administracion de archivos

1. JORNADA DE ACTUALIZACIÓN
“GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19
PROGRAMA PERMANANETE DE PERFECCIONAMIENTOPROFESIONAL

2. Ponencia:
Administración de Archivos y Gestión
Documental
PONENTE:
Shirley Carmen Zanabria Palomino

4. BASE LEGAL ARCHIVISTICA:
-Constitución Política del Perú, artículo 21°
-Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, y su
reglamento Decreto Supremo N° 011-2006-ED.
-Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
Patrimonio Documental de la Nación y su reglamento Decreto
Supremo N°022-75-ED (16.05.1972)
-Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento
Decreto Supremo N° 008-92-JUS (11.06.1991)
-www.agn.gob.pe (normatividad archivística)

5. Obligación de contar con el ARCHIVO CENTRAL y SIA –
D.S. N° 011-2006-ED
Reglamento de la Ley 28296
El artículo 70° del citado D.S. establece textualmente lo
siguiente:
“Los documentos de archivo deben ser administrados
por una unidad orgánica de archivos, dependiente
técnica y normativamente del AGN.
El tratamiento técnico de los documentos de archivo, es
sistémico; conformando dentro de una entidad el
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.”

7. ALMACEN DE PAPELES
*PAPELES APILADOS, DIARIOS, BOLETINES,
FOTOCOPIAS.
*POCAS O CASI NADIE DE PERSONAS SABE LO QUE HAY
*LOS DOCUMENTOS LLEGAN COMO PUEDEN
*CADA PERSONA CONSERVA O ELIMINA LO QUE LE
PARECE OPORTUNO
*ES DIFICIL ENCONTRAR Y CONSULTAR UN
DOCUMENTO

8. ARCHIVO
Institución, órgano administrativo u local que acopia, conserva, administra, organiza,
describe y sirve la documentación que genera la actividad humana. También se
define como fondo documental organizado en condiciones de ser consultado.

9. EN QUE CONSISTE LA ADMINISTRACION
Y GESTION DE ARCHIVOS ?

10. Planeamiento
Organización
Dirección
Control
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Es un conjunto de principios métodos y
procedimientos orientados a lograr una
eficiente organización y funcionamiento de
los archivo. Es función archivística
la gestión de documentos desde su
elaboración hasta la eliminación o
conservación permanente de
acuerdo a su ciclo vital.
Redacción de Normativa (SIA-
Creación del sistema de Archivo
institucional.
Elaboración del organigrama
funcional
Definición de Funciones
(coordinadores de equipos de
trabajo)
Plan anual del archivo
Plan anual de
requerimientos
Plan estratégico del
Archivo.
Redacción de Normas
Etc…
Capacitación,
determinación de cuotas
de avance, reuniones con
coordinadores de los
equipos de trabajo.
Contrastar metas vs actividad desarrollada
Controlar satisfacción de nuestros usuarios
Control del rendimiento diario /supervisión y
visitas de coordinación.
1
2
3
4

11. .¿En qué consiste la Administración de Archivos?
implica la elaboración de la normativa necesaria
que regule y garantice el cumplimiento de las
metas planteadas, siendo todo este esfuerzo
destinado a la satisfacción de los usuarios.
PRODUCTOS / ENTREGABLES :
Diagnóstico Situacional
Cuadro de Clasificación de Documentos
Plan Operativo de Archivo
Plan anual de adquisiciones
Resolución de Implementación del SAI
Manual de procedimientos de Archivo
Programa de Control de Documento (PCD)
Plan de prevención de siniestros
Plan estratégico de difusión

12. Implica la elaboración de la normativa necesaria que regule y
garantice el cumplimiento de las metas planteadas, siendo todo este
esfuerzo destinado a la satisfacción de los usuarios.
UN ANTES Y UN DESPUÉS .....

13. Entonces se puede decir:
•Planificar la implementación del Sistema de Archivo Institucional.
•La adquisición de un local.
•La contratación de personal archivero, equipamiento, etc.
•Todo como resultado de la necesidad de la institución.

14. PROCESOS DE ARCHIVISTICOS
ORGANIZACION DESCRIPCION VALORACION/
SELECCION
CONSERVACION
S
E
R
V
I
C
I
O

15. PROCEDIMIENTOS DE
ARCHIVISTICOS
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
ELIMINACION
DE DOCUMENTOS

16. ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS EN EL
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
(ENTIDADES)
ELABORACIÓN
DE INSTRUMENTOS
DE GESTION
ARCHIVISTICA
ELABORACIÓN
DE DOCUMENTOS
DE GESTION
ARCHIVISTICA
ASESORAMIENTO SUPERVISION
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I
O
N
D
E
A
R
C
H
I
V
O
S

17. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA
Norma para la Administración de
Archivos en la Entidad Publica
Aprobada mediante Resolución Jefatural Nº179-2019
(20.09.2019)

18. Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA
ARCHIVOS DE LA ENTIDAD:
A nivel central:
Los archivos que conforman el sistema de archivos de la entidad son:
✓EL Archivo de GESTION
✓El Archivo CENTRAL.
A nivel desconcentrado:
✓El Archivo DESCONCENTRADO

19. ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO DE GESTION
NIVELES DE ARCHIVO

20. ARCHIVO DE GESTION
Es el archivo de oficina, que se forma con los documentos producidos en
cada unidad de organización (órgano, unidad orgánica, área o dependencia),
y en el que se custodian los documentos archivísticos, conformando series
documentales, de acuerdo a los periodos de retención establecidos en el
PCDA vigente.
Es responsable de la identificación, descripción, conservación, acceso
(prestamos y consultas), separación del material no archivístico y remisión
de los documentos archivísticos (transferencia) al siguiente archivo de
acuerdo a su ciclo vital (archivo central). Se encuentra a cargo de un titular
responsable.
Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo de
gestión.
Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA

21. y Qué es un
Archivo Central??

22. ARCHIVO CENTRAL
Es el archivo encargado de planificar, organizar,
dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar los
procesos, procedimientos, y las actividades
archivísticas a nivel institucional, así como de la
conservación y uso de los documentos proveniente
de los archivos de gestión; y ejecutar la transferencia
y eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación o el Archivo Regional.
Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA

23. CONTROLA
PLANIFICA
ORGANIZA
DIRIGE
NORMA
COORDINA
EJECUTA
ARCHIVO
CENTRAL

24. Archivos Centrales

25. ARCHIVO DESCONCENTRADO
Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, contralar los
procesos, procedimientos y las actividades archivísticas de la entidad a nivel regional, así como de
la conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos de gestión de la entidad en la
región; y coordinará sus actividades con el Archivo Central de la entidad.
En las dependencias regionales, agencias, direcciones regionales, unidades de organización o
funcionales desconcentradas, se pueden constituir archivos desconcentrados al:
a. No formar parte de un solo núcleo administrativo o sede.
b. Tener independencia administrativa de la sede central.
Cada Archivo Desconcentrado puede contar con un Comité Evaluador de Documentos (CED)
debiendo la entidad pública velar porque tenga representatividad y funcionamiento.
Directiva Nº009-2019-AGN/DDPA

26. ¿CUAL ES EL ROL DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS Ò ARCHIVO CENTRAL DE NUESTRA INSTITUCIÓN?
• Orientar la labor a conseguir una Administración
de Archivos
• Implementar el Sistema Institucional de Archivos
• Ubicación del archivo en el organigrama
• Normar y asesorar a las demás oficinas de
nuestra entidad en temas sobre archivos.
• Acopio y Centralización del acervo documental
institucional
• Servicio Archivístico

27. LA IMPORTANCIA DE ARCHIVOS ORGANIZADOS
1.- FACILITA LA GESTION INSTITUCIONAL.
(administrativa y operativa)
2.- DISMINUCIÓN DE COSTOS Y TIEMPO
(procedimientos, racionalización de producción
documental)
3.- AMBIENTE Y CLIMA LABORAL ADECUADO
4.- TRASCIENDE LA IMAGEN POSITIVA DE LA
ORGANIZCIÓN

28. PERO, COMO SE
APLICA LA GESTION
DE ARCHIVOS?

29. Los Instrumentos de Gestión
Archivística son documentos
archivísticos que se elaboran a
partir de la aplicación de los
procesos archivísticos y
procedimientos, que se deben
enmarcar en la línea de
implementación del Sistema
Institucional de Archivos.
Qué son los instrumentos de
Gestión Archivística?

30. EXPOSICION DE INTRUMENTOS Y DOCUMENTOS DE
GESTIÓN ARCHIVÍSTICA - DIRECTIVAS
◦ Diagnóstico Situacional del Archivo (al
iniciar las labores)
◦ Cuadro de Clasificación de Documentos
◦ Planes de Trabajo de Actividades.
◦ Manuales de Procedimientos
Archivísticos.
◦ Guías de Infraestructura y Equipamiento
◦ Índice General de Fondos y Colecciones.
◦ Programa de Control de Documentos.
◦ Plan Anual de Trabajo Archivístico
Instrumentos de Gestión Archivística

31. Diagnóstico Situacional
Diseño Cuestionario
Capacitación del Personal y del usuario
Difusión del Cronograma
De visitas
Toma de Datos
1
2
3
4
Tabulación y
Presentación de
Resultados
5
Temas(Depende del Nivel de
Archivo)
• De la Normatividad
• Del Fondo documental
• De los Procesos
Técnicos Archivísticos
• Del Personal y
capacitación
• Del Local, equipos y
útiles
• Servicio y difusión.
Diseñar herramienta de
capacitación que brinde los
conceptos básicos a tratarse
resaltando los beneficios de la
actividad.

32. ACOPIO ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS
SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN DE
DOCUMENTOS
SERVICIO
ARCHIVÍSTICO
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS Normatividad Archivística Peruana
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Administración de Archivos
Pasivo
Activo
Clasificación
Ordenamiento
Signatura
Evaluación
Eliminación
Cuadro de
Clasificación
Cronograma
Transferencia
PCD
Inventarios
Guías
Catálogos
Base de
Datos
Présta
mo
Consult
a
Preservación Restauración
Realizar Diagnóstico Elab y Aplicar Normas Fijar Objetivos y Controles Establecer Servicios
Fijar Visión Misión Presupuesto/ Insumos Fijar Metodología de Trab. Perfil del Personal
Internet
Serv. En
línea

33. Gestión Documental
¿Qué es lo que se va hacer?
◦ ¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con quién?

34. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.

35. Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

36. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción
o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa

37. Gestión : proceso de trámite documentario
Respuesta a una solicitud o
requerimiento

38. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Ley 27806 (02.08.2002) Ley de transparencia y acceso a la información publica
Ley 27927 (02.01.2003) Ley que modifica la ley 27806 Ley de transparencia y acceso a la información
pública.
Decreto Supremo No 043-2003-PCM (24.04.2003)
TUO de la Ley de transparencia y acceso a la información publica
Decreto Supremo Nº072-2003-PCM
(6.08.2003) Reglamento de la Ley de Transparencia y acceso a la información publica
Decreto Supremo Nº070-2013-PCM
(14.06.2013) Modificatoria del Reglamento de la Ley de transparencia y acceso a la información publica
Decreto Legislativo Nº1353 Crea la Autoridad Nacional de Transparencia y acceso a la información publica
Decreto Supremo Nº019-2017-JUS Aprueban el reglamento del D.L. 1353 Decreto Legislativo que crea la Autoridad
Nacional de Transparencia y Acceso a la información pública, fortalece el régimen de
protección de datos personales y regulación de la gestión de intereses.
Ley 29733 Ley de Protección de Datos Personales

39. Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública
Ley 27927 Ley que modifica la Ley 27806
Articulo 15 Excepciones al ejercicio del
derecho: Información Secreta
Articulo 15-A Excepciones al ejercicio del
derecho: Información Reservada
Articulo 15-B Excepciones al ejercicio del
derecho: Información Confidencial

40. Resolución de Secretaría de Gobierno
Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI
Modelo de Gestión Documental
Decreto Legislativo N° 1310

41. 1. Un ambiente de archivo habilitado
para custodiar su documentación
con capacidad para custodiar los
últimos dos años.
2. Un encargado de la documentación
quien se mantiene en coordinación
con el Archivo Central.
3. Una lista de las series
documentales que produce
4. Registros de transferencias
formado con el ejemplar del
memorando e inventario de
transferencia de documentos.
¿QUÉ DEBE CONTENER EL ARCHIVO DE CADA OFICINA?

42. GESTION DOCUMENTAL
Email
Faxes
Escáneres
eForms
Directorio
de Red
MFs
CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGAR
CAPTURAR
PROCESO
Valor legal con -> firma digital

43. Gobiernos
Regionales
Clientes
Proveedores
PIDE
Decreto Supremo N° 083-2011-PCM,
crea la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE)

44. ➢ Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI
❖Modelo de Gestión Documental (MGD)
Artículo 8 Decreto Legislativo N° 1310

45. Resolución de Secretaría de Gobierno
Digital N° 001-2017-PCM/SEGD
Modelo de Gestión Documental
Decreto Legislativo N° 1310
Numeral 8.3.3. Archivo, se indica lo siguiente:
“Se entiende como función archivística la gestión de los documentos en soporte papel y electrónico desde su elaboración hasta su
disposición final.
En tal sentido, la entidad debe:
a) Cumplir e implementar los procesos archivísticos, tales como: organización, descripción, selección, conservación de documentos y
servicios archivísticos.
b) Establecer los lineamientos para la valoración de los documentos, conforme a las normas del Sistema Nacional de Archivos,
determinando el valor permanente o temporal del documento, según corresponda.
c) Implementar medidas para la conservación de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, tanto para aquellos nacidos
electrónicamente o aquellos que son resultado de un proceso de digitalización. La implementación de estas medidas debe permitir:
• La migración de soportes y formatos por obsolescencia tecnológica.
• Facilitar la accesibilidad y recuperación de los documentos.”

46. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE
COVID-19
.Durante la Cuarentena:
- Los archivos centrales de las entidades en su mayoría cerraron.
▪ El trabajo remoto, teletrabajo o home office se impuso desde el
primer día de la cuarentena
▪ El gobierno implementó directivas y protocolos para agilizar la
gestión documental administrativa virtual, a través de la obligación y
uso de los correos electrónicos institucionales, como medio de
comunicación.
▪La velocidad del internet en todo el país se volvió lenta, y en
algunas regiones o departamentos fue escaso.
▪ Procesos y Procedimiento archivísticos se paralizaron
▪ Actividades archivisticas en el sistema institucional de
archivos se paralizaron

47. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19
DECISIONES:
¿Adaptarnos o no? al nuevo estilo, forma de trabajo

48. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19
A partir de la cuarentena hemos sido testigos de la existencia de dos grupos de Archivistas:
Los que NOasumieron el reto
y los que Síasumieron el reto
NO asumieron el reto:
No encontraron soluciones, se cerraron en sus ideas, motivos y excusas.
No podemos avanzar si mantenemos viejos Paradigmas.

49. “GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19
SÍ asumieron el reto:
La tecnología debe ser y es, nuestro apoyo y ayuda.
Debemos involucrarnos más con la tecnología (términos, conceptos, programas,
implementación de los ISOS)
El Trabajo remoto, Teletrabajo, Home office es nuestro presente, y se va a quedar,
lo que involucra cambios en el lugar y horario de trabajo, en la elaboración el
documentos archivísticos.
La Pandemia obliga a todos a replantearnos nuestras metas (Planes), modificar y
adaptarnos a la transformación digital.
¿Las Reuniones en zoom, videollamadas y conversaciones de whatssap son
documentos de archivo? ¿serie? ¿valoración?.
Debemos conocer nuestras debilidades y deficiencias para conocer nuestras
oportunidades y fortalezas

50. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19
• Desaprender para adaptarse a las nuevas
tendencias
• Debemos iniciar ya!, la transformación
digital y con ello el uso de la nuevas
tecnologías a fin de innovar en la gestión
documental.
• Apoyar en la reducción de las brechas
tecnológicas
• Replantear conceptos?

51. GESTION PUBLICA EN TIEMPOS DE COVID-19
• Agilizar la digitalización de los documentos históricos para que el servicio virtual sea una
realidad.
• La gestión documental y ahora electrónica, digital, o virtual es y será transversal en toda la
administración pública.
• Debemos implementar la gestión administrativa electrónica en nuestras entidades, de existir
normatividad para documentos electrónicos empezar a cumplirla.

52. “Archivos en Tiempo de Pandemia”
• Debemos desarrollar lineamientos, directivas y protocolos para la atención en los archivos
administrativos e históricos.
• Cuál es el Perfil del Archivero ahora?

53. Trabajo archivístico en la “nueva normalidad” durante el
Estado de Emergencia Sanitaria a nivel nacional

54. Decreto de Urgencia Nro. 127-2020
Prorroga la
modalidad del
trabajo remoto
hasta el 31 de
julio de 2021

55. Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 000006-2021-SERVIR/PE
“Guía operativa para la gestión de recursos humanos durante la emergencia
sanitaria por el COVID-19” versión 3
3.1 Registro de la distribución del personal según modalidad de trabajo:
Recojo de documentos y/o materiales para personal que realiza trabajo remoto:
En caso el personal que brindará trabajo remoto requiera recoger documentos y/o material de las
instalaciones de la entidad, la fecha y horarios para ello deberán ser determinados por los jefes directos y ser
comunicados a la ORH para evitar la aglomeración de personas y aplicar las medidas de seguridad
determinadas en el Plan para la vigilancia, prevención y control de COVID-19 en el trabajo. Cabe precisar que,
de ser posible y en caso corresponda, los materiales podrían incluir equipos informáticos, los cuales serán
entregados en calidad de préstamo. El procedimiento para dicha entrega deberá ser realizado por el área a
cargo del patrimonio institucional. Asimismo, si la necesidad de documentos y/o materiales se presenta en
personal que es parte del grupo de riesgo, la entidad deberá implementar medidas que conlleven a evitar que
este abandone su domicilio o lugar de aislamiento social. Por ejemplo, se puede facilitar la entrega de
documentos o materiales en el domicilio del/la servidor/a.

56. MUCHAS GRACIAS
Arch. Shirley Carmen Zanabria
Palomino
shirleyczp@hotmail.com
0051 1 997400624