1. TUTORIAL INTERACTIVO¿Cómo hacer un metadato mediante la plataforma Cassia® ?(Catalogador SiBSobre Información Ambiental)*convenio: *Basado en: Guía para el uso del aplicativo Cassia para la documentación de metadatos sobre biodiversidad: Usuario Catalogador del Instituto de Investigación de Recursos Biológicos Alexander von Humboldt (Bogotá DC, Colombia, 2007)

2. ¿Qué es un metadato? Los metadatos son datos que describen, de manera estandarizadaotros conjuntos de datos. Son un análogo de las antiguas fichas bibliográficas (que describían el contenido y características de un libro en la biblioteca), pero en este caso sistematizadas y con mucha más información! Por ejemplo, una tesis de un estudiante de biología: en ella se tomaron datos deriquezaydiversidad de aves y de pluviometría, en 5 departamentos del país. Pero, qué tipo de aves?… todas las que encontraron?, o un grupo en particular? (acuáticas, rapaces u otras), en cuáles departamentos?, por cuántotiempo?,quién tomo los datos?, qué tipo de ecosistema se evaluó?

3. ¿Qué es un metadato? Con ésta y otra información adicional, se construye un metadato, el cual describe el conjunto de datos de esa tesis, permitiendo su divulgación y conocimiento. Otros científicos o estudiantes del mundo podrán saber que ese trabajo existe, dónde se realizó, sabrán también quién lo hizo, y por supuesto… cómo contactar al autor. Esto evita trabajos redundantes, genera interacciones entre investigadores y nos permite saber el estado del conocimiento real de nuestro país! Estas herramientas son de gran importancia en la gestión de datos e información porque facilitan la búsqueda, recuperación e integración de datos provenientes de distintas fuentes.

4. ATENCIÓN Un metadato es un formulario que describe tus datos tus documentos o tu investigación… Pero NUNCA se adjuntan los datos originales (no es posible), el metadato solo “cuenta” la historia de tus datos, no “entrega” los datos.

5. ¿Qué es Cassia? Es una herramienta en línea, de libre acceso y uso, a la cual se puede acceder desde la página principal del Sistema de Información sobre Biodiversidad. (http://www.siac.net.co/web/sib/home) (Tutorial pdf: http://www.sib.gov.ar/archivos/cassia.pdf)

6. ¿Qué es un conjunto de datos? Grupo de registros colectados durante una investigación (salidas de campo, experimentos de laboratorio, encuestas, análisis de fotografías aéreas, búsqueda bibliográfica, análisis estadísticos, entre otros). Cada conjunto está delimitado por el contenido de su información, su procedencia (cuándo y dónde) y el método utilizado para la recopilación de los datos. Un conjunto de datos es una unidad independiente de administración de información.

7. ¿Cómo identifico conjuntos de datos? Identifique los sitios donde se encuentra depositada información en su institución. (bibliotecas personales, computadores personales, etc.). Identifique el tipo de información que maneja la institución, o que usted posee. (caracterizaciones, diagnósticos, listados, imágenes, bases de datos, etc.). Seleccionar los documentos a caracterizar. (A cada documento o set de datos, se le creará un metadato). “Instructivo para la identificación de conjuntos de datos sobre biodiversidad“ (Vera & Arzuza, 2007)

8. ¿Qué características observo en un conjuntos de datos? Analice en el documento seleccionado… Con que unidades biológicas está relacionado? (especies, ecosistemas, células, poblaciones, etc.). Que variables son evaluadas en las unidades biológicas? (conteos, descripciones, morfometrías, edades, etc.). Tiene coherencia lógica y correspondencia entre los datos? (todos los ítems tienen su dato y están bien tomados). Tiene una estructura de archivos para almacenar la información? (hojas de calculo, imágenes, etc.). Tiene definida una metodología empleada para la captura de información? Mis datos están vinculados con otros datos? (por ejemplo: datos de una microcuenca en una cuenca más grande, o de un año en un set de datos de varios años, etc.).

9. ¿CÓMO CREAR METADATOS EN CASSIA?

10. Comenzamos accediendo al portal web de cassia http://www.siac.net.co/cassia/index.jsp

11. Ahora, hay que registrarse como…catalogador de cassia! Para que solo tu puedas manejar tus datos, debes registrarte como usuario catalogadoren el vinculo “Regístrese”. Como usuario catalogador, se te asignará una contraseña y una carpeta interna, donde serán almacenados tus metadatos, una vez tengas tu contraseña, accede en “Ingresar”.

12. Crear un nuevo conjunto de datos Al ingresar a la aplicación, encontraras ésta pantalla. Haz click en el menú “Metadatos” luego en “conjunto de datos” y finalmente en “Nuevo”

13. Antes de continuar… En el siguiente paso se nos preguntara por el perfilcon el cual se quiere crear el metadato… Pero… que es un perfil de datos? Un perfil es una descripción de un objeto, en este caso de unos datos. Existen ya varios perfiles ampliamente utilizados, cada uno es un formulario con “campos” que debemos completar. Según la naturaleza de los datos (geográficos, biológicos, químicos, etc.) se escoge el perfil o estándar asociado. Para los datos biológicos y de conservación, utilizamos el perfil Dublin core, existen otras opciones.

14. Creación de un metadato perfiles En la nueva pantalla, debes definir el perfil que usarás para crear el metadato. Éste se selecciona del listado. Para este ejemplo se ha utilizado el perfílDublincore. También es necesario asignar un nombre al metadato que se va a crear. La flecha azul indica la carpeta donde se almacenará el conjunto de datos (asignada por el sistema).

15. Veamos un ejemplo! Encontramos una tesis: “Estudio preliminar de los escarabajos de interés agrícola y/o forestal de la cuenca alta del rio La China Tolima” (autor XXXX) y queremos crearle un metadato en la plantilla DublinCore. Necesitamos asignarle un nombre… que tal: Tesis de algunos coleópteros de la cuenca alta del río La China (Tolima-Col). Ahora… click en crear conjunto!

16. Veamos un ejemplo! Por ahora, tan solo le hemos asignado un nombre a un metadato vacio, suponiendo que tengas más de un documento, puedes crear primero otros metadatos “vacios” (tantos como documentos tengas) para después entrar a editar uno por uno (completar el “perfil”)

17. Veamos un ejemplo! Para el trabajo en la Universidad del Tolima, primero creamos varios metadatos, pero con sus campos “vacios”. Si vuelves a la página inicial, puedes abrir la carpeta que creo el sistema para nosotros. Allí encontraremos el listado de los metadatos vacios (sin editar), entre ellos se ve el titulo del trabajo del ejemplo. Dando doble clic sobre el nombre de cada metadato creado se accede a su edición

18. Veamos un ejemplo! Este es el corazón de cada metadato, según el perfil escogido encontraras diferentes campos para completar, en rojo se muestran los obligatorios, en negro…los optativos. Se recomienda llenar la mayor cantidad de campos! Se procede a Editar el metadato haciendo clic en el botón indicado.

19. Veamos un ejemplo! Se abrirá ésta ventana, acá puedes completar la información del metadato: El identificador del recurso es la institución donde se almacenan o de donde surgieron los datos. El tipo de recurso es el tipo de documento: libro, revista, tesis, foto, articulo, etc.

21. Lengua.

22. Fecha de publicación: Se puede completar con “no publicado” si aplica.

24. Nuestro ejemplo quedaría así:

25. Puedes guardar el metadato en tu propio PC, también importar y exportar metadatos desde y hacia cassia. Para guardarlo en tu PC se selecciona el metadato de interés de la página principal con el botón derecho del mouse. Click en “Exportar”, se te preguntará dónde almacenar el metadato exportado, en la carpeta que le indiques, quedará el archivo en formato .html Así mismo, en este menú se pueden eliminar los metadatos creados, así como verificar que todos los campos obligatorios estén llenos en “Verificar completitud”.

26. ¿Cómo busco otros metadatos que no sean mios? En el Catálogo Nacional de Metadatos, donde se documentan los metadatos de conjuntos de datos sobre biodiversidad. Este catálogo se puede encontrar en: www.siac.net.co/sib:

27. Cuándo usar el catalogo? Puedes utilizarlo cuando quieras: • Buscar información en el sistema, por temas o características particulares. • Obtener un inventario actualizado de la información existente en el SIB. •Conocer las características de los datos y documentos pertenecientes a organizaciones, universidades e instituciones del sistema. • Prevenir la repetición d de datos, puesto que gracias a los metadatos se sabe exactamente qué hay y dónde está. •Conocer el contexto en el cual los datos fueron capturados. • Conocer qué información puede ser utilizada y bajo qué condiciones. • Contactar al autor o autores de los datos.