ORGANIZAÇÃO, AUTOMAÇÃO (GED) E DIGITALIZAÇÃO  Ana Luiza Chaves [email_address] 85 9995.1339 ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO:  DO CAOS AO ACESSO  Desorganização Documentos digitais preservados  e  compartilhados D ocumentos físicos org...
POR QUE ORGANIZAR? <ul><li>Disponibilizar a informação para a tomada de decisão; </li></ul><ul><li>Atender às demandas fis...
COMO CONHECER UM DOCUMENTO DE ARQUIVO? Objetividade Inter-rela ção Unicidade Caráter seriado Autenticidade In tegrida de
QUAL O CONTEXTO IDEAL DE ORGANIZAÇÃO? Acessibilidade Agili dade Flexibili dade Confiabili dade
QUAIS PRINCÍPIOS SEGUIR? <ul><li>Proveniência   = os documentos de uma mesma procedência não devem misturar-se com os de o...
QUAL O VALOR DOS DOCUMENTOS? Administrativo Fiscal e Legal Histórico e Científico
QUAL O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS? NASCIMENTO REGISTRO START DESENVOLV. TRAMITAÇÃO ON REPOUSO ARQUIVO STAND BY MORTE EXP...
<ul><li>Apóiam a consecução das atividades-fim de uma instituição. Caráter instrumental e acessório.  </li></ul>ORGANIZAÇÃ...
ORGANIZAÇÃO: ADVERTÊNCIAS NECESSÁRIAS  <ul><li>Entender o contexto documental antes de qualquer coisa; </li></ul><ul><li>P...
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO LEVANTAMENTO CLASSIFICAÇÃO SELEÇÃO ELIMINAÇÃO ORDENAMENTO INDEXAÇÃO DIGITALIZAÇÃO
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO LEVANTAMENTO <ul><li>Permite a visão do todo; </li></ul><ul><li>Evita surpresas; </li></ul><ul><li...
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO <ul><li>Reúne documentos por semelhança; </li></ul><ul><li>Sistematiza a organização...
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO SELEÇÃO <ul><li>Separa o “joio do trigo”: guarda temporária, guarda permanente ou eliminação; </li...
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO ELIMINAÇÃO <ul><li>Fundamenta-se na Tabela de Temporalidade; </li></ul><ul><li>Regula o fluxo docu...
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO ORDENAMENTO <ul><li>Estabelece critério de ordem (alfabética, numérica ou cronológica); </li></ul>...
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO INDEXAÇÃO <ul><li>Estabelece índices de busca; </li></ul><ul><li>Permite busca mais precisa;  </li...
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Palestra dia 11.08.08 - Ana Maria Luiza - Evento sobre Organização, GED e Digitalização

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Apresentação realizada no dia 11/08/08 por Ana Luiza na Biblioteca Pública Fortaleza-CE.

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Palestra dia 11.08.08 - Ana Maria Luiza - Evento sobre Organização, GED e Digitalização

  1. 1. ORGANIZAÇÃO, AUTOMAÇÃO (GED) E DIGITALIZAÇÃO Ana Luiza Chaves [email_address] 85 9995.1339 ORGANIZAÇÃO
  2. 2. ORGANIZAÇÃO: DO CAOS AO ACESSO Desorganização Documentos digitais preservados e compartilhados D ocumentos físicos organizados
  3. 3. POR QUE ORGANIZAR? <ul><li>Disponibilizar a informação para a tomada de decisão; </li></ul><ul><li>Atender às demandas fiscais e legais; </li></ul><ul><li>Preservar a memória da empresa; </li></ul><ul><li>Atender às demandas sociais. </li></ul>
  4. 4. COMO CONHECER UM DOCUMENTO DE ARQUIVO? Objetividade Inter-rela ção Unicidade Caráter seriado Autenticidade In tegrida de
  5. 5. QUAL O CONTEXTO IDEAL DE ORGANIZAÇÃO? Acessibilidade Agili dade Flexibili dade Confiabili dade
  6. 6. QUAIS PRINCÍPIOS SEGUIR? <ul><li>Proveniência = os documentos de uma mesma procedência não devem misturar-se com os de outra procedência; </li></ul><ul><li>Ordem original = Os documentos são produzidos com base em um procedimento, pelo qual inatamente uns se vão colocando após os outros; </li></ul><ul><li>Descrição coletiva = Princípio de descrever corpos documentais coletivamente em vez de fazê-lo individualmente. </li></ul>Princípios da Arquivística
  7. 7. QUAL O VALOR DOS DOCUMENTOS? Administrativo Fiscal e Legal Histórico e Científico
  8. 8. QUAL O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS? NASCIMENTO REGISTRO START DESENVOLV. TRAMITAÇÃO ON REPOUSO ARQUIVO STAND BY MORTE EXPURGO OFF PERMANÊNCIA ARQUIVO GERAL PERMANENTLY corrente inter. permanente
  9. 9. <ul><li>Apóiam a consecução das atividades-fim de uma instituição. Caráter instrumental e acessório. </li></ul>ORGANIZAÇÃO: POR ONDE INICIAR? Atividades meio e fim Dossiês, Séries e Itens Documentais Constituem o arquivo da instituição e compõem a Tabela de Temporalidade Documental – TTD. <ul><li>Resultantes da finalidade de uma instituição. </li></ul><ul><li>Caráter substantivo para o seu funcionamento. </li></ul>F M
  10. 10. ORGANIZAÇÃO: ADVERTÊNCIAS NECESSÁRIAS <ul><li>Entender o contexto documental antes de qualquer coisa; </li></ul><ul><li>Preservar o fundo arquivístico; </li></ul><ul><li>Atentar para a suposta organização que há dentro da desorganização; </li></ul><ul><li>Não desprezar informações constantes na situação originalmente encontrada; </li></ul><ul><li>Acreditar que documento classificado de forma errada dificilmente será localizado. </li></ul>
  11. 11. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO LEVANTAMENTO CLASSIFICAÇÃO SELEÇÃO ELIMINAÇÃO ORDENAMENTO INDEXAÇÃO DIGITALIZAÇÃO
  12. 12. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO LEVANTAMENTO <ul><li>Permite a visão do todo; </li></ul><ul><li>Evita surpresas; </li></ul><ul><li>Viabiliza a padronização; </li></ul><ul><li>Facilita a organização; </li></ul><ul><li>Possibilita a pesquisa. </li></ul>
  13. 13. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO <ul><li>Reúne documentos por semelhança; </li></ul><ul><li>Sistematiza a organização; </li></ul><ul><li>Agiliza a composição do plano de arquivo; </li></ul><ul><li>Possibilita a pesquisa. </li></ul>
  14. 14. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO SELEÇÃO <ul><li>Separa o “joio do trigo”: guarda temporária, guarda permanente ou eliminação; </li></ul><ul><li>Antecede a eliminação; </li></ul><ul><li>Aponta o foco de trabalho; </li></ul><ul><li>Possibilita a pesquisa. </li></ul>
  15. 15. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO ELIMINAÇÃO <ul><li>Fundamenta-se na Tabela de Temporalidade; </li></ul><ul><li>Regula o fluxo documental do arquivo; </li></ul><ul><li>Deve ser registrada, autorizada e divulgada. </li></ul>
  16. 16. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO ORDENAMENTO <ul><li>Estabelece critério de ordem (alfabética, numérica ou cronológica); </li></ul><ul><li>Corresponde ao início da Indexação; </li></ul><ul><li>Disposição na pasta/caixa </li></ul><ul><li>Facilita a pesquisa. </li></ul>
  17. 17. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO INDEXAÇÃO <ul><li>Estabelece índices de busca; </li></ul><ul><li>Permite busca mais precisa; </li></ul><ul><li>Representa o elo entre o documento físico e os registros no sistema; </li></ul><ul><li>Facilita a pesquisa. </li></ul>
  18. 18. ORGANIZAÇÃO, A ÚNICA SAÍDA PARA O SUCESSO! Ana Luiza Chaves [email_address] 85 9995.1339 Agradecemos a atenção.

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