2. Tabla de contenido
Análisis de la Factura Electrónica en España y Colombia ................................................. 1
1. Introducción ........................................................................................................... 1
1.1 Objetivo .............................................................................................................. 1
1.2 Metodología ....................................................................................................... 2
2 Análisis ................................................................................................................... 2
2.1 ¿Qué es la factura electrónica ? ................................................................................... 2
2.2 Tipos de Facturas Electrónicas ..................................................................................... 2
2.2.1 Factura Electrónica con Formato Estructurado ............................................................ 3
2.2.2 Facturas en formato no estructurado .......................................................................... 3
3 Factura Electrónica España ..................................................................................... 3
3.1 Ley de Factura Electrónica ........................................................................................... 3
3.2 Facturación Electrónica a las Administraciones Públicas .............................................. 5
3.3 Factura Electrónica por parte de los Proveedores ........................................................ 5
Crear y Envió de una Factura Electrónica para las Administraciones Públicas .......................... 5
3.4 FACE ........................................................................................................................... 6
3.5 Facturas Electrónicas Enviadas a las Administraciones Públicas ................................... 7
3.6 Facturación Electrónica Empresa ................................................................................. 7
4 Factura Electrónica Colombia .................................................................................. 9
4.1 Decreto de Factura Electrónica .................................................................................... 9
4.2 Obligados Expedir Factura Electrónica ...................................................................... 10
4.2.1 Funcionamiento de la Facturación Electrónica en Colombia ..................................... 10
4.2.2 Sistema de Numeración de Facturas Electrónicas ...................................................... 10
4.3 Modelo de Gestión MUISCA ...................................................................................... 11
5 Que Pasara con la Factura Electrónica en Colombia .............................................. 12
6 Conclusiones ......................................................................................................... 13
7 Bibliografía ........................................................................................................... 14
4. 1
Análisis de la Factura Electrónica en España y Colombia
1. Introducción
Una de las claves para mejorar la competitividad y disminuir la morosidad de las
Administraciones Públicas es el uso de la factura electrónica y la creación del registro
contable, lo que agiliza los procedimientos de pago al proveedor y da seguridad de las
facturas pendientes de pago existentes. Realizando un control sistematizado e
informatizado de las facturas aportando un seguimiento riguroso de la morosidad a través
de un indicador, visualización del volumen de la deuda, promedio de periodo de pagos,
permitiendo llegar a cada caso en particular de forma mas eficiente.
En el desarrollo de este documento se realiza un análisis de la situación actual de la factura
electrónica en España y Colombia puede evidenciar que el objetivo de ésta es el mismo
variando en la ejecución de procesos de gestión documental ya que su estructura de
administración diferente en ciertos aspectos.
En España en el año 2013 se aprobó la legislación que regula la factura electrónica
fundamentada en la firma digital que reemplaza y proyecta suprimir el envío y archivado
del papel. La evolución en el proceso de facturación ha sido gracias al desarrollo tecnológico
que ha permitido llegar a importantes mejoras en la gestión administrativa.
Por otro lado en Colombia el actual modelo de facturación electrónica opera bajo decretos
reglamentarios y resoluciones emitidas por la DIAN1
en el año 2015, poniendo en marcha
el actual plan piloto el cual ha cumplido con las expectativas y debe ser implementado por
completo desde el año 2017 volviendo una obligación el uso de la factura electrónica
incorporado de forma gradual a las empresas para que realicen dicho proceso.
1.1 Objetivo
Realizar un análisis comparativo de la factura electrónica en España y Colombia, observando
sus procesos de facturación, y mediante que rango de norma fue impulsada e impuesta
como una obligación, además de la descripción de las plataformas que usan las
administraciones de estos países para realizar la gestión de facturas electrónicas.
1
DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia
5. 2
1.2 Metodología
El tipo de metodología es de investigación ya que se plantea un proyecto de carácter
descriptivo, en el que se abarca el análisis e interpretación de información recolectada
comprendiendo e identificando las características de la facturación electrónica de los dos
países para realizar una comparación basándose en los métodos administrativos ya que
depende de los criterios de cada una de las administraciones.
2 Análisis
2.1 ¿Qué es la factura electrónica ?
La factura electrónica, como su nombre lo indica es una factura y por ende mantiene los
mismos efectos legales que una factura en papel. Se debe tener en cuenta que una factura
es un justificante de la prestación de servicios o la entrega de un producto o bien. Por lo
tanto la factura electrónica es una opción legal que está condicionada al consentimiento de
su receptor.
Tanto las facturas tradicionales como electrónica tiene una normativa legal que regula y
establece las normas, que deben cumplir obligatoriamente, como por ejemplo:
ü Obligación de expedir factura.
ü Plazos.
ü Contenido de la factura.
ü Legibilidad, integridad y autenticidad.
ü Expedición por terceros
ü Conservación.
Entre otros (Real Decreto)
2.2 Tipos de Facturas Electrónicas
Existen dos tipos básicos de factura electrónica, con formato estructurado y con formato
no estructurado. Ambos son documentos electrónicos que pueden ser emitidos mediante
redes de comunicación electrónica. La diferencia consiste en que la factura electrónica de
formato estructurado facilita su tratamiento automatizado.
6. 3
2.2.1 Factura Electrónica con Formato Estructurado
Las facturas electrónicas con formato estructurado poseen datos y pueden ser creadas
automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser transmitidas
de igual forma automatizada por medio de software de pago y contabilidad del destinatario.
Un ejemplo de formato estructurado es XML.
2.2.2 Facturas en formato no estructurado
Las facturas electrónicas con formato no estructurado son básicamente una imagen, lo que
implica un procesamiento para poder ser introducidas en sistema del destinatario, se
necesita una intervención manual o procesos como el reconocimiento óptico de caracteres,
un ejemplo de estas pueden ser los ficheros PDF o facturas en papel escaneadas.
3 Factura Electrónica España
3.1 Ley de Factura Electrónica
El 27 de Diciembre de 2013 fue aprobada por el Congreso la Ley que impulso la factura
electrónica y la creación del registro contable de facturas en el Sector Público. (Ley 25/2013)
Dicha Ley regula la emisión de facturas electrónicas en formato nacional aceptado
(Facturae), el cual es obligatorio en las operaciones comerciales entre la Administración y
sus proveedores a partir del 15 de Enero de 2015.
La implementación de esta normativa obliga hacer cambios a las administraciones a
conservar un registro contable de facturas en el que quedan registrados todos y cada uno
de los estados por los que pasa una factura. Para esto la administración ofrece a los
proveedores una plata forma la cual es un punto que permite la recepción de las facturas
bajos el estándar electrónico previsto. Dichos puntos son unos repositorios que se
denominan PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), el principal objetivo
del sistema, es conseguir un juicio más eficiente e inmediato de la realidad económica en
las administraciones, facilitando un seguimiento de la factura a los proveedores además de
reducir la morosidad. (Ley 25/2013)
Formato de Envió Facturas Electrónicas
Las facturas electrónicas que sean remitidas a las administraciones publicas deben cumplir
el uso de un formato estructurado de Facturae (XML) en su versión 3.2 y estar firmadas con
la firma electrónica basada en un certificado reconocido.
8. 5
Una vez es recibida la factura electrónica en el PGEFe, se remite automáticamente al
registro contable del departamento correspondiente para proceder a la tramitación y pago
de esta.
3.2 Facturación Electrónica a las Administraciones Públicas
A partir del 15 de Enero de 2015, los proveedores de bienes y servicios de las
Administraciones Públicas, se vieron obligados a expedir facturas electrónicas en relación a
sus contratos. La Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, fue promotora la factura electrónica y
la creación del registro contable en el sector público. Es decir, que las Administraciones
están sujetas a la exigencia de implementar facturación electrónica. (Ley 25/2013, 2013)
Administraciones sujetas a la obligación de facturación electrónica
− Universidades públicas.
− Entidades gestoras de la seguridad social.
− Administración General del Estado, Administraciones de las Comunidades
Autónomas y Entes integrantes de la Administración Local.
− Organismos Autónomos.
− Órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, Consejo General
de Poder Judicial, entre otros.
3.3 Factura Electrónica por parte de los Proveedores
Los proveedores que prestan servicios a la Administración Pública deberá expedir factura
electrónica y están obligados a su uso y presentación por medio de un punto general de
entrada que corresponde a entidades como por ejemplo:
− Uniones temporales de empresas (UT).
− Sociedades anónimas.
− Sociedades de responsabilidad limitada.
− Fondo de inversiones.
− Fondo de pensiones.
Crear y Envió de una Factura Electrónica para las Administraciones Públicas
Para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas existen dos maneras
de realizarlo.
− Mediante una herramienta de software de creación de facturas electrónicas.
− Prestador de servicios de facturación electrónica. (Expedición por un tercero).
10. 7
3.5 Facturas Electrónicas Enviadas a las Administraciones Públicas
Se tiene la obligación de conservar copias de las facturas electrónicas enviadas como si se
tratara de una factura tradicional hecha en papel.
La conservación de las facturas electrónicas debe garantizar:
» Autenticidad de Origen, garantiza la identidad del prestador de servicios o
proveedor de bienes facturados y la del emisor de la factura en caso de no ser el
mismo.
» Integridad del Contenido, debe garantizar que el contenido de la factura no se ha
modificado, este requisito se garantiza gracias a la firma electrónica de la factura la
cual se realiza en la creación de la factura electrónica.
» Acceso, debe ser garantizado por parte de la Administración Tributaria brindando
acceso en línea a los datos, así como su carga remota.
3.6 Facturación Electrónica Empresa
Las empresas que expiden facturas electrónicas a sus clientes deben cumplir los mismos
requisitos que las que cumplen en las Administraciones Públicas y pueden ser creadas
mediante una herramienta de software de creación de facturas electrónicas. Sin embargo
en algunos casos como en micropymes puede bastar con herramientas ofimáticas. Los
requisitos técnicos deben tener concurrencia con los del receptor de la factura electrónica.
Las empresas también pueden contratar la intermediación de un prestador de servicios de
facturación electrónica, esta ultima forma de expedición es regulada por la Ley ya que es
expedición por un tercero. (terceros)
Ilustración 3, tomada de: FACe
12. 9
4 Factura Electrónica Colombia
4.1 Decreto de Factura Electrónica
En Colombia desde el año 2007 gracias al Decreto 1929 de 2007 concede a los empresarios
a expedir factura electrónica como un documento equivalente a la factura tradicional de
papel en la que se pueden soportar prestación de servicios o venta de bienes.
La factura electrónica debe cumplir con unos mínimos requisitos estipulados como:
• Sistema de numeración consecutiva autorizado por la DIAN (Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales).
• Fecha de la factura.
• Número de unidades si corresponde.
• IVA cuando sea el caso.
• Incluir firma electrónica para garantizar la legitimidad e integridad.
• Utilizar el formato electrónico XML que esta estipulado.
Entre otros.
Dichos requisitos varían dependiendo del sector que contemple, sin embargo los referentes
al nombre, razón social y NIT (Número de Identificación Tributaria) del remitente no varían.
(Tributario)
Para efectos fiscales la factura debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y
en medios y formatos electrónicos, por intermedio de un proceso de facturación que haga
uso de procedimientos y tecnología de gestión de información, ya sea a través de terceros
o en forma directa, garantizando la legitimidad e integridad desde su creación y durante el
tiempo de conservación.
La factura electrónica sólo se podrá utilizar cuando el destinatario lo haya aceptado de
forma expresa. Para tal efecto, se deberá radicar un acuerdo entre la parte obligada a
facturar y el destinatario, en el que conste previa y claramente clausulas de terminación, la
fecha a partir de la cual rige, operaciones de venta a las que aplica, procedimientos de
expedición, entrega, aceptación, conservación y acceso, formato electrónico de
conservación (XML) y la herramienta de información usada.
Para el control de emisión de la factura electrónica, el obligado a facturar y opte por utilizar
este método deberá informar a las distintas situaciones relacionadas con el uso de la
facturación electrónica, tales como el inicio de operaciones bajo dicha modalidad, términos
en los que se señale la DIAN.
13. 10
4.2 Obligados Expedir Factura Electrónica
» Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen
la obligación de facturar y prefieran expedir factura electrónica.
» Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen
la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para emitir factura
electrónica.
» Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario
y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.
Teniendo en cuenta lo anterior, los únicos realmente obligados a expedir factura electrónica
son los que la DIAN seleccione bajo unos criterios de control, de tal forma que los que no
están seleccionados no son obligados pero si pueden optar de forma voluntaria, en tal caso
igual deben hacerlo de acuerdo a lo reglamentario. Por otra parte, una vez habilitada por la
Dian la expedición de la factura electrónica para un contribuyente, este no podrá facturar
de otra forma.
Para dicha selección, la DIAN tiene en cuenta criterios como: ingresos, patrimonio, volumen
de operaciones, importancia en el recaudo, cumplimiento de obligaciones tributarias, entre
otros.
4.2.1 Funcionamiento de la Facturación Electrónica en Colombia
» El emisor deberá enviar una copia de la facturación electrónica a la DIAN en un plazo
de 48 horas desde la emisión del documento.
» Una vez recibida la factura electrónica, la DIAN comunicará de la recepción al emisor
del documento a través de un mensaje automático transmitido desde el servicio
informático de Factura Electrónica de la DIAN.
» El emisor debe de poner a disposición del cliente la factura emitida, ya sea en forma
electrónica o en papel.
» Tanto el emisor de la factura electrónica como el cliente tienen obligación de
conservar las facturas.
4.2.2 Sistema de Numeración de Facturas Electrónicas
La DIAN publico en la Resolución 000019 un sistema técnico de control para la solicitud,
adjudicación y vigencia de la numeración de las facturas electrónicas y comprobantes de
máquinas registradoras. La nueva normativa, se implementará a partir de Enero del 2017,
estableciendo que las empresas que facturen electrónicamente deben solicitar la
autorización de numeración de facturas a través del servicio de la DIAN. (No.000019)
15. 12
» Control, hace referencia a que el sistema analiza, informa y ajusta el modelo según
las necesidades de cada gestión.
» Automatizado, hace referencia a que el sistema se automatizo, es decir que existe
un avance informático para llevar a cabo la prestación de los servicios de la DIAN.
Este nuevo modelo MUISCA ofrece servicios de:
» Consulta de arancel de aduanas: MUISCA proporciona el acceso informativo
gratuito y con fiabilidad oficial de todo lo relacionado con los aranceles de aduanas.
» RUT (Registro Único Tributario): A través de MUISCA se permite realizar
operaciones de inscripción, actualización de datos o solicitudes especiales para las
personas o organizaciones que requieran inscribirse o están inscritas en el RUT.
» Diligenciamiento de documentos: Acceso a formularios para diligenciamiento
virtual de documentos, como por ejemplo las declaraciones de renta de impuestos,
así como todo el proceso que está relacionado con el pago incluyendo la recepción
del recibo de pagos efectuados.
» Presentación de documentos de forma virtual: Gracias al certificado virtual y por
medio de MUISCA se permite presentar de forma virtual la declaración del impuesto
sobre renta, sobre ventas y al patrimonio, entre otras declaraciones especiales, de
forma oficial y certificada.
» Importación: En cuanto a la actividad aduanera, los usuarios que hagan uso de
MUISCA pueden documentar y manifestar electrónicamente la carga que va a entrar
o salir del país.
» Ayuda a la renta: Ayuda a los usuarios que están interesados en realizar de forma
correcta la declaración sobre la renta.
» Gestión documental de documentos físicos: Consiste en el recopilación de los
documentos físicos obtenidos por la DIAN, así como su posterior digitalización para
que a través de MUISCA sea posible su consulta y gestión.
5 Que Pasara con la Factura Electrónica en Colombia
Países de todo el mundo se encuentran en un proceso de estandarización de normas
contables y comerciales denominadas “normas internacionales”, el cual ha permitido que
las transacciones comerciales entre los diferentes entes internacionales se puedan efectuar
más fácilmente.
Colombia actualmente se encuentra en el proceso de estandarización de normas
internacionales, lo que significa un primer paso para la implementación de un modelo
financiero común que unifica la forma de llevar el balance de las empresas.
16. 13
A partir de dicho proceso de implementación de normas internacionales, implica llevar al
mundo digital las facturas que se conocen como documentos en papel en los que
compradores y vendedores intercambian cada vez que se realiza una transacción comercial.
Los alcances de la factura electrónica de forma masiva aún esta lejos, ya que es un proceso
en el que se pretende incidir añadiendo poco a poco nuevas empresas realizando una
implementación gradual.
En el 2017 entra en vigor el decreto 2242 de 2015 de factura electrónica con el que se
reemplazará la tradicional factura física que emiten las empresas. Este nuevo modelo de
factura permitirá mayor interoperabilidad entre los sistemas de información de vendedores
y compradores, haciendo mas eficientes los procesos relacionados a la facturación.
(Decreto 2242 de 2015 )
Lo que significa un avance en la competitividad del país ya que disminuye costes de
transacción en la economía y aumenta la eficiencia en los procesos logísticos, tratando de
poner a Colombia al día en las tendencias internacionales de comercio electrónico.
6 Conclusiones
Luego de realizar el análisis de la situación de la facturación electrónica tanto en España
como en Colombia y ver que el objetivo de implementación de dicho proceso es el mismo,
en el que se requiere un entorno tecnológico funcional y flexible beneficiando los procesos
de las empresas y la administración, disminuyendo riesgos de fraude, ahorro de costes
operacionales, reduciendo errores humanos en los procesos de facturación y por
consecuente la simplificación en el cumplimiento de los deberes tributarios entre otros.
La implementación del proyecto de factura electrónica supone un cambio cultural que está
basado en nuevos sistemas y conocimientos que hace imprescindible la formación continua
de acuerdo a los avances tecnológicos.
En los modelos de gestión de facturación electrónica de los dos países, se incide en la
morosidad mas no en el documento factura. La factura electrónica es el control
sistematizado de las facturas y protección del proveedor, además gracias a la Ley de factura
electrónica se crea una plataforma que conecta las administraciones con los proveedores.
En el caso particular de Colombia la factura electrónica es impulsada mediante un Decreto
en el que se implementa una plataforma que conecta el sector empresarial a la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La facturación tradicional esta sufriendo una transformación hacia la digitalización, con el
fin de evitar la evasión de impuestos, ahorrar tiempo y tramites para las entidades. La
digitalización es un proceso en el que las facturas tradicionales de papel se pasan a un
formato digital ganando eficiencia en los pagos tributarios.
Con el propósito que la digitalización de facturas disminuya convirtiendo completamente
en facturación electrónica ya que para eso se han creado las plataformas logrando
centralizar los procesos conectando a los ciudadanos y empresas con la administración,
usando la tecnología para controlar los procesos financieros.
17. 14
7 Bibliografía
• Boletín Oficial del Estado: https://www.boe.es/
• Decreto 1929 de 29-05-2007:
http://actualicese.com/normatividad/2007/05/29/decreto-1929-de-29-05-2007/
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia:
http://www.dian.gov.co/
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 1001 de 1997:
http://www.dmsjuridica.com/CODIGOS/LEGISLACION/decretos/1997/DECRETO_1
001_1997.htm
• MUISCA DIAN: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefPortal.faces
• Proyecto de Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable
de facturas en el Sector Público:
http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/BOCG/A/BOCG-10-A-55-
1.PDF
• Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas: https://face.gob.es/#/es
• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento
por el que se regulan las obligaciones de facturación:
http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696
• Resolución No. 000019: http://co.groupseres.com/images/d/rs/RESOLUCION-
000019-2016.pdf
• Versiones Facturae: http://facturae.com/normativa-aplicable/analisis-de-la-
legislacion-actual/
