Deze presentatie werd gegeven tijdens de voorjaarsbijeenkomst van de Adlib gebruikersgroep op 30 mei 2017 in het Noordbrabants Museum te 's Hertogenbosch.

1. CollectieCentrum Nederland
4 collecties onder 1 dak: betekent dat ook 1 collectieregistratiesysteem?
Eric Jan Krupe
Projectleider ICT

2. Agenda
• CC NL
• Eisen inhuizing
• Deelproject ICT
• Collectieregistratiesysteem
• Uitdagingen

3. Voorbereiden van de vier
collecties op de verhuizing
vereist meer dan
100 mensjaar werk!
CC NL
Binnen 12
maanden
verhuizen!
750.000 objecten
van de 4 partners
worden in 2020
samengebracht in
CollectieCentrum
Nederland
Locatie:
Amersfoort
Vathorst
In het
project
partici-
peren
ruim 50
mede-
werkers
Het gebouw heeft een
kop, hals en romp en is
6 voetbalvelden groot
De voorbereidingen zijn
begonnen in 2010, de
bouw start begin 2018
Het
Rijksmuseum
wordt eigenaar
van het
gebouw

4. © cepezed

5. Eisen inhuizing
Basisregistratie en
fotografie zijn op orde
Objecten zijn:
• schoon en vormen geen
besmettingsgevaar
• hebben waar nodig een
hanteringsinstructie
• zijn waar nodig of
wenselijk al verpakt
• zijn voorzien van een
unieke barcode
5

6. Deelproject ICT
• Eisen opgesteld t.a.v. barcodering
• Benodigde ICT middelen
– Ondersteuning verhuizing
– Operationele situatie
• We bedienen feitelijk 5 klanten
+

7. Uitgangspunten
• De partners kunnen hun huidige systemen blijven
gebruiken
• Medewerkers van de partners die binnen CC NL
werkzaam zijn, werken via internet op de eigen
systemen van hun organisatie
• De centrale organisatie die verantwoordelijk is voor
depotbeheer en logistiek krijgt een eigen ICT
omgeving

8. Collectieregistratiesysteem
• Elke partner houdt zijn eigen collectieregistratie
systeem (CRS): 3 x Adlib en 1 x TMS
• Een 5e systeem, het WMS, verzorgt het
standplaatsbeheer in CC NL
o De CRSen voeden het WMS met basisregistratiegegevens en
houden deze up-to-date (mutaties)
o Het WMS houdt de CRSen op de hoogte van alle
standplaatsmutaties
o Alle verplaatsingen tijdens de verhuizing en binnen CC NL
worden via scannen van barcodes aan het WMS doorgegeven
• Voor- en nadelen van deze oplossing?

9. Hoe werkt het
Partners met Adlib en TMS
• Beheer van eigen collecties
– Registratie
– Restauratie, etc.
• Bruiklenen (in en uit)
– Contracten
– Administratie en financiën
• Opdrachten aan CC NL:
– Uitgaande Transporten
– Retouren/aanwinsten
– Interne verplaatsingen
CC NL met WMS
• Uitvoeren van alle logistieke
handelingen voor de partners:
– Voorbereiden (plannen) en
afhandelen transporten
in/uit
– Interne verplaatsingen
• Calamiteiten
• Terugkoppeling aan partners:
– Uitgevoerde ‘transacties’
– speciale situaties (b.v.
bescha-digingen of
vermissingen)
Depot & logistiek
Management
Collectie
Management

10. Uitdagingen
• Aanbesteding WMS
• Testen van het systeem
• Support verhuizing
• 100% wifi dekking !