Einheitliches Management für IBM und Microsoft Collaborationen Plattformen. Vorgehensmodell für Migration, Ausgangsbasis, Herausforderungen und "Best practices" Vorgehensweise und Demo Beispiele BCC, ClientGenie, MailProtect. 5. April 2017 / Hartmut Koch / BCC Unternehmensberatung

1. Systematisch: Von der
alten in die neue Welt,
Migrations-Szenarien
Anwendertreffen Notes / Domino
4. und 5. April 2017 in Potsdam
Hartmut Koch, 5. April 2017

2. Agenda
Vorstellung BCC
Vorgehensmodell für Migrationen
• Ausgangsbasis
• Herausforderungen
• “Best practices” Vorgehensweise
Demo Beispiel BCC
• BCC ClientGenie
• BCC MailProtect

3. Vorstellung BCC
Partner der Finanz Informatik für
das sichere und effiziente
Management der IBM Domino seit
2003
Lösungspartner für Collaborationen
Plattformen auf Basis IBM &
Microsoft

4. IBM Connections & Domino
(Social & Applications)
Einheitliches Management für IBM &
Microsoft Collaborationen Plattformen

5. BCC Service Portal –Formulare für IT
Admins, Helpdesk und Self Service

6. Vorgehensmodell für Migrationen

7. “Vorgehensmodell ” im
Presales für das Top Management
Umstellung der Mail Systeme im Front
End und Backend
Migration der Notes Applikation auf
Sharepoint oder “andere“
Abschalten der IBM Domino Server
zum “Ende des Migrations Projektes”
nach ca 1-2 Jahren

8. Lessons learned
IBM Domino Kunden (Mail) (M2)
Migration Mail nach Office 365 / Exchange
Domino wird komplett abgeschaltet und/oder
Migration der Applikationen nach SAP,
Sharepoint oder .net Plattformen
IBM Domino Customers (Mail & App) – M1
Migration von Mail nach Office 365 / Exchange
Domino bleibt als Applikations-Plattform für die
nächsten 3-5 Jahre oder länger bestehen

9. Langfristige
Koexistenz der Plattformen
für die nächsten Jahre !
Keine zeitlich definierte
“Übergangsphase”
Effiziente und sichere
Administration von beiden
Infrastrukturen

10. Aktuelle Situation Sparkassen:
FI Entscheidung zum Wechsel der E-Mail Plattform
Allerdings derzeit noch keine Plattform
Entscheidung für den Wechsel der Notes
Applikationen
Derzeitiges Szenario für Sparkassen
• Umstellung der Mail Plattform auf Office 365 E3
– inkl. Nutzung Outlook / Exchange & Office
2016
• Parallele Nutzung der Domino Applikations
Plattform bis 202x

11. Vorgehensweise der BCC
1. Konzeption
Ist AnalyseIst Analyse
Konsoldierung /
Standardisierung Domino
Konsoldierung /
Standardisierung Domino
MigrationsverfahrenMigrationsverfahren
2. Migration
Kooxistenz Domino AppsKooxistenz Domino Apps
Migration Mail DatenMigration Mail Daten
Umstellung AnwenderUmstellung Anwender
3. Betriebsführung /
Kooexistenz

12. Migrations-Step: “Ist Analyse”
Analyse der Mail Datenbanken auf den Servern
• Analyse der Mailfiles mit Archiven
• Identifikation von “Leichen” und low access
Datenbanken
• Analyse Notes verschlüsselter E Mails
Analyse Applikationen
• Ermittlung des Applikations Verantwortliche
• Bewertung: Fortführung, Webifizierung, Migration
Analyse der Notes Clients
• Lokale Mail Archive und Journale sowie
• weitere lokale Datenbanken

13. Migrations-Step “Konsoldierung
/ Standardisierung”
Update auf die aktuellsten Domino & Notes Versionen
Optimierung & Automatisierung des Management der
“Domino Bestandsumgebung ”
Einrichtung und Absicherung des HTTP Betriebs
Standardisierung der Gruppen Strukturen für Verteiler und
Zugriffsgruppen
• Bereinigung der Namenskonzepte
• “Harmonisierung und Verknüpfung” mit der zukünftigen
Active Directory Gruppen Struktur

14. Migrations-Step
“Konsoldierung /
Standardisierung”
Warum denn das noch ?
Grundlage für eine reibungslose
Migration und einen “effizienten” und
störungsfreien Koexistenz Betrieb

15. Migrations-Step “Migrationsverfahren”
Planung der Umstellung von Domino Mail
auf Outlook / Exchange
• Welche Daten aus der Mailbox migrieren ?
• Zeitrahmen zur Umstellung
• Schulungsbedarf der Anwender einplanen
(“Schulungswellen”)
Paralleler Betrieb der Plattformen = “Koexistenz”
• “Optimierung” des Betrieb der Domino Plattform
für Applikationen
• Sicherstellung des Versands von Mails aus
Notes Applikationen an Exchange Anwender

16. Vorgehensweise der BCC
1. Konzep tion
Ist AnalyseIst Analyse
Konsoldierung /
Standardisierung Domino
Konsoldierung /
Standardisierung Domino
MigrationsverfahrenMigrationsverfahren
2. Migration
Kooxistenz Domino AppsKooxistenz Domino Apps
Migration Mail DatenMigration Mail Daten
Umstellung AnwenderUmstellung Anwender
3. Betriebsführung /
Kooexistenz

17. Migrations-Step “Migration Maildaten
” Behandlung Notes verschlüsselter Mails
• Entschlüsselung der Mails
• Umschlüsselung vertraulicher und Notes
verschlüsselter Mails in SMIME zur weiteren
Verwendung in Outlook / Exchange
Planung des Mengengerüstes / Datenvolumen
Mail Routing durch Applikationen oder “Rest User”
• Sicherstellung der Mail Weiterleitung
• “Workflow Mails”
• Konvertierung von Dok Links in URLs

18. Betriebsführung “Koexistenz”
Administration der Systeme
User und Zugriffsmanagement für die bestehenden
Domino Bestandsanwendungen
Auslaufen von APPs versus Umstellung auf neue
Applikations Plattformen
Löschung und Archivierung der Domino User
Finales Abschalten der Domino Server ?

19. Fazit
Migration des Domino Mail System
• bei guter Planung relativ einfach zu bewältigen
• Zunehmede Umsetung der Strategie der
“Minimal Migration”
Schulungsbedarf des Outlook Clients nicht zu
unterschätzen
Langjähriger Koexistenz Betrieb für Domino
Applikationen muss eingeplant werden

20. Demo Lösungsansätze der BCC

21. Konsolidierung /
Standardisierung
Analysis and preparation of infrastructure and data
Archiving Coexistence
IBM Connections & Domino
(Social & Applications)
Data Migration
BCC Lösungen für alle Phasen der Migration

22. BCC Lösungen im Bereich
Migrationen
IBM Domino > IBM Connections Cloud
IBM Domino > MS Exchange
IBM Domino > Office 365
Sicherstellung
einer
reibungslosen
und effizieten
Migration
Sicherstellung
einer
reibungslosen
und effizieten
Migration
Minimierung der
Kosten &
Aufwände für die
Koexistenz
Minimierung der
Kosten &
Aufwände für die
Koexistenz

23. BCC MailProtect
Umstellung der Notes verschlüsselten Mails oder
Dokumente nach S/MIME wahlweise mit /ohne escrow
key (keep your security chain)
Serverbasierter Export / Migration der Domino
Maildatenbanken
• Export data to On-Disc-Structure (archiving)
• PDF / Encrypted PDF (keep your security chain)
• EML, VCF, ICS
• HTML (Web server)
• Archivierung
Direkte Migration nach Exchange / Office 365 (Q3-17)

24. BCC MailProtect - Migration
Demo

25. BCC MailProtect – Mail Archive

26. Beispiel – BCC ClientGenie
Analyse mail-files/archives, shared mailboxes and
applications
Analyse application usage per user and business unit
(through workspace and bookmark data)
Automated Decryption or Re-encryption of Domino data
• Newly created/sent emails
• Existing emails and documents
Transfer client data to server-based applications
• Copy local address book contacts to mail file
• Replicate local mail archives to Domino server
Without user interaction! (automated background task)

27. BCC ClientGenie – Encrytion analyzer

28. BCC MailProtect – Export configuration

29. BCC MailProtect – Exported data
samples

30. AdminTool
BCC AdminTool 8 stellt automatisierte Prozesse für
Migration und Koexistenz bereit:
Migration Request
• Request für MailProtect Mail Daten Export
• On-Disc-Structure including ACLs using AD PowerShell
integration
• Umstellung des Users in Domino und Active Directory
Koexistenz und multi platform user und Gruppen
Management
• AD File & directory services (LDAP, ADSI, SQL,
PowerShell)
• Office365 (through PowerShell)
• Exchange (through ADSI, Exchange Management Shell)

31. BCC Unternehmensberatung
Q&A

32. BCC – Lösungs Partner
für Collaboration Infrasturkturen
IBM Domino
IBM
Connections
Cloud
MS
Exchange
Office 365
Cloud