La necessità è stata quella di dematerializzare l’intero ciclo di consegna merci. Con circa 50 trasportatori che, giornalmente, si occupano di rifornire i punti vendita e i negozi in franchising la carta, per Butalia S.p.A., era diventata un grosso problema di gestione. Documenti mancanti, prezioso tempo impiegato per l’archiviazione e tempi di ricerca a volte biblici. L’obiettivo finale richiesto dall'azienda è stato quello di avere un unico contenitore per gestire, nella totalità, l’attività di consegna merci in modo fruibile da ogni dispositivo. Scopri ilprogetto realizzato con ARXivar.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
LA STORIA
Da oltre trent’anni la Butali S.p.A. è la principale azienda dell’Italia centrale
specializzata nella moderna distribuzione di elettrodomestici e di elettronica di
consumo. È uno dei principali soci di Euronics e ha 35 punti vendita diretta e 21 punti
vendita in franchising.
CORE BUSINESS
Il mercato di riferimento è quello della Liguria, Toscana, Umbria e Lazio, dove l'azienda
è leader per numero di punti vendita diretti e per il fatturato, con una quota relativa
pari al 30%.
La scelta strategica di privilegiare e rafforzare la propria attività nel centro Italia ha
permesso di incrementare la copertura territoriale e la capillarità distributiva,
ottimizzando nel contempo i costi generali e logistici.
Ad oggi ha un fatturato di oltre 230 milioni di euro, circa 700 dipendenti, 35 punti
vendita e un magazzino logistico di oltre 15.000 mq.

3. ESIGENZA
PERCHÉ ARXIVAR?
La necessità è stata quella di dematerializzare l’intero ciclo di consegna merci.
Con circa 50 trasportatori che, giornalmente, si occupano di rifornire i punti vendita e i negozi in
franchising la carta era diventata un grosso problema di gestione.
Documenti mancanti, prezioso tempo impiegato per l’archiviazione e tempi di ricerca a volte biblici.
L’obiettivo finale richiesto dalla direzione è stato quello di avere un unico contenitore per gestire, nella
totalità, l’attività di consegna merci, attività che fosse fruibile da ogni dispositivo e che eliminasse ogni
supporto cartaceo.

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
I trasportatori sono stati dotati di tablet aziendale con scheda dati.
Alla consegna della merce dal magazzino centrale, la firma viene apposta dal trasportatore su una
tavoletta grafometrica. Il documento di trasporto firmato (con validità legale) viene automaticamente
allegato al documento principale e via wi-fi viene caricato nel tablet del trasportatore.
Il trasportatore viaggia quindi senza carta, consegna la merce, fa firmare il cliente nel tablet e in caso
avvia una non conformità. Il sistema centrale viene informato dell’avanzamento di ogni attività e,
contemporaneamente, viene pure informato il cliente tramite e-mail della consegna della merce.
L’app del tablet funziona sempre anche in assenza di segnale dati, assicurando continuità del servizio.
Al momento di presenza di segnale dati l’app si sincronizza con il server allineando i dati.
L’archiviazione è automatica e l’intero ciclo è dematerializzato.

6. BENEFICI
Con ARXivar, senza più dover gestire la carta, si sono avuti immediati benefici come:
• Risparmio di tempo
• Risparmio di spazio necessario all’archiviazione
• Aumento dell’efficienza
• Minor tempo impiegato nel reperimento delle informazioni
I benefici di quest’automazione sono stati così evidenti che in breve tempo sono stati avviati altri
progetti come creazione portale web dipendenti, creazione contenitore per fatture elettroniche e
creazione workflow approvativo per DDT provenienti dai punti vendita.

7. PAROLA AL CLIENTE
«ARXivar ha apportato alla nostra realtà aziendale 3 vantaggi distintivi: la
dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti estesa oltre che ai DDT ad altre
tipologie documentali con sostanziale abbattimento costi, la condivisione
temporizzata dei documenti digitali tramite link anziché tramite la diffusione di
allegati ha aumentato il livello di affidabilità e di sicurezza della Distribuzione delle
informazioni grazie al monitoraggio degli accessi ed infine, ma non in ordine di
importanza, la modularità di ARXivar ci ha consentito di calarlo ad hoc in diverse aree
aziendali fornendoci altresì molteplici spunti per future applicazioni».
Moreno Baldini, CIO
Butalini SpA