen
34 Penunjukan Pembimbing Akademik
35 Penanganan Saat Dosen Berhalangan Hadi
36 Pelayanan Cuti Dosen
37 Pemberhentian Dosen
38 Penyusunan dan Perubahan Kurikulum

39 Pembuatan Silabus, GBPP dan SAP
40 Pembentukan dan Perubahan Materi Kuliah
41 Pembuatan Kalender Akademik
42 Evaluasi Kesesuaian GBPP dan SAP
43 Pembuatan Jadual Perkuliahan

a.
Manual Prosedur
Penerbitan Kartu Mahasiswa
Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh : Wakil Dekan I
Dikendalikan oleh : Dekan
Disetujui oleh : Rektor

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-001/SPMI/AKD
JUDUL
PENERBITAN KARTU MAHASISWA
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP- /2012
Tujuan
Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas pelayanan Penerbitan Kartu
Mahasiswa bagi Mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag. Administrasi
Dokumen Form permohonan Kartu Mahasiswa, Bukti Her Registrasi
No. Prosedur Kerja Waktu
1.
2.
3.
4.
Mahasiswa menyerahkan formulir bio data beserta pas foto 3 x 4
rangkap 2 kepada bagian Humas dan Pemasaran.
Bagian Administrasi Akademik menginput bio data mahasiswa dan
scanning photo ke komputer atau berphoto langsung dengan kamera
digital yang disediakan oleh Bagian Humas.
Mencetak KTM dan memasang NPM mahasiswa menggunakan kertas
PVC Card.
Mendistribusikan KTM kepada mahasiswa.
Keterangan
Selesai

Manual Prosedur
PELAYANAN PENGURUSAN KARTU RENCANA STUDI (KRS)
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-002/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-002/SPMI/ADK
JUDUL
PELAYANAN PENGURUSAN KARTU
RENCANA STUDI (KRS)
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses
pengurusan KRS untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Ruang Lingkup Buku Pedoman Akademik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik,
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Staf Akademik mempersiapkan kelengkapan data KRS meliputi data
jadwal kuliah, ruangan kelas dan dosen pembimbing untuk semester
berjalan.
Staf Akademik memberikan form KRS kepada mahasiswa
Mahasiswa mencetak form KRS yang telah diisi dengan benar rangkap 2.
Mahaiswa mengkonsultasikan KRS tersebut kepada dosen pembimbing
masing-masing.
Dosen pembimbing menverifikasi data KRS dan menandatangani sebagai
bukti persetujuan.
Apabila KRS tidak disetujui, mahasiswa mengulangi proses pengurusan
KRS dari awal.
Mahasiswa membawa KRS yang telah ditandatangani Dosen
Pembimbing Akademik ke Bagian Pengajaran.
Staf Akademik melakukan verifikasi dan memberikan stempel.
Staf Akademik menyerahkan 1 lembar KRS untuk disimpan mahasiswa
dan mengarsip 1 lembar.
Selesai
Keterangan Selesai

a.
MANUAL PROSEDUR
PELAYANAN HER-REGISTRASI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS GRESIK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN HER-REGISTRASI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses her-
registrasi mahasiswa untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan Universitas Gresik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik,
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
9
Mahasiswa minta blangko pembayaran SPP.
Mahasiswa melakukan pembayaran SPP dan akan menerima bukti
pembayaran.
Mahasiswa memfotocopy bukti pembayaran sebanyak 1x
Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran an KTM ke Bagian
Pengajaran
Staf akademik menerima dan memverifikasi bukti pembayaran.
Staf akademik meng-hotstamp KTM dan menyerahkan kembali ke pada
mahasiswa.
Staf akademik membuat loporan her-registrasi secara keseluruhan pada
akhir masa pengurusan dan menyerahkannya kepada ketua program
untuk diketahui.
Staf akademik mengarsip laporan dan bukti pembayaran.
M ahasiswa menerima KTM.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Pelaksanaan Perkuliahan
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 004/SPMI/AKD
JUDUL
PELAKSANAAN PERKULIAHAN RUTIN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
T PROGRAM STUDI DAN DOSEN
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas pelaksanaan proses
perkuliahan bagi Mahasiswa dan Dosen Fakultas Kegurun Dan
Ilmu Pendidikan Universitas Gresik
Ruang Lingkup Pedoman Pendidikan
Pihak terkait Mahasiswa dan Dosen
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
Kegiatan perkuliahan dilaksanakan sesuai dengan jadwal kuliah
semester yang telah ditentukan. Perubahan jadwal kuliah
harus dengan sepengetahuan/persetujuan Dekan Program
Studi Pembina Mata Kuliah pada formulir perubahan jadwal
kuliah.
Sebelum perkuliahan berjalan, setiap shiftnya, petugas absensi
dan pengendalian wajib mempersiapkan daftar hadir
mahasiswa dan buku daftar hadir, realisasi SAP, materi kuliah
dan spidol untuk dosen yang akan mengajar dan disusun di
atas meja counter pengendalian dosen.
Setiap kali mengajar, dosen akan mengambil daftar hadir
mahasiswa, buku daftar hadir dan realisasi SAP, materi kuliah
per temuan, dan spidol yang telah disediakan. Setelah selesai
mengajar, dosen diminta untuk mengembalikan ke tempat
semula.
Kegiatan perkuliahan di dalam kelas menjadi tanggung jawab
dosen pengajar dan monitoring pelaksanaannya dilakukan
melalui kegiatan verifikasi jasa dosen.
Pengisian daftar hadir mahasiswa tidak dapat dilakukan lagi
jika daftar hadir telah diserahkan oleh dosen kepada petugas
pengendalian dosen.
Keterangan

Manual Prosedur
Pelaksanaan Praktikum Laboratorium
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 005/SPMI/AKD
JUDUL
PELAKSANAAN PRAKTIKUM
LABORATORIUM
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dan
proses pelaksanaan praktikum laboratorium bagi lulusan
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
Setiap lab. mempunyai tata tertib penggunaan lab yang disusun oleh
kepala lab dan disetujui dalam rapat program studi.
Setiap praktikum sebagai pelengkap mata kuliah mempunyai buku
penuntun
Jadwal praktikum ditetapkan oleh kepala laboratorium yang
bersangkutan.
Setiap praktikum memiliki buku penuntun praktikum.
Pengawasan praktikum diawasi oleh dosen mata kuliah yang
bersangkutan ataupun oleh asisten.
Pelaksanaan praktikum mematuhi tata tertib lab.
Setiap pelaksanaan praktikum, dosen mata kuliah yang bersangkutan
bertanggung jawab mengisi berita acara praktikum.

Nilai praktikum ditetapkan proporsi nilainya dari total nilai mata kulliah.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
PENGURUSAN MATA KULIAH PEMINATAN
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 006/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 006/SPMI/ADK
JUDUL
PENGURUSAN MATA KULIAH PEMINATAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
pengurusan mata kuliah peminatan untuk mahasiswa Program Studi S-1
Administrasi Pendidikan Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas
Gresik
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Ketua Program Studi
Dokumen
No
.
Prosedur Kerja Waktu

1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
Mahasiswa datang ke pengajaran mengambil form pendaftaran mata kuliah
konsentrasi dan melengkapi isian datanya
Mahasiswa menyerahkan kembali form pendaftaran matakuliah
peminatanyang telah dilengkapi.
Staf akademik menerima dan memeriksa kelengkapan isian data. Apabila
isian data belum lengkap, maka dikembalikan kepada mahasiswa.
Staf akademik menyiapkan data pendukung berupa nilai matakuliah yang
sesuai dengan peminatan yang telah ditempuh pada semester sebelumnya.
Staf akademik mengelompokkan form pendaftaran berdasarkan konsentrasi
yang dipilih.
Staf akademik melakukan pemeriksaan kelayakan berdasarkan form
pendaftaran dan data pendukung untuk menentukan mahasiswa kelompok
peminatan
Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang telah dikelompokkan ke
dalam database sistemakademik.
Staf akademik membuat pengumuman untuk mahasiswa tentang hasil
pengelompokkan
Keterangan Selesai
b.
Manual Prosedur
Evaluasi Proses Pembelajaran
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
EVALUASI PROSES PEMBELAJARAN TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
MP Evaluasi Proses Belajar Mengajar menjamin/memastikan kegiatan
Pembelajaran terukur, terevaluasi dengan baik dan benar dalam studi
mahasiswa Program Studi Administrasi Pendidikan.
Pengertian a. Proses pembelajaran dalam ruang lingkup S1 Fakultas Keguruan Dan

Ilmu Pendidikan Universitas Gresik adalah merupakan:
b. Pelaksanaan kegiatan pembelajaran meliputi: kegiatan merancang
perkuliahan, penyajian perkuliahan, dan evaluasi/menilai hasil belajar
c. Evaluasi: kegiatan yang mengkaji hasil yang telah dilaksanakan terutama
dalam kegiatan pembelajaran
d. Suatu kegiatan akademis yang terjadi di FKIP sehubungan dengan
perkuliahan
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Secara periodik, Program Studi melakukan evaluasi proses pembelajaran
terhadap dosen dan mahasiswa minimal 1 kali dalam 1 semester berjalan
dengan teknis pelaksanaan.
Rekapitulasi kehadiran dosen dalam proses pembelajaran, yang dilakukan
oleh Administrasi Bidang Akademik (Akad) setiap periode pertengahan dan
akhir perkuliahan.
Evaluasi Proses pembelajaran dilakukan dengan memberikan kuesioner
kepada mahasiswa pada waktu setelah ujian akhir semester pada mata
kuliah bersangkutan selesai. Hasil pekerjaan kuisioner diserahkan ke UPM.
UPM menyerahkan hasil nilai kuisioner ke Administrasi Bidang Akademik .
Administrasi Bidang Akademik akan merekap hasil penilaian dengan
metode perhitungan sesuai lampiran.
Administrasi Bidang Akademik menyerahkan hasil Nilai ke Ketua Program
Studi untuk disampaikan dalam rapat internal Prodi dan sebagai bahan
evaluasi perbaikan pada proses belajar mengajar semester berikutnya.
Hasil penilaian nilai evaluasi diserahkan ke dosen yang bersangkutan
sebagai dasar pengembangan diri dan pemberian reward.
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
Pelaksanaan Evaluasi Proses Pembelajaran
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAKSANAAN EVALUASI PROSES
PEMBELAJARAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP/2012
Tujuan
proses pelaksanaan evaaluasi proses pembelajaran bagi
mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Pihak Terkait Mahasiswa, Bag Akademik, Dosen
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
PENYUSUSNAN JADWAL UJIAN
Bag. Akademik membuat jadwal ujian berdasarkan hari, tanggal,
semester dan mata kuliah. Jadwal ujian dan batas maksimum waktu
ujian dikirim ke Dekan dan Program Studi untuk dikoreksi atau disetujui.
Bag. Akademik menggandakan jadwal ujian dan dikirim ke Dekan
/Program Studi, dan bagian terkait dalam pelaksanaan ujian
Setelah Bag Akademik menyetujui jadwal ujian akan dicetakkan daftar
hadir ujian dan pengumuman ruang peserta Ujian.
Setelah selesai penjadwalan, Bag Akademik melaporkan hasil proses
penjadwalan ujian kepada Dekan dan Wakil Dekan I.
Bag Akademik mendistribusikan jadwal mengawas ujian kepada Dosen
yang terkait.
PERSIAPAN SOAL UJIAN

6.
7.
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Setelah mendapatkan jadwal ujian dari Bag Akademik, Dekani
mengadakan rapat pembuatan soal bersama dosen yang mengampu
mata kuliah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Agenda rapat berisi pembahasan tentang bentuk dan jumlah soal untuk
dijadikan kesepakatan dalam penyusunan soal. Soal yang telah
dikumpulkan, diverifikasi terlebih dahulu oleh Wakil Dekan I dan
pengampu mata kuliah
2 (dua) minggu sebelum hari pertama ujian berlangsung, pengampu
mata kuliah sudah harus mengirimkan soal kepada bagian penggandaan
dengan mencantumkan keterangan soal yang lengkap. Laporan Soal
yang terlambat masuk, dibuat oleh bag. Akademik untuk di diserahkan
ke Wakil Dekan I sebagai Persiapan Administrasi Ujian.
2 (dua) minggu sebelum ujian berlangsung, Bag. Akademik menyiapkan
formulir dan berkas yang diperlukan untuk persiapan ujian sesuai
instruksi kerja terkait.
Sehari sebelum ujian dilaksanakan Biro Akademik harus melakukan
pemeriksaan kesiapan administrasi ujian, jika ada ketidaksiapan yang
berhubungan dengan fasilitas akan dilaporkan kepada pengelola gedung
dan jika terjadi ketidaksiapan dalam hal soal ujian, akan dilaporkan
kepada Dekan Program Studi terkait.
Laporan lengkap persiapan ujian dikirim oleh Biro Perkuliahan kepada
Kaprodi dan Wakil Dekan I
PELAKSANAAN UJIAN
Paling lambat 1 (satu) hari sebelum ujian, Bag. Akademik/evaluasi
menerima jadwal ujian, jadwal dosen pengawas untuk ditempelkan pada
papan pengumuman di ruang dosen.
Soal ujian beserta berkas jawaban diterima oleh dosen pengawas oleh
Bag Akademik dari bagian penggandaan dalam keadaan tertutup sesuai
jadwal ujian yang ada.
Jika masih ada dosen pengawas ujian yang belum datang, petugas piket
harus mengkonfirmasikan kehadiran dosen pengawas dan mencari
penggantinya apabila dosen pengawas tidak dating.
Petugas piket menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi
oleh pengawas ujian.
Jika ada ralat soal, harus diumumkan dan diusahakan paling lambat 30
menit setelah ujian berlangsung kepada peserta ujian. Ralat soal harus
berasal dari dosen yang mengajar mata kulaih yang bersangkutan pada
semester berjalan, atau dan Dekan Program Studi terkait. Ralat soal
diserahkan kepada dosen yang mengajar mata kuliah tersebut pada saat

17
18
19
20
21
22
23
24
25
penyerahan lembar jawaban ujian. Master ralat soal diarsipkan oleh Bag.
Akademik/evaluasi dan diserahkan kepada Dekan setelah ujian
berlangsung.
Jika ada mahasiswa yang melakukan kecurangan, setelah selesai ujian,
dosen pengawas menyerahkan berkas ujian dan berita acara kepada Bag
Akademik untuk kemudian diarsipkan dan dilaporkan ke Dekan . Sangsi
akademik untuk mahasiswa yang melakukan kecurangan diberikan
sesuai dengan tata tertib ujian yang berlaku.
Semua berkas ujian yang telah dilaksanakan dikumpulkan oleh dosen
pengawas dan diserahkan kepada dosen yang bersangkutan (jika dosen
tersebut hadir) dengan memberikan tanda terima. Berkas ujian bagi
dosen yang tidak hadir pada saat ujian, diserahkan oleh piket kepada Bag
Akademik/ evaluaasi untuk diserahkan kepada dosen yang dating
mengambil diluar jadwal ujian mata kuliah yang bersangkutan.
Satu salinan berita acara, daftar hadir mahasiswa diserahkan kepada Biro
Akademik untuk monitoring nilai dan laporan kehadiran dosen pengawas
dikirimkan kepada bagian Adm Keuangan untuk pengolahan honor
dosen mengawas ujian. Pada akhir periode ujian, Bag Akademik
melaporkan hasil proses pelaksanaan ujian kepada Wakil Dekan I.
PENGAWAS UJIAN
Pengawas ujian hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum ujian berlansung.
Pengawas ujian mempersiapkan berkas ujian yaitu :
 Daftar Hadir Mahasiswa rangkap 2 (dua), perhatikan jika ada
Daftar Hadir untuk ujian pindah shift, ujian khusus dll.
 2 (dua) lembar Berita Acara Ujian.
 1 (satu) lemabar Daftar Ketidakhadiran Mahasiswa.
 Amplop Berkas Karya Ujian.
 Ambil Soal Ujian di ruang Bag. Akademik.
 Buku Ujian jika ada,
Petugas piket memeriksa kelengkapan kehadiran dosen pengawas di
masing-masing ruang ujian dan cari dosen pengawas pengganti jika ada
dosen pengawas yang tidak hadir.
Petugas piket membunyikan bel 5 (lima) menit sebelum ujian dimulai
sebagai tanda bahwa pengawas harus menuju ke ruangan ujian.
Jika ada ralat soal, umumkan melalui sound system.
Setelah 35 menit ujian berlangsung, petugas piket akan keliling ke
ruangan ujian untuk mengambil berkas ujian yang telah diisi dosen
pengawas ujian.
Petugas piket mencatat ke Buku Dosen Pengawas yang berhalangan

26
hadir.
Petugas piket mengumpulkan berkas ujian dari dosen pengawas ujian.
Keterangan Selesai
a.
Manual Prosedur
Penyusunan Skripsi/Tugas Akhir
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-009/SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 009 /SPMI/AKD
JUDUL
PENYUSUNAN SKRIPSI / TUGAS AKHIR
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P- /2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada proses
penyusunan skripsi mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Pihak Terkait Dekanat, Pimpinan Universitas
Dokumen Formulir permohonan pembimbing,
1.
2.
3.
4
5
6
Mahasiswa yang telah memprogramkan skripsi/TA menyusun proposal
atas bimbingan dosen yang telah ditetapkkan melalui SK Dekan .
Mahasiswa mengikuti seminar proposal atas persetujuan Tim Penguji
Sidang Sarjana.
Dosen Pembimbing harus mengetahui kemampuan mahasiswa, sehingga
dosen pembimbing bersama dengan mahasiswa dapat menetapkan
cakupan isi skripsi/TA.
Dosen Pembimbing bertanggung jawab mengenai kelayakan isi,
sistematika penulisan, format penulisan, dan lain-lain yang menyangkut
Skiripsi/Tugas Akhir tersebut. Dalam pelaksanaan bimbingan
skripsi/tugas akhir, dosen pembimbing membagi tugas.
Dosen pembimbing bersama dengan mahasiswa membuat jadwal
Bimbingan secara tertur minimal sekali seminggu dan dicatat dalam
Kartu Bimbingan Skripsi/TA oleh masing-masing pembimbing.
Mahasiswa telah memprogramkan skripsi/TA lebih dua semester, tetapi
belum selesai, maka Pembimbing dan Dekan Program Studi perlu

7
membuat evaluasi untuk mempertimbangkan rekomendasi: (1)
mengingatkan mahasiswa yang bersangkutan, (2) melakukan
pembimbingan intensif, atau (3) mengganti topik/pembimbing sebagai
usaha terakhir.
Keterangan
Selesai
a.
Manual Prosedur
PELAYANAN PENDAFTARAN SEMINAR HASIL PENELITIAN
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN PENDAFTARAN SEMINAR HASIL
PENELITIAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
pendaftaran seminar hasil untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Dokumen Form pendaftaran, Draft Skripsi, Kartu Bimbingan
No
.
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian mengisi
form pendaftaran disertai lampiran (draft skripsi dan kartu bimbingan)
Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan dan lampirannya.
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan lampiran. Apabila
tidak layak maka dikembalikan kepada mahasiswa.
Staf akademik menentukan jadwal seminar hasil dengan mengkonfirmasikan
kepada dosen pembimbing Ybs.
Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan seminar hasil.
Staf akademik mengirimkan jadwal seminar hasil kepada dosen pembimbing
dan Bagian Perlengkapan.
Staf akademik membuat pengumuman tentang jadwal seminar hasil untuk
mahasiswa.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
PELAKSANAAN SEMINAR SKRIPSI
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 011/SPMI/ADK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAKSANAAN SEMINAR SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
pendaftaran seminar skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
No
.
1.
2.
3.
4.
5
6
7
Pemimbing memberikan surat persetujuan pelaksanaan seminar, yang berisi
tentang telah selesainya proses pembimbingan materi skripsi kepada
koordinator seminar dalam hal ini Ketua Program Studi.
Setelah menerima surat tersebut, koordinator seminar / Ketua Program Studi
mengatur jadwal seminar dan surat tersebut menjadi arsip koordinator
seminar.
Seminar skripsi yang dilaksanakan pada hari sabtu, perlu pemberitahuan
kepada dosen pembanding.
Apabila seminar dilaksanakan selain haro sabtu, maka koordinator seminar
meminta konfirmsai kesediaan membanding dan jadwal seminar kepada
semua tim pembanding.
Koordinator memberikan konfirmasi jadwal seminar skripsi kepada tim
pembanding.
Koordinator membuat undangan seminar skripsi dan sampaikan kepada
seluruh pembanding paling lambat 3 hari sebeluum seminar skripsi, jika
ttidak, dosen pembandingg berhak menolak atas pelaksanaan seminar
skripsi.
Kemudian pada jadwal yang ditentukan, mahasiswa yang bersangkutan
mempersiapkan perlengkapan seminar yang diperlukan, yaitu map berkas
seminar, bukuu berita acara seminar, dan piranti lainnya.

8
9
10
11
Sekretaris seminar memeriksa kelengkapan administrasi seminar skripsi.
Setiap pembanding diberikan waktu maksimum 15 menit.
Semua acara seminar skripsi harus diumumkan papan tulis oleh koordinator
seminar, agar dapat diketahui susunan pembandingnya.
Setiap dosen pembanding seminar, dalam waktu yang bersamaan hanya
boleh membanding secara pralel maksimum 2 mahasiswa.
Hasil seminar skripsi diumumkan oleh koordinator seminar.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
PELAYANAN PENDAFTARAN UJIAN SKRIPSI
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN PENDAFTARAN UJIAN
SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses pendaftaran
ujian skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Gresik
Dokumen
Form pendaftaran, Isian Biodata, fotocopy STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4,
KHS semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3 exemplar skripsi
No
.
1
.
2.
3.
4.
5
6
7
8
9
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian mengisi
form pendaftaran dan menyerahkan kembali disertai IsiaBiodata, fotocopy
STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4, KHS semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3
eksemplar skripsi.
Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan dan lampirannya
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form pendaftaran dan
lampiran.
Staf akademik menyerahkan berkas yang telah diverikasi dan dinyatakan
layak kepada Ketua Program. Jika tidak layak diserahkan kembali kepada
mahasiswa untuk dilengkapi.
Ketua Program menentukan dan menetapkan dewan penguji dan
menerbitkan surat penugasan rangkap dua.
Staf akademik menentukan jadwal ujian dan mengkorfirmasikannya kepada
dewan penguji.
Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan ujian skripsi.
Staf akademik mengirimkan fotocopy skripsi dan jadwal ujian kepada masing-
masing dewan penguji.

10
11
12
Staf akademik mengirimkan jadwal ujian ke Bagian Perlengkapan.
Staf Akademik mengarsip form pendaftaran beserta lampirannya dan surat
penugasan.
Staf akademik membuat pengumuman berkaitan dengan jadwal ujian dan
dewan penguji.
Masuk ke prosedur ujian skripsi.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAG. AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
pendaftaran sidang skripsi untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
No
.
1.
2.
3.
4.
5
6
7
8
Pemimbing memberikan surat persetujuan pelaksanaan sidang, yang berisi
tentang telah selesainya proses pembimbingan materi skripsi kepada
koordinator seminar dalam hal ini Wakil Dekan I.
Setelah menerima surat tersebut, koordinator seminar / Wakil Dekan I
mengatur jadwal seminar dan surat tersebut menjadi arsip koordinator
Sidang Skripsi.
Sidang skripsi yang dilaksanakan pada hari sabtu, perlu pemberitahuan
kepada dosen penguji.
Apabila seminar dilaksanakan selain haro sabtu, maka koordinator sidang
meminta konfirmsai kesediaan membanding dan jadwal seminar kepada
semua tim penguji
Koordinator memberikan konfirmasi jadwal sidang skripsi kepada tim
penguji.
Koordinator membuat undangan sidang skripsi dan sampaikan kepada
seluruh pembanding paling lambat 3 hari sebeluum sidang skripsi, jika ttidak,
dosen pembandingg berhak menolak atas pelaksanaan sidang skripsi.
Kemudian pada jadwal yang ditentukan, mahasiswa yang bersangkutan
mempersiapkan perlengkapan sidang yang diperlukan, yaitu map berkas
sidang, buku berita acara sidang, dan piranti lainnya.
Sebelum sidang skripsi dimulai, tim penguji meminta informasi tentang

9
10
11
12
13
14
15
16
kondisi mahasiswa kepada pembimbingnya.
Sekretaris seminar memeriksa kelengkapan administrasi sidang skripsi.
Ketua penguji memberitahukan kepada mahasiswa yang akan diuji tentang
tata tertib sidang dalam ruangan sidang.
Dosen penguji skripsi, yang kebetulan dalam waktu bersamaan harus
menghadiri seminar proposal, maka sidang skripsinya ditunda sampai
seminar selesai.
Setiap penguji diberikan waktu menguji maksimum 15 menit.
Semua acara sidang skripsi harus diumumkan di papan tulis oleh koordinator
sidang, agar dapat diketahui susunan pengujinya.
Setaip dosen penguji, dalam waktu bersamaan hanya boleh menguji secara
parallel maksimum 2 mahasiswa.
Hasil sidang skripsi diumumkan oleh koordinator ujian.
1 (satu) lembar hasil sidang skripsi diarsipkan di program studi yang
bersangkutan.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Pengolahan Nilai
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-014/SPMI/BAAK
JUDUL
PENGOLAHAN NILAI TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan
dalam proses pengolahan nilai hasil evaluasi pembelajaran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PENERIMAAN NILAI DAN DOSEN
Bagian Akademik bertanggung jawab untuk melakukan pencetakan
blanko Nilai Tugas maksimal 3 (tiga) minggu setelah perkuliahan dimulai
pada setiap semester berjalan. Blanko Nilai tersebut, didistribusikan ke
dosen.
Bagian Akademik menerima rekap Nilai Tugas, Mid semester ataupun
Nilai Akhir Semester yang telah berisi data nilai dan dosen, kemudian
memeriksa kelengkapan data nilai yang tercetak di rekap nilai dan
memberikan tanda terima.
Jika rekap nilai yang telah berisi nilai tidak diterima sesuai dengan jadwal
diatas, maka Bagian Akademik melaporkannya ke Dekan/ Program Studi
untuk ditindak lanjuti.
Apabila kegiatan penilaian di atas harus dialihkan ke dosen lain, maka
Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Dosen Pengampu Mata
Kuliah dalam menentukan dosen mana yang akan dipilih.
Bagian Akademik melaporkan ke Wakil Dekan I dan Dosen Pengampu
Mata Kuliah tentang penambahan nilai karena , keterlambatan nilai,
rekap keterlambatan nilai dan ketepatan memasukkan nilai.
Wakil Dekan I melakukan analisis dan laporan yang diberikan untuk
melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.
MONITORING DAN PROSES NILAI
Bagian Perkuliahan bertanggungjawab atas seluruh perencanaan serta
kegiatan monitoring dan proses nilai dan dosen.

8 Setelah menerima nilai dan dosen, Bagian Akademik melakukan
koordinasi dengan Dekan/ Program Studi atas penilaian yang diberikan.
Jika terjadiketidak sesuaian Dekan/ Program Studi
mengkoordinasikannya dengan Dosen Pengampu Mata Kuliah untuk
menentukan tindakan perbaikan apa yang harus dilakukan. Setelah Nilai
dan Dosen diverifikasi oleh Dekan, Bagian Akademik melakukan
pencetakan daftar mata kuliah yang akan di umumkan kepada
mahasiswa.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
YUDISIUM KELULUSAN
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 015/SPMI/BAAK
JUDUL
YUDISIUM KELULUSAN TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan
dalam proses yudisium kelulusan bagi mahaasiswa Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Dokumen
1.
2.
3.
4.
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab atas
terselenggaranya Rapat Yudisiium untuk menentukan mahasiswa yang
berhak atau tidak berhak wisuda suatu periode wisuda.
Rapat Yudisium dilakukan paling lambat 6 (enam) minggu sebelum acara
wisuda. Sebelum Rapat Yudisium diselenggarakan, BAAK akan
mengirimkan data tentang mahasiswa yang layak/tidak layak wisuda
berserta transkip nilainya kepada Dekan untuk divalidasi. Setelah
hasilnya benar, BAAK mencetak Laporan Mahasiswa yang berhak wisuda
dan mahasiswa yang tidak wisuda per Program Studi dan jenjang studi
beserta data pendukung tentang alasan mahasiswa tidak berhak wisuda.
Laporan-laporan diberikan ke Ka. Biro Akademik untuk diperiksa
selengkapnya, kemudian digandakan dan dibagikan pada saat Rapat
Yudisium.
Semua data yang dibagikan pada saat Rapat Yudisium akan dipelajari
oleh Dekan , Wakil Dekan I, Program Studi, dan Sekretaris Program Studi.
Jika Daftar Mahasiswa Yang Berhak Wisuda sudah benar, maka Dekan
Program Studi, dan Wakil Dekan I akan menandatangani daftar tersebut
sebagai bukti persetujuannya. Untuk Daftar Mahasiswa Yang Tidak
Berhak Wisuda, Dekan dan Program Studi, memberikan keputusan yang
harus diambil sehubungan dengan kasus per mahasiswa, kemudian
menandatangani daftar yang telah diperjelas dengan keputusan-
keputusan tersebut.
Dekan , Wakil Dekan I dan Program Studi bertanggung jawab penuh atas
penentuan berhak atau tidak berhak seorang mahasiswa unuk diwisuda
pada suatu periode wisuda. Keputusan yang diambl harus jelas dan
detail yang menyangkut tindakan, waktu an personil yang bertaggung

5.
6.
7.
8
jawab untuk melaksanakan.
Ka. Biro Akademik melakukan monitoring dalam menjalankan semua
keputusan Dekan dan Ketua Program Studi.
Setelah semua keputusan yang berkaitan dengan Daftar Mahasiswa Yang
Tidak Layak Wisuda diproses, maka hasil akhir akan diberikan ke UPT
Puskom untuk pemrosesan berikutnya.
Berdasarkan daftar mahasiswa yang berhak wisuda tersebut, Biro
Akademik akan mencetak pengumuman Mahasiswa Yang Layak dan
Tidak Layak Wisuda. Pengumuman tersebut diberikan ke Biro Layanan
untuk ditempelkan di papan pengumuman. Data ini juga diperlukan
untuk pembuatan ijasah sesuai prosedur percetakan ijasah dan transkip
akhir.
Rekapitulasi mahasiswa yang berhak dan tidak berhak diwisuda dan
laporan kuliah tepat waktu disusun oleh BAAK dan dikirim kepada
Dekan, Wakil Dekan I, Kaprodi dan LPM.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Penerbitan Transkrip Nilai
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 016/SPMI/BAAK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENERBITAN TRANSKIP NILAI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan dalam
proses Penerbitan Transkrip Nilai bagi lulusan Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan
Pihak Terkait Mahasiswa, Biro AAK, Kaprodi
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
Bagian Akademik meng-copy database transkip nilai dari program studi.
Bagian Akademik kemudian mencetak draft putih transkip nilai calon wisudawan
untuk diperiksa.
Bagian Administrasi dan Kemahasiswaan akan melakukan pengecekan data
transkip berdasarkan berkas transkip yang dikirim program studi. Apabila
terdapat kejanggalan antara cetak Bagian Administrasi dan Kemahasiswaan
dengan cetak program studi, maka berkas akan dikirim ke program studi untuk
klarifikasi.
Program studi melakukan klarifikasi data transkip nilai calon wisudawan.
Program studi memperbaiki database transkip nilai dan mencetak ulang draft
transkip nilai. Kemudian mengirimkannya ke bagian administrasi dan
kemahasiswaan.
Bagian administrasi dan kemahasiswaan menerima draft transkip nilai hasil
perbaikan program studi. Kemudian mencetak transkip nilai asli sebanyak 3 (tiga)
lembar, 1 (satu) lembar untuk calon alumni, 1 (satu) lembar untuk arsip Bagian
Administrasi dan Kemahasiswaan, dan 1 (satu) lembar ersip program studi.
Transkip nilai kemudian diparaf oleh Kepala Bagian Administrasi dan
Kemahasiswaan dan kemudian dikirim ke Dekan untuk ditandatangani.
Transkip nilai yang sudah ditandatangani Dekan kemudian didistribusikan ke
calon wisudawan, Bagian BAAK dan program studi untuk diarsipkan
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
Penerbitan Ijazah
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-017/BAAK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-017/BAAK
JUDUL
PENERBITAN IJAZAH
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN
KEMAHASISWAAN (BAAK)
NO. REVISI
Tujuan
Untuk efisiensi dan efektifitas dalam pelayanan penerbitan
ijazah bagi lulusan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Pihak terkait Mahasiswa, BAAK
Dokumen Form Penerbitan Ijazah
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Bagian Biro Adminiatrasi Akademik (BAAK) memasukan data berkas
ijazah mahasiswa ke komputer berdasarakan ijazah SMA dan
pembayaran SPP terakhir.
Bagian BAAK kemudian mencetak draft putih ijazah calon wisudawan
untuk diperiksa.
Apabila terdapat kejanggalan data ijazah, maka bagian BAAK
menghubungi program studi untuk memanggil calon wisudawan yang
bersangkutan.
Bagian BAAK juga menempelkan pengumuman pemanggilan mahasiswa
yang bermasalah dalam hal ijazahnya.
Calon wisudawan memberikan data perbaikan sesuai kekurangan data
ijazah.
Bagian BAAK menerima berkas perbaikan dari calon wisudawan dan
digunakan untuk memperbaiki file data ijazah, kemudian memasukkan
nomor ijazah (beserta nomor seri ijazah).
Bagian BAAK mencetak ijazah asli dan kemudian menempel foto calon
wisudawan.
Berkas ijazah diserahkan ke bagian Akademik untuk ditandatangani oleh
Dekan .
Dekan menandatangani ijazah wisudawan dan mengembalikannya ke
Bagian BAAK.

10.
11.
12.
13.
14
Bagian BAAK menerima berkas ijazah yang sudah ditanddatangani Wakil
Dekan dan kemudian mengirimkannya ke Rektor Universitas Gresik
untuk penandatanganan.
Rektor menandatangani berkas ijazah wisudawan.
Berkas ijazah yang sudah selesai proses penandatanganan kemudian
dilakukan scanning sebagai backup/arsip ijazah dalam bentuk file.
Kemudian file ijazah hasil scanning dicetak 1 (satu) lembar sebagai arsip
serta disimpan ke dalam CD.
Ijazah Asli bisa diambil Mahasiswa yang bersangkutan
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Legalisir Transkip Nilai Dan Ijazah
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
LEGALISIR TRANSKRIP NILAI DAN IJAZAH
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
REV-SPMI-01/M P/2012
Tujuan
Pihak Terkait Dekanat, BAAK, Pimpinan Universitas
Dokumen
1.
2.
3.
4
Alumni FKIP Universitas Gresik menyerahkan transkrip nilai asli dan
ijazah yang akan diperbanyak atau fotocopy-nya dengan menunjukkan
aslinya ke Bag. Administrasi.
Alumni membayar sejumlah uang perbanyakan sesuai jumlah
permintaan.
Bag. Administrasi menerima transkrip nilai dan ijazah asli atau fotocopy
yang sudah disahkan sesuai aslinya oleh Dekan dan Rektor dari alumni,
kemudian mencatat dan mengarsipkan data perbanyakan transkrip nilai
dan ijazah alumni.
Transkrip nilai dan ijazah yang telah disyahkan diserahkan kembali
kepada alumni yang bersangkutan
Keterangan
Selesai

Manual Prosedur
Pelayanan Pendaftaran Wisuda
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-019/SPMI/BAAK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN PENDAFTARAN WISUDA TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
NO. REVISI
Tujuan
proses dalam pendaftaran wisuda bagi lulusan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Dokumen Form Pendaftaran Wisuda
No. Uraian Tugas Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran dengan membawa bukti
pembayaran pendaftran wisuda dan form bebas tanggungan yang telah
dilengkapi.
Mahasiswa meminta form pendaftaran wisuda, mengisi, melengkapi dan
kemudian meyerahkan kembali dengan melampirkan bukti pembayaran
dan form bebas tanggungan.
Staf akademik menerima berkas dan melakukan verifikasi, apabila
kelengkapan data belum terpenuhi maka berkas dikembalikan kepada
mahasiswa
Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang terlah diverifikasi ke
dalam database peserta Wisuda
Staf Akademik mengarsip berkas pendaftaran.
Apabila jadwal pelaksanaan wisuda telah terbit, staf akademik membuat
surat pemberitahuan dan pengumuman untuk mahasiswa yang telah
terdaftar.
Masuk prosedur pelaksanaan wisuda
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Pelayanan Pelaksanaan Wisuda
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-020/BAAK
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN PELAKSANAAN WISUDA TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
NO. REVISI
Tujuan
proses pelaksanaan wisuda bagi lulusan Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan
Dokumen Form Pendaftaran Wisuda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
9
10
Dengan terbitnya jadwal pelaksanaan widusa, staf akademik menyiapkan
data wisudawan.
Staf akademik membuat data buku wisuda.
Staf akademik mencetak data buku wisuda dan mngirimkannya ke
Bagian Akademik Kantor Pusat
Staf akademik membuat surat keterangan mahasiswa cumlaude
Setelah mendapat tandatangan dari ketua program, staf akademik
mengirim surat ke Bagian Akademik Kantor Pusat.
Staf Akademik menyusun pengajuan kebutuhan untuk pelaksanaan
wisuda
Ketua program merevisi pengajuan dan memberikan persetujuan.
Apabila pengajuan tidak layak maka staf akademik akan merevisi dan
mengajukan kembali.
Berdasarkan pengajuan kebutuhan, ketua program menyusun panitia
pelaksanan wisuda dan menerbitkan surat tugas.
Surat tugas dikirim kepada masing-masing panitia.
Tugas pelaksanaan wisuda lansung ditangani oleh panitia pelaksanaan
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
Pelayanan Permintaan Surat Keterangan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 021/SPMI/ADM
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-021/SPMI/ADM
JUDUL
PELAYANAN PERMINTAAN SURAT
KETERANGAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BAGIAN ADMINISTRASI
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan permintaan Surat
Keterangan untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Pihak Terkait Mahasiswa, staf akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form permintaan, data kelengkapan surat
1.
2.
3.
4.
5
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian
mengisi rangkap dua form permintaan (Surat Keterangan), dan
menyerahkan kembali lembar kedua.
Staf akademik menerima form yang telah diisi
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan data
mahasiswa di sistem akademik berkaitan dengan surat keterangan yang
diminta (data registrasi, biodata, dsb)
Berdasarkan form permintaan dan data mahasiswa, staf akademik
membuat surat keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke Ketua
Program
Ketua Program menandatangani surat keterangan
Setelah administrasi surat selesai, satu lembar surat untuk mahasiswa
dan satu lembar untuk arsip.
Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan menyerahkan form
permintaan
Selesai
Keterantan Sselesai

b.
Manual Prosedur
Penerbitan Surat Keterangan
Universitas Gresik
Kode Dokumen
:
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENERBITAN SURAT KETERANGAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
Administrasi
NO. REVISI
REV-SPMI -01/MP/2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan permintaan Surat
Pengantar untuk mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Pihak Terkait Mahasiswa, staf akademik, Ketua Program Studi
Dokumen Form permintaan, data kelengkapan surat
1.
2.
3.
4.
5
Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta dan kemudian
mengisi rangkap dua form permintaan (surat pengantar), dan
menyerahkan kembali lembar kedua disertai kelengkapan data surat
bergantung pada jenis surat pengantar (surat pengantar penelitian, surat
pengantar magang, dll).
Staf akademik menerima form yang telah diisi kelengkapan surat
pengantar
Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian form dan data
mahasiswa di sistem akademik berkaitan dengan surat keterangan yang
diminta (data registrasi, biodata, dsb)
Berdasarkan form permintaan dan data mahasiswa, staf akademik
membuat surat keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke Ketua
Program
Dekan menandatangani surat keterangan
a. Setelah administrasi surat selesai, satu lembar surat untuk
mahasiswa dan satu lembar untuk arsip.
b. Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan menyerahkan form
permintaan
Keterangan
Selesai

a.
Manual Prosedur
Perpindahan Mahasiswa Antar Fakultas
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PERPINDAHAN MAHASISWA ANTAR FAKULTAS
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas pelayanan berbasis
mutu kepada mahasiswa Fakultas Keguruan Dan Ilmu
Pendidikan
Dokumen
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
Mahasiswa mengajukan surat permohonan perpindahan ke Fakultas lain
dalam institusi ke Dekan yang diserta materai Rp. 6.000,-.
Dekan Memeriksa seluruh persyaratan pindah sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan.
Dekan menyerahkan surat permohonan pindah kepada Rektor untuk
dimintakan rekomendasi
Rekomendasi perpindahan mahasiswa dikirim ke Dekan Fakultas yaang
dituju
Dekan memeriksa, mempelajari surat permohonan pindah fakultas
tersebut, bila memenuhi persyaratan maka dibuatkan surat persetujuan
menerima perpinadahan tersebut
Dekan fakultas lama menerima surat surat persetujuan perpindahan
Kemudian dibuatkan draft Surat Keputusan pindah.
Prodi menyampaikan draft SK pindah kepada pimpinan Dekan.
Dekan menerima, mempelajari, memeriksa dan mengesahkan draft SK
pindah dan menandatanganinya.

9
10
Ketua Program Studi menerimakan SK pindah yang telah sudah
ditandatangani Pimpinan kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Bidang Administrasi mengarsipkan dokumen SK pindah.
Keterangan
Selesai

Manual Prosedur
Pelayanan Cuti Mahasiswa
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
CUTI MAHASISWA
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Dokumen
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
Mahasiswa yang ingin mengambil cuti akademik harus membuat surat
permohonan cuti akademik yang ditujukan kepada Dekan.
Kaprodi memeriksa berkas surat permohonan cuti akademik mahasiswa
yang bersangkutan dan kemudian menyerahan berkas cuti akademik
tersebut kepada Wakil Dekan I Bidang Akademik.
Kaprodi membuat draft SK cuti akademik mahasiswa yang bersangkutan
dan menyerahkan draft SK cuti tersebut kepada pimpinan (Wakil Dekan I
Bidang Akademik).
Wakil Dekan I Bidang Akademik menerima draft SK cuti akademik untuk
diperiksa, disahkan, dan diserahkan pada Dekan.
Dekan menerima konsep SK Cuti untuk ditanda tanda tangani
Kaprodi menerima SK cuti akademik yang sudah ditandatangani oleh
Dekan.
Mengirimkan SK ke mahasiswa yang bersangkutan.
Mengarsipkan SK cuti akademik.
Keterangan
Selesai

Manual Prosedur
Drop Out Dan Pengunduran Diri Mahasiswa
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
Drop Out Dan Pengunduran Diri
Mahasiswa
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan Untuk meningkatkan
Dokumen
1.
2.
3.
4
5
6
Mahasiswa mengajukan surat pengunduran diri kepada Dekan
sedangkan untuk drop-out Prodi yang mengajukan draft drop-out
mahasiswa kepada Dekan.
Dekan menerima, mempelajari, memeriksa, dan mengajukan pada
Rektor melalui Biro AAK.
Rektor menerima, dan memvalidasi , setelah diketahui kebenaran data
tersebut, Rektor menandatangani SK drop-out atau pengunduran diri.
Dekan menerima SK drop-out atau pengunduran diri kemudian
diseraahkan pada mahasiswa yang bersangkutan
Mahasiswa menerima SK drop-out atau pengunduran diri yang sudah
ditandatangani Dekan.
Mengarsipkan dokumen SK drop-out atau pengunduran diri.
Keterangan
Selesai

a.
Manual Prosedur
Penerimaan Dosen Tetap Yayasan
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP-026/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 026/SPMI/BAU
JUDUL
PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG KEUANGAN DAN
KEPEGAWAIAN
NO. REVISI
REV-SPMI-01/MP/2012
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas dalam
sistem penerimaan Tenaga Pendidik serta memperoleh
Dosen berkompetensi yang berkualifikasi sesuai
kebutuhan
Ruang Lingkup
Standar mutu kualifikasi daan kompetensi Dosen
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas, Yayasan
Dokumen
No
.
Uraian Tugas Waktu
1.
2.
RENCANA KEBUTUHAN PENAMBAHAN TENAGA DOSEN TETAP
Apabila diperlukan penambahan dosen baru maka Ketua Program
Studi mengajukan permohonan penambahan dosen kepada Dekan
dengan mengisi formulir Daftar rencana kebutuhan Dosen
Hasil evaluasi yang dilakukan Dekan kemudian dilaporkan kepada
Rektor, yang kemudian diusulkan pada Yayasan, Jika diperlukan, Wakil
Rektor II menginformasikan pemasangan iklan kebutuhan dosen
kepada Kepala Biro Administrasi Umum
3.
4.
5.
SELEKSI PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN
Setiap ada surat lamaran dosen yang diterima, berkas lamaran didata
dalam database lamaran dosen yang dikirim kepada Ketua Program
Studi terkait dalam sesuai mata kuliah yang dipilih oleh calon dosen.
Ketua Program Studi menyeleksi berkas lamaran yang masuk. Pelamar
dipanggil untuk mengikuti seleksi penerimaan pegawai baru yang
dilaksanakan pada tingkat Universitas.
Setalh lulus test tulis dilaksanakan tes kemampuan mengajar dan
dilanjutkan dengan test wawancara dan atau tes selanjutnya adalah
pelamar yang memenuhi kualifikasi dosen untuk mata kuliah. Waktu
pelaksanaan wawancara dan atau tes ditentukan oleh panitia seleksi
penerimaan Dosen Tetap

6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
12.
13.
14
Wakil Rektor II membuat dan mengirim surat panggilan wawancara
dan atau tes kepada calon dosen. Surat tersebut ditandatangani oleh
Rektor.
Wawancara/tes terhadap calon dosen dilakukan oleh Tim/Panitia
Seleksi yang dibentuk oleh Rektor.
Setiap anggota Tim Wawancara/tes harus memberikan penilaiannya
terhadap calon dosen yang ikut wawancara/tes dan memberikan
keputusan diterima atau tidak.
Seleksi calon dosen meliputi seleksi administrasi, potensi akademik,
kesehatan, psikologis, dan wawancara.
Hasil wawancara/tes calon dosen dilaporkan Rektor oleh Wakil Rektor
II.
Wakil Rektor akan melihat status calon dosen, apakah sudah memiliki
perguruan tinggi induk atau belum. Jika calon dosen belum terdaftar di
institusi manapun maka Wakil Rektor II melaporjan ke Rektor, yang
kemudian dipanggil dan dinyatakan lulus seleksi. Surat panggilan
penerimaan calon dosen ditanda tangani Rektor
Setelah dosen baru mendapatkan nomor identitas, Dekan menerima
distribusi calon Dosen dan diserahkan kepada Kaprodi sesuai usulan
dari Kaprodi. Dua semester pertama merupakan masa percobaan bagi
dosen tersebut jika kinerjanya tidak memenuhi persyaratan, maka
Ketua Program Studi Program Studi berhak mengembalikan dosen
tersebut kepada Rektor
Dengan persetujuan dosen baru tersebut, jika yang bersangkutan
belum terdaftar di institusi manapun maka ia akan mendapatkan SK
pengangkatan Dosen Tetap dari Yayasan Institusi, sedangkan surat
penugasan mengajar tiap semester akan dikeluarkan oleh Dekan.
Semua dokumen dan data menyangkut penerimaan dosen, termasuk
Evaluasi Dosen dan salinan SK pengangkatannya diarsipkan oleh Biiro
Administrasi Umum.
Penyimpangan yang terjadi diluar Daftar Kebutuhan Dosen dilaporkan
oleh Dosen Program Studi secepatnya kepada Rektor, dengan
memberikan penjelasan tertulis.

MA
Manual Prosedur
Penerimaan Dosen Tidak Tetap Yayasan
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP-027/SPMI/BAU
JUDUL
PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP
YAYASAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG KEUANGAN DAN
KEPEGAWAIAN
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas dalam sistem
penerimaan Tenaga Pendidik Tidak serta memperoleh
Dosen berkompetensi yang berkualifikasi sesuai kebutuhan
Ruang Lingkup
Dokumen
No
.
Uraian Tugas Waktu
1.
2.
RENCANA KEBUTUHAN PENAMBAHAN DOSEN TIDAK TETAP
Apabila diperlukan penambahan dosen tidak tetap baru maka Ketua
Program Studi mengajukan permohonan penambahan dosen kepada
Dekan dengan mengisi formulir Daftar rencana kebutuhan Dosen
Hasil evaluasi yang dilakukan Dekan kemudian dilaporkan kepada Rektor,
yang kemudian diusulkan pada Yayasan, Jika diperlukan, Wakil Rektor II
menginformasikan pemasangan iklan kebutuhan dosen tidak tetap
kepada Kepala Biro Administrasi Umum
3.
4.
5.
6.
SELEKSI PENERIMAAN DOSEN TETAP YAYASAN
Setiap ada surat lamaran dosen yang diterima, berkas lamaran didata
dalam database lamaran dosen yang dikirim kepada Ketua Program Studi
terkait dalam sesuai mata kuliah yang dipilih oleh calon dosen.
Ketua Program Studi menyeleksi berkas lamaran yang masuk. Pelamar
dipanggil untuk mengikuti seleksi penerimaan pegawai baru yang
dilaksanakan pada tingkat Universitas.
Setalh lulus test tulis dilaksanakan tes kemampuan mengajar dan
dilanjutkan dengan test wawancara dan atau tes selanjutnya adalah
pelamar yang memenuhi kualifikasi dosen untuk mata kuliah. Waktu
pelaksanaan wawancara dan atau tes ditentukan oleh panitia seleksi
penerimaan Dosen
Wakil Rektor II membuat dan mengirim surat panggilan wawancara dan
atau tes kepada calon dosen. Surat tersebut ditandatangani oleh Rektor.

7.
8.
9.
10.
11.
12.
12.
Wawancara/tes terhadap calon dosen dilakukan oleh Tim/Panitia Seleksi
yang dibentuk oleh Rektor.
Setiap anggota Tim Wawancara/tes harus memberikan penilaiannya
terhadap calon dosen yang ikut wawancara/tes dan memberikan
keputusan diterima atau tidak.
Seleksi calon dosen meliputi seleksi administrasi, potensi akademik,
kesehatan, psikologis, dan wawancara.
Hasil wawancara/tes calon dosen dilaporkan Rektor oleh Wakil Rektor II.
Setelah dinyatakan lulus test wawancara Wakil Rektor II melaporjan ke
Rektor, yang kemudian dipanggil dan dinyatakan lulus seleksi. Surat
panggilan penerimaan calon dosen ditanda tangani Rektor
Setelah dosen baru mendapatkan nomor identitas sebagai Dosen Tidak
Tetap, Dekan menerima distribusi calon Dosen dan diserahkan kepada
Kaprodi sesuai usulan dari Kaprodi. Dua semester pertama merupakan
masa percobaan bagi dosen tersebut jika kinerjanya tidak memenuhi
persyaratan, maka Ketua Program Studi Program Studi berhak
mengembalikan dosen tersebut kepada Rektor
Semua dokumen dan data menyangkut penerimaan dosen, termasuk
Evaluasi Dosen dan salinan SK pengangkatannya diarsipkan oleh Biiro
Administrasi Umum.
Penyimpangan yang terjadi diluar Daftar Kebutuhan Dosen dilaporkan
oleh Dosen Program Studi secepatnya kepada Rektor, dengan
memberikan penjelasan tertulis.
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
Pengampu Matakuliah
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 028 /SPMI/AKD
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENETAPAN DOSEN
PENGAMPU MATA KULIAH
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan kualitas proses pembelajran agar
tecapai kompetensi serta mendukung suasana kondusif
untuk Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan :
1. Manual Prosedur Penetapan Dosen Pengampu Mata
Kuliah adalah pedoman bagi Program Studi Administrasi
Pendidikan Universitas Gresik untuk menentukan
pengajar mata kuliah setiap semester .
2. Tim Penetapan Dosen (TPD) adalah tim yang memastikan
kompetensi dan minat setiap dosen yang akan mengajar .
3. Dokumen Minat dan Kompetensi Dosen (DMKD) adalah
pedoman yang mencakup informasi tentang minat dan
kompetensi dosen.
4. Koordinator Kompetensi Dosen Matakuliah Bidang Ilmu
(KKDMBI).
5. Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS)
Ruang Lingkup
Manual prosedur Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah
meliputi keseluruhan ketentuan dan prosedur pelakasanaan.
Prosedur pelaksanaan tersebut adalah prosedur penentuan
dosen pengampu mata kuliah.
Adapun ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan
penetapan dosen pengampu mata kuliah adalah sebagai
berikut :
1. Pihak-pihak yang berkaitan dalam penetapan dosen
pengampu mata kuliah adalah :
a. Wakil Dekan I, II, III
b. Ketua Program Studi

c. Kepala Tata Usaha
d. Dosen
2. Pelaksanaan penetapan Dosen pengampu MK dilakukan
oleh TPD yang beranggotakan Wakil Dekan I,II,III, Ketua
Program Studi, Kepala Tata Usaha dan Koordinator
Kompetensi Dosen Matakuliah Bidang Ilmu (KKDMBI)
3. TPD harus memastikan kompetensi dan minat setiap
dosen yang akan mengajar. Kompetensi dan minat
tersebut dituangkan dalam Dokumen Minat dan
Kompetensi Dosen (DMKD) yang selalu direview oleh KDBI
setiap tahun
4. TPD mengusulkan dosen pengasuh mata kuliah kepada
Wakil Direktur I dengan mempertimbangkan hal sebagai
berikut :
a. Kompetensi dan minat dosen (dari DKMD)
b. Rekomendasi KKDMBI
c. Hasil Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS)
d. Surat Kesediaan Mengajar dari dosen yang
bersangkutan
e. Penetapan jadwal harus memperhatikan
kesinambungan dan keselarasan jadwal mengajar
dosen pada program studi
f. Wakil Dekan I berhak menunjuk dosen luar biasa
(dosen LB) sesuai dengan masukan dari TPD.
Mekanisme dosen luar biasa diatur tersendiri oleh
peraturan Fakultas/Universitas
5. Dosen dapat didampingi oleh asisten melalui mekanisme
yang diatur oleh Prodi. Khusus untuk mata kuliah
Praktikum, dosen wajib didampingi oleh Asisten
Laboratorium yang ditentukan berdasarkan peraturan

Laboratorium
6. Penetapan pengajar diselesaikan paling lambat 4 (empat)
minggu sebelum perkuliahan perdana tahun ajaran baru.
Pihak Terkait Mahasiswa, Dosen. Bag. Akademik
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wakil Dekan I membentuk Tim Penetapan Dosen (TPD), dan
mengusulkan ke Dekan untuk dibuatkan SK. Anggota TPD minimal adalah
Wakil Dekan I, Ketua Program Studi (KPS) dan Koordinator Kelompok
Dosen Matakuliah Bidang Ilmu (KKDMBI).
TPD mengirimkan Formulir Kesediaan Mengajar (FKM) kepada seluruh
dosen dan meminta Kepala Tata Usaha untuk memastikan semua
formulir terisi dan kembali tepat waktu.
TPD mengadakan rapat penentuan dosen pengajar dengan
mempertimbangkan FKM, DMKD , Rekomendasi KKDMBI dan Hasil
Evaluasi Kinerja Dosen Semesteran (EKDS). Rapat tersebut harus
menghasilkan Penetapan Jadwal Mengajar (PJM) yang akan menjadi
dasar dalam prosedur menentukan jadwal perkuliahan.
PJM harus dikirim ke Dosen yang bersangkutan bersama dengan Silabus
Perkuliahan yang dikeluarkan resmi oleh Program Studi paling lambat 5
(lima) minggu sebelum perkuliahan berlangsung
TPD mengadakan Rapat Awal Semester (RAS) paling lambat 3 (tiga)
minggu sebelum perkuliahan berlangsung untuk membahas Rencana
Kerja Pengajaran Semester(RKPS) dengan mengundang seluruh dosen
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Penentuan Dosen Pembimbing Penyusunan Tugas Akhir
(Skripsi) adalah tahapan yang harus dilakukan oleh
mahasiswa dalam melakukan administrasi untuk
mendapatkan pembimbing Tugas Akhir dengan tujuan agar:
a. Mahasiswa mendapatkan pembimbing yang konsentrasi
dan atau keahlian yang sesuai dengan topik tugas akhir
yang diajukan oleh mahasiswa.
b. Pemerataan distribusi jumlah mahasiswa bimbingan bagi
masing-masing dosen pembimbing.
c. Mahasiswa yang sedang menyusun tugas akhir, tidak
memiliki kesamaan Judul maupun Isi Tesis dengan
mahasiswa lainnya.
d. Mahasiswa dapat menyelesaikan tugas akhirnya dengan
kualitas yang baik dan tepat waktu.
e. Meningkatkan kinerja Program Studi Administrasi
Pendidikan Universitas Gresik.
Ruang Lingkup
Kegiatan Pengajuan Pembimbing Tugas Akhir untuk
mahasiswa ini melibatkan beberapa orang dan unit dengan
wewenang dan tanggung jawaban sebagai berikut:
1. Dekan/ Wakil Dekan I
a. Wewenang : Menentukan Kelayakan Judul Tugas
Akhir Mahasiswa
b. Tanggungjawab :
1) Memeriksa ulang persyaratan mahasiswa calon
peserta tugas akhir
2) Mengumumkan nama-nama dosen pembimbing

3) Mengadakan rapat dosen pembimbing untuk
menentukan kelayakan usulan topic tugas akhir dan
mengelompokkannya sesuai dengan keahlian dosen
pembimbing
4) Mengumumkan dosen pembimbing dan mahasiswa
yang dibimbingnya
2. Kepala Tata Usaha (Ka. T.U)
a. Wewenang : Mengelola pengajuan dan pengumuman
sesuai dengan Jadual
b. Tanggungjawab :
1) Menyediakan format persyaratan tugas akhir
2) Menerima ajuan tugas akhir dari mahasiswa
3) Memeriksa persyaratan akademik dan/atau
administrasi mahasiswa sesuai dengan ketentuan
yang sudah dibuat oleh jurusan
4) Menyampaikan map ajuan tugas akhir mahasiswa ke
dosen walinya
3. Dosen Pembimbing
a. Wewenang : Menerima mahasiswa yang
akan dibimbing
b. Tanggungjawab : Membimbing mahasiswa sesuai
dengan kemampuan yang dimiliki
Dokumen
1.
2.
Kepala Tata Usaha Program Pasca Sarjana menyiapkan daftar mahasiswa
yang mengajukan Skripsi/tugas akhir dan menyerahkan ke Wakil Dekan I
FKIP Universitas Gresik.
Wakil Dekan I dan Ketua Program Studi memeriksa dan menyeleksi
dosen pembimbing yang memenuhi syarat. Setelah diseleksi daftar
tersebut diserahkan ke Kepala Tata Usaha untuk diumumkan ke

3.
4.
mahasiswa.
Dekan menerbitkan Surat Tugas Membimbing bagi dosen yang telah
dipilih oleh Wakil Dekan I/Ketua Program Studi setelah di paraf oleh
Kepala Tata Usaha dan menyerahkannya ke dosen yang besangkutan
Mahasiswa dapat melakukan proses pembimbingan Skripsi sesuai
program KRS.
Apabila mahasiswa belum dapat menyelesaikan Skripsi dalam waktu 2
(dua) semester, maka mahasiswa dapat mengajukan penggantian
dosen pembimbing ke Ketua Program Studi sesuai prosedur yang telah
ditetapkan.
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
Penerimaan Dosen Tamu
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENERIMAAN DOSEN TAMU
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG KEUANGAN DAN
KEPEGAWAIAN
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan kualitas proses pembelajaran dan
menambah wawasan bagi mahasiswa Fakultas Keguruan
Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Dokumen
Apabila diperlukan untuk mengisi suatu kuliah umum seperti training,
pelatihan, workshop ataupun stadium general, maka Ketua Program
Studi mengajukan permohonan kepada Wakil Dekan I bahwa dirasa
perlu untuk mengundang seorang dosen tamu dari perguruan tinggi
lain.
Wakil Dekan I akan mengupayakan pengadaan dosen tamu yang
sesuai dengan keperluan dan menginformasikannya ke Dekan.
Dosen yang bersangkutan akan dihubungi oleh Dekan dan dihubungi
untuk penyesuaian waktu kedatangan.
Untuk dapat diangkat menjadi dosen tamu, yang bersangkutan harus
mengajukan permohonan kepada Dekan melalui Wakil Dekan I
dengan melampirkan berkas persyaratan yang ditentukan.
Dosen tamu diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul dan
pertimbangan dari Wakil Dekan I
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
Penetapan Dosen Pengganti
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENETAPAN DOSEN PENGGANTI
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses
Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Dokumen
1.
2.
3
4
5
Apabila dosen yang mangajar suatu mata kuliah tertentu bermasalah
atau tidak dapat menyelesaikan pertemuan perkuliahan sebagaimana
yang ditetapkan, maka Program Studi akan menetapkan calon dosen
pengganti untuk mata kuliah tersebut.
Program Studi akan menetapkan salah satu dosen tetap/tidak tetap
yayasan untuk menjadi calon dosen pengganti dengan melihat daftar
mata kuliah dan jadwal kuliah calon dosen pengganti yang bersangkutan
yang diisi di awal semester.
Jika sesuai dengan jadwal yang ada, maka calon dosen pengganti yang
bersangkutan akan dihubungi oleh Program Studi dan untuk penyesuaian
jadwal perkuliahan.
Jika calon dosen pengganti sepakat dengan jadwal perkuliahan yang ada,
maka personil yang bersangkutan akan ditetapkan sebagai dosen
pengganti untuk mata kuliah yang bermasalah tersebut.
Penetapan Dosen Pengganti melaksanakan tugasnya setelah mendapat
persetujuan Dekan dan diketahui Rektor
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Penanganan Dosen Bermasalah
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENANGAN DOSEN BERMASALAH
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses Pembelajaran
Ruang Lingkup
Pihak Terkait Program Studi, Dekan, Pimpinan Universitas,
Dokumen
1.
2.
3
4
5
Dosen yang bermasalah adalah
 Dosen yang tidak melaksanakan KEGIATAN Tri Dharma PT sesuai
Peraturan selama tiga semester berturut-turut.
 Dosen yang terbukti melakukan kecurangan dalam hal administrasi atau
pemberian nilai kepada mahasiswa
 Dosen yang terbukti melanggar kode etika dosen Institusi.
Jika Program Studi mendapat bukti bahwa seorang dosen melakukan
pelanggaran dan terkena pada salah satu masalah diatas, maka Program Studi
bersangkutan wajib memanggil dosen bersangkutan untuk meminta penjelasan.
Bila Program Studi berpendapat bahwa penjelasan dosen bersangkutan tidak
dapat diterima maka Program Studi wajib melaporkan hal tersebut kepada
Dekan .
Dekan melakukan pemeriksaan lebih lanjut atas fakta-fakta yang ada. Jika
terbukti dosen bermasalah, maka Dekan mengundang UPM dan beberapa
personil lain yang dianggap perlu untuk melakukan evaluasi internal.
Apabila evaluasi internal memutuskan dosen bermasalah, maka Dekan
mengirim surat undangan kepada Dosen untuk hadir menerima keputusan
evaluasi internal dan melapor keadaan tersebut kepada Rektor.
Keputusan evaluasi internal dapat berupa :
 Dosen diberhentikan dengan Surat Keputusan Rektor
 Dosen diberi peringatan dari Dekan
Dosen direhabilitasi nama baiknya (jika terbukti tidak bersalah), diberi surat
permohonan Maaf dari Dekan .
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Pelayanan Pelatihan Dosen
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN PELATIHAN DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk mengembangkan kualitas dan kompetensi Dosen guna
meningkatkan mutu Proses Pembelajaran Fakultas Keguruan
Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Dokumen
1.
2.
3
4
5
PELATIHAN INDUKSI DOSEN FKIP UNIVERSITAS GRESIK
Jika ada penerimaan dosen baru, Kaprodi/ Wakil Dekan I bertanggung jawab
mengadakan pelatihan induksi bagi dosen baru sebagai orientasi kerja.
Undangan pelatihan disiapkan oleh Bag. Administrasi dan kirimkan via pos.
konfirmasi kehadiran juga dilakukan melalui telepon bagi dosen baru yang
memberikan informasi nomor teleponnya dalam surat lamaran.
Topik yang akan diberikan kepada dosen baru dan penunjukan instruksi untuk
masing-masing diatur oleh Kaprodi/Wakil Dekan I dengan memperhatikan
prosedur pelatihan pegawai.
Wakil Dekan II bertanggung jawab memberikan informasi kepada Dekan terkait
dosen baru yang tidak hadir dalam pelatihan induksi Dosen. Pelatihan induksi
singkat berisi hal yang harus dilakukan oleh seorang dosen dalam persiapan dan
pelaksanaan pembelajaran serta peraturan yang berlaku di institusi dan sanksi
yang diberikan atas penyimpangan dari peraturan yang ada. Pelatihan
didasarkan pada Buku Panduan Dosen yang berlaku pada semester yang
bersangkutan.
Dosen yang tidak hadir dalam pelatihan induksi institusi wajib diundang lagi oleh
Wakil Dekan II pada periode pelatihan induksiyang terdekat. Bagi dosen yang
telah diundang 3 kali dan tidak hadir juga, dilaporkan kepada Dekan untuk
ditindak lanjuti.
Peserta pelatihan induksi fakultas diberi kesempatan untuk menilai pelatih
sebagai bahan evaluasi bagi Dekan . Hasil evaluasi diolah oleh Wakil Dekan II
dan hasilnya dilaporkan kepada Wakil Dekan I dan Dekan.

6
7
8
9
PELATIHAN/SEMINAR/LOKA KARYA
Untuk mengembangkan kawasan wawasan pengetahuan dosen tetap dalam
bidang studinya dan / atau bidang studi lain yang termasuk penelitihan,
penulisan jurnal dan penulisan bahan ajarserta ketrampilan dalam mengajar
sehingga perlu mengadakan pelatihan / seminar / lokakarya bagi dosen intitusi
dikampus ataupun mengirimkan dosen tetap untuk mengikuti pelatihan /
seminar / lokakarya diluar kampus.
Program Studi dapat mengadakan pelatihan /seminar /lokakarya untuk para
dosen tetap dan tidak tetap yang berada dibawah binaannya baik secara
internal maupun eksternal, sesuai dengan rencana anggaran dan kegiatan
progam Studi yang terkait yang telah disetujui oleh Rektor
Bagi dosen tetap yang didaftarkan untuk mengikuti seminar eksternal, wajib
membuat laporan tertulis tentang pelatihan/seminar juga termasuk biaya
keuangan yang digunakan untuk mengikuti pelatihan/seminar/lokakarya yang
diikutinya kepada Dekan atau Program Studi yang diteruskan kepada Rektor dan
menyerahkan satu berkas copy bahan seminar kepada Program Studi untuk
diarsipkan. Dekan bisa meminta agar dosen tersebut melakukan seminar bagi
dosen/staf lainnya.
Program Studi atau Fakultas yang menyelenggarakan pelatihan/ seminar/
lokakarya baik didalam kampus ataupun diluar kampus harus membuat laporan
tentang penyelenggaraan kegiatan termasuk data keuangan kepada Rektor
untuk diteruskan kepada wakil Rektor II.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Penunjukan Dosen Pembimbing Akademik
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENETAPAN DOSEN
PEMBIMBING AKADEMIK
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BID. AAKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Penentuan Dosen Pembimbing Akademik adalah untuk
meningkatan efisiensi dan efektifitas dalam melaksanakan
proses pendidikan bagi mahasiswa Fakultas Keguruan Dan
Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Dosen Pembimbing
a. Wewenang : Menerima mahasiswa yang
akan dibimbing
b. Tanggungjawab : Membimbing mahasiswa sesuai
dengan kemampuan yang dimiliki
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6
Pembimbing akademik selama masa studi mahasiswa di Fakultas
diberikan dalam 3 (tiga) tahap, terdiri atas:
Tahap prabimbingan, diberikan pada awal masa studi mahasiswa melalui
orientasi studi yang diberikan secara kolektif
Tahap lanjutan, diberikan selama masa studi yang dijalani mahasiswa
melalui bimbingan pribadi
Tahap akhir, diberikan pada akhir masa studi mahasiswa
Pembimbingan akademik diberikan kepada oleh Pembimbing Akademik
(PA) yang terdiri atas Dosen yang dibebani tugas untuk mendampingi,
membimbing dan menasehati mahasiswa dalam mengikuti kegiatan
akademik dan memecahkan masalah-masalahnya selama mahasiswa
tersebut menjalani studi di Perguruan Tinggi.
PA untuk setiap mahasiswa ditunjuk oleh Dekan untuk selama masa
studi mahasiswa
PA ditunjuk dari Dosen yang memiliki dedikasi tinggi dalam pelaksanaan
tugas, berorientasi kepada kepentingan studi mahasiswa, mempunyai
pengetahuan yang cukup tentang kurikulum, sistem kredit semester,
penilaian dan peraturan akademik lain, mempunyai waktu dan kesediaan
melaksanakan tugas.

7.. PA ditunjuk pada awal tahun akademik mahasiswa terdarftar pada
program studi yang ditentukan sampai mahasiswa tersebut
menyelesaikan pendidikannya atau berhenti studi tetap dari Perguruan
Tinggi.
Keterangan Selesai

a.
Manual Prosedur
PENANGANAN SAAT DOSEN BERHALANGAN HADIR
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENANGANAN SAAT DOSEN
BERHALANGAN HADIR
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektitas Proses
Pembelajaran Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Dokumen
1.
2.
3
4
5
6
Apabila dosen berhalangan hadir dan memberitahukan ke Bagian
Akademik secara lisan ataupun tertulis, petugas akan mencatat
pemberitahuan tersebut.
Bagi dosen yang berhalangan hadir dapat menggantikan sendiri kelas
yang dibatalkan dan menentukan jadwal kuliah pengganti setelah
disepakati bersama antara dosen dan mahasiswa kelas yang
bersangkutan
Untuk kuliah pengganti, bagian pengendalian ruang akan menentukan
ruang kelas pengganti yang dapat digunakan oleh dosen, dan
menyiapkan pengumuman kuliah pengganti.
Ketua Program Studi dapat menawarkan kepada dosen untuk dicarikan
dosen pengganti yang mengajar mata kuliah yang sama pada semester
tersebut ataupun dosen lain yang memenuhi kualifikasi yang berlaku
dengan sepengetahuan Dekan.
Bagi dosen yang terlambat atau tidak hadir dan tanpa pemberitahuan,
akan ditunggu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apabila sampai
batas waktu yang ditentukan belum ada kabar, maka kelas akan
dibatalkan sesuai dengan instruksi kerja terkait.
Bagi dosen yang tidak hadir berturut-turut untuk kelas yang sama, maka
Ketua Program Studi akan melaporkan kepada Dekan untuk ditindak
lanjuti.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Pelayanan Cuti Dosen
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PELAYANAN CUTI DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BID. AAKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk memberikan hak bagi seorang pegawai untuk diberi
kesempatan beristirahat dari aktifitas dalam rangka
menjamin kesegaran jasmani dan rohani serta
Ruang Lingkup
Pihak Terkait Dosen, Kaprodi, Wakil Rektor II
Dokumen Form permohonan cuti
1.
2.
3.
4.
5.
6
Bagi dosen yang ingin mengajukan cuti mengajar di tengah semester
yang sedang berjalan atau mengajukan cuti untuk semester berikutnya
dapat mengajukan secara tertulis kepada Program Studi dengan
memberikan penjelasan tentang alasan cuti untuk mendapatkan
persatujuan dari Program Studi.
Pendataan surat cuti dosen dilakukan oleh Bagian Akademik dan
dilaporkan kepada Dekan dan bila dosen tersebut adalah dosen tetap.
Bagi dosen tetap yang cuti lebih dari 3 bulan tidak mendapat tunjangan
tetap. Aturan rinci tentang ini diuraikan di buku Panduan Dosen
semester yang bersangkutan.
Apabila dosen cuti ingin aktif mengajar kembali, dosen tersebut
mengajukan permohonan secara tertulis kepada Ketua Program Studi
Dosen dan mengisi ulang formulir kesediaan waktu mengajar serta
pilihan mata kuliah yang ingin diajarkan. Dosen tetap yang aktif kembali
dilaporkan ke Dekan oleh Dekan dilaporan ke Rektor melalui Wakil
Rektor II
Dosen yang tidak mengumpulkan Formulir kesediaan waktu mengajar
akan dicutikan pada semester yang bersangkutan.
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Pemberhentian Dosen
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
UPM/FKIP/MP- 037/SPMI/BAAK
JUDUL
PEMBERHENTIAN DOSEN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BID. AAKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk menjamin situasi yang kondusif agar tercipta suasana
tertib,aman dan nyaman dilingkungan Fakultas Keguruan Dan
Ilmu Pendidikan
Ruang Lingkup
Pihak Terkait Mahasiswa, Kaprodi, Dekan, Dosen
Dokumen
1.
2.
3.
4.
Seorang dosen akan diberhentikan apabila
 Dosen tidak aktif selama 3 tahun berturut-turut dengan alasan
yang tidak dapat diterima.
 Diberhentikan karena keputusan evaluasi internal.
 Pada setiap awal semester Wakil Dekan II membuat Daftar Dosen
Tidak Aktif pada semester berjalan. Daftar ini dibuat berdasarkan
Daftar Dosen Binaan Program Studi Semester sebelumnya.
Daftar Dosen Tidak Aktif dikirim kepada Dekan untuk mendapatkan
alasan ketidakaktifan dosen bersangkutan beserta penilaian terhadap
alasan tersebut (dapat/tidak dapat diterima). Daftar ini beserta
alasannya ditembuskan kepada Bagian Akademik dan Rektor.
Berdasarkan Daftar Dosen Tidak Aktif, Wakil Dekan II membuat Daftar
Dosen Tidak Aktif 3 tahun untuk dikonfirmasikan kepada Program Studi
apakah dosen bersangkutan belum diberhentikan.
Keputusan pemberhentian dosen ditetapkan oleh Rektor melalui Surat
keputusan pemberhentian dengan tembusan kepada Bagian Akademik
dan Dekan
Keterangan Selesai

Manual Prosedur
Penyusunan dan Perubahan Kurikulum
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PENYUSUNAN DAN PERUBAHAN
KURIKULUM
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
1. Mengkaji kurikulum Program Studi Administrasi
Pendidikan, apakah masih relevan dengan kebutuhan
industri/pengguna lulusan Program Studi Administrasi
Pendidikan
2. Mengevaluasi pelaksanaan kurikulum Program Studi
Administrasi Pendidikan apakah sesuai dengan beban
studi mahasiswa, beban kerja dosen dan beban
penyelenggaraan program studi
3. Untuk meningkatkan relevansi dan daya saing lulusan
sesuai dengan kebutuhan pengguna lulusan dalam
hal ini khususnya adalah Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan Republik Indonesia serta Industri
Pendidikan di Indonesia;
4. Untuk menyesuaikan dengan kurikulum inti
Administrasi Pendidikan versi terbaru dari hasil
evaluasi yang akan diselenggarakan ;
5. Untuk menyesuaikan dengan perkembangan terkini
dalam bidang Ilmu Administrasi Pendidikan;
6. Untuk meningkatkan cost-effectiveness dan cost-
benefit dari implementasi kurikulum dengan dunia
kerja;
7. Untuk mengimplementasikan standar yang ditetapkan
SPMI bahwa kurikulum pendidikan harus dilakukan
peninjauan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 4 tahun.

Pihak Terkait Program Studi, Fakultas, Stakeholder
Dokumen
1.
2.
3.
4
5
6
7
8
Ketua program studi bertanggung jawab merencanakan dan
melaksanakan kegiatan penyusunan kurikulum
Kegiatan penyusunan ini dapat dilakukan karena adanya pembukaan
program studi baru, adanya evaluasi perlunya perubahan kurikulum dari
stake holder atau karena adanya perubahan mata kuliah mengikuti
kebijakan pemerintah.
Khusus untuk penyusunan kurikulum baru karena usulan stakeholder
diadakan pada Bulan September – Maret untuk digunakan dalam tahun
akademik baru. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan untuk 2 tahun sekali.
Penyimpangan atas hal ini harus mendapat persetujuan dari Dekan
Rencana kegiatan penyusunan kurikulum harus diajukan oleh Ketua
Program Studi kepada Dekan
Khusus untuk penyusunan kurikulum akibat adanya program studi baru,
maka rencana kegiatan harus sudah termasuk dalam usulan kegiatan
pembentukan Program Srudi Baru.
Apabila kegiatan perancangan kurikulum disetujui, maka Dekan
membentuk Tim Perancangan Kurikulum (selanjutnya disebut Tim PK),
Dekan I (sebagai pengarah) yang sekurang-kurangnya terdiri atas:
a. Dekan (sebagai pengarah)
b. Wakil Dekan I atau Ketua Tim Pembentukan Program Studi Baru
(sebagai Ketua Tim PK
c. Program Studi (Sekretaris)
d. Dosen dengan kualifikasi yang ditentukan
e. Staf non dosen yang disetujui oleh Dekan (jika diperlukan)
f. Pengelola program studi lain (jika diperlukan)
Dekan mengusulkan nama-nama Tim PK Kepada Rektor untuk
mengeluarkan SK Tim PK
Ketua tim PK bertanggung jawab menyelesaikan seluruh proses
penyusunan kurikulum sesuai dengan rencana kegiatan yang telah
disusun termasuk memberikan laporan akhir kegiatan yang dapat
diterima sebagai laporan pertanggung jawaban. Dokumen administrasi
selain keuangan akan dijadikan dokumen cacatan mutu yang
dikendalikan oleh Biro Akademik, sedangkan dokumen keuangan akan
digunakan sebagai laporan realisasi keuangan

9
10
11
12
PENYUSUNAN KURIKULUM
Bahan untuk penyusunan kurikulum dapat berupa KURNAS, kurikulum
dari beberapa perguruan tinggi lain, buku-buku referensi atau peraturan
pemerintah lainnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan Tim PK dalam penyusunan kurikulum
adalah
 Dokumen pengantar yang minimal berisi kompentensi program studi,
tinjauan singkat, kurikulum yang dikembangkan.
 Daftar Mata Kuliah Program Studi
 Daftar Distribusi Mata Kuliah
 Table Penyetaraan Mata Kuliah
 Daftar Mata Kuliah Prasyarat
 Pengaruh perubahan terhadap mahasiswa yang sudah memakai
kurikulum lama.
Semua dokumen pada point 10. diatas harus diverifikasi dan divalidasi
oleh Ketua Program Studi, Wakil Dekan I dan disetujui oleh Dekan
Ketua Program Studi berkewajiban mensosialisasikan perubahan
kurikulum yang mendasar dan pengaruhnya kepada mahasiswa yang
terkait.
Apabila di dalam daftar Mata Kuliah terdapat perubahan yang
menyangkut Materi Kuliah (Silabus/SAP) atau menyangkut system
perkuliahan (cara perkuliahan/pratikum, cara penilaian), maka kegiatan
perancangan kurikulum ini harus dilanjutkan dengan kegiatan
perancangan Materi Kuliah yang merupakan satu bagian yang tidak
terpisahkan dari kegiatan penyusunan kurikulum.
Untuk progam studi yang masih harus menyusun dokumen Kompetensi
Lulusan yang dipersyaratkan oleh Dikti, maka Ketua Program Studi
dibantu Wakil Dekan I mengajukan dokumen Dekan kemudian
dilanjutkan ke Rektor sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kompetensi Lulusan yang telah disahkan oleh Rektor diarsipakn Unit
Penjaminan dan dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian
Dokumen dan Data.
Keterangan
Selesai

a.
Manual Prosedur
Pembuatan Silabus, GBPP dan SAP
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PEMBUATAN SILABUS, GBPP DAN SAP
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Dokumen
1.
2.
3.
4
5
6
10
Pembuatan Silabus, GBPP, dan SAP dilakukan maksimal 5 bulan sebelum
perkuliahan dimulai disetiap awal semester
Kaprodi sebagai pengelola Silabus, GBPP dan SAP membuat daftar
Silabus, RPP dan SAP berdasarkan daftar mata kuliah Program Studi dan
diserahkan pada Wakil Dekan I
Dekan menunjuk tim dosen membuat Silabus, RPP dan SAP mata kuliah
baru dan jika dirasa perlu, Dekan dapat menunjuk dosen untuk
merevisi/mereview Silabus, RPP dan SAP yang telah ada sebagai review
sejawat.
Dekan memberikan surat tugas dalam penunjukan dosen membuat
Silabus, RPP dan SAP sebagai Tim Penyusun dan riviewer Silabus, RPP
dan SAP dengan persetujuan Ketua Program Studi dan menyerahkan ke
dosen
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP menerima langsung
dari dosen atau dari Ketua Program Studi berkas sotf file berisi Silabus,
RPP dan SAP yang telah dibuat.
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP mereview draft yang
kemudian memberikan kepada bagian administrasi untuk diketik yang
disesuaikan dengan keahliannya dan menetapkan jangka waktu
pengetikan.
Bagian administrasi menerima softfile, draft, master dan berkas
memberikan tanda terima kepada Tim penyusun dan reviewer Silabus,

11
12
13
14
RPP dan SAP .
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP menerima kembali
hasil pengetikan dari bagian administrasi yang telah sesuai diparaf oleh
dosen yang bersangkutan atau oleh Kaprodi.
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP membuat halaman
pengesahan materi mata kuliah
Kaprodi mengarsip master dan memindahkan sotf file ke hard disk
sedangkan untuk berkas pendukung disimpan selama satu semester
Tim penyusun dan reviewer Silabus, RPP dan SAP membuat laporan
kegiatan pembuatan Silabus, RPP dan SAP kepada Dekan.
Keterangan
Selesai

a.
Manual Prosedur
Pembentukan dan Perubahan Materi Kuliah
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PEMBENTUKAN DAN PERUBAHAN MATERI
KULIAH
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIRO AAK
NO. REVISI
Tujuan
Dokumen
1.
2.
3.
4
5
6
7
Untuk perubahan dan pengembangan meteri kuliah dalam satu program
studi, maka Ketua Program Studi bertindak sebagai ketua Tim. Apabila
meteri kuliah yang dikembangkan ebih dari satu maka Kaprodi Pengelola
Mata Kuliah tersebut ditunjuk sebagai ketua Tim.
Ketua Tim bertanggung jawab merencanakan dan melaksanakan
kegiatan perancangan/perubahan materi kuliah
Perencangan/perubahan materi kuliah dilakukan karena adanya
pembukaan program studi baru, perubahan kurikulum, perubahan mata
kuliah sesuai peraturan pemerintah atau karena pengembangan materi
kuliah.
Perancangan atau pengkoordinasian dilakukan oleh tim yang terdiri
dosen yang ditunjuk sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan dan
pelaksanaannya dibantu oleh bagian administrasi. Setiap tim desain
mempunyai seorang ketua tim.
Ketua Tim mengkoordinasikan rapat untuk membahas
perancangan/perubahan materi kulaih dan wajib melaporkan kegiatan
desain tersebut kepada Dekan.
Secara periodik atas usulan Dosen Pengampu mata kuliah pada setiap
akhir setiap tahun.
Luaran dari prosedur ini adalah materi kuliah yang terdiri dari :
a. Silabus Mata Kuliah
b. Satuan Acara Perkuliahan dan praktikum (jika diperlukan)

8
9
10
11
12
13
c. Materi Perkuliahan
Masukan untuk desain materi kuliah dapat berupa distribusi mata kuliah
yang berlaku, daftar mata kuliah, SAP mata kuliah , silabus dari
perguruan tinggi lain, kebijakan FKIP Universitas Gresik, aturan
pemerintah yang terkait, masukan dari para dosen yang pernah
mengajar mata kuliah yang bersangkutan, dari berbagai sumber dan
masukan dari pengguna lulusan.
Berdasarkan masukan desain yang diterima Ketua Program Studi selaku
Ketua Tim membentuk tim desain yang terdiri dosen-dosen yang
memenuhi kualifikasi.
Tim desain wajib mendiskusikan semua masukan desain yang diterima
hasilnya dituangkan dalam formulir Pengembangan Materi Kuliah
Pada setiap tahapan pengembangan materi kuliah sebelum melanjutkan
ketahapan berikutnya, harus dilakukan verifikasi bersama-sama dengan
Ketua Tim pada setiap draft hasil desain.
Ketua Tim bertanggung jawab untuk menyerahkan materi kuliah yang
telah disusun beserta kelengkapannya kepada Biro Akademik
Kaprodi bertanggung jawab untuk mengendalikan materi kuliah dan
memberikan identifikasi materi kuliah.
Keterangan
Selesai

a.
Manual Prosedur
Pembuatan Kalender Akademik
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PEMBUATAN KALENDER AKADEMIK
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk menyelaraskan seluruh kegiatan baik akademik maupun
non akademik agar tercipta efisisnsi dan efektifitas proses
pendidikan di Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Menyediakan kalender tahun berjalan dan kalender tahun depan sebagai
bahan penyusunan kalender akademik.
Mengadakan rapat koordinasi antara dekanat dan program studi dan
perwakilan Dosen untuk mendata daftar kegiatan yang akan disusun
kalender akademik.
Membuat target waktu pelaksanaan seluruh kegiatan akademik.
Membuat kebijakan lamanya waktu liburan seperti (minggu tenang, libur
UAS, perayaan haribesar kebangsaan dan agama).
Dekan mengusulkan konsep kalender akademik kepada Biro AAK untuk
mendapat persetujuan Rektor.
Kalender Akademik yang telah disyahkan oleh rektor diserahkan kepada
Fakultas
Mendistribusikan kalender akademik ke seluruh Unit/unsur kerja.
Mengarsipkan kalender akademik.
Keterangan

a.
Manual Prosedur
Evaluasi Kesesuaian GBPP Dan SAP
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
EVALUASI KESESUAIAN GBPP DAN SAP
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Untuk meningkatkan mutu dan efisisnsi dan efektifitas proses
pendidikan di Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
Bahan evaluasi pengajaran dosen terhadap kesesuaian dengan GBPP dan
SAP sekurang-kurangnya terdiri dari:
 Materi kuliah yang diberikan di dalam kelas (bobot 50%)
 Kehadiran dosen dalam memberikan kuliah (bobot 30%)
 Nilai yang diperoleh mahasiswa dalam mata kuliah yang
bersangkutan (bobot 20%)
Untuk penilaian mata kuliah yang diberikan dosen di dalam kelas,
evaluasi dilakukan dengan meminta modul atau materi kuliah yang
bersangkutan yang akan diberikan selama 1 (satu) semester. Proses ini
dilakukan sekali setiap semester yang jadwalnya diatur oleh Bagian
Akademik. Pengumpulan materi mata kuliah dilakukan oleh dosen kelas
yang bersangkutan dan diserahkan kepada program studi.
Untuk penilaian kehadiran dosen dalam memberikan kuliah harian,
informasi diperoleh dari Ketua Program Studi. Penilaian itu dilaporkan
setiap bulan kepada berdasarkan temuan Ketua Program Stusi. Jika
dosen tidak hadir 3 (tiga) kali berurutan untuk kelas yang sama tanpa
pemberitahuan, dosen yang bersangkutan dapat digantikan oleh dosen
lain yang telah disetujui oleh Dekan.
Untuk evaluasi mengenai nilai yang diperoleh mahasiswa dalam mata
kuliah yang bersangkutan, data dan informasi diperoleh Kaprodi akan
ditindaklaanjuti BAAK 3 (tiga) sampai 7 (tujuh) hari sejak ujian dimulai.
Tindak lanjut atas keterlambatan merupakan tanggung jawab Prodi
pembina dosen/mata kuliah.
Evaluasi kesesuaian GBPP dan SAP dikeluarkan oleh Biro Akademik dan

6.
7.
8.
dilaporkan kepada Kaprodi terkait untuk dievaluasi dan ditindak lanjuti
paling lambat 2 minggu setelah seluruh nilai angket dibagikan.
Evaluasi kesesuaian GBPP dan SAP secara keseluruhan diolah oleh Biro
Akademik dan dilaporkan kepada Kaprodi. Tindak lanjut terhadap
kesesuaian GBPP dan SAP yang dilakukan oleh Kaprodi diverifikasi oleh
Wakil Dekan I dan hasilnya dilaporkan oleh Wakil Dekan I kepada Dekan.
Untuk keperluan Analisa Data Statistik, LPM akan mendapatkan softcopy
data evaluasi kesuaian GBPP dan SAP dari Biro Akademik sepengetahuan
Wakil Dekan I.
UPM bertanggung jawab untuk menggunakan data softcopy tersebut
dengan sebaik-baiknya sesuai dengan prosedur pengukuran sasaran
mutu.
Keterangan

a.
Manual Prosedur
Menyusun Jadual Perkuliahan
Universitas Gresik
Revisi :
Tanggal :

DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE
JUDUL
PEMBUATAN JADWAL PERKULIAHAN
TANGGAL DIKELUARKAN
SEPTEMBER 2012
AREA
BIDANG AKADEMIK
NO. REVISI
Tujuan
Dokumen
1.
2.
3.
4
Ketua Program Studi wajib menyususn daftar dosen dan mata kuliah
yang diampu untuk diserahkan ke Bagian Akademik. Setiap semester,
penugasan dosen diatur oleh Ketua Program Studi berdasarkan
kebutuhan kelas mata kuliah yang dijadwalkan.
Dosen yang ditugaskan harus sesuai dengan kualifikasi dosen per mata
kuliah yang telah ditentukan. Dosen yang ditugaskan untuk mengajar
dicantumkan dalam jadwal kuliah.
Jumlah mata kuliah dan sks setiap dosen dibatasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku, apabila terjadi penyimpangan, maka harus
mendapat ijin tertulis dari Dekan .
Selain tugas mangajar, setiap dosen dapat diberi tugas oleh Dekan
untuk kegiatan pengembangan Program Studi. Dekan wajib melakukan
evaluasi atas tugas yang diberikan kepada dosen sesuai dengan prosedur
evaluasi pengajaran dosen.
Keterangan

MANUAL PROSEDUR BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN
Manual Prosedur tentang Keuangan dan Kepegawaian di bawah koordinasi Wakil Dekan II.
Manual Prosedur Bidang Keuangan dan Kepegawaian terdiri dari :
1 Penerimaan Pegawai
2 Pelatihan Pegawai
3 Pembuatan Daftar Hadir Dosen
4 Penerimaan Pegawai
5 Penerimaan Kas/Bank
6 Penerimaan Pembayaran Uang Kuliah
7 Penerimaan Pembayaran Uang Ujian
8 Penerimaan Pembayaran Seminar
9 Penerimaan Pembayaran Sidang
10 Pnerimaan Pembayaran Wisuda
a.

Manual Prosedur
Penerimaan Pegawai
Universitas Gresik
Kode Dokumen : UPM/FKIP/MP- 001/SPMI/BAU
Revisi :
Tanggal :
DOKUMEN LEVEL
MANUAL PROSEDUR
KODE

Manual prosedur prodi ap

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Manual prosedur prodi ap

Semelhante a Manual prosedur prodi ap (20)

Mais de Bhagaskoro Kurniawan

Mais de Bhagaskoro Kurniawan (20)

Último

Último (20)

Manual prosedur prodi ap