Då Felleskjøpet med sina ca 2500 medarbetare & 44 000 medlemmar skulle genomföra ett av Norges största ERP-systembyten någonsin valde de iBiz Solutions som sin integrationspartner. En tydlig integrationsstrategi som sattes tidigt i införandeprocessen blev en viktig del. Ta del av Christen Rehns, CIO Felleskjøpet, & Richard Hallgrens, CTO & Lösningsarkitekt iBiz Solutions, gemensamma presentation om projektet.
1. Nyttan av en tydlig
integrationsstrategi
inom ett av Norges
största ERP-
systembyten
En presentation av Felleskjöpet
tillsammans med iBiz Solutions
2. • CIO/IT Director at
Felleskjøpet Agri
• Program Direktör i projekt
Forsprang
• CTO at iBiz Solutions AB
• Lösningsarkitekt inom
Integration i projekt
Forsprang
Christen Rehn & Richard Hallgren
4. Felleskjøpet Agri
• Konsernet har virksomhet fra
Tana i nord til Lillesand i sør
• 2.300 medarbeidere
• 12 mrd i omsetning
• Hovedkontor på Lillestrøm
4
5. • Felleskjøpet er en samvirkebedrift med ca. 44 000 medlemmer.
• Det overordnede målet er å styrke medlemmenes økonomi, på kort
og lang sikt.
8. Målsettingen med nytt Hovedsystem er forankret i Felleskjøpets
strategiplan. Hovedmålet er å sikre videre optimalisering av driften
i FKA. Prosjekt Forsprang dreier seg om å skifte ut dagens
hovedsystem med ny ERP – løsning: Infor M3.
Anskaffelse av Nytt hovedsystem
skal sikre:
Enklere og mer effektiv understøtting
av nye og endrede forretningskrav
Oppdatert teknologisk plattform
Forutsigbar tilgang på kompetanse på
valgt løsning
Sikre mer kostnadseffektiv innføring
av endringsønsker og nye krav
Øke automatiseringsgrad, felles
prosesser og rutiner på tvers av
forretningsområder
Kostnadseffektiv drift og forvaltning
I Felleskjøpets strategiplan for 2016
er optimalisering av driften et
hovedelement.
Felleskjøpet ser behov for å skifte ut
dagens hovedsystem for å sikre videre
optimalisering av driften. Det antas at
den nye systemløsningen finnes blant
de tradisjonelle ERP løsningene.
Det vektlegges en kontrollert utskifting
av dagens hovedsystem.
Felleskjøpet strategiplan
Prosjekt Forsprang: målsettinger
ved anskaffelse
9. Prosjekt Forsprang startet 14.2 2013. Grunnlaget for prosjektet ble gjort
gjennom grundig dokumentasjon av dagens prosesser i RFP-fasen. Det var
et meget viktig arbeid som ble lagt ned i denne fasen, og som la grunnlaget
for at Felleskjøpet henger med i et krevende ERP-implementeringsprosjekt
Kravformulering
Utvikle RFP
Leverandørenes
svarperiode
Implementering ERP - delprosjekter
Analyse > Design > Build > Test > Prod
Implementering av integrasjonsløsning
Eksisterende IT Prosjekter koordinering, oppgradering mm.
Gevinstrealisering
Forretning - IT
Forberede avv. Hovedsystemet
Stabilisering
Hand-over, drift
20142013
Opplæring
Forretning - IT
201n
Evaluering, valg,
kontrakt
Scope for anskaffelsen la stor
vekt på å sikre relevant ERP
scope (markedsscope) for de
toneangivende leverandørene,
samt SI med relevant og
dokumentert erfaring
10. Prosjekt Forsprang ble definert som et endringsprosjekt.
Grunnlaget for endringsprosjekt ble lagt med klar involvering og
forankring av forretning fra dag 1.
1. Involvering av forretning (før IT)
2. Definering av prosesseiere
3. Dokumentasjon av dagens prosesser som grunnlag for
leverandørenes forslag til nye prosesser
4. Involvering av øverste ledergruppe
5. Klare gater og milepæler
6. Klar forståelse av behov og mål med prosjektet
7. Forståelse av behov for endring
8. Ny atferd vil kreve disiplin og lederoppfølging
9. Oppfølging og kontroll med forståelse nye roller, og opplæring
av nye roller
11. I tillegg til definisjon av det forretningsmessige prosessrammeverket i RFP-fasen,
ble alle eksisterende applikasjoner kartlagt og registrert i nytt EA-verktøy. ToBe
systemlandskapet ble definer og dannet grunnlaget for integrasjonsomfanget.
Integrasjonspartnere for valgt integrasjonsplattform ble evaluert.
Kravformulering
Utvikle RFP
Leverandørenes
svarperiode
Implementering ERP delprosjekter
Analyse > Design > Build > Test > Prod
Eksisterende IT Prosjekter koordinering, oppgradering mm.
Gevinstrealisering
Forretning - IT
Forberede avv. Hovedsystemet
Stabilisering
Hand-over, drift
20142013
Opplæring
Forretning - IT
201n
Evaluering, valg,
kontrakt
2. Forberedelse
berørte systemer
1. Sourcing
FKA systemutv.
integrasjon
1. Definere ToBe
system landscape
2. Sunsetting and
upgrading
Implementering av integrasjonsløsning
12. Driftsfase integrasjonsplattform
Prosjekt Forsprang ble definerte i 3 del-prosjekter, med separate leveranser per fase for
idriftsetting. Gjennom innføringsfasen skal prosjektet sikre at alle IT-tekniske miljøer og alle
forretningsenheter er klare til å ta i bruk ny løsning – på riktig måte. Høstefasen definerer
gevinstrealisering. Forretning er ansvarlig for gevinstrealisering gjennom definerte gevinster
og forankret business case.
Kravformulering
Utvikle RFP
Leverandørenes
svarperiode
Innføring fase 1. Stab/Økonomi
Analyse > Design > Build > Test >
Prod
Gevinstrealisering
Stab
20142013
2017
Evaluering, valg,
kontrakt
Innføring fase 2. Handel
Analyse > Design > Build > Test > Prod
Gevinstrealisering
Handel
Innføring fase 3. Tonn
Analyse > Design > Build > Test > Prod
Gevinstrealisering
PV & Landbruk
1. Anskaffelsesfase 2. Innføringsfase 3. Høstefase
DriftProsjekt
En klar integrasjonsstrategi fra
anskaffelsen dannet grunnlaget
for effektiv sourcing og oppstart
av prosjektet.
Integrasjonsprosjektet jobbet i
parallell med ERP prosjektet
Implementering av integrasjonsløsning
18. Mål 1: Agila integrationer:
Löst kopplade integrationer
19. Mål 1: Agila integrationer:
Löst kopplade integrationer
20. Mål 2: Förvaltningsbara integrationer
Application Lifecycle Management
Developers
Source
control
server
Deployment
area
Dlls
Build server
Compile
Test
Package
Version/
label
BizTalk
Server
BizTalk
Server
Deployment
BizTalk
Server
22. Mål 3: Kostnadseffektiva integrationer:
Plattform, grundarkitektur och gemensamma
utvecklarprinciper
Utvecklarprinciper
Integrationsarkitektur
23. Lärdomar från projekt Forsprang
1. Inkludera systemintegrationer tidigt och som del av
införandeprocessen – låt det inte komma som en aktivitet i
slutet.
2. Alla behöver förstår värdet av agila och förvaltningsbara
integrationer och ha ett gemensam startegi.
3. Säkerställ vem som ansvarar för hela processen och dess
slutresultat.
4. ERP-konsulter och integrationskonsulter måste jobba tätt
samman – bra planering och process är ett måste.
5. Kommunikation är som alltid kritiskt
