I CCMS – Content Management System sono software per la gestione modulare dei contenuti e la realizzazione degli output multicanale della comunicazione tecnica: manuali di istruzioni di installazione, uso e manutenzione; help online; guide rapide; guide alla risoluzione di problemi; cataloghi; cataloghi ricambi; cata-listini; listini; e-commerce, ecc.

1. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR)
Tel.: +39 045 6152381
Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it
Contenuti tecnici a prova di futuro: alla
scoperta dei CCMS
I CCMS – Content Management System sono software per la gestione modulare dei
contenuti e la realizzazione degli output multicanale della comunicazione tecnica:
Da qualche tempo a questa parte all'orizzonte della
comunicazione tecnica è apparso un nuovo acronimo: CCMS,Component Content Management
System.
I CCMS fanno sempre parte della famiglia dei software CMS, Content Management System, cioè dei
sistemi di gestione dei contenuti.
A questa famiglia appartengono anche:
• WCMS (Web Content Management System), spesso definiti semplicemente come CMS, ovvero le
applicazioni web che permettono di gestire facilmente struttura, contenuti, funzionalità e utenti di un sito
internet, senza essere programmatori (per esempio WordPress)
• ECMS (Enterprise Content Management System), portali intranet / extranet, che permettono ai
collaboratori di un'azienda di gestire in modo collaborativo e di accedere al patrimonio informativo
comune.
Perché "component"?
L'acronimo CCMS nasce dall'esigenza di distinguere i CMS destinati alla comunicazione tecnica dai più
comuni CMS web e di porre in risalto la peculiarità di questo tipo di sistemi, che risiede nel fatto di gestire
i contenuti modularizzati come "componenti".
Gestire i contenuti come componenti significa trattarli come mattoncini del Lego.
1
Petra Dal Santo | KEA S.r.l.
dalsanto@keanet.it | www.keanet.it | blog.keanet.it

2. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR)
Tel.: +39 045 6152381
Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it
Ogni mattoncino, cioè ogni modulo di contenuto, è in sé compiuto e predisposto per
essere assemblato con altri mattoncini al fine di dare vita ai vari tipi di output multicanale della
comunicazione tecnica: manuali di istruzioni, uso e manutenzione, help online, guide rapide, guide alla
risoluzione di problemi, cataloghi ricambi, ecc.
Proprio perché devono essere in sé compiuti, i moduli di contenuto hanno dimensioni (cioè una grana o
granularità) fra loro diverse. Un mattoncino può comprendere, per esempio, un topic (la procedura per
portare a termine un compito), un concetto o una risorsa (tabelle di dati tecnici, diagrammi).
Dal punto di vista tecnico, come tutti i sistemi della famiglia dei CMS, anche i CCMS comprendono un
database in cui archiviare i dati e un client (desktop o web), che permette all'utente di accedere alla
funzioni di gestione dei contenuti e di pubblicazione degli output.
Caratteristiche dei sistemi CCMS
Oltre alla modularizzazione dei contenuti, cui si riferisce l'acronimo, i CCMS presentano
altre caratteristiche volte a supportare il lavoro dei comunicatori tecnici:
• Granularità: il sistema non predefinisce il livello di granularità dei componenti, che si orienta
esclusivamente sulle esigenze di assemblaggio dei contenuti, finalizzato a ottenere i vari tipi di output
• Gestione del ciclo di vita: per ogni componente il sistema tiene traccia di autore, numero di revisione,
stato di approvazione, utilizzo all'interno degli output
• Standardizzazione formale: per rendere i contenuti interoperabili, vari CCMS includono il supporto
attivo a standard quali DITA e S1000D
• Standardizzazione contenutistica: alcuni sistemi includono database terminologici, funzioni di
authoring e di translation memory e il supporto a linguaggi controllati per aiutare il comunicatore tecnico
a standardizzare i contenuti
• Metadati: in fase di assemblaggio di un output, i metadati forniscono le informazioni necessarie per
selezionare in modo multidimensionale i contenuti corretti da pubblicare (per esempio in base al tipo di
prodotto, alla lingua e al mercato, al profilo del fruitore, al canale di distribuzione, al dispositivo
utilizzato, ecc.)
• Relazioni: il sistema non gestisce solo componenti e metadati, ma anche la formalizzazione delle
istruzioni necessarie per creare relazioni fra contenuti, e fra contenuti e output, per definire la struttura
di un determinato output e per stabilire criteri di selezione dei contenuti da pubblicare (Conditional
Publishing)
• Riuso: dato che gli output non esistono a priori, ma sono assemblati di contenuti, i componenti sono
gestiti secondo la logica del "gestisci il contenuto 1 volta e riusalo N volte"
• Automazione: i CCMS sono predisposti per automatizzare la realizzazione e la distribuzione degli output
(impaginazione automatica, alimentazione automatica di applicazioni web e app)
2
Petra Dal Santo | KEA S.r.l.
dalsanto@keanet.it | www.keanet.it | blog.keanet.it

3. Kea s.r.l. | Via Strà, 102 | 37042 Caldiero (VR)
Tel.: +39 045 6152381
Web: www.keanet.it | E-mail: info@keanet.it
• Multicanalità: i sistemi sono orientati alla realizzazione di output multicanale (carta, PDF, web, mobile,
web app, app)
• Personalizzazione: i CCMS supportano attivamente la realizzazione di output personalizzati per i vari
pubblici di destinazione
• Archiviazione di output: i sistemi possono archviare non solo componenti, ma anche configurazioni e
assemblaggi per snellire attività di pubblicazione ripetitive
• Supporto all'editing: i CCMS supportano il comunicatore tecnico nella redazione modulare dei contenuti
(Topic-Based Authoring), nella standardizzazione, nel riuso condizionale e nella produzione degli output.
Vantaggi dei sistemi CCMS
I principali vantaggi che l'adozione di un CCMS può portare sono:
• Riduzione dei tempi e costi di redazione, revisione, traduzione
• Riduzione dei tempi e costi di realizzazione e distribuzione degli output
• Coerenza dei contenuti pubblicati nei vari output
• Azzeramento del rischio di disallineamenti
• Inclusione di tutte le funzioni aziendali nel processo di redazione collaborativa, ognuna per le proprie
competenze e autorizzazioni
• Riuso dei contenuti da parte di tutte le funzioni aziendali, ognuna per le proprie esigenze e autorizzazioni
• Possibilità di rispondere flessibilmente alle richieste di nuovi tipi di output da parte dei pubblici di
destinazione
• Possibilità di personalizzare gli output in base al profilo dei pubblici di destinazione o anche del singolo
utente
• Possibilità di sfruttare a fini marketing i contenuti della documentazione tecnica grazie alle potenzialità
del web 3.0 (motori di ricerca, social network e mobile in primis)
• Predisposizione all'erogazione di contenuti tecnici "intelligenti" (in grado di configurarsi e proporsi in
modo autonomo all'utente in base al suo profilo e al contesto in cui opera), per esempio attraverso
applicazioni dell'IoT (Internet of Things, internet delle cose).
Per maggiori informazioni, chiamateci allo 045 6152381 oppure scriveteci a info@keanet.it!
Autore: Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it)
www.keanet.it
http://blog.keanet.it/
3
Petra Dal Santo | KEA S.r.l.
dalsanto@keanet.it | www.keanet.it | blog.keanet.it