2013 frédéric echenne conseiller juridique Conférences Arrow institute par conferences institute http://conferences-institute.eu/

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Comment faire face aux visites inopinées
des autorités de contrôle ?
Séminaire Arrow Institute – 26 & 27 septembre 2013

2. 2
Le pénaliste doit devenir un élément essentiel au sein de l’entreprise, celui
qui permet de gérer le risque judiciaire en amont et partant, d’éviter une
mise en cause, ou de construire d’ores et déjà un dossier solide propre à
convaincre le parquet et le juge

3. 3
Pilotage de dossiers
- mise en cause
pour une infraction
de nature pénale
ou
- faisant l’objet
d’une action civile
en lien avec une
procédure pénale
ou disciplinaire
 Supervision juridique de dossiers, intéressant la Maison Mère ou l’une de ses filiales…
↓ ↓
 Mission menée en coordination avec les Directions et acteurs concernés (Secrétariat
Général, Direction des Affaires Juridiques, Conformité, Inspection Générale, Direction des
risques, Responsables métiers…)
…en qualité de
victime d’une
infraction pénale

4. 4
Pilotage de dossiers
 Supervision de la procédure
Évaluation des risques juridiques et financiers
Étude juridique
Élaboration d’une stratégie de défense (définition des objectifs, choix de la voie
procédurale, choix des conseils, suivi de la relation, négociation des honoraires…)
Réunions et concertations avec la Direction des affaires juridiques, ainsi que les acteurs
concernés en interne et, le cas échéant, en externe
Reporting aux dirigeants
…
 Analyse des causes - leçons à tirer pour l’avenir
Chaque dossier dont le suivi est, au fil de l’eau, retracé dans un tableau de bord
électronique, donne lieu à :
- une recherche des causes génératrices,
- l’inventaire des points d’amélioration nécessaires pour prévenir la réitération du risque,
- l’identification de la (ou des) fonction(s) concernée(s) au sein de la Maison mère

5. 5
Missions spécifiques
■ «Sensibilisation aux risques répressifs».
Organisation de réunions avec ou sans intervenants externes :
- dirigeants et hauts responsables
- au sein des lignes métiers (contenu spécifique)
■ Conception et mise en œuvre opérationnelle, au sein du Groupe (Maison Mère et
filiales) d’un dispositif dit des « visites inopinées »

6. 6
Consultations
A la demande des Directions, métiers, filiales:
Sur des sujets appelant une expertise spécifique en matière de prévention et de gestion
des risques répressifs
exemples :
- Analyse juridique du déroulement d’une visite de l’AMF,
- Conseil sur l’exécution d’une commissions rogatoires internationale au regard
des règles d’entraide judiciaire internationale,
- Rédaction de projets de plaintes,
- Étude juridique sur l’assurabilité des sanctions disciplinaires,
- …

7. 7
Veille et alertes
-veille sur les sujets spécifiquement liés à la mission, à partir de mots clefs, sans cesse enrichis, pour
tenir compte des dossiers et projets en cours.
Les informations ainsi obtenues, brutes ou accompagnées d'un examen juridique ou d'une
évaluation des risques, peuvent justifier la rédaction de notes d’alerte ou d’information
Exemple de sujets ayant donné lieu à alertes:
- pratiques du testing initiées par la HALDE,
- évolutions de la sensibilité européenne à la fraude fiscale,
- nécessaire renforcement des mesures de vigilance quant à l’accès aux sites de l’entreprise,
- risques liés au financement de certaines armes,
- risques liés à l’absence de vision d’ensemble concernant les condamnations d’une personne morale
ou de ses filiales…

8. 8
Le dispositif « visites inopinées »
Face à l’intensification des contrôles et renforcement des pouvoirs des autorités répressives…
■ Conception d’un « Guide des visites inopinées », outil intranet, accessible aux Directions
Générales des entités du Groupe et à l’ensemble des collaborateurs désignées comme
‘Accompagnateurs’
■ Mise en œuvre opérationnelle du dispositif :
- Déploiement initiale sur les sites géographiques de la Maison Mère et de ses
filiales françaises → timing (à déterminer)
- Déploiement du dispositif à l’international (Asie US EMEA)
→ timing (à déterminer)
- Sensibilisation des ‘Accompagnateurs’ (générale) / (spécifique)
→ timing (à déterminer)
- Action générale de sensibilisation (module spécifique de e-learning) nationale et internationale
→ timing (à déterminer)
- Coaching spécifique des responsables les plus exposés

9. 9
 Introduction - Contexte : une aggravation des risques répressifs
 I - Descriptif du dispositif mis en place
 II - Qu’est ce qu’une visite inopinée ?
 III - Comment réagir ?
PLAN

10. 10
Introduction – Contexte :
aggravation des risques répressifs

11. 11
Facteurs généraux de risque :
► Domaines nouveaux de criminalisation (ex. droit de l’environnement / secteur éolien, protection des
données personnelles, lutte contre la discrimination, concurrence, commercialisation de produits financiers…)
Facteurs particuliers de risque :
► Cotation en bourse
► Implantations mondialisées rendant plus difficile la consolidation des contrôles
► Métiers variés et très réglementés
► Intervention dans des secteurs d’activité et des pays particulièrement exposés
Facteurs conjoncturels liés à la crise :
► Crises conduisant à une fermeté plus grande de la part des régulateurs (ou de la Justice)
► Mécontentement d’actionnaires, de clients
► Dégradation du risque de crédit susceptible d’induire une moindre exigence
quant à l’honorabilité des clients (→ risque LAB)
► Réduction des effectifs → inquiétude, risque de dénonciation, instabilité des équipes
et du management…
► Déficit d’image propice aux mises en cause
Introduction - Aggravation des risques répressifs

12. 12
Introduction - Aggravation des risques répressifs
Intensification des contrôles et renforcement des pouvoirs des autorités répressives
► Recours plus fréquent de l’AMF aux visites domiciliaires et enquêtes sur place
► Agressivité croissante des autorités chargées de la lutte contre les ententes et les pratiques
anti- concurrentielles, au niveau national et européen (intérêt nouveau pour les activités
bancaires) :
Ex Enquête de la Commission européenne sur fixation des taux Libor et Euribor ainsi que « sur des
opérations de dérivés indexés sur ces mêmes taux » :

13. 13
Introduction - Aggravation des risques répressifs
- 19 10 2011: Commission européenne (CE) annonce avoir perquisitionné des sociétés financières
actives dans les produits dérivés sur les taux d'intérêt inter-bancaires (Euribor) en raison d'un
soupçon de cartel. Elle s'inquièterait « du fait que les entreprises concernées ont pu violer les règles
anti-trust qui interdisent les cartels ».
En matière de concurrence communautaire, la CE peut mener une enquête sur un secteur économique
ou sur un type particulier d’accords dans différents secteurs lorsque certaines circonstances font
présumer que la concurrence est restreinte ou faussée
Dans notre cas, il s’agit des conditions dans lesquelles les banques ont participé au calcul d’un taux
et/ou de façon plus large, des conditions dans lesquelles sont fixés les taux d'intérêts.
A priori, il s’agit d’une enquête (on parle effectivement d' "officiels de la CE")

14. 14
Introduction - Aggravation des risques répressifs
L'enquête portant sur des activités de marché, le site de la maison Mère est potentiellement concerné par
une visite
↓
Alerte interne
Exposition de la Maison mère aux pratiques anticoncurrentielles, ententes illicites, abus de position
dominante
Pouvoirs des enquêteurs de la CE et de l’Autorité de la Concurrence
- 03 02 2012 : la commission de la concurrence suisse (Comco) annonce l’ouverture d’une enquête sur
des soupçons de manipulations de taux interbancaires. Le Libor (London Interbank Offered Rate) mais
aussi le Tibor (Tokyo Interbank Offered Rate) et l’Euribor sont concernés.
- 18 02 2012 : le Financial Times révèle que la banque UBS a suspendu plusieurs traders D’autres traders
ont été remerciés chez JPMorgan Chase, Deutsche Bank, RBS
- …

15. 15
Introduction - Aggravation des risques répressifs
Intensification des contrôles et renforcement des pouvoirs des autorités répressives
► Risques accrus de contrôles coercitifs de nature fiscale
 nouvelle sensibilité européenne à l’égard de la fraude
 Directives LAB
 flagrance fiscale
 enquête fiscale judiciaire
► Montée en puissance des pouvoirs d’investigation et de sanction de la CNIL
► Renforcement de la coopération internationale (entre autorités judiciaires, entre régulateurs) ex
Levée du secret bancaire (ie Singapour)
►…
Risques accrus de visites inopinées de la part
d’autorités diverses
obéissant à des règles propres

16. 16
Introduction - Aggravation des risques répressifs
Projet de loi relatif à la lutte contre la fraude fiscale et
la grande délinquance économique et financière :
- Extension du champ de compétence de la brigade
nationale de répression de la délinquance fiscale
(BNRDF) au blanchiment de fraude fiscale
- Institution d’une circonstance aggravante pour les fraudes
les plus graves :
° commise en bande organisée
° par le recours à des comptes bancaires ou des entités
détenues à l'étranger (ie fiducies, trusts)
- Aggravation des peines :
° en cas de fraude fiscale aggravée (sept ans
d'emprisonnement et deux millions d'euros d'amende)
° aligner les peines prévues pour les personnes morales
sur celles applicables aux personnes physiques (en cas
de blanchiment, il serait possible par exemple de
condamner les personnes morales à la peine
complémentaire de la confiscation de leur entier
patrimoine)
- Renforcement des capacités de contrôle de
l'administration fiscale
Projet de loi relatif de séparation et de régulation des
activités bancaires :
- Extension du droit de communication aux contrôleurs AMF
- Introduction d’un manquement autonome d’entrave pour les
enquêtes AMF
- Extension du champ d’application des VD (ex manquements
commis dans le cadre de la commercialisations de
produits financiers)
- Augmentation des échanges d’informations entre l ’ACP AMF
et DGCCRF

17. 17
Introduction - Aggravation des risques répressifs

18. 18
I - Descriptif du dispositif mis en place

19. 19
Le dispositif repose :
- sur quelques principes simples d’organisation :
► Il s’appuie, à la phase d’accueil initial, sur l’organisation mise en place par la Direction de
la Logistique, sur chaque site, au titre de la «gestion de crise» (permanence – astreinte –
établissement et restitution des badges…)
► Il repose sur la pré-désignation par la Direction Générale de chaque entité du groupe,
pour chaque site, de responsables juridiques ou de conformité pouvant être mobilisés
pour assurer l’accompagnement et l’assistance des visiteurs (afin de veiller à la sécurité
juridique et au bon déroulement de la visite)
► Il prévoie l’information systématique du Conseiller spécial auprès du SG (assistance en
cas de difficulté et centralisation de l’information)
- Sur un outil Intranet :
► « Guide des visites inopinées » (version fr version uk)
I – Le dispositif mis en place
Les objectifs

20. 20
Le Guide des visites inopinées :
il apporte des recommandations :
► Par phase d’intervention : • accueil
• déroulement de la visite
• gestion de l’après visite
► Précisant pour chaque acteur • hôtesses d’accueil
concerné… • agents et responsables de sécurité
• Responsable juridique ou de Conformité assurant
l’accompagnement ou « l’après visite »
• Représentant de la personne morale
… ce qu’il faut faire, ne pas faire, quand, comment,
les difficultés susceptibles de surgir,
la bonne réaction…
► En fonction : • de l’autorité concernée
• de son cadre d’intervention (clefs d’identification)
I – Le dispositif mis en place

21. 21
Le Guide des visites inopinées :
► Donne un accès facile à la documentation juridique
► Actualisé en permanence (au gré des évolutions légales et jurisprudentielles)
► Permet la diffusion d’informations d’actualités sur le sujet (éditorial)
I – Le dispositif mis en place

22. 22
II - Qu’est ce qu’une visite inopinée ?

23. 23
► C’est un mode de recherche de preuves :
→ destiné à en éviter la déperdition en jouant sur un effet de surprise
→ dans le cadre d’une procédure
→ qui ne peut être mis en œuvre que par des personnes habilitées
→ qui est souvent spécifiquement autorisé par un juge
→ encadré par la loi ou les règlements
► Qui peut avoir pour objet de rechercher une éventuelle responsabilité de
l’entreprise ou de ses collaborateurs, mais aussi, celle de tiers (clients,
fournisseurs, partenaires …)
II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?

24. 24
II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?
Visites privées
↓
Constat d’huissier de
justice
 avec autorisation du
juge
 sans autorisation du
juge
Visites pénales
↓
Autorités judiciaires
 Enquête de flagrance
 Enquête préliminaire
 Commission rogatoire
Typologie
Visites administratives
 AMF
 ACP
 AEMF (sur délégation)
 Autorité de la
concurrence
 DGCCRF
 DGFP
 Direction Générale
des Douanes
 Commission
Européenne
 Inspection du Travail
 URSSAF
 CNIL
 Défenseur des droits
 Cour des Comptes / CRC
…
(PIV ?)
(enquête parlementaire ?)

25. 25

26. 26
Grandes variétés de situations :
► Variété de dénominations
► Variété de cadres procéduraux
► Variété des pouvoirs dévolus aux visiteurs
concernant notamment :
 Perquisition
 Visite domiciliaire
 Contrôle sur place …
 Commission rogatoire d’un juge
 Enquête pénale ou administrative
 Contrôle
 Inspection
 L’accès aux locaux et aux documents
 Le droit de saisie (en original ou en
copie) des documents
 La rétention physique des personnes
visitées
 Les horaires des visites
 …
II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?

27. 27
Pour en identifier la nature :
un ensemble d’indices…
► Pas de prise de rendez-vous préalable
► Identification de l’autorité concernée et des personnes agissant en son nom
(déclarations spontanées et cartes professionnelles)
ex. la présence d’un policier ne signifie pas nécessairement que la visite s’effectue dans le cadre
d’une enquête judiciaire
► Indication spontanée des visiteurs sur leur cadre d’intervention (enquête, commission
rogatoire, contrôle…)
► Présentation éventuelle d’un document (ordonnance du Président du TGI ou du juge
des libertés, ordre ou lettre de mission…)
II – Qu’est-ce qu’une visite inopinées

28. 28
Indice : Documents présentés par les visiteurs (les
autorisant à procéder à la visite) :
• Ordre ou lettre de mission
• Ordonnance du Pdt du Tribunal
de Grande Instance
• Ordonnance du Juge des Libertés
• Autorisation spécifique
→ contrôle de l’ACP
→ enquête ou contrôle sur place de l’AMF
→ enquête CNIL
→ visite d’huissier
→ enquête pénale préliminaire
→ visite domiciliaire de l’AMF
→ visite domiciliaire de l’administration fiscale
→ visite domiciliaire de l’administration des
douanes
→ visite domiciliaire de l’Autorité de la concurrence
→ visite domiciliaire de la DGCCRF
→ décision de la Commission européenne
→ avis de vérification de comptabilité pour le
contrôle inopiné de l’administration fiscale
→ avis de passage pour le droit de communication
de l’administration fiscale
→ avis d’enquête pour l’enquête fiscale
II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?

29. 29
Indice : La présence d’un officier de police judiciaire (OPJ)
Dans quels cas ?
→ enquêtes pénales bien sûr (enquête préliminaire, de flagrance, commission rogatoire
d’un juge d’instruction)
Mais pas seulement :
→ visites domiciliaires (AMF, Douanes, Administration fiscale, DGCCRF, Autorité de la
concurrence)

Dans ces cas, le rôle de l’OPJ est de veiller au respect :
- de l’ordonnance qui a autorisé la visite
- des droits de la personne visitée
II – Qu’est-ce qu’une visite inopinée ?

30. 30
Pouvoirs des visiteurs ?
De manière générale, ils peuvent :
► Accéder à tous les locaux (professionnels ou même privés selon le cadre d’enquête)
► Rechercher et consulter des documents
• Soit ils peuvent les rechercher seuls
(dans le cadre d’une enquête pénale ou d’une visite domiciliaire de l’AMF, Autorité de la
concurrence, de la DGCCRF, des Services fiscaux ou des Douanes…)
• Soit ils doivent en solliciter la remise
(dans le cadre d’un contrôle ou d’une enquête simple AMF, d’un contrôle de l’ACP,
d’une enquête simple de la DGCCRF…)
► Les saisir en original ou en copie
► Solliciter des informations ou explications auprès des personnes présentes (attention aux auditions
« déguisées »
► Demander à s’entretenir avec une ou plusieurs personnes en particulier
► …
Toutes précisions sur les pouvoirs spécifiques de chaque catégorie de visiteurs sont consultables sur le « Guide des
visites inopinées » (en fonction de l’autorité concernée et de son cadre d’intervention)
II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ?

31. 31
II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ?
L’entreprise et le traitement des demandes des autorités
Ces demandes peuvent générer des risques de mise en cause (pour la personne morale) :
Il peut s’agir :
- d’un droit de communication d’un régulateur (AMF) ou d’autorité administrative (Fisc, Douanes,
DGCCRF)
-d’une réquisition d’une autorité judiciaire
Identification des risques via un mode opératoire de traitement :
° identification du mis en cause
° opération en cause
° infraction en cause
° lieu et datation
Si risque potentiel, cette demande sensible doit suivre un process particulier :
- information et concertation avec les fonctions spécifique (IG, Legal, Conformité)
- traçabilité et archivage
- respect des délais de transmission
- points d’amélioration, le cas échéant

32. 32
II – Qu’est ce qu’une visite inopinée ?
Attention les délais de transmission doivent être scrupuleusement respectés :
- absence de réponse, réponse tardive ou documentation envoyée mais erronée à une autorité peut
constituer un délit d’entrave ou au manquement d’entrave (projet de loi) :
ce nouveau manquement administratif sanctionnerait l'obstruction aux investigations des enquêteurs et
contrôleurs. Si les faits sont établis (acte positif à des fins dilatoires) la Commission des sanctions de
l’AMF pourrait sanctionner un tel comportement
Dans le cadre d’un contrôle ou d’une enquête sur place :
- ne rien faire qui puisse compromettre la situation de la société, en particulier ne pas
cacher, détruire ou altérer des documents (y compris électroniques)
- ne pas entraver l'enquête, rester courtois et coopératif
Dans le cadre des demandes de documents / renseignements complémentaires en aval d’un contrôle ou
d’une enquête :
- veiller à répondre dans des délais raisonnables ou tels qu’ils sont précisés dans la réquisition
- négocier un délai supplémentaire en cas de difficultés et planifier les envois

En 2008, la Commission européenne a sanctionné E.ON à une amende de 38 millionsd’euros pour avoir entravé une
inspection sur ses pratiques concurrentielles (bris d’un scellé apposait sur une armoire ou étaient stockés des
documents non exploités)(amende max. : 10% du CA soit 677 millions d’euros)

33. 33
III - Comment réagir ?

34. 34
Une réalité à avoir toujours en tête …
L’entreprise a besoin de :
• Comprendre le but de la visite et les risques
potentiels
• Garder trace de tout ce qui est consulté et saisi
• Se défendre en cas d’irrégularité de procédure
• Ne pas livrer inutilement des armes pouvant être
utilisées contre elle
• Éviter de faire naître inutilement la méfiance ou
le soupçon
• Protéger son image
• ...

Intérêt à maîtriser le processus
Les enquêteurs ont le devoir de :
• Jouer de la surprise pour éviter toute disparition
de preuve
• Ne croire personne sur parole
• Éviter toute collusion pouvant entraver leur travail
• Veiller à la régularité juridique de leur procédure
Mais ont intérêt à :
• Éviter toute perte de temps
• Saisir tout mais rien que ce qui est nécessaire à
leur enquête

Mission de service public strictement encadrée
III - Comment réagir ?
Intérêts a priori non convergents

35. 35
Recommandations comportementales
En toutes circonstances, l’accompagnateur doit :
► Conserver une attitude :
→ professionnelle
→ courtoise
→ sans arrogance ni agressivité
► Apporter son concours avec :
→ diligence
→ loyauté
→ sobriété, sans chercher à obtenir à tout prix la sympathie des visiteurs
→ en s’en tenant strictement à satisfaire les demandes formulées
La divulgation intempestive de l’existence d‘une visite inopinée peut avoir
des conséquences dommageables pour l’image de l’entreprise
La plus stricte confidentialité s’impose à tous les acteurs concernés
CALME DISCRETION PROFESSIONNALISME
III – Comment réagir ?

36. 36
Recommandations générales
► Ne pas s’opposer à une visite (dès lors qu’il a pu vérifier qu’elle émane de personnes
habilitées)
► Ne pas les faire attendre inutilement les visiteurs
► Ne pas les laisser seuls
L’Accompagnateur doit veiller à prévenir certains comportements préjudiciables :
► Faire disparaître des documents gênants
► Invoquer le secret professionnel
► Alerter de façon intempestive toute personne non directement concernée par la visite
► Communiquer (par téléphone ou e-mail) avec toute personne interne ou externe à l’entreprise sans
vous être assurée de l’accord des visiteurs
III - Comment réagir ?

37. 37
Recommandations générales :
L’accompagnateur doit (sauf opposition des visiteurs) :
► Prévenir le responsable de l’entreprise
► Être à l’écoute des demandes des visiteurs pour pouvoir les orienter utilement au sein de
l’entreprise (ex : locaux à visiter, personnes à rencontrer)
► Leur prêter assistance pour faciliter la réalisation matérielle de leur visite (ex salle de
réunion, reprographie, extraction de données informatiques…)
► Veiller à ce qu’ils soient constamment accompagnés
► Suivre très attentivement chaque étape de la visite
► Prendre note des documents consultés, copiés ou saisis, des questions posées, des
difficultés rencontrées ou des incidents de procédure éventuels
► Faire en sorte de conserver en mémoire les documents saisis, (proposer d’effectuer les photocopies
et conserver une copie de chaque document)
► En cas de difficultés ou de doutes, contacter Frédéric Echenne
III – Comment réagir ?

38. 38
L’après visite
Après toute visite inopinée :
► Rédiger d’un compte rendu écrit, précis et factuel du déroulement
de la visite (ex documents consultés, copiés ou saisis, les questions
des enquêteurs et les réponses apportées, les éventuels incidents…)
► Éventuellement, consolider un compte rendu global si plusieurs
accompagnateurs sont intervenus lors de la visite

39. 39
Déploiement à l’International
NGAM (en cours)
NGAM Boston
AEW Capital
Capital Growth Management
Loomis Sayles & Co
Alpha Simplex
Aurora Investment Management
Harris Associates
Gateway Investment Advisers
Hansberger Global Investors
Vaughan Nelson Investment Management
Caspian Private Equity
Reich & Tang AM
Darius Capital Partners
Activi Investment Advisors
Snyder Capital Management
South Cone Investment Advisors
…
BGC / SFS
Natixis Australia PTY ltd
Natixis Tokyo
Natixis Japan Securities Co Ltd
Natixis Shanghai
Natixis North America
Natixis NY
Natixis Brasil
Natixis Houston (RO)
Natixis Montréal (RO)
Natixis Lima (RO)
Natixis Buenos Aires (RO)
Natixis Mexico
Natixis Bank
NPB 1818
Natixis Lux Investments
NEI Lux (gestion actifs)
Natixis Milan
Natixis London
Natixis Frankfurt
Natixis Moscow
Natixis Dubaï
Natixis Madrid
Natixis Algérie
Natixis Lease Madrid
Natixis Lease Milan
NATIXIS