1. цели дипломной работы
Для достижения цели дипломной работы необходимо выполнить ряд задач:
Рассмотреть теоретические аспекты и понятия документа и документопотока
организации.
Рассмотреть понятие электронного документа и его правовой статус.
Рассмотреть понятие системы электронного документооборота.
Изучить исторический аспект развития СЭД, и имеющиеся технологии к
автоматизации делопроизводства в настоящее время.
Выполнить постановку задачи на внедрение СЭД в организации исходя из
общих требований в документоведению.
Рассмотреть классификацию СЭД.
Провести обзор существующих решений на российском рынке.
Выявить положительный экономический эффект от внедрения СЭД.
Рассчитать затраты на внедрение СЭД.

2. Предмет исследования.
• Глава 1.
• Предмет исследования. Цели и причины развития электронного
документооборота на предприятии
• 1.1. Основные понятия документооборота
• 1.1.1. Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением
функций управления и деловыми процессами.
• Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной
системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих
предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию,
сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску,
распространению и использованию документной информации в обществе.
• На международном уровне наиболее общим признано определение
документа как записанной информации, которая может быть использована
как единица в документационном процессе.
• Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите
информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

3. Назначение СЭД
• Система управления электронным документооборотом (СЭД) предназначена
для следующих целей:
• интеграции процессов документального обеспечения управления
предприятием в рамках единой информационной системы;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления
предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к
электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных
документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов
документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в
электронном виде;
• интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
• создание качественно новой информационной базы для последующего
совершенствования процессов документационного обеспечения управления
и технологии работы с документами *6, 12].
• СЭД должна соответствовать существующей информационно –
организационной структуре предприятия (группы предприятий) и
обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

4. Выбор и обоснование внедрения СЭД
• Основными задачами проектирования и внедрения являются:
• оказание влияния на улучшение организации учетной, плановой и
аналитической работы;
• выбор оборудования и разработка рациональной технологии решения задач
и получения результатной информации;
• составление графиков прохождения информации как внутри, так и между
производственными и функциональными подразделениями;
• создание БД, обеспечивающей оптимальное использование информации,
касающейся планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности;
• создание нормативно-справочной информации.
• В процессе описания постановки задачи важной является точность и полнота
названий всех информационных единиц и их совокупнос

5. Особенности выбора автоматизированной системы
документооборота
• 1. Объем документов, которые будут храниться в системе.
• При очень больших количествах документов целесообразно выбрать ИТ-решение, где реализован
механизм иерархического структурного хранения (HSM - Hierarchal Storage Management).
• 2. Сложность организационной структуры компании, наличие территориально-распределенных
подразделений.
• 3. Наличие бумажного архива большого объема.
• В этом случае целесообразно обратить внимание на системы, в состав которых входят интегрированные
средства для массового ввода документов.
• 4. Использование специфических форматов хранения документов.
• 5. Поддержка защиты информации (шифрование, разграничение доступа к данным и т.д.).
• 6. Поиск документов на нужном языке и в нужном формате.
• 7. Поддержка стандартов.
• Технологии работы СЭД не должны противоречить стандартам (внутренним, отраслевым, ГОСТ,
международным), которые применяются в компании в сфере контроля качества, организации хранения
информации и т.д.
• 8. Поддержка маршрутизации документов, потоков работ.
• Маршрутизация (порядок и регламент прохождения документа между участниками, которые
задействованы в работе с ним) может быть «свободной» и «жесткой». В первом случае любой пользователь
может изменить маршрут документа, во втором случае — только ответственный за этот процесс специалист
[1, 5, 12, 14, 26].

6. Преимущества внедрения СЭД
• С внедрением СЭД организация приобретает тактические и стратегические
преимущества. Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат.
Их достаточно легко определить и измерить:
• Физическое освобождение места;
• Уменьшение затрат на копирование;
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
• Уменьшение затрат на бумагу.
• Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение
общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями
(документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения
новых типов работ или выполнения работ по-другому