La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ?
1. La mise en œuvre de l’archivage
numérique courant et intermédiaire au
CD 34 : un préalable à l’archivage
définitif ?
Forum des archivistes. Troyes
2016
2. Sommaire
1. La place de l’archivage numérique dans le
programme de dématérialisation
1. Aux origines de la plateforme globale de
dématérialisation
2. La rationalisation de la production bureautique au
cœur du programme de dématérialisation
3. Choix et orientations : vision globale du SI
2. Une étude sur l’archivage intermédiaire
probant
1. Les objectifs de l’étude sur l’archivage intermédiaire
probant
2. Le déroulement et les résultats de l’étude
3. Mise en œuvre : le planning idéal
3. 1. La place de l’archivage
numérique dans le
programme de
dématérialisation
4. 1.1. Aux origines de la plateforme
globale de dématérialisation
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La mise en œuvre de l’archivage numérique
courant et intermédiaire au CD 34
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5. Une longue antériorité en
matière de dématérialisation
• Mise en place des GED « métier » du domaine
social : dématérialisation des dossiers d’aide au
logement, d’aide aux personnes handicapées,
d’aide aux personnes âgées, d’insertion, du
dossier unique enfant…
• Dématérialisation de processus : gestion des
frais de déplacements, gestion des marchés,
gestion comptable, gestion des délibérations
(contrôle de légalité), courrier…
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6. Carences des différentes
dématérialisations
• Pas de gestion du cycle de vie
• Pas de signature électronique et
rematérialisation en fin du circuit
• Pas de gestion de la valeur probante
• Pas d’anticipation de l’archivage définitif
• Des outils de recherche insuffisants
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7. Apports des différents projets
de dématérialisation
• Mise en commun durable des compétences de l’équipe
projet
• Archives
• Documentation
• DSI
• Utilisateurs
• Développement d’une culture de la dématérialisation
et de l’archivage au sein du CD
• Mise en exergue de progrès à faire en communication,
accompagnement au changement…
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8. 1.2. La rationalisation de la
production bureautique au cœur
du programme de
dématérialisation
9. Les Espaces GED : structure retenue
Département
Espaces
intranet
Espaces Directions Références (accès
en lecture : tout
CG)
Pôle
Espace
personnel
Entrepôt
Espaces
collaboratifs
Direction
DGA
Espace Pré-
archivage
Espaces Mission
Dossiers
10. Une structuration arborescente
• Des espaces et un plan de classement
• Création de dossiers préstructurés :
• liste de fichiers
• nommage
• métadonnées
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14. 2. Une étude sur
l’archivage intermédiaire
probant
15. Sujet de l’étude
La mise en place d’un système
d’archivage électronique (SAE)
intermédiaire sécurisé à valeur
probante s’appuyant sur la
plateforme transverse de
dématérialisation (E-dee) déjà
installée
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16. Confrontation du marché des
SAE à l’existant du CD 34
3 constats qui constituent autant d’axes de réflexion :
• Une conformité aux normes sur l’archivage électronique, ainsi
qu’à la réglementation du domaine, incomplète pour les SAE
identifiés
• Une couverture fonctionnelle des besoins métiers (archiviste)
partielle (gestion des communications, gestion des
métadonnées, organisation des documents, pilotage de la
conservation)
• Une intégration difficile au SI du CD 34 :
• Une conduite du changement avec un nouvel outil serait nécessaire
d’autant que les SAE sont plutôt conçus comme des outils métier faits
pour les archivistes
• Un besoin plus large que la gestion des flux normés ne serait pas couvert
(bureautique)
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18. Objectifs
• S’assurer de la capacité de la GED Alfresco à assumer
des fonctions d’archivage électronique ;
• Détecter les briques manquantes et proposer des
solutions techniques et fonctionnelles permettant de
rendre la plateforme transverse de dématérialisation
conforme aux exigences techniques et fonctionnelles
d’un SAE intermédiaire probant ;
• Chiffrer le coût de l’infrastructure, des équipements
logiciels et matériels nécessaires ;
• Mesurer l’impact fonctionnel et chiffrer les ressources
humaines nécessaires à chaque étape (projet, mise en
œuvre, exploitation).
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 18
19. Schéma de la mise en place du SAE
Versement
manuel
Modules
d’archivage
Versements
normés
Archivage Courant Préarchivage
Archivage intermédiaire
SAE
Instance
principale
Instance
secondaire
Base de
données
Base de
données
Système
de
fichiers
Système
de
fichiers
Fonction
Réplications
multiples
(webservices)
Versement
manuel/automatisé
Social
Délibération
Courrier
Autres
applicatifs
métiers
Transferts
21. Phase 1 : un audit sur la capacité de la plateforme de
dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et
à répondre aux exigences des normes et de la
réglementation en vigueur
• Construction de la grille d’audit :
• s’appuie sur l’environnement normatif et
réglementaire de l’archivage numérique (norme NF
Z42-013; agrément SIAF pour l’externalisation,
OAIS)
• repose sur 3 axes : fonctionnel, technique,
procédures
• comporte une approche thématique
• Méthodologie d’enquête :
• Qualification, avec l’équipe projet, des items en
« OK » ou « NOK »
• Priorisation avec les Archives départementales
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22. Phase 2 : recherche des solutions techniques,
fonctionnelles et en termes de procédures , avec
évaluation des coûts
• Structure du rapport d’analyse de tous les
points « NOK » :
• Présentation des exigences et besoins sur chaque
problématique à traiter
• Point sur l’état d’avancement au CD 34
• Proposition de solutions : description et chiffrage en
jours/femme (interne/externe)
• Exemples:
T : F: P:
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23. Phase 2 : recherche des solutions techniques,
fonctionnelles et en termes de procédures, avec
évaluation des coûts
• Les pistes initiales :
• GED Alfresco+ développements spécifiques
• GED Alfresco + module RM d’Alfresco
• GED Alfresco + SAE du marché
• Prise en compte pour la construction des scenarii finaux
:
• du degré de développement/paramétrage nécessaire
• de l’urbanisation du SI
• de la nécessité de l’archivage définitif à terme
• du coût global à long terme
• 2 scénarii avec 2 paliers :
• Alfresco RM : intermédiaire probant puis définitif
• Asalae : intermédiaire probant puis définitif
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24. Phase 2 : Les scénarii
Les 2 scénarii retenus avec deux variantes :
ALFRESCO
• Utilisation d’Alfresco et de son module RM en prenant seulement en compte
les priorités :
• Installation et paramétrage fin du module Records Management
• Spectre fonctionnel remplissant à 80% les exigences d’un SAE intermédiaire
• Quelques développements spécifiques d’ajustement
• Utilisation d’Alfresco et de son module RM en s’alignant sur les normes :
• Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.)
• Faire en sorte d’être rapidement conforme à un SAE définitif
SAE du marché : Asalae
• Faire appel à un outil du marché en ne prenant en compte que les priorités :
• Acquérir et installer un produit du marché
• Connecter les deux outils
• Mettre en adéquation la GED pour faire du versement SEDA
• Faire appel à un outil du marché en s’alignant sur les normes :
• Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.)
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25. Phase 2 : Le choix du scénario
3 critères principaux : coûts, fonctionnalités,
urbanisation
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La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD
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25
Points forts Points faibles
Scénario 1A :
Archivage
intermédiair
e et priorités
(Alfresco +
RM)
1. Réponse en adéquation avec la demande
initiale
2. Déploiement rapide et standard
3.Couverture fonctionnelle supplémentaire du
besoin de préarchivage non probant
4. Meilleur rapport temps passé – coût –
accompagnement au changement
1. Des adaptations et développements à faire et à
maintenir
2. Impossible de faire de l’archivage définitif, dans un
premier temps (voir scénario suivant)
3. Coût plus élevé que l’intégration d’un SAE à iso-
fonctionnalité
4. Gestion des changements de version
Scénario 2A :
SAE du
marché pour
archivage
intermédiair
e et priorités
1. Organisation qui existe déjà dans beaucoup
de contextes
2. Projection la plus avantageuse en terme de
coûts
3. Du paramétrage avancé plutôt que du
développement
4. Des processus d’archivage intermédiaire
existent déjà entre Alfresco et As@lae
1. As@lae, en standard, est un produit brut
2. Outil très archivistique sans développement spécifique
(handicap dans le cas d’un archivage intermédiaire)
3. Fonctionnalités de recherches lacunaires
4. Globalement plus difficile d’utilisation (recherche
difficile, absence de plan de classement)
Scénario 1B :
Alignement
sur les
normes
(Alfresco +
RM)
1. Prise en compte dès le début du projet de
l’archivage définitif
2. Possibilité d’accueillir des versements hors
CD34 (ce n’est pas vraiment une particularité
Alfresco)
3. Alignement sur la normalisation
4. Projection sur la roadmap du module RM et
d’Alfresco
1. Plus coûteux, en mise en œuvre et en maintenance
2. Nombreuses montées en version et maintenance des
développements
3. Nombre d’intégrateurs pouvant assurer la prestation
très faible
4. Déploiement plus long
5. Pionnier dans le domaine avec Alfresco
Scénario 2B :
SAE du
marché et
alignement
sur les
normes
1. Se baser sur un outil rodé du marché
2. Possibilité de faire de l’archivage définitif par
instanciation très rapidement
3. Deux outils séparés pour des acteurs et une
utilisation différente
1. Malgré tout, des développements spécifiques,
notamment pour la communication
2. Accompagnement et formations non négligeables
3. Influence forte de la roadmap produit et de la
participation de la communauté
4. Interrogation sur les connexions lors des changements
de version d’Alfresco
26. Phase 3 : conseil sur la mise en œuvre
Livrables :
• Un manuel de mise en œuvre du scénario cible avec
distinction paramétrage/développement
• Un tableau des coûts organisé ainsi :
• acquisition de logiciels, d’infrastructures, avec jalonnement des coûts ;
• mises en œuvre de prestations externes, avec jalonnement des coûts ;
• réalisations internes, avec estimation en j/h du temps nécessaire.
• Un calendrier réalisable de mise en œuvre tenant
compte des contraintes budgétaires et des ressources
humaines disponibles au CD 34
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27. 2.3. Mise en œuvre : le planning
idéal
30/03/2016
La mise en œuvre de l’archivage numérique
courant et intermédiaire au CD 34
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28. Initialisation
Cadrage et étude des besoins
Passage en gouvernance
Définition des interlocuteurs
• Equipe projet (rôles et
responsabilités)
• Services pilotes
• Réseau de correspondants
Spécifications fonctionnelles et techniques
• Mise en conformité des besoins
• Reprise de l’étude des besoins
• Rédaction de la politique d’archivage
• Mise en conformité des exigences
• Construction de la grille fonctionnelle
• Rédaction des spécifications
• Spécifications module RM
• Spécifications besoins
• Spécifications normes
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 28
Phase d’initialisation :
Du 15 mars au 1er juillet
2016
Charge interne : 74 j/h
Charge externe : 63 j/h
29. Déploiement des axes prioritaires :
Les versements
• Processus de versement
• Versements manuels
• Versements automatiques
• Bordereau de versement
• Formulaire interactif
• Suivi des versements
• Validation des versements
• Les contrats de versement
• Profils d’archivages
• Plan de classement
• Définition et paramétrage
• Métadonnées selon les niveaux de PDC
• Paramétrage de la génération automatique de
niveaux
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 29
Du 4 juillet 2016 au 21
septembre 2016
Charge interne : 85 j/h
Charge externe : 51 j/h
30. Déploiement des axes prioritaires :
Sécurisation et mise aux normes techniques
• Gestion des droits d’accès
• Croisement profil et rôle
• Rédaction du guide d’habilitation
• Restauration
• Considérations hors Alfresco
• Développement pour une traçabilité dans les
journaux
• Contrat de service
• Pas de continuité absolue
• A définir aux alentours de 95%
• Réversibilité et restitution
• Clause de réversibilité (à inclure dans marché
GED en amont)
• Méthodologie de restitution
• Module import/export d’Alfresco
• PRA et PCA
• MAJ PRA
• PCA aligné uniquement sur les besoins SAE
• Destruction des archives (peut être reporté)
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 30
Du 4 juillet 2016 au 2
décembre 2016
Charge interne : 69 j/h
Charge externe : 24 j/h
31. Déploiement des axes prioritaires :
intégrité et traçabilité
• Intégrité de la signature
électronique
• Contrôles d’intégrité
• Les journaux
• Métadonnées générales
• Métadonnées des journaux des
évènements
• Métadonnées des journaux du
cycle de vie
• Séparation des journaux
• Utilisation des logs d’Alfresco
• Horodatage
• Mode opératoire
• Politique d’Horodatage
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 31
Du 5 décembre 2016 au
3 mars 2017
Charge interne : 36 j/h
Charge externe : 60 j/h
32. Phase de transition
• Pérennisation de l’équipe projet
• Mise à jour des fiches de poste
• Cellule de veille à créer
• Pérennisation de la solution
• Politique d’audit
• Politique de migration de support
• Politique de conversion de format
• MAJ de la plateforme (Alfresco 5.1
et autres composants)
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 32
Du 20 mars 2017 au 17
juillet 2018
Charge interne : 70 j/h
Charge externe : 0 j/h
33. Déploiement des axes restants (SAE définitif) :
versement, sécurité, traçabilité
• Simulation du versement
• Zone de quarantaine
• Accusé de réception du
versement
• Utilisation des workflows Alfresco
• Alignement sur la norme
• Mise aux normes des statistiques
• Utilisation des fonctions d’Alfresco
5.1
• Messages de confirmation
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 33
Du 18 juillet 2018
au 12 octobre
2018
Charge interne :
11 j/h
Charge externe :
87 j/h
34. Déploiement des axes restants :
destruction et consultation
• Amélioration du processus de destruction (pour
SAE intermédiaire et définitif)
• Limitation de la communicabilité
• Génération du DIP et processus de
communication
• Amélioration des fonctions de recherche
• Recherche à facette avec Alfresco 5.1
• Enrichissement des métadonnées
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 34
Du 11 octobre 2018 au 25 janvier 2019
Charge interne : 17 j/h
Charge externe : 82 j/h
35. Déploiement des axes restants :
Mise en production
• Vérification d’aptitude
• Séquencement en recettes :
• 2 phases
• Itérations et corrections avant
mise en œuvre
• Documentation :
• Protocole de recette
• Cahier de recette
• Fiche de faits techniques
• PV de recette
30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 35
Du 28 janvier 2019 au
20 mars 2019
Charge interne : 36 j/h
Charge externe : 51 j/h
