Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen (Fallstudie Kanton Zug) Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen Immer mehr Geschäfte und Dossiers werden amtsübergreifend bearbeitet. Am Beispiel des elektronischen Mitberichtsverfahrens im Kanton Zug wird aufgezeigt, was heutige GEVER Lösungen leisten müssen, um komplexe administrative Prozesse effizient und medienbruchfrei abzuwickeln. Für die Behandlung von Geschäften in Gremien und Kommissionen sowie für die Rückführung der Beschlüsse wird GEVER durch eine integrierte Sitzungs- und Protkollverwaltung optimal ergänzt. Referent: Dr. Bernhard Bühlmann, CEO 4teamwork AG, Mitglied Verein OneGov Weitere Informationen zu OneGov GEVER unter http://onegov.ch/gever und https://www.4teamwork.ch/loesungen/gever

1. Vom Posteingang zum Beschluss:
Amtsübergreifende Bearbeitung von
Geschäften in kantonalen und kommunalen
Verwaltungen
Dr. Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG

2. Ausgangslage
- Geschäfte und Dossiers werden fast nur noch elektronisch bearbeitet und
abgewickelt
- Inhalte müssen meistens übergreifend bearbeitet werden können
- Vermehrte Kollaboration auf Stufe Dossier (organisationsübergreifend)
- E-Mail stösst an seine Grenzen
- Wachsende Anforderungen an Nachvollziehbarkeit
- Datenschutz und Zugriffsrechte werden immer wichtiger

3. Weshalb GEVER?
Abbildung des Aktenplans gemäss Vorgaben
Staatsarchiv
Revisionssichere Ablage für alle
Informationen und Dokumente
Elektronische Dossierführung mit
Nachvollziehbarkeit aller Aktionen

5. Grundbausteine für die
organisationsübergreifende
Zusammenarbeit

6. Das GEVER-Prinzip
- Dokumente (Office, PDF)
- E-Mails
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren

7. Das GEVER-Prinzip
- Dossier entspricht einem Ordner
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren

8. Das GEVER-Prinzip
- Subdossier für Verschachtelung
- Aufgaben zur Umsetzung von
Workflows, Fristen und
Pendenzen
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier

9. Das GEVER-Prinzip
- Strukturierung der Ablage mit
Ordnungssystem
- Ordnungspositionen
- Hinterlegung aller Metadaten für
GEVER (Aktenzeichen,
Klassifikation, Datenschutzstufe,
Aufbewahrungsfristen)
-> GEVER Standard
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Doukment
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier

10. Das GEVER-Prinzip Mandant
Ein GEVER-Mandant ( = Separate
Installation) besteht aus einem oder
mehreren Ordnungssystemen, einer
eigenen Benutzerverwaltung und
eigenen Zugriffsrechten
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier

11. Eingangskorb
- Posteingang: E-Mail, Scan
- An Eingangskorb eines
Mandanten senden
- Weiterverabeitung im
Eingangskorb
- Zuteilung an zuständige Person
- Einhaltung von Fristen
- Übernahme der Daten in
bestehendes oder neues Dossier
Mandant
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
Eingangskorb

12. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandantenkonzept
Mandant =
- Eigene Berechtigungen
- Eigener Eingangskorb
- Eigene Ordnungssysteme
- Eigene Gremien / Kommissionen

13. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
Mandant =
- Eigene Berechtigungen
- Eigener Eingangskorb
- Eigene Ordnungssysteme
- Eigene Gremien / Kommissionen

14. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandant
Amt C
Direktion B
Amt D
Eingangskorb
Gremium 3 Kommission 3
Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept

15. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Eingangskorb
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandant
Eingangskorb
GEVER Mandant
Amt C
Direktion B
Amt D
Eingangskorb
Gremium 3 Kommission 3
Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept

16. Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
GEVER Mandant E-Mail
Scan

17. Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
E-Mail
Scan
Sitzungs- und
Protokollverwaltung
Gremium / Kommission
Sitzung
Traktandum
Beschluss
VorprotokollEinladung
Protokoll
Protokollauszug
Antrag
einreichen

18. Mandant 1
Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in
Dossiers
Dossier
Dokument Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb
Mandant 2
Dossier
Dokument Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb

19. Mandant 1
Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in
Dossiers
Dossier
Dokument Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb
Mandant 2
Dossier
Dokument Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb

20. Berechtigungen durch
Aufgaben steuern

21. Aufraggeber Auftragnehmer
Alle Dokumente sichtbar Nur benötigte Dokumente sichtbar

22. Fallstudie Kanton Zug
- 70 Mandanten (Ämter)
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit
- Elektronisches Mitberichtsverfahren

23. Beispiel: Elektronisches Mitberichtsverfahren
Neue Verordnung der Bundesverwaltung
Anhörung in den Kantonen
Direktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung des Mitberichts:
1. Standardablauf “Mitbericht” auslösen
2. Fristen festlegen
3. Einzelne Mitberichte werden in den Ämtern intern behandelt und evt.
delegiert.
4. Resultate fliessen zurück ins Ursprungsdossier
-> Im Kanton Zug seit 2014 erfolgreich im Einsatz

25. Sitzungswesen
Mitberichtsverfahren
Posteingang
Eingangskorb Dossier
Sitzung
Antrag
Beschluss
Gremium
Amt A Amt B Amt C
Elektronisches Mitberichtsverfahren

26. Beispiel: Personaldossier Prozesse
- Personalabteilung führt Personaldossier
- Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse,
Arbeitsvertrag
- Mitarbeitergespräche werden durch Vorgesetzte
vorgenommen
- Vorgesetzte liefern Protokoll des
Mitarbeitergesprächs
- Vorgesetzte haben nur Einsicht in ausgewählte
Dokumente des Personaldossiers
- Eintritt / Austritt
- Mitarbeitergespräche durchführen
- Skills Management
- Jubiläum / Geburtstag
- Ausbildungsplanung
- Rekrutierung
- Stellenbeschreibung
- Unfallmeldung
- Organigramm abbilden
- Lohnausweise / Dokumente
archivieren

27. Mitarbeitergespräche
Mitarbeit
Bewerbung
Anstellung Personaldossier
Mitarbeitergespräch
Auftrag
Protokoll
Vorgesetzter
Abteilung A Abteilung B Buchhaltung
Personaldossier

28. Beispiel: Baugesuch Prozesse
- Die Abwicklung von Baugesuchen
ist ein kollaborativer Prozess
- Mitbericht und Stellungnahmen
durch verschiedene Ämter
- Behandlung des Baugesuchs in
verschiedenen Kommissionen
- Formelle Prüfung
- Nebengesuche durch Ämter
bearbeiten
- Behandlung des Baugesuchs in
Baukommission
- Baubewilligung erteilen

29. Sitzungswesen
Mitwirkung
Baugesuch
Eingangskorb Dossier
Sitzung
Antrag
Beschluss
Baukommission
Abteilung A Grundbuchamt Denkmalpflege
Baugesuch

30. Beispiel: Sitzungs- und Prozesse
Protokollverwaltung
- Gremien und Kommissionen
- Regelmässige Sitzungen
- Planung und Vorbereitung der
Sitzungen
- Protokollierung
- Generierung von
Protokollauszügen und
Beschlussprotokollen
- Sitzung vorbereiten
- Vorprotokoll erstellen
- Sitzung durchführen
- Protokoll erstellen
- Protokollauszüge verteilen

31. Beispiel: Sitzungs- und Protokollverwaltung
1. Neuer Antrag erstellen (Antrag mit Beilagen,
Erwägungen, Rechtlichen Vorgaben)
2. Antrag traktandieren (In Sitzung als
Traktandum hinzufügen, Vorprotokoll erstellen,
Sitzungsleinladung generieren)
3. Sitzung durchführen (Protokoll erstellen und
genehmigen, Protokollauszug generieren)
4. Beschlussprotokoll und Protokollauszug
zurückspielen

33. Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
E-Mail
Scan
Gremium / Kommission
Sitzung
Traktandum
Beschluss
VorprotokollEinladung
Protokoll
Protokollauszug
Antrag
einreichen

34. Stolpersteine
- Die Bedienung von GEVER Anwendungen ist zu komplex
- Dokumente können nicht mandantenübergreifend ausgetauscht werden
- Unterschiedliche Systeme

35. Anforderungen an GEVER Lösung
- Flexibles und erprobtes Berechtigungsmodell
- Mandantenübergreifende Aufgaben
- Möglichkeit, einzelne Dokumente gemäss vorgegebenem Prozess und
nachvollziehbar freizugeben
- Einfach in der Bedienung
- Flexible Workflows
- Erfüllung aller Anforderungen und Standards bezüglich rechtskonformer
Aktenführung

36. Geschäftsverwaltung OneGov GEVER
Schweizer Standardlösung für die elektronische
Aktenführung (Records Management) für Kantone,
Städte, Gemeinden und weitere Organisationen.

38. OneGov GEVER bietet alle Funktionen,
welche für die organisationsübergreifende
Zusammenarbeit in Dossiers benötigt
werden.

39. www.4teamwork.ch
Besuchen Sie uns in Halle 5, Stand 24 D

40. «OneGov GEVER ermöglicht einen
effizienten, sicheren Informations-
austausch und erleichtert die
Zusammenarbeit.»
Prof. Dr. Gottfried Hodel
Institutsleiter PHBern
Institut für Weiterbildung und Medienbildung

41. «OneGov GEVER bietet hohe
Rechtssicherheit und erfüllt auf Seite
Technik 100% der Anforderungen
bezüglich elektronischer Aktenführung
nach Schweizer Recht.»
Regina Gehrig
Verantwortliche für Records Management
Kanton Zug

42. Seite 42
Kontakt
4teamwork AG
Engehaldenstrasse 53
3012 Bern
Tel. 031 511 04 00
www.4teamwork.ch
twitter.com/4teamwork