Віталій Волощук «Effective e-mail communications» Сайт конференції: http://pmday.com.ua Youtube: http://bit.ly/PMDayVid Linkedin: http://bit.ly/PMDayLin

1. About Me
Vitaliy Voloshchuk
Project Manager
Brady
Experience:
10 years in IT
7 years in development
7 years in management (Dev Lead & PM)
©2014 GlobalLogic Inc. CONFIDENTIAL

2. Effective Communications
“Part of a man’s resources lies in his
ability to avoid stirring up opposition”
©2014 GlobalLogic Inc. CONFIDENTIAL

3. Вступление
Эффективные Email коммуникации
«Обычная уличная магия» переписки
Природа возникновения проблем
1
2
3
4
©2014 GlobalLogic Inc. CONFIDENTIAL

4. 01 Вступление
4 CONFIDENTIAL

5. Зачем мы здесь собрались?
5 CONFIDENTIAL

6. Формула Успешного Проекта
− Заинтересованный заказчик
− Заинтересованный исполнитель
− Эффективные коммуникации
6 CONFIDENTIAL

7. Договоренности
− О чем мы не будем говорить
 Саботаж
 Преследование личных целей
 Глупость
− Что мы примем за основу
 Адекватный заказчик
 Адекватный исполнитель
 Общие цели
7 CONFIDENTIAL

8. Конструктивное общение
− Что это за зверь?
8 CONFIDENTIAL

9. Andy Grove
9 CONFIDENTIAL

10. Теория конструктивного общения
4 принципа конструктива
− Своевременность
− Адресность
− Факты и данные
− Намерение решить проблему, а не человека
10 CONFIDENTIAL

11. 03 Эффективные Email Коммуникации
11 CONFIDENTIAL

12. Почему Email?
− Составляют львиную долю проектных
коммуникаций
− Являются подменой естественного
общения
− Имеют свою специфику
12 CONFIDENTIAL

13. Проблемы с Email перепиской
− Ваши письма не читают
− Читают, но не отвечают
− Отвечают, но ничего не делают
− Делают, но не то, что надо
− Делают то что надо, но уже поздно
13 CONFIDENTIAL

14. Формула эффективного письма
Цель
Оформление
Вежливость
14 CONFIDENTIAL

15. Определить Цель
− Что вы хотите? (достичь)
− Проинформировать о чем-то
− Получить ответ на определенный вопрос
− Заставить что-то сделать
− От кого вы этого хотите?
1 письмо = 1 цель
15 CONFIDENTIAL

16. Оформление письма
− О чем вообще речь?
− Кому адресовано это письмо?
− Какой контекст этого письма?
− Что именно требуется от получателя?
− Оформление
16 CONFIDENTIAL

17. 17 CONFIDENTIAL
Мы
(30%)
Они
(70%)
Вежливость = Уважение
Фильтры
− Не приписывайте письму гневный тон
− Войдите в положение собеседника
Трансформации
− Спрашивайте, а не требуйте
− Всегда «Пожалуйста»

18. Примеры вежливых фраз
− Do you mind if we …
− It would be great if you …
− Will you be able to…?
− Could you please…?
− Did you have a chance to look at…?
− Please, feel free to…
− Please let us know your thoughts about…
− Please let me know if I missed something.
− What do you think?
18 CONFIDENTIAL

19. Пример (Отчет о работе за день)
From: Oleksandr Ivanov
Subject: Report — Project X — 10/31/2013
To: Vitaliy, Kateryna, Sergey
Hello Team,
Here is the short update on Project X team work since yesterday:
In Progress
• FEA — Change rounded rectangle curve ~20h (review meeting is needed)
• FEA — Save properties between instances of apps ~1h
• FEA — Serialize the undo stack to memory stream ~34h
Completed
• FEA — Add bar code object (no review meeting is needed)
Regards
Oleksandr Ivanov| Lead Senior Software Developer
P +38.044.492.9695 M +38.022.333.1111 S aivanov
19 CONFIDENTIAL

20. Пример (Ответы на рабочие вопросы)
From: Ann Robinson
Subject: Re: Questions about task #1234 ‘Print PSource labels’’
To: Oleksii Ghost, Mark, Tim
Hi Oleksii,
See my comments below in blue for the questions I can answer. I highlighted areas where others can help to complete the answers.
Thanks,
- Ann
On Mon, Sep 2, 2013 at 7:50 AM, Oleksiy Ghost wrote:
Hi Ann,
I’m going to test feature #1234 ‘Print PSource labels’. I’ve compared your sketch flow document with App Y which has similar behaviour
and got a couple of questions:
1. In sketchflow document PSource Labels options are identical to App Y ones. Is this correct?
For PSource labels, the same options should appear in our application.
(Tim/Mark please correct me if I’m wrong).
2. There is Materials dropdown menu in sketchflow, but App Y does not have such option. Is this dropdown obsolete?
Yes, please remove this dropdown.
Thanks!
20 CONFIDENTIAL

21. «Обычная уличная магия» переписки
21 CONFIDENTIAL

22. Почему люди чего-то не делают?
Не понимают задачу
Не знают как
Не могут
Не хотят
22 CONFIDENTIAL

23. Не работает? Используйте трюки!
− Покажите реальную пользу
− Покажите потенциальный риск
− Когда будет ясно когда?
− Провокационная тема письма
− Ключи в теме письма
− Предложите свои решения
23 CONFIDENTIAL

24. И еще немного
− Магия голоса
− правило 2х писем
− Подтверждающие письма
− Предложите помощь
− Эскалации (Reply All)
− What do you think?
− Гигантский дятел
24 CONFIDENTIAL

25. По другую сторону баррикад
− Приоритезируйте письма
− 1-2 дня на ответ
− 30 секунд спасают
− Используйте календарь/таски
− Внутренняя переписка
− Learn English
25 CONFIDENTIAL

26. Немного примеров
− Could you please, take a look at this issue in the nearest two days
− because several features are blocked by it now.
− because this will allow us to finish all tasks by the end of the Sprint.
− Did you have a chance to look at this issue? It is very important for us because...
− In case if you do not have enough time to work on this issues, we could help with…
− During our last discussion via email we agreed that you'll look at this issue. Did you
have a chance to do this?
− I just want to summarise our discussion via Skype. ... Please let me know if I missed
something.
− It’s just a kindly/gentle reminder that…
26 CONFIDENTIAL

27. Вопросы?
27 CONFIDENTIAL

28. Спасибо
©2014 GlobalLogic Inc. CONFIDENTIAL