Ponencia presentada por Pilar de Torres, adjunta a la presidencia de ASPM. Aunque los datos son de 2010, la realidad no ha cambiado, aunque la banda salarial muestra un descenso.

1. Coordinadora:
Pilar de Torres Gimeno

2. -2-
Las secretarias
La encuesta tenía como objetivo fundamental adquirir un mayor
conocimiento del Colectivo de las secretarias, ponerlo a disposición de todas
las pertenecientes al mismo, y ver qué respuestas damos vosotras mismas
a cuestiones tales como “¿Qué nombres diferentes se dan al puesto de
Secretaria ¿ ¿ Cuáles son las funciones que realizan realmente las
Secretarias ¿ ¿ Cuáles son los salarios que perciben ¿” Etc., etc.
El sólo enunciado de los objetivos da idea del interés de la encuesta, y ello
me da pie para pedir la mayor colaboración de todas en la respuesta a las
encuestas futuras, a fin de que las respuestas den la mayor
representatividad al resultado.
El de Secretaria es un puesto indispensable en aquellas Compañías que,
realmente, entienden que la posición reviste cierta complejidad y un perfil
profesional concreto. Dichas organizaciones cuentan generalmente con un
“staff” reducido de secretarias ya que ellas son profesionales que asisten a
más de una persona, teniendo un rol integral y de impacto en el conjunto
de la gestión. Ello no quita que, en casos múltiples, ejecutivos de nivel alto
demandan una secretaria propia que le atienda a él y quizá a su equipo.
Otra observación de interés es que la necesidad que hoy tienen las
Compañías de contar con personas que puedan desarrollar tareas múltiples,
se aplica sin duda alguna a las secretarias; lo cuál añade dificultad a la
labor de RR.HH. en definir un desarrollo de carrera para nuestro Colectivo.
Por ejemplo, podemos encontrar secretarias que simultáneamente son
recepcionistas y administrativas. Y cuando llega el momento de determinar
el sueldo de esta persona, ¿Cuál vamos a darle?: ¿el de recepcionista, el de
secretaria o el de administrativa?

3. -3-
Y paso ya a la presentación de las diapositivas en que hemos resumido los
resultados de la encuesta.
La primera diapositiva es un recordatorio de las diferentes competencias y
habilidades que son necesarias dentro de nuestra profesión. La primera es
la Competencia General, que definimos como conjunto de rasgos y
características personales que llevan a un desarrollo laboral superior o más
eficaz. Las llamadas Competencias Técnicas que recogen los conocimientos
específicos necesarios para el desempeño de un puesto determinado. Y
finalmente las habilidades intra e interpersonales, y aun directivas que
pueden ser necesarias para algunas actividades.
En el caso de las secretarias, las competencias técnicas más importantes son:
1) Las gestión de las comunicaciones, tanto internas como externas. Para
poder clasificar a las secretarias por tipos, se deberá tener en cuenta si las
comunicaciones son orales o escritas, si son en la lengua propia o
extranjera. Se requiere un buen conocimiento del entorno, tacto, discreción
y grandes habilidades en las técnicas de comunicación, además de los
conocimientos ofimáticos necesarios.
2) La organización, supervisión y realización de trabajos de secretariado. Se
requiere visión global para poder planificar, estableciendo las prioridades
necesarias y delegando, si fuera posible, las tareas auxiliares.

4. -4-
3) La tercera característica técnica es la de organizar, mantener y controlar el
archivo en soporte convencional y en soporte informático. Para ello se
requiere que la persona tenga la capacidad de diseñar, desarrollar y
gestionar sistemas de archivo (tanto físico como lógico), capacidad para
localizar las fuentes de información y sintetizar aquellos datos de carácter
relevante para la actividad.
4) La cuarta característica técnica de las secretarias es la de elaborar y
presentar documentos de trabajo, integrando en ellos tanto datos como
textos y gráficos. Se requieren los conocimientos suficientes para presentar
los documentos en el formato adecuado, respetando la integridad de la
información.
En cuanto a las habilidades más necesarias para las secretarias, observamos que
son:
Habilidades interpersonales que se refieren a la relación con otras personas, las
habilidades intrapersonales que se refieren al conocimiento de uno mismo y las
habilidades directivas que son aquellas que resultan imprescindibles para dirigir
a otras personas, cuando en la empresa se da el caso, orientándolas en su
trabajo.
Si analizamos en profundidad todo lo que hemos dicho sobre las competencias y las
habilidades, podemos afirmar que en la actualidad no sólo se nos juzga por lo
inteligentes que podemos ser o por nuestra formación y experiencia, sino también
se nos juzga por el modo en que nos relacionamos con los demás.
Una vez definidas cuales son las competencias y las habilidades deseadas en una
secretaria, vamos a analizar algunos de los resultados de nuestra encuesta

5. -5-
En primer lugar, la edad de las secretarias
Edad
18-25 26-35 36-45 46-55 56-65 +65
0,93 26,5 44,2 22,3 6,05 0
En segundo lugar, y una vez vistas las competencias y las habilidades necesarias
para las secretarias, definimos para nuestra encuesta cuales eran los principales
tipos de secretaria, eso si, aprovechándonos para la denominación los
departamentos donde se encuentran encuadradas. Con la encuesta en la mano, el
“universo” del secretariado podría quedar ordenado de la siguiente manera:
Secretaria en pool, 2% Executive Assistant, 13%
Secretaria de junior, 6% Secretaria polivalente, 14%
Office Manager, 7% Secretaria de departamento, 18%
Secretaria de presidencia 8% Asistente de dirección, 18%
Personal Assistant, 11%
Una vez que hemos visto como es nuestro universo, veamos cuales son, en
general, las bandas salariales en las que nos movemos

6. -6-
Banda salarial
26-
Hasta 15 16-20 21-25 30 31-35 34-40 41-45 46-50 +50
5% 14% 26% 18% 12% 7% 6% 5% 8%
En miles de euros brutos anuales
Si llevamos el análisis un poco más allá, cruzando las diversas tablas,
observaríamos que:
Las secretarias de edades comprendidas entre los 18 y los 25 años se encuentran
en una banda salarial muy baja, independientemente de sus responsabilidades, el
100% de ellas maneja de manera habitual las aplicaciones informáticas y pertenece
a redes sociales. También debemos resaltar que muchas de ellas tienen una
formación específica de secretariado, que han cursado dentro de la especialización
de grado superior de Formación Profesional o han asistido a centros de formación
de secretariado.
Las profesionales de edades comprendidas entre los 26 y los 35 años, que suponen
más del 25% del total de las encuestadas, se encuentran encuadradas en una
banda salarial media, entre los 21 y 35 mil euros, eso si, cubriendo uno de los más
amplios registros de responsabilidades. Ya empezamos a ver una cierta disminución
en el uso de las redes sociales. También vemos una disminución, muy paulatina, en
la formación especifica como secretarias, empiezan a aparecer profesionales que
han elegido otros estudios pero por diversos motivos que veremos más adelante, se
han dedicado a nuestra profesión.
El segmento de secretarias entre los 36 y los 45 años es el mayoritario según
nuestra encuesta, También podemos aclarar que dentro de este sector la banda
salarial está muy igualada, esto es: un 18% cobran entre 20 y 25000 euros, un
25% entre 26000 y 30000, un 15% entre 31 y 35000. En esta banda ya aparece
un 7% de secretarias con salarios superiores a 50000 euros. Es en esta banda de
edad donde mayoritariamente se encuentran profesionales que han realizado
cursos para complementar su formación y mejorar su adaptación al puesto..
En el segmento comprendido entre los 46 y los 55 años, curiosamente, se podrían
aplicar los mismos porcentajes que para el anterior, con una pequeña subida
porcentual en las secretarias con nivel salarial más elevado, pasa al 8%.

7. -7-
Las profesionales con más de 55 años son una minoría en cuanto al porcentaje de
las mismas pero son las que concentran, con cierta lógica, los niveles salariales
más elevados, esto es, el 43% de ellas se encuentran en bandas salariales
superiores a los 40000 euros. Bien es cierto que muchas de estas profesionales
tienen en su remuneración, además del salario, los trienios, figura que retribuía la
fidelidad a la empresa, y que, lamentablemente, está en desaparición.
Una vez analizado desde el punto de vista de la edad de nuestras encuestadas,
obtenemos las siguientes bandas salariales medias en función del puesto que se
ocupa. Debemos hacer notar que en este caso hemos separado la secretaria de
departamento en función de los diversos departamentos, ya que varia la media:
Secretaria administrativa 21-25 mil Secretaría jurídica 26-30 mil
Secretaria en pool 21-25 mil Asistente de dirección, 30-35 mil
Secretaria financiera 21-25 mil Office Manager 40-45 mil
Secretaria polivalente 21-25 mil Secretaria de presidencia 45-50 mil
Secretaria de RRHH 21-25 mil Asistente Ejecutiva 45-50 mil
Secretaria comercial 26-30 mil
Nos gustaría comentar que las cifras que acabamos de comentar se
corresponden a la empresa privada. No hemos recibido cantidad suficiente
de cuestionarios de la empresa pública para poder realizar esta misma
evaluación.

8. -8-
Al igual que concluimos el año pasado, con lo que podemos ratificar nuestra
observación, podemos decir que a la vista del tamaño de las empresas
donde las encuestadas prestan sus servicios, el empresariado español está
repartido muy homogéneamente por el tamaño de las mismas, como vemos
en el gráfico,
Tamaño
Hasta 10 11-50 51-300 301-1000 +1000
14 20 26 14 27
Sectores
Slide 7
Nos resulta interesante observar los múltiples sectores a los que pertenecen
nuestras encuestadas, ya que, como observareis en el gráfico, está muy
fragmentado la pertenencia uno u otro sector. Además de los que os hemos
reflejado en el gráfico, cabe destacar los siguientes: Biotecnología, Organización
empresarial, Secretariado, Siderometalurgico, Turismo, Hostelería, Servicios
Sociales, Ventas, Logística, Artes gráficas y Servicios
Es una realidad que la tecnología está modificando la forma de funcionamiento de
las oficinas, por lo que el rol de la secretaria ha evolucionado. La automatización
de la oficina y la reorganización de las estructuras ha permitido que las secretarias
asuman cada vez mayores responsabilidades que con anterioridad se reservaban
únicamente a los mandos intermedios. A pesar de todo ello, las principales
responsabilidades de la secretaria han permanecidos inalterables: básicamente nos

9. -9-
ocupamos de coordinar las actividades administrativas de la empresa, el
almacenamiento / archivo y la gestión de la información.
Es por ello que las respuestas de nuestras encuestadas recogen todas estas tareas
con grado de dedicación muy similar, realmente la variación entre la labor más
realizada (Atención telefónica) y la menos realizada (Recepción de visitas) es
solamente de un 2%:
Además de estas responsabilidades, las encuestadas nos han comentado que, entre
otras, realizan tareas como:
Contabilidad y apoyo en el control del presupuesto y del gasto, diversas gestiones
de cobro y/o de pago, coordinación de equipos de trabajo y con otros
departamentos, gestión de la web corporativa, coordinación en la formación al
equipo de trabajo, asesoramiento en temas de protocolo, traducciones, ….
Pero, lo más importante desde nuestro punto de vista, es que las encuestadas en
una gran mayoría están dispuestas a asumir cualquier tipo de responsabilidad que
se les encomiende.
En este punto me parece que podría ser interesante comentaros algo que he leído
sobre nuestra profesión. En una páginas en la que entrevistan a secretarias para
que den su definición sobre la profesión, una Norteamérica dijo “La secretaria es

10. - 10 -
alguien que siempre es capaz de hacer todo lo que le piden, encontrar todo
lo que alguien busca y, si no puede hacerlo personalmente, entonces
encuentra quien pueda hacerlo por ella.” Por ello, realmente, ¿Cuál es la
mejor manera de definir nuestras tareas? Imposible hacerlo, aunque
nuestra función está clara: básicamente, somos solucionadoras de
problemas.
Una vez hemos tenido en cuenta todo lo anterior, hemos querido preguntar
a nuestras encuestadas cual sería la banda salarial en la que se sentirían
correctamente retribuidas y, como podéis ver en el gráfico comparativo
entre lo actual y lo deseado, la subida salarial que nos gustaría como
colectivo es la subida de una banda salarial a la siguiente, esto es, una
subida del 10%. Podemos entender y asumir que en plena época de crisis
esta es una reivindicación que no va a llegar a buen puerto pero, una vez la
situación esté más calmada y, sobre todo, que como consecuencia de la
misma, las secretarias hayamos demostrado nuestro potencial, creo que
será una reclamación totalmente defendible. Esta postura se ve remarca
cuando preguntamos sobre cual es la opinión de las encuestadas en relación
con su sueldo y la crisis y un 51% responde que su sueldo no está en
consonancia con la marcha de la empresa y la situación de la misma.
Queremos comentar, como curiosidad que demuestra la veracidad en las
respuestas, que dos de las encuestadas piensan que su salario debería
reducirse ya que les están pagando mucho más de lo que ellas consideran

11. - 11 -
que vale su trabajo. Es decir que, en general, hemos intentado valorar todo
lo que hacemos, nuestra dedicación horaria (de la que hablaremos más
adelante) y nuestra fidelidad a la empresa.
Desde el punto de vista de la fidelidad, resulta chocante que, aunque los
cuadros de fidelidad al jefe y de fidelidad a la empresa, parecen similares, el
análisis pormenorizado nos ofrece unas conclusiones dignas de tener en
cuenta: independientemente de la edad de la secretaria, en general somos
personas que tendemos a mantenernos en nuestro puesto, estables, sin
grandes cambios pero, y esto es lo que resulta curioso, es que hasta los 8
años en la empresa nuestra mayor fidelidad es al jefe, entre los 8 y los 15
años de antigüedad, está igualado pero, a partir de los 15 años en la
empresa, lógicamente nuestra fidelidad en con la compañía. Llegados a este
punto, alguna de las encuestadas nos han comentado que esta situación es
totalmente cierta ya que a partir del 8ª año la empresa es TU empresa, te
sientes como en casa y se remarca el sentido de pertenencia a la misma.
Esta tendencia queda claramente definida cuando, siendo más claros en la
pregunta, planteamos si acompañarían al jefe en un cambio de puesto y el
68% ha respondido positivamente pero, si dicho cambio supone un cambio
de empresa, entonces el porcentaje baja hasta el 18%. Como colofón, el
78% de las encuestadas han respondido que se intentarían adaptar si no
pudieran continuar con su jefe o en la empresa, es decir, volvemos a
encontrar pruebas de la fidelidad de las secretarias y, también es cierto, de
su adaptabilidad.

12. - 12 -
También demostramos la confianza en nuestra empresa cuando nos
cuestionamos sobre la seguridad del puesto de trabajo en la crisis. En esta
situación la respuesta es que el puesto no está en peligro según el 75% de
las encuestadas. Creo que esta respuesta demuestra la confianza que
demostramos en nuestras empresas.
Pero esta confianza y fidelidad exigen una respuesta por parte de la
empresa: según el gráfico adjunto vemos que la principal petición que
queremos hacer a las empresas son un mayor reconocimiento laboral, una
mayor atención y valoración por parte tanto de la empresa como de los
jefes y, algo que cabía esperar después del análisis de las bandas salariales,
una subida salarial. Pero resulta de interés ver otras peticiones que, no por
menos numerosas, quiero dejar de remarcar “No sólo hablar de los valores
corporativos, sino también vivirlos”; “evaluación hacia arriba y hacia abajo”,
“definición de la carrera profesional”, “definición de objetivos”. Como se
viene defendiendo a lo largo de esta exposición, los profesionales de la
administración cada vez se quieren involucrar más en las compañías y
demandan un mayor reconocimiento. Antes de terminar con este tema, me
gustaría comentar con vosotras dos respuestas que se han dado dentro de
este apartado y que, por cariñosas, me parece interesante que conozcáis:
la primera de ellas está dentro de las respuestas de si cambiarias de jefe si
el se fuera o lo ascendieran y la respuesta es “¡¡¡Que me lleve con él!!!!. La
otra respuesta es todavía más significativa: Cuando preguntamos que les

13. - 13 -
pediríamos para mantener nuestra fidelidad, una de nuestras encuestadas
dice “¡¡¡Que me haga caso y me dedique 5 minutos!!!”
A pesar de estas peticiones que se le hacen a la empresa, la fidelidad y la
responsabilidad de los profesionales administrativos quedan patentes en las
jornadas laborales. Como todos sabemos en España la jornada laboral
estándar sigue siendo de 40 horas semanales, esto es 8 horas al día. Pero,
si observamos la jornada de trabajo declarada por las encuestadas más del
50% de las mismas trabajan entre 8 y 10 horas e, incluso, un 7% trabaja
más de 10 horas al día. Si extrapolamos el resultado de una jornada de 5
horas, esto quiere decir que solamente el 4 % de nuestras encuestadas
tiene reducción de jornada. Un porcentaje ciertamente pequeño si
recordamos que el grupo mayoritario es de 35 a 45 años.
La responsabilidad de las secretarias se puede ver cuando preguntamos a
nuestras encuestadas por lo que ocurre cuando faltan a su puesto de

14. - 14 -
trabajo-. Al hacer la pregunta no especificamos si por enfermedad, por
vacaciones o por cualquier otro motivo. Volvemos a observar que, a pesar
de que en muchas empresas se defiende la tesis del trabajo en equipo, eso
no es así mayoritariamente: un 64% se encuentra su trabajo sin cubrir.
Pero debemos hacer una observación importante, un 10% de ese trabajo
que se queda sin cubrir lo realiza la secretaria en remoto, es decir desde su
casa o su lugar de vacaciones. Esto no era así hace unos años y,
posiblemente, con el tiempo, esta cifra vaya subiendo precisamente por la
adaptación a las nuevas tecnologías que hemos hablado a lo largo de toda
esta presentación. También podríamos decir que debido a la capacidad de
sacrificio y la responsabilidad de la secretaria: no olvidemos que sin ser
responsable ante la empresa, ella misma se hace responsable de su trabajo
y ese 10% responde independientemente de su situación personal.
Curiosamente, a pesar o como consecuencia de la relación que tenemos con
la tecnología, y como ya hemos anticipado en algún otro punto de esta
presentación, la utilización de las Redes sociales está prácticamente
equiparada con su no-utilización, aunque cuando analizamos las respuestas
vemos que las generaciones más jóvenes son las que están utilizando esta
tecnología mientras que las generaciones con mayor edad no somos
demasiado partidarias de su utilización. Como curiosidad a este dato,
debemos aclarar que en este último caso la utilización de las redes sociales
es más una herramienta más en el trabajo que para nuestra vida personal.

15. - 15 -
A la vista de los resultados que nos da el análisis de las encuestas que nos
han remitido sobre la valoración que dan los jefes a las iniciativas de sus
secretarias, un 49 % si las valoran un 47% no lo hacen y un 4% no opina,
debemos enseñar a nuestros jefes el valor que tiene para ellos nuestro
trabajo y nuestra iniciativa. Muchas veces les pude ocurrir que si
atendieran a alguna de nuestras iniciativas, podrían obtener un punto de
vista diferente respecto al que ellos tienen, ni mejor n peor, simplemente
complementario.
Si volvemos a nuestras intenciones de definir las funciones del puesto, debemos
decir que las responsabilidades del trabajo varían con la experiencia y con la
denominación del mismo. Las secretarias ejecutivas dan un soporte de alto nivel
tanto a una oficina como a los ejecutivos del más alto nivel en la empresa. La
asistente ejecutiva realiza el mismo tipo de funciones pero con un nivel de
independencia mayor que el de la secretaria, y con una capacidad de decisión y,
por ende, una responsabilidad mayor. Como podemos ver, la diferencia en las
funciones es realmente inexistente pero la autonomía, la responsabilidad es mayor
en una asistente que en una secretaria.
Cuando hemos preguntado a nuestras encuestadas si tienen autonomía en su
puesto de trabajo, su respuesta ha sido apabullantemente positiva: un 75% se
considera autónoma. Es más, cuando la pregunta es si tienes capacidad de
iniciativa, el 85% responde de manera afirmativa (aunque los jefes no la valoren lo
suficiente, como ya hemos visto).

16. - 16 -
Llegados a este punto, debemos intentar definir Como es una buena secretaria, una
buena asistente. Pero, ¿Cuáles son las características esenciales de nuestro
carácter para poder trabajar como secretarias según nosotras mismas?
Según nuestras encuestadas, las principales características que se deben tener son:
Confidencialidad y discreción Leal
Organizativa Saber estar
Eficiente Empatía y amabilidad
Proactiva y con iniciativa Flexibilidad
Sentido Común Don de gentes
Pero, además de estas, también recomiendan que las personas que nos dedicamos
a esto debemos tener otros rasgos en nuestro carácter vinculados con la
inteligencia emocional y social tales como:
Carencia de nervios, Entusiasmo, Complicidad, Ilusión por el trabajo, Sentido del
humor, Saber gestionar el stress
Dicho todo lo anterior, hemos querido averiguar cual es la razón de haber
elegido esta profesión. Hemos visto que se debe tener una forma de ser
definida, con unas características no especiales pero si adecuadas para las
funciones que se realizan. Al preguntar si se es secretaria por vocación, por
desarrollo del trabajo o por otros motivos, nos hemos encontrado con la
agradable sorpresa de que casi un 60% somos vocacionales en esta
profesión, solamente un 13% se ha encontrado en estos puestos por el

17. - 17 -
devenir de la vida laboral y un 27% ha llegado a ello por otras razones,
tales como “me ofrecía estabilidad”, “se correspondía con mi perfil personal
y al tratar de decidirme por una profesión, me pareció lo más adecuado”, y
una que me ha encantado “Se empeñó mi padre, pero seguiré en la
profesión ya que me ha gustado”. Pero, y esta para mi es la mejor
demostración de la validez de nuestra profesión, el 97% de las personas
que la eligieron de manera No vocacional repetirían su elección.
Y las razones que dan son tan bonitas como: “El papel de la secretaria es
vital para la empresa y me gusta”; “Es un trabajo dinámico; “Es
enriquecedor”, “Es gratificante por su variedad”; “He tenido mucha suerte
pues he trabajado duro pero ha sido recompensado”, “Me gusta cada día
encontrarme con retos nuevos”. También tiene su parte negativa “Soporto
mucho estres”; “No soy lo suficientemente valorada”, “Conlleva mucha
tensión”.
En muchos casos, la compañía debe formalizar puestos con roles a medida de las
áreas en las que se desarrolla y por ello se requiere una especialización mayor. En
algunas situaciones, el puesto de asistente ejecutiva es el equivalente al de un
coordinador, dado que, como ya hemos dicho, suele tener autoridad formal sobre
otras personas y sobre temas puntuales. Y, recordemos, hemos comentado en otro
punto de la presentación, que la diferencia entre asistente y secretaria es,
digámoslo así, una diferencia cuantitativa más que cualitativa. Por ello, cuando
hemos analizado las respuestas de nuestras encuestadas sobre cual debe ser la
denominación de nuestro puesto de trabajo, nos hemos dado cuenta de que al ser
una encuesta “sencilla” y por escrito, no sabemos si las personas que nos han
respondido son Asistentes o Secretarias por lo que la respuestas están orientadas
en ambos sentidos. Si quiero aclararos que hemos decidido utilizar únicamente las
denominaciones en español, ya que aunque muchas tendemos a utilizar anglicismos
por nuestro trabajo, el español es una lengua muy rica y nos permite no tener que
utilizarlos.

18. - 18 -
Como vemos en los gráficos, las denominaciones mayoritarias han sido Secretaria
con un 74% y Asistente de dirección, con un 31%. En este último caso, como veis,
las respuestas están mucho más fragmentadas. Al igual que he hecho ya varias
veces, me gustaría comentaros algunas de las respuestas que, por no
corresponderse propiamente a una denominación, o no poder ser aplicadas a todo
tipo de empresas, no han sido cuantificadas: “Profesional dedicado a pensar por y
para facilitar el trabajo del director/presidente no como mero administrativo”;
varias encuestadas nos dicen “La denominación no es muy importante, lo que hay
que reconocer es la valoración profesional del puesto de trabajo”; “Organizadores
del trabajo rutinario”; “Colaborador/a empresarial”; “Directora de gabinete de Sr.
X”; “Personal de soporte”, “Quien resuelve problemas”, “Responsable organizativo”,
o “Técnicos auxiliares de gestión”.
Para terminar el análisis de la encuesta sobre la que hemos trabajado, se ha pedido
a las encuestadas que nos dijeran cuales piensan que deberían ser las mejoras a
introducir en nuestra profesión para estar mejor adaptadas a este siglo XXI, y, la

19. - 19 -
verdad, todas las propuestas han sido muy interesantes, pero, por la coincidencia
de las mismas, queremos resaltar las siguientes:
 Debemos mejorar nuestra capacidad de adaptación tanto al mercado como a
las nuevas tecnologías, incluso, si ello es posible, adelantándonos a las nuevas
responsabilidades que pudieran surgir.
 Debemos de mejorar nuestra formación y hacer que sea lo más adecuada
posible a las responsabilidades que estamos asumiendo.
 Debemos mejorar la comunicación dentro de la profesión, promoviendo el
asociacionismo como via de contacto entre las secretarias, de forma que
podamos poner en común tanto nuestras inquietudes como nuestras
necesidades.
 Debemos dar mayor valor añadido a nuestro puesto de trabajo, dando pruebas
de nuestra valía profesional y, por otro lado, valorando nosotras mismas
nuestro trabajo.
 Debemos ponernos como objetivo el que se regularice la formación, que se
establezca un plan de estudios para una carrera de grado medio, equivalente a
una diplomatura.
 Debemos especializarnos y formarnos para cambiar la imagen de la secretaria y
darle prestigio a la profesión.
 Evitar el intrusismo profesional, incluido el provocado por las propias empresas
al fomentar la contratación de profesionales con carrera superior para ocupar
puestos de secretaria.
 Debemos de conseguir una categoría profesional propia con su escala, con total
diferenciación del auxiliar administrativo.
Como conclusión de todo lo dicho, podemos decir que el incremento en la
automatización de la oficina y la restructuración organizativa harán que las
secretarias y las asistentes seamos todavía más productivas en los próximos años.
Los ordenadores, el correo electrónico, los escáneres y todos aquellos servicios
tecnológicos que están en desarrollo actualmente permitirán a la secretaria hacer
más en menos tiempo. Es cierto que el uso de las nuevas tecnologías está
cambiando la distribución del trabajo dentro de la empresa. En muchos casos, las

20. - 20 -
tareas propias de la secretaria tales como las de mecanografiar, fotocopiar y
archivo son ahora realizadas por departamentos especializados en las mismas o por
los propios jefes. Es cierto que muchos de los jefes actualmente se mecanografían
sus propios documentos (el borrador directamente realizado en el ordenador) y
manejan gran parte de su correo electrónico. En general se ha empezado a
subcontratar externamente ciertos trabajos de la empresa: en algunas
organizaciones de menor tamaño, en vez de existir departamentos específicos, se
utilizan secretarias virtuales para ello, por ejemplo secretarias especializadas en
archivo, búsqueda de datos en Internet, etc. En las empresas grandes en vez de
las secretarias virtuales se subcontrata con empresas dedicadas únicamente a esa
rama de la actividad.
El desarrollo tecnológico de la oficina va a continuar. De todas maneras, como
hemos visto en este rato, muchas de las tareas que realizamos las secretarias son
de carácter más personal (entendiéndose como tal que debe realizarlas una
persona), de naturaleza interactiva y, lógicamente, no fácilmente automatizables.
La responsabilidad de organizar conferencias, el trato con clientes, las relaciones
inter-departamentales exigen tacto y exigen saber comunicarse. Debido a que la
tecnología, por ahora, no sabe comunicarse, las secretarias continuaremos teniendo
un rol importante en las empresas.
Como consecuencia de la crisis actual, en muchas empresas está disminuyendo el
personal administrativo. De hecho, hay una fuerte tendencia a que cuando las
compañías están en crisis, no se reducen las funciones sino que se necesitan
trabajadores con múltiples talentos, multitarea, que sean capaces de asumir varias
funciones al mismo tiempo. Y ¿Quiénes son mejores que las secretarias para
realizar múltiples tareas al mismo tiempo?
Por último, recordemos que hace 20 años, cuando yo empecé a trabajar aquí, se
decia que los jefes no iban a necesitar a las secretarias ya que con el correo
electrónico y los mensajes de voz, ellos podrían atenderse solos. Y es verdad, las
secretarias han dejado de realizar esas tareas en exclusividad. Ahora somos
profesionales de la administración. Hemos evolucionado y elevado el nivel.

21. - 21 -
Cuando los mandos intermedios están desapareciendo ¿Quién ha ocupado sus
puestos?
Para despedirme, creo que la frase que aparece en pantalla, que la he dejado en
inglés por ser más descriptiva, aclara cual es el futuro de nuestra profesión: