Presentación de Elsa Pérez en las II Jornadas de Archivos Privados (Jerez de la Frontera. Marzo 2013). Albalá es una solución potente y completa, creada para dar una respuesta tecnológicamente avanzada a la gestión integral de los centros de archivo.

1. Organización de fondos
privados gestionados
con AlbaláNet
Elsa Pérez
II Jornadas de Archivos Privados.
Jerez de la Frontera. Marzo 2013
© Copyright: Todos los derechos reservados. No se permite su reproducción sin el expreso consentimiento de Baratz. S.A.

2. 1. INTRODUCCIÓN. ¿Por qué Baratz?
2. AlbaláNet
1. Definición
2. Características principales
3. Funcionalidades
4. OPAC
3. Ventajas
4. Casos de Éxito
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3. Porqué BARATZ
Desde el día 1, gestionando conocimiento
10 años desarrollando soluciones de Archivo
I+D+i para cubrir las necesidades del cliente
Rápida implementación
Servicios de consultoría documental asociados a los proyectos
Presente en más de 25 países
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4. BARATZ. Líneas de Negocio
Soluciones específicas para Archivos Soluciones para ID-ECM
Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, …
Archivo Histórico del BBVA, Catedral de Orihuela Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao
Institución Colombina, Real Maestraza de Ronda
Congreso Diputados Antena 3
Juntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de Galicia Consejo de Estado Ayto. Palma de Mallorca
Museo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,.. UNILABS ICO
Archivo General de la Nación de la República Dominicana Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón
Administraciones Públicas México
Soluciones específicas para Bibliotecas Soluciones Servicios Gestión Documental
Servicios integrales de gestión y tratamiento
de documentación, digitalización, gestión
bibliotecaria y archivística, formación y
mantenimiento.
80 % Bibliotecas Públicas Españolas Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y Ministeriales
Instituto Cervantes
Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia Universidad Pompeu i Fabra
Sistemas bibliotecarios de México y Colombia Archivo Municipal de Almería
EJIE

5. Definición
Albalá es una solución potente y completa, creada para dar una
respuesta tecnológicamente avanzada a la gestión integral de los
centros de archivo .
Aplicable a la gestión automatizada de archivos, privados o públicos,
en concordancia con los estándares y recomendaciones internacionales
archivísticas en general y relativas a la seguridad y protección de datos
en particular, destacando su adaptación a las normas:
ISAD (G) e ISAAR (CPF)
EAD y EAC
Neda y MoReq
ISO 15489, LOPD
Real Decreto 1720/2007 y Ley Orgánica 15/1999.
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6. Características principales
Fácil de implantar
Sin “tiempos muertos” ni necesidad de complejas adaptaciones
Herramienta de gestión sólida
Ajustable a cualquier modelo de sistema de archivo corporativo
Escalable y extensible
Flexible: válido para pequeños archivos
Integrable con aplicaciones
Adaptable a un mundo abierto, complejo y plurilingüe
Cumpliendo una rigurosa metodología a la hora de realizar migraciones
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7. Funcionalidades
ENTORNOS WEB DE CONSULTA Y GESTIÓN:
Interfaces de trabajo cómodas, sencillas y amigables.
Diseño ergonómico e intuitivo.
Cliente completo funcionalmente.
Ventanas emergentes contextualizadas.
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8. Funcionalidades
GESTIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN:
Columna vertebral del sistema.
A partir de cuadros de clasificación uniformes o de forma libre.
Identificar, clasificar, describir, ubicar, definir.
Filosofía ISAD: jerarquía, herencia, contexto
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9. Funcionalidades
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10. Funcionalidades
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA:
Normalización en la descripción archivística de los fondos.
Gestión de cuadros de clasificación.
Normalización en la descripción archivística de autoridades.
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11. Descripción archivística
NORMALIZACIÓN DE LOS FONDOS
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12. Descripción archivística
DESCRIPCIÓN MÚLTIPLE
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13. Descripción archivística
LA GESTIÓN DE CUADROS
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14. Descripción archivística
Normalización en la descripción archivística de autoridades:
Control de encabezamientos archivísticos autorizados
Según la norma ISAAR. Integrados con la descripción de fondos.
Tipos: instituciones, personas, familias, geográficos y materias.
Campos descriptivos:
Productor.
Título controlado.
Descriptores.
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15. Descripción archivística
LOS CUADROS DE ORGANIZACIÓN DE AUTORIDADES
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16. Descripción archivística
AUTORIDADES: Relaciones
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17. Funcionalidades
GESTIÓN DOCUMENTAL:
Ordenaciones masivas
Ordenación por defecto (Configuración)
Cambios a través de lotes:
Instantáneo
Diferido
Actualizaciones
Fechas
Volúmenes
En todo el cuadro
Una parte del cuadro
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18. Funcionalidades
ORDENACIONES MASIVAS. Parámetros de descripción
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19. Funcionalidades
ORDENACIONES MASIVAS. Ejecución de ordenaciones.
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20. Funcionalidades
ACTUALIZACIONES
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21. Funcionalidades
GESTIÓN DE USUARIOS:
Posibilidad de gestión individual sobre un colectivo común.
Dos tipos: personas físicas y jurídicas.
Gestión de peticiones y reproducciones vía Web.
Completa seguridad de acceso.
Control de morosos.
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22. Gestión de Usuarios
Usuarios de consulta
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23. Gestión de Usuarios
Solicitudes
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24. Funcionalidades
ESTADÍSTICAS E INFORMES:
Variedad de salidas impresas.
Instrumentos de descripción tradicionales: guías, inventarios,
catálogos.
Instrumentos de control: certificados, albaranes, relaciones de
entrega, préstamos, etiquetas...
Múltiples estadísticas de uso
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25. Funcionalidades
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Y DE OBJETOS MULTIMEDIA:
Gestión, almacenamiento y recuperación de objetos multimedia:
preservación y conservación de originales.
Gestión y control de documentos electrónicos: extensión a todo
soporte.
Integrado con el Opac web para consulta y con Ofiweb para
gestión.
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26. Funcionalidades: Gestión Multimedia
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27. Funcionalidades: Gestión Multimedia
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28. OPAC
Posibilidad de búsqueda por archivo, fondos o cuadros de
organización.
Posibilidad de búsqueda global desde la pantalla inicial en todos los
archivos y niveles.
Generación del cuadro de clasificación a partir de una unidad de
descripción.
Posibilidad de solicitud de consultas en sala, préstamos, posibilidad de
reserva, petición de reproducciones, etc.
Generación de instrumentos de descripción.
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29. E-doc. / Multimedia
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30. Ventajas
Económicas:
Incremento de la productividad.
Ahorro de costes.
De gestión:
Racionalización de recursos.
Integración de procesos.
De servicio:
Facilita el acceso a la documentación.
Acerca el servicio al ciudadano.
Culturales:
Facilita la conservación y difusión del patrimonio histórico.
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31. Casos de Éxito
Archivo Institución Colombina
Archivo de la Catedral de Orihuela
Archivo Histórico BBVA
Real Maestranza de Ronda
Casa Museo de los Pisa
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32. MUCHAS
GRACIAS
por su
ATENCIÓN www.baratz.es
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