STAFFTIME est un logiciel de suivi du temps qui automatise la collecte, le calcul et la déclaration de présence des employés. Conçu pour les petites et moyennes entreprises, notre solution basée sur le Web vous aidera à contrôler efficacement le temps employé à partir de n'importe où et à tout moment.

1. StaffTime
Guide de Prise en main
Guide complet
Avril 2013

2. Gestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03
Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 16
Gestion du temps . . .. . . . . . . . . . .. . . . 26
Configuration . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. 36
Gestion d’absence . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
 Mode RH
 Mode MANAGER
 Mode USER

3. Mode RH : Gestion du temps
3
Tableau de bord
Pointages
 Vue graphique
 Vue dynamique
 Vue dynamique
 Ajouter un pointage
 Statistiques  Vue graphique
 Editer un pointage
Menu Principal

4. Mode RH – Menu principal
4
Le menu principal vous donne accès
aux différents outils de gestion de temps.
Menu principal
Les filtres vous permettent de sélectionner
les employés, les équipes ou les sites à visualiser dans
une période donnée.
Menu filtres

5. Mode RH – Tableau de bord : Statistiques
5
La vue statistique permet au manager de visualiser les heures de prestations de la semaine, du mois et
de l’année d’un collaborateur, d’une équipe ou d’un site. Ces heures de prestations sont calculées
selon les besoins et elles sont complètement customizable

6. Mode RH – Tableau de bord : Statistique
6
La vue statistique permet au manager de visualiser les totaux de prestations de la semaine, du mois et
de l’année d’un collaborateur, d’une équipe ou d’un site. Ces heures de prestations sont calculées
selon les besoins et elles sont complètement customizable

7. Mode RH – Tableau de bord : Vue calendrier
7
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les heures de prestations d’un collaborateur sous forme
calendrier. Les heures affichées dans le calendrier sont calculées selon les besoins de la DRH et elles
sont complètement customizable

8. Mode RH – Tableau de bord : Vue
calendrier
8
Vue calendrier activée
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les totaux de prestations des ses collaborateurs (d’une ou
plusieurs équipes ou sites) sous forme calendrier. Les heures affichées dans le calendrier sont calculées
selon les besoins de la DRH et elles sont complètement customizable

9. Mode RH – Tableau de bord : Vue
dynamique
9
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les heures de prestations des ses collaborateurs un par un.
Ces heures de prestations sont calculées selon les besoins de la DRH et elles sont complètement
customizable. un simple click sur le nom d’un collaborateur affichera les heures de prestations sous
forme calendrier du collaborateur.
Vue dynamique activée

10. Mode RH – Pointages : Vue dynamique
10
Cette vue permet à l’utilisateur de voir les pointages du plusieurs collaborateur sur une seule vue, un
simple click sur le nom d’un collaborateur affichera les pointages sous forme Calendrier du
collaborateur.
Le nom de l’équipe
sélectionnée dans le filtre

11. Mode RH – Pointages : Vue calendrier
11
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les pointages d’un collaborateur durant un mois défini
dans le filtre.
Cliquer pour la vue dynamique

12. Mode RH – Pointages : Ajouter un pointage
12
Choisir le collaborateur pour
lui ajouter des pointages
Choisir la date de
début du pointage
Choisir la date de fin du
pointage
Introduire l’heure de fin
Introduire l’heure de début
Ajouter le pointage

13. 13
Mode RH – Pointages : Editer un pointage
Un click sur une case du calendrier permet d’afficher les pointages de la journée, en fonction des rôles
d’accès l’utilisateur pourra modifier ou supprimer un pointage

14. Mode RH : Configuration
14
 Interface de configuration
 Limites Annuelles
 Limites Mensuelles
 Limites Journalières
 Planning
 Congés fixés
 Travailleurs
 Équipes
 Sites
 Limites Hebdomadaires
 Plages horaires

15. Menu principal
Sous-menu
Boutons d’action
Boutons d’action
Contenu
Bouton Intitulé Utilité
Ajouter Ajouter un élément du panier de droite vers celui de gauche
Retirer Retirer un élément du panier de gauche vers celui de droite
Sauvegarder Sauvegarder les modifications
Sauvegarder et Suivant Sauv. et passer au menu suivant ou rajouter une ligne au tableau
Sauvegarder et Suivant x2 Sauv. et passer au menu après le suivant
Revenir à la racine Revenir au tout début du Sous-menu (liste des profils)
Précédent Revenir à la page précédente
Modifier Modifier une entrée
Valider Valider une requête (ex. : demande de congé)
Refuser Refuser une requête
Supprimer Supprimer une entrée
15
Mode RH : Configuration – Interface de configuration

16. Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base annuelle. Ex. : Nombre de congés.
Créer des Types :
• Ils permettent de distinguer les congés entre eux, ainsi que les absences. Ex. : congé légal ≠ congé parental.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Choisir la nature « congé » ou « absence ».
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de congés ou absences à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : congé).
• Introduire la valeur limite du compteur au format « heure : min ».
• Introduire la période de validité.
• Choisir la répétitivité annuelle si nécessaire.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
16
Mode RH : Configuration – Limites
Annuelles

17. Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base mensuelle. Ex. : Nombre d’heures reportées par mois.
Créer des Types :
• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : balance négative ou positive.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : heures max mensuelles).
• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ». Choisir la répétitivité mensuelle si nécessaire.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
17
Mode RH : Configuration – Limites
Mensuelles

18. Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base hebdomadaire. Ex. : Nombre d’heures par semaine.
Créer des Types :
• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : heures de travail min ou max.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : heures min hebdomadaires).
• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ».
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
18
Mode RH : Configuration – Limites
Hebdomadaires

19. Définition :
• Compteurs permettant de fixer des limites sur base journalière. Ex. : Nombre d’heure de travail.
Créer des Types :
• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : heures de travail moyen.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : heures de travail par jour).
• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ».
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).
19
Mode RH : Configuration – Limites
journalières

20. Définition :
• Compteurs permettant de fixer des plages de travail dans la journée. Ex. : Pause de midi.
Créer des Types :
• Ils permettent de créer des plages de natures différentes. Ex. : Plage Fixe (présence oblig.) ≠ Plage Flexible (libre).
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le type (Ex. : plage fixe, flexible, interdite, travail de nuit).
• Introduire l’heure du début de la plage, dans les 2 premiers champs : « Heure – Début » et « Min – Début ».
• Introduire l’heure de la fin de la plage, dans les 2 champs suivants : « Heure – Fin » et « Min – Fin ».
• Rajouter une nouvelle plage en cliquant Sauvegarder et Suivant.
• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a de plages dans une journée.
• Sauvegarder.
20
Mode RH : Configuration – Plages
horaires

21. Définition :
• Compteurs permettant de regrouper les Limites Journalières et les Plages Horaires dans un même profil.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer un planning à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Choisir le profil de Limites Journalières du premier jour.
• Choisir le profil de Plages Horaires du premier jour.
• Rajouter un jour au planning en cliquant Sauvegarder et Suivant.
• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a de jours dans un cycle* du planning.
• Sauvegarder.
* Un cycle du planning représente typiquement une semaine mais dans certains secteurs, les travailleurs ont un
planning qui boucle sur 2 ou 3 semaines (avec des shifts entre chaque semaine). Cette option permet de fixer le
cycle de manière totalement flexible !
21
Mode RH : Configuration – planning

22. Définition :
• Compteurs permettant d’établir des congés dont la date est déjà fixée. Ex. : Jour de l’an.
Créer des Types :
• Ils permettent de distinguer les congés entre eux. Ex. : jour férié ≠ congé conventionnel.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder.
Créer des Profils :
• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).
Paramétrer les profils créés :
• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.
• Donner un Nom à la première échéance du congé.
• Choisir le type (Ex. : jour férié) et la période du congé : « A partir de » et « Jusqu’à ».
• Choisir la répétitivité annuelle si nécessaire.
• Sélectionner les travailleurs concernés par le congé.
• Rajouter une autre échéance du congé en cliquant Sauvegarder et Suivant.
• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a d’échéances du congés.
• Sauvegarder.
22
Mode RH : Configuration – Congé Fixés

23. Définition :
• Toute personne travaillant ou ayant travaillé au sein de l’organisation doit être enregistrée pour que ses données
soient calculées. Un compte personnel est également mis à sa disposition pour accéder à ses données.
Inscrire des Travailleurs :
• Les personnes sont enregistrées avec leurs données personnelles.
• Les informations obligatoires sont Nom, Prénom, Email (=Login), Mot de Passe, Langue et Profil d’accès général*
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Accès) ou Sauvegarder et Suivant (Param. Contrat-Plannings).
Attribuer des accès pour les équipes:
• Une fois créés, les travailleurs doivent être placés dans des équipes.
• Dans la colonne « Autres équipes », sélectionner l’équipe à laquelle le travailleur a accès (maintenir la touche du
clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
• Dans la colonne « Profils d’accès », sélectionner le rôle (cf. Config. Equipes) de la personne par rapport à l’équipe.
• Cliquer Ajouter pour faire passer les équipes sélectionnées dans la colonne « Equipes : Profil d’accès ».
• Pour enlever des équipes de la colonne « Equipes : Profil d’accès », sélectionner puis cliquer Retirer.
Attribuer des contrats-plannings :
• Pour que les données du travailleur soient calculées, il faut lui attribuer une ou plusieurs périodes, en indiquant le
régime de travail. C’est-à-dire que l’on va lier le travailleur aux Paramètres Temporels (=Contrat-Planning).
• Donner un Nom au contrat-planning et sélectionner la période de validité « A partir de » et « Jusqu’à ». Si l’un des
champs de la période n’est pas compléter, le programme suppose une période infinie (=CDI).
• Sélectionner les Paramètres Temporels adéquats (Limites Annuelle, Mensuelle, Hebdomadaire et Planning).
• Attribuer une date au premier jour d’un cycle (Ex. : la première semaine d’un cycle commence le lundi 03/01/2012).
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant pour ajouter un nouveau contrat-planning.
* Le Profil d’accès général permet de limiter l’accès à l’interface de Configuration
23
Mode RH : Configuration – Travailleurs

24. Définition :
• Les Equipes permettent de regrouper les travailleurs qui ont accès à une même équipe. Ex. : Michael travaille dans
l’équipe « IT » pour laquelle on lui donnera l’accès « Travailleur »*. Alors que John, qui est Directeur des RH, a
l’accès « Admin »* puisqu’il doit pouvoir visualiser les congés des travailleurs même s’il n’appartient pas à « IT ».
Créer des Equipes :
• Ils permettent de regrouper des travailleurs.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Travailleurs).
Attribuer des travailleurs avec leur accès :
• Une fois créées, les équipes attendent de recevoir des travailleurs.
• Dans la colonne « Autres travailleurs », sélectionner les personnes qui ont accès à l’équipe (maintenir la touche du
clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
• Dans la colonne « Profils d’accès », sélectionner le rôle* de la personne par rapport à l’équipe.
• Cliquer Ajouter pour faire passer les travailleurs sélectionnés dans la colonne « Membres de l’équipe ».
• Pour enlever des travailleurs de la colonne « Membres de l’équipe », sélectionner puis cliquer Retirer.
* Il est possible de créer une infinité de Profil d’accès en fonction du besoin et du rôle du travailleur en question.
Typiquement nous proposons les 4 Profils d’accès :
• « Travailleur », dont les heures de travail et les congés sont comptabilisés pour l’équipe
• « Manager », comptabilisé, avec possibilité de visualiser et gérer les données des membres de l’équipe
• « Admin », non comptabilisé, avec possibilité de visualiser, gérer et configurer
• « Super Admin », non comptabilisé, avec possibilité de configurer en profondeur
24
Mode RH : Configuration – Equipes

25. Définition :
• Les Sites permettent de regrouper les équipes qui ont accès au même contenu . Ex. : jour férié « Martin Luther
King Day » visible pour le site « USA » mais pas pour le site « France ».
Créer des sites :
• Ils permettent de regrouper des équipes.
• Donner un Nom et une Référence (abréviation).
• Ajouter un commentaire éventuel.
• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Equipes).
Attribuer des équipes :
• Une fois créés, les sites attendent de recevoir des équipes.
• Dans la colonne « Autres équipes », sélectionner les équipes qui appartiennent au site (maintenir la touche du
clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
• Cliquer Ajouter pour faire passer les équipes sélectionnées dans la colonne « Equipes du site ».
• Pour enlever des équipes de la colonne « Equipes du site », sélectionner puis cliquer Retirer.
25
Mode RH : Configuration – Sites

26. Mode MANAGER : Gestion du temps
26
Tableau de bord
Pointages
 Vue graphique
 Vue dynamique
 Vue dynamique
 Ajouter un pointage
 Statistiques  Vue graphique
 Editer un pointage
Menu Principal

27. Mode MANAGER – Menu principal
27
Le menu principal vous donne accès
aux différents outils de gestion du temps.
Menu principal
Les filtres vous permettent de sélectionner
les employés, les équipes ou les sites à visualiser dans
une période donnée.
Menu filtres

28. Mode MANAGER – Tableau de bord : Statistiques
28
La vue statistique permet au manager de visualiser des heures de prestations de la semaine, du mois
et de l’année d’un collaborateur ou d’une équipe. Ces heures de prestations sont calculées selon les
besoins de la DRH et elles sont complètement customizable

29. Mode MANAGER – Tableau de bord : Statistiques
29
La vue statistique permet au manager de visualiser des heures de prestations de la semaine, du mois
et de l’année d’un collaborateur ou d’une équipe. Ces heures de prestations sont calculées selon les
besoins de la DRH et elles sont complètement customizable
Le nom de l’équipe
sélectionnée dans le filtre

30. Mode MANAGER – Tableau de bord : Vue calendrier
30
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les heures de prestations d’un collaborateur sous forme
Calendrier. Les heures affichés dans le calendrier sont calculées selon les besoins de la DRH et elles
sont complètement customizable
Le nom du travailleur
sélectionné dans le filtre

31. Mode MANAGER – Tableau de bord : Vue
calendrier
31
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les heures de prestations des ses collaborateurs sous
forme calendrier. Les heures affichés dans le calendrier sont calculées selon les besoins de la DRH et
elles sont complètement customizable
Vue calendrier activée

32. Mode MANAGER – Tableau de bord : Vue dynamique
32
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les heures de prestations des ses collaborateurs. Les
heures affichés dans le calendrier sont calculées selon les besoins de la DRH et elles sont
complètement customizable. un simple click sur le nom d’un collaborateur affichera les heures de
prestations sous forme Calendrier du collaborateur.
Vue dynamique activée

33. Mode MANAGER – Pointages : Vue dynamique
33
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les pointages de plusieurs collaborateurs sur une seule
vue, un simple click sur le nom d’un collaborateur affichera ses pointages sous forme calendrier.

34. Mode MANAGER – Pointages : Vue calendrier
34
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser les pointages d’un collaborateur durant le mois défini
dans le filtre.
Cliquer pour la vue dynamique

35. Mode MANAGER – Pointages : Ajouter un pointage
35
Choisir le collaborateur pour lui
ajouter des pointages
Choisir la date de
début du pointage
Choisir la date de
fin du pointage
Introduire l’heure de début
Introduire l’heure de fin
Ajouter le pointage

36. 36
Mode MANAGER – Pointages : Editer un pointage
Un click sur une case du calendrier permet d’afficher les pointages de la journée, en fonction des rôles
d’accès l’utilisateur pourra modifier ou supprimer un pointage

37. Configuration -Paramétrer votre compte
37
Modifier les paramètres de votre compte. Les champs (*) sont requis

38. Mode USER : Gestion du temps
38
Tableau de bord
Pointages
 Vue calendrier
 Vue calendrier
 Statistiques  Editer un pointage
Menu Principal

39. Mode USER – Menu principal
39
Le menu principal vous donne accès
aux différents outils de gestion du temps.
Menu principal
Les filtres vous permettent de sélectionner
les employés, les équipes ou les sites à visualiser dans
une période donnée.
Menu filtres

40. Mode USER – Tableau de bord : Statistiques
40
La vue statistique permet de heures de prestations de la semaine, du mois et de l’année. Ces heures de
prestations sont calculées selon les besoins de la DRH et elles sont complètement customizable

41. Mode USER – Tableau de bord : Vue calendrier
41
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser ses heures de prestations. Les heures affichées dans le
calendrier sont calculées selon les besoins de la DRH et elles sont complètement customizable

42. Mode USER – Pointages : Vue calendrier
42
Cette vue permet à l’utilisateur de visualiser ses pointages du mois

43. Mode USER – Pointages : Editer un pointage
43
Un click sur une case du calendrier permet d’afficher les pointages de la journée, en fonction des rôles
d’accès l’utilisateur pourra modifier ou supprimer un pointage

44. Configuration - Paramétrer votre compte
44
Modifier les paramètres de votre compte. Les champs (*) sont obligatoires