1. ADMINISTRASI SDM
ADMININISTRASI SDM
KARYAWAN BARU :
Job Desc. (D)
Permintaan Tenaga Kerja (D)
Berkas Aplikasi (D)
Data Pribadi Pelamar (D)
Wawancara (D)
Surat Penolakan (D)
Offering Letter (D)
Surat Perjanjian Kerja (D)
Check List (D)
Performance Karyawan Baru (D)
Surat Pengangkatan (D)
Surat Pemberitahuan GMP (D)
File Data Karyawan (D)
KARYAWAN EXISTING :
Perubahan Data Karyawan (D)
Performance Appraisal (D)
Promosi Gaji / Golongan / Jabatan (D)
Rotasi / Mutasi (D)
Demosi (D)
Surat Peringatan (D)
Surat Penon-aktifan (D)
Exit Interview (D)
Exit Clearance (D)
Reference Letter (D)
SK Promosi (D)
SK Rotasi / Mutasi (D)
SK Demosi (D)
INFORMASI
SDM
HR Standard Report (D)
Customize Report (D)
ADMIN
PERSONALIA
ADMIN
REMUNERASI
ADMINISTRASI REMUNERASI
File Data Karyawan (D)
Perubahan Status (D)
Daftar Fasilitas & Benefit (D)
Data Overtime / Lembur (D)
Data Cuti (D)
Data Absensi (D)
Data Incentive (D)
Data THR / Bonus (D)
Pembayaran Kompensasi & Benefit (D)
Pembayaran Gaji Karyawan (D)
Pembayaran PPh Karyawan (D)
Pembayaran Jamsostek/Askes (D)
Remunerasi Report (D)
File Data Remunerasi (D)
2. administrasi SDM – karyawan baru
PROSES AKTIVITAS
JOB DESC.
(OD-F01)
PROSES
ADMINISTRASI
PERSONALIA
START
FINISH
PERMINTAAN TK
(RM-F01)
BERKAS
APLIKASI
DPP
(RM-F03)
WAWANCARA
(RM-F04)
OFFERING LETTER
(RM-D03)
CHECKLIST
(RM-D06)
PERFORMANCE
KARYAWAN BARU
(RM-F06)
SURAT
PERJANJIAN
KERJA (RM-D04)
SURAT
PENGANGKATAN
(RM-D08)
SURAT G M P
(RM-D09)
FILING
DOKUMEN
Proses Administrasi Personalia
Berkas-berkas data karyawan dari proses rekrutmen
diserahkan ke bagian administrasi personalia untuk
ditindaklanjuti :
a. Untuk karyawan yang diterima bekerja dibuat surat
perjanjian kerja.
b. Untuk karyawan yang telah melewati masa percobaan
dan diterima menjadi karyawan tetap dibuatkan surat
pengangkatan.
c. Sedangkan untuk karyawan yang tidak lolos masa
percobaan maka dibuatkan surat gagal masa percobaan
(GMP).
Filing Dokumen
Kemudian berkas-berkas data karyawan tersebut serta
surat-surat yang ada (surat perjanjian kerja, surat
pengangkatan, surat GMP) dilakukan filing data baik secara
database maupun hardcopy.
FILE DATA
KARYAWAN
(PA-D01)
3. PROSES AKTIVITAS
PERFORMANCE
APPRAISAL
(PM-F04)
PROSES
ADMINISTRASI
PERSONALIA
SK PROMOSI
(WM-F01)
START
FINISH
USULAN PROMOSI
GAJI/GOL/JAB
(PD-F04)
USULAN
ROTASI/MUTASI
(PD-F06)
USULAN DEMOSI
(PD-F05)
SK
ROTASI/MUTASI
(PA-D03)
SK DEMOSI
(WM-F01)
FILING
DOKUMEN
FILE DATA
KARYAWAN
(PA-D01)
Proses Administrasi Personalia
Berkas-berkas data karyawan dari proses performance
management, people development dan industrial relation
diserahkan ke bagian administrasi personalia untuk
ditindaklanjuti sebagai berikut :
a. Karyawan yang dipromosikan maka dibuat surat
keputusan (SK) promosi.
b. Karyawan yang rotasi atau mutasi dibuatkan SK rotasi /
mutasi.
c. Karyawan yang dinyatakan tidak perform dan diminta
oleh atasannya untuk diturunkan jabatannya maka
dibuatkan SK demosi
Filing Dokumen
Kemudian berkas-berkas data karyawan tersebut serta
surat-surat yang ada (SK promosi, rotasi/mutasi dan
demosi) dilakukan filing data baik secara database maupun
hardcopy.
SURAT
PERINGATAN
(IR-F01)
PERUBAHAN DATA
KARYAWAN
(PA-D02)
SURAT
PENON-AKTIFAN
(IR-F02)
EXIT CLEARANCE
(IR-F03)
EXIT INTERVIEW
(IR-F04)
REFERENCE LETTER
(IR-F05)
administrasi SDM – karyawan yang sudah ada
4. administrasi remunerasi
PROSES AKTIVITAS
ADMINISTRASI
REMUNERASI
PEMBAYARAN
KOMPENSASI &
BENEFIT
(PA-D09)
START
FINISH
FILING
DOKUMEN
PERUBAHAN
STATUS
(RM-F07)
DAFT.FASILITAS
DAN BENEFIT
(WM-D06)
PEMBAYARAN
GAJI KARYAWAN
(PA-D10)
PELAPORAN
PPh KARYAWAN
(PA-D11)
REMUNERATION
REPORT
(PA-D13)
PEMBAYARAN PREMI
JAMSOSTEK/
ASURANSI
(PA-D12)
FILE DATA
REMUNERASI
(PA-D14)
Administrasi Remunerasi
Informasi perubahan data karyawan baik karyawan baru
maupun yang masih exist, perubahan fasilitas dan benefit,
lembur karyawan, data pengobatan, data cuti, data absensi,
data incentive data THR maupun bonus diinformasikan ke
bagian remunerasi untuk dilakukan proses sebagai berikut :
a. Yang berkaitan dengan pemberian fasilitas benefit maka
dilakukan proses pembayaran kompensasi fasilitas dan
benefit.
b. Yang berkaitan dengan perubahan gaji, lembur
karyawan, pengobatan, cuti, absensi, incentive, THR dan
bonus diproses untuk dilakukan perhitungan gaji karyawan.
c. Berdasarkan proses perhitungan gaji maka dihitung
pajak karyawan untuk selanjutnya dilakukan pembayaran
pajak bulanan. Pada waktu akhir tahun dilakukan
rekonsiliasi dan perhitungan pajak tahunan (SPT 1721A1
dan 1721A).
d. Yang berkaitan dengan Jamsostek/Asuransi dilakukan
proses, pelaporan dan pembayaran premi
Jamsostek/Asuransi ke instansi terkait.
e. Remuneration report disesuaikan dengan kebutuhan
informasi yang diperlukan oleh departemen terkait.
Filing Dokumen
Kemudian berkas-berkas data karyawan tersebut serta
surat-surat yang ada (SK promosi, rotasi/mutasi dan
demosi) dilakukan filing data baik secara database maupun
hardcopy.
FILE DATA
KARYAWAN
(PA-D01)
DATA OVERTIME
(PA-D04)
DATA CUTI
(PA-D05)
DATA ABSENSI
(PA-D06)
DATA INCENTIVE
(PA-D07)
DATA THR/BONUS
(PA-D08)
5. informasi SDM
PROSES AKTIVITAS
START
FINISH
HR STANDARD
REPORT
(PA-D15
CUSTOMIZE
REPORT
(PA-D16)
PENGOLAHAN
DATA DAN
INFORMASI
FILE DATA
KARYAWAN
(PA-D01)
Pengelolaan Data dan Informasi SDM
1. Data karyawan baru, perubahan data karyawan existing
dan data pengelolaan administrasi personalia di-file
sebagai database dan hardcopy data tersebut diarsipkan
(didokumentasi).
2. File database tersebut diolah dan dijadikan bahan
laporan/informasi.
3. Informasi yang disajikan berupa HR Standard Report
atau disesuaikan dengan kebutuhan user (customize
report)
4. HR Standard Report dibuat secara periodik, umumnya
setiap bulan dan disajikan pada periodical review.
Beberapa contoh HR Standard Report antara lain :
a. Man Power Profile (Direct, Indirect, dll.)
b. Man Power Statistic (Man Power Planning vs
Existing)
c. Man Power Productivity
d. Labour Turn Over, Absenteism Rate, dll.
5. Customize report dibuat sesuai dengan kebutuhan
user, baik jenis, format maupun waktu dibutuhkan.
6. Data dan informasi yang tersaji oleh HRD/User dapat
dianalisa dan dijadikan bahan tindak lanjut.
7. Data dan informasi yang dibuat selain diserahkan atau
disajikan ke user, juga di file untuk dokumentasi.
