La società CAMPA, mutua sanitaria integrativa, ricercava una soluzione che permettesse di automatizzare, controllare e ottimizzare i processi di ricezione e inserimento delle pratiche di rimborso, svolti manualmente. Grazie al workflow di ARXivar è stato possibile gestire in maniera automatizzata l'intero processo di ricezione e lavorazione delle pratiche di rimborso, creando al contempo un archivio elettronico completo delle pratiche presentate e un portale web dove gli associati possono seguire l'iter di approvazione della pratica.

1. Una nostra storia di successo

2. L’Azienda
La CAMPA è una Società di Mutuo Soccorso senza scopo di lucro,
costituita nel 1958 a Bologna per fornire assistenza sanitaria alle
categorie del lavoro autonomo, dei professionisti e degli artisti, che
non avevano nessuna forma di copertura.
Con la riforma sanitaria del 1978 si è aperta a tutti i cittadini, ed
oggi è aperta a tutti coloro che vogliono avvalersi di una copertura
sanitaria integrativa.
È attualmente una delle più efficaci Mutue Sanitarie Integrative in
campo nazionale.

3. L’Azienda
Opera in Emilia Romagna, Lombardia, Veneto,
Lazio e su gran parte del territorio italiano.
14.000 Soci - 3600 iscrizioni
11,5 milioni di euro di rendiconto economico nel
2012.
9,4 milioni di Euro di erogazioni sanitarie.

4. L’Esigenza
La CAMPA ricercava una soluzione che gli
permettesse di automatizzare, controllare
e ottimizzare i processi di ricezione e
inserimento delle pratiche di rimborso,
svolti manualmente.

5. La Gestione manuale delle pratiche
I documenti cartacei
(ricevuti tramite fax,
portale o a banco)
venivano accumulati e
gestiti manualmente, in
una fase successiva,
per l’inserimento dei
dati nel gestionale.
BANCO FAX PORTALE
STAMPA
RACCOLTA MANUALE
INSERIMENTO MANUALE
NEL SISTEMA

6. Questo comportava
• possibili errori nell’ inserimento dei dati,
• tempi lunghi di evasione delle pratiche,
• una grossa mole di dati cartacei da archiviare.

7. L’introduzione di ARXivar
BANCO FAX PORTALE
REGISTRAZIONE
AUTOMATICA
SCANNERIZZAZIONE
REGISTRAZIONE
AUTOMATICA
ASSEGNAZIONE
TESSERA
ASSEGNAZIONE
TESSERA
ASSEGNAZIONE
AUTOMATICA
ARXIVAR
L’automatizzazione dell’intero flusso delle pratiche è
stata realizzata attraverso il Workflow di ARXivar

8. L’introduzione di ARXivar
ha permesso di avere:
un archivio completo di tutte le pratiche gestite
un flusso operativo guidato per ogni singolo step,
un elenco di operazioni da svolgere e allert
automatici in caso di mancato svolgimento di
un’attività, inviate all’operatore dal sistema

9. L’evoluzione operativa
Scansionata la documentazione per il
rimborso e associata la tessera della
persona intestataria della richiesta, il
sistema ha a disposizione tutti i dati
per l’apertura di un task e l’inizio del
worflow di gestione delle pratiche.
La procedura è basata su connettore
WCF tra un applicazione in uso e
ARXivar e riconoscimento con barcode
nel caso di documentazione cartacea.

10. Workflow e automazione
Tramite il Workflow di ARXivar è stato possibile automatizzare gli interi
processi di:
 Gestione Pratiche Dirette
 Gestione Pratiche Indirette
 Gestione Gruppi aziendali

11. WEB e Mobile
E’ stato realizzato un portale
web che permette agli
associati di interrogare la
situazione previdenziale,
consultare le pratiche e la
propria posizione.

12. I Benefici
La gestione del workflow, ha consentito a Campa di
acquisire, organizzare ed elaborare i documenti
cartacei, ottenendo una riduzione del carico di lavoro
manuale degli operatori in ufficio e al contempo un
generale aumento del livello di servizio erogato
all’utente finale.
Le attività di consultazione e aggiornamento delle
singole pratiche è stata semplificata e velocizzata e
sono state ridotte le possibilità di errore
dell’operatore grazie alla verifica e alla manutenzione
automatica dei dati.

13. I Benefici
Grazie all’archiviazione delle pratiche il sistema è in
grado di fornire in maniera automatica statistiche
periodiche relative al numero delle pratiche inserite
ed evase, importi liquidati e autorizzazioni non
sfruttate
Grazie all’automazione dei processi i tempi di
liquidazione delle pratiche sono state dimezzate.

14. I Riconoscimenti
Il Caso CAMPA ha ottenuto il riconoscimento
di azienda innovatrice nella sezione:
“Gestione documentale”
Premio Innovazione ICT
SMAU Bologna 2013