Maakuntadigiverkoston tapaaminen 13.12.2018

1. SÄHKÖINEN HANKEHALLINTA
13.12.2018

2. Tavoitteita:
Hanke tähtää toimintatapojen ja -järjestelmien kehittämiseen, sähköistämiseen ja
yksinkertaistamiseen ja sen keskeisenä tavoitteena on hallinnollisen taakan purkaminen
Sähköistäminen lyhentää hankinnan eri vaiheiden aineistojen käsittelyaikoja
Tavoitteena on henkilötyövuosien parempi kohdentaminen.
Hankintojen sähköistämisellä tavoitellaan myös sujuvampaa hankintatoimintaa, jolla on
mahdollisia vaikutuksia hankintojen onnistumisen kannalta.
2

3. Asiakkaan tarpeet Visio Strategia
Kokonaisarkkitehtuuri Hankesuunnittelu
Osa-arkkitehtuuri Vaatimusmäärittely
Oma työ/ostopalvelu Kilpailutus
Toteutus Testaus
Käyttöönotto/Koulutus Ylläpito
Seuranta/Kehittäminen
3

4. Hankinnan ydintoiminnot
Sopimus
Tarjous
Hankinta-
ohjelma
HILMA
ilmoitus
Tarjous-
pyyntö
Sopimuksen
aikainen
toiminta
Vastaanotto
Takuu-
aikainen
toiminta
Hankintatarpeiden
tunnistaminen ja
määrittely
Suunnittelu
ja valmistelu
Toteutuksen
aikainen toiminta
Kilpailutus
1 2 3
Hankehallinta koko hankintaprosessin ajan
Resurssien käyttö 26% Resurssien käyttö 55%Resurssien käyttö 19%

5. Yksinkertaistettu kokonaiskuva
T
I
1. 3. 5.4. 2
.
1. Hankkeen käynnistys (HHJ)
2. Avaus/avaustoimenpide (USPA)
• Metatiedot, diaarinumero
(asianumero), käsittelijät
3. Hankkeen asiakirjojen valmistelu (HHJ)
• Hankesuunnitelmat/-ohjelmat
• Tekniset, kaupalliset…
4. Kilpailutus (Cloudia)
• Asiakirjat (linkit ja liitteet)
• Rakenteelliset lomakkeet
• Hankintailmoitus-hankintapäätös
(jälki-ilmoitus)
5. Hankkeen toteutus (HHJ)
• Sopimus
• Kanssakäyminen
• Asiakirjat
Sähköinen arkistointi, allekirjoitus…läpi
hankintaprosessin
6. Valtion hankintojen suunnitteluun liittyvä
tulevien hankkeiden kilpailutuskalenteri.
Toteutus 2019/Hansel
7. Viranomaisrekisteritietojen tarkastus (EU-
kynnysarvot ylittävät), mm. verojen ja
sosiaaliturvamaksujen maksamisesta,
konkursseista, ulosotoista ja yrityksen
vastuuhenkilöistä sekä tilinpäätös- ja
tasetiedot. Tarjoajan ei tarvitse liittää
tarjouksiin ko. tietoja.
8. Hankintojen ohjeet ja malliasiakirjat
Kytkentä HHJ (Plug-in). Toteutus 10/2018
”TOS” TOS/
TOJ
”TOS”
Asiakirjat Metatiedot
Kilpailutuskalenteri
VHR
7.
6.
TOS=Tiedonohjaussuunnitelma
TOJ=tiedonohjausjärjestelmä
8.
Hankinnan
ohjeistuspalvelu
Cloudia
kilpailutus-
portaali
Hankeaineiston
hallintajärjestelmä
Asian- ja
asiakirjahallinta

6. Maakunnallisen hankinnan
näkökohtia (MVA)

7. Hankinnan kyvykkyyden organisoinnin vaihtoehdoista (ei juridisesti tarkistettu)
7
Maakunnan organisaatioesimerkki
Osaamiskeskus NOsaamiskeskus …Osaamiskeskus 1
Maakuntajohto
Konsernipalvelut
(osaamiskeskus)
Asiakkuudenhallinta
Palveluiden järjestäminen ja mahdollistaminen
Palvelutuotanto
Henkilöasiakkaan palveluprosessit
= Ydinprosessinomistaja = Prosessinomistaja
Henkilö
Yritys
V iranomainen
Yhteisö
Elinkeinonharjoittajan palveluprosessit
Viranomaispalveluprosessit
Yhteisöjen palveluprosessit
A siakasseg-
mentti ProsessiYdinprosessi
Asiakasohjaus
Sisäinen tarkastus
Rahoituksen EU-toimielimet
Maakunnan
liikelaitokset ja
konserniyhtiöt
Maakuntien yhteiset
• VIMANA
• SoteDigi
• ”Kasvupalvelut”
• Digiyhtiöt/KELA
• Maakuntien
tilakeskus
H
a
n
k
i
n
n
a
t
?
• Hankinnat voi sijoittaa esimerkiksi
konsernipalveluihin ja erityisesti
palveluiden järjestämisen piiriin,
palvelutuotannon piiriin tai näiden
yhdistelmään.
• Maakuntauudistuksen taloudellisuus-
ja laatutavoitteiden saavuttamisessa
hankinnoilla on suuri merkitys.
 Hankintojen organisointi ja linjaukset
ovat tärkeä osa maakunnan
käynnistämistä ja kaipaa sekä
maakuntien yhteisen että yksittäisen
maakunnan tason selvittämistä ja
suunnittelua
Lähde: Maakuntien
viitearkkitehtuuriluonnos

8. Hankinnan tietojärjestelmäpalvelut / MVA ja HHJ
8
Lähde: Maakuntien viitearkkitehtuuriluonnos
Arkistointi

9. Asian- ja
asiakirjanhallinta
Mn)
Asian- ja
asiakirjanhallinta
(M2,...)
Asian- ja
asiakirjanhallinta
(M1)
Hankinta-asiantuntija
Hankintakonsultti
Järjestäjä
Hankeaineiston
hallintajärjestelmä
Cloudia
(kilpailutus- ja
sopimusportaali)
Suunnitelma- ja
toteumatietojärjeste
lmä ja muut
virastojen
integroitavat
Sähköisen aineiston
päätearkistointi
SAPA tai muita
Suunnitelma- ja toteumatiedot
(tie,väylä ja vesi)
Rekistereiden tietoja
Tieosoiterekisteripäivitykset
Seurantajärjestelmätietoja
Päätearkistointi
Palveluntuottaja
Asiakirjat
Metatiedot
Asian avaaminen
Toimituksenaikainen
aineistokäyttö
Kilpailutuksen
järjestäminen
Kilpailutukseen
osallistuminen
Hankinnanaikainen
aineistokäyttö
Velvoitteiden-
hoitotiedot
Kilpailutus-
kalenteri
Velvoitteiden
hoitorekisteri
(VHR)
Päätearkistointi
Arkistointi
Haasteita maakunnissa
”TOS”
TOS/
TOJ
”TOS”
TOS=Tiedonohjaussuunnitelma
TOJ=tiedonohjausjärjestelmä
Keskitetty TOS ja asianhallintajärjestelmä ?
TOS/
TOJ
TOS/
TOJ
10…asianhallintajärjestelmää
Vimana kilpailuttaa/toteuttaa
kansallista ratkaisua, joka
tulossa 13 maakuntaan.
Viidessä omat ratkaisut.

10. Sähköisen hankehallinnan palveluiden käyttö maakunnissa
Tämä on otettu huomioon jo palvelusopimusta tehdessä. Tilaajalla on oikeus siirtää sopimukseen
liittyvät oikeutensa ja velvollisuutensa kolmannelle osapuolelle.
Maakuntien arkkitehtuuriverkoston tapaaminen oli marraskuussa 2018, jossa esittelin
palvelukokonaisuutta. Tapaamisessa sovittiin, että kokonaisuudesta keskustellaan VM:n kanssa.
Palvelukokonaisuus on sisällytetty maakuntien järjestelmät/palvelut kokonaisuuteen. Tarkemmin
tätä asiaa käydään läpi joulukuussa Vimanan asiantuntijoiden kanssa.
10

11. MAKU-TOS
Maakuntien
tiedonohjaussuunnitelma ja
tiedonohjauksen tavoitetila
Projektisuunnitelma
28.8.2018Anneli Pekkanen, pp 11

12. MAKU-TOS -projekti
 MAKU-TOS on maakuntien asian- ja asiakirjahallinnon kehittämisprojekti, jossa
määritellään ja toteutetaan maakuntien yhteinen tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
 Maakuntien yhteisen tiedonohjauksen kehittämistä jatketaan MAKU-TOS – projektina
VATE-TOS –projektissa ja Vimanan asianhallinnan esiselvityksessä tunnistettujen
kehittämisalueiden ja –tehtävien mukaisesti
 MAKU-TOS -projektin tavoitteena on kehittää ja edistää maakuntien tiedonhallintaa
tiedonohjauksen osa-alueella siten, että sähköiset käsittelyprosessit tunnistetaan,
käsitellään ja hallitaan yhtenäisten luokitusten, tietorakenteiden ja sääntöjen mukaisesti
28.8.2018 12Anneli Pekkanen, pp