Wie Sie Ihren SharePoint zur Plattform für applikationsübergreifende ECM Prozesse erweitern zeigt dieser Vortrag anhand des Beispiels Eingangsrechnungsverwaltung. Session im Rahmen der Smartpoint Infoveranstaltung "Das Beste für Ihren SharePoint" in Wien.

1. ECM Prozesslösungen
Mit SharePoint, ecspand und Nintex
am Beispiel Eingangsrechnungsverwaltung
Christian Kiesewetter
Partner und Sales Management
christian.kiesewetter@d-velop.at
+43 664 2075372
www.xing.com/profile/Christian_Kiesewetter3
www.slideshare.net/christiankiesewetter
www.ecspand.com

2. Herzlich
willkommen

3. Überblick
 motivation
 die idee ecspand
 highlights
 invoice management

4. Enterprise Content
Management

6. Hmmm?

7. Steigende
Informations-
mengen

8. Steigende
Informations-
mengen

9. Dokumente ablegen …

10. Dokumente ablegen …
In vielen Firmen und Büros nach wie vor Usus:
Dokumentablage nach dem
„Jeder-wie-er-will-System“

11. … und wiederfinden!

12. Emails …

13. Emails …
… werden falsch abgelegt und gehen verloren

14. Unmengen von
Papierdokumenten …

15. … verlangsamen
Prozesse.

16. Wichtige Dokumente

17. Wichtige Dokumente
… wie Rechnungen und Verträge werden zu
langsam abgearbeitet

18. Datenschutz

19. Gesetzliche
Vorgaben

20. Die Lösung …

21. … ist denkbar einfach ;-)

22. Motivation

23. Zeit

24. motivation
Zeit = Geld
Reduktion der Suchzeiten
Reduktion der organisatorischen
Aufwände
Geschwindigkeit der
Prozessabläufe

25. Informations-
bereitstellung

26. motivation
Informationsbereitstellung
Steigerung der Arbeitsqualität
Einfachere Informations-
gewinnung für Mitarbeiter
Information ist ein Nebeneffekt
der täglichen Arbeit:
Transparenz notwendig

27. motivation
Motivation – Animation 21

28. motivation
Motivation – Animation 21

29. motivation
Motivation – Animation 21

30. motivation
Motivation – Animation 21
Archiv
LOB

31. motivation
Motivation – Animation 21
Archiv
LOB

32. motivation
Motivation – Animation 2c

33. motivation
Motivation – Animation 2c

34. motivation
Motivation – Animation 2c

35. motivation
Motivation – Animation 2c

36. motivation
Motivation – Animation 3

37. motivation
Motivation – Animation 4
?

38. motivation
Motivation – Animation 5

39. Strategie:
Die Idee ecspand

40. die idee ecspand
ECM statt Inseln
einheitliche Oberfläche
Prozess gesteuert
kurze Entscheidungswege
SharePoint als „Single Point of Service“

41. die idee ecspand
ecspand your SharePoint
Integration Umsysteme &
Papierdokumente
Aktenplan
Rendition & Compliance
fertige Lösungen
Prozessbausteine

42. die idee ecspand
Kompetenzprofil SharePoint

43. die idee ecspand
Kompetenzprofil ecspand

44. die idee ecspand
Unterschied klassisches DMS …
Link zu
Capture Link zu ERP
SharePoint
DMS Server
Storage

45. die idee ecspand
… zu ecspand your SharePoint
Link zu
Capture Link zu ERP ….
SharePoint
DMS Server
Storage

46. Highlights

47. highlights
ecspand Basis-Services

48. highlights
Aktenplan

49. highlights
Aktenplan + Metadatensuche

50. highlights
Rendition Service

51. highlights
Viewing Komponente

52. highlights
Compliance & Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Kopieren, verschieben oder
verlinken
Compliance-Plattformen
Zugriff über SharePoint

53. highlights
Import Services

54. highlights
Scanclient
Digitalisieren von
Papierdokumente
Ablage in SharePoint
Dokumentbibliotheken
Prozessgesteuert

55. highlights
Sidebar
Drag & Drop Client
Aktenzuordnung und Metadaten-
vererbung
Rechercheclient

56. highlights
ERP Connector
(revisionssichere) Archivierung aus
ERP
direkter Dokumentenzugriff auf
SharePoint
applikationsübergreifende Prozesse
verfügbar für gängige ERP Systeme

57. highlights
Mobile (Cloud) Capture
Rechnungserfassung am
Smartphone
Analyse und Klassifizierung als Azure
Cloudervice
Übergabe an lokale SharePoint
Instanz oder Office365

58. highlights
Prozesslösungen

59. Das Gold liegt in den Prozessen

60. invoice management
Lösungsüberblick
Effizienzsteigerung
Scannen mit automatischer
Klassifizierung
(Nintex) Workflow, SharePoint-
listen und WebParts
Integration von ERP-System
und SharePoint

61. invoice management
Schematischer Überblick

62. invoice management

63. invoice management
Schritt 1: Scannen
1 Frühes Scannen mit Kopfdaten-
Scannen & Klassifizierung erkennung
OCR, Klassifizierung mit ERP
Datenabgleich
Workflowstart möglich
Übergabe an SharePoint
Daten zurück an AX

64. invoice management

65. invoice management
Schritt 2: Übergabe an AX
1 Übernahme der Rechnungen
Scannen & Klassifizierung
Integration in ERP
Standardumgebung
2
Übergabe an AX & Workflowstart
Vorbereitung der Rechnungen
möglich
Definition von Workflow und
Verteilergruppen
Workflowstart

66. invoice management
Workflowstruktur
4+2 Schritte: Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe,
FiBu-Freigabe, Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

67. invoice management

68. invoice management

69. invoice management
Schritt 3: Prozessabarbeitung
1 frei konfigurierbar
Scannen & Klassifizierung
mitgelieferte Prozess Standard-
2 bausteine
Übergabe an AX & Workflowstart
voll in SharePoint integriert
(Emailbenachrichtigung,
3 Aufgaben-WebParts, SharePoint-
Weiterleitung an SharePoint
Prozessabarbeitung
Listen, …)

70. invoice management

71. invoice management
Schritt 3: Prozessabarbeitung
1 ergonomische Masken mit
Scannen & Klassifizierung Wertelisten, Logikprüfung, …
2 Splitbuchungen, Kostenstellen-
Übergabe an AX & Workflowstart zuordnung, … möglich
Informationsaustausch mit ERP
3 System
Weiterleitung an SharePoint
Prozessabarbeitung
Buchungen werden im
SharePoint vorbereitet

72. invoice management

73. invoice management
Schritt 4: Verbuchung im AX
1 Datenübergabe aus SharePoint
Scannen & Klassifizierung an ERP-System
2 Reporting und Protokoll (auch im
Übergabe an AX & Workflowstart SharePoint einsehbar)
effizientere Prozesse für
3 Rechnungsabarbeitung und -
Weiterleitung an SharePoint
Prozessabarbeitung
freigabe
4
Verbuchung im AX

74. invoice management
Dokumentenhandling
ecspand Sidebar
Dokumentablage aus Outlook,
Explorer via Drag & Drop, auch
ohne ecspand Services

75. invoice management

76. invoice management
Dokumentenhandling
ecspand Sidebar
Dokumentablage aus Outlook,
Explorer via Drag & Drop, auch
ohne ecspand Services
ecspand Suche
einfache (metadatenunterstützte)
Suche und Recherche, nutzt und
erweitert SharePoint Standard

77. invoice management

78. invoice management
Zusammenfassung
Scan- & Klassifizierung
mit Validierung gegen AX Stammdaten
Integration von AX
Datenaustausch, übergreifender
Workflow, Verbuchung aus SharePoint
Workflow als Prozessschicht
vorgefertigte Templates und Bausteine,
aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske

79. Fazit

80. fazit
SharePoint als Baukasten

81. fazit
SharePoint als Baukasten

82. fazit
SharePoint als Baukasten
SharePoint eignet sich hervorragend als
Baukasten für Unternehmsanwendungen.
(Programmatische) Anpassungen bei komplexen
Anforderungen verursachen allerdings schnell
hohe Aufwände und Personalbedarf.

83. fazit
SharePoint als Baukasten

84. fazit
SharePoint als Baukasten
Für ausgereifte Lösungen benötigt es jedoch
standardnahe Erweiterungen und Produkte.

85. fazit
Standards
SharePoint, Nintex und ecspand
als bewährte Standardprodukte
Customizing durch Konfiguration
und Parametrisierung
durchgängige Verwendung von
standardnahen Mechanismen
und Erweiterungen

86. fazit
Standards - Vorteile
rasche Projektumsetzung und
-änderungen
modulare Lösungen
keine „Individualbasteleien“
geringe (Folge-)Kosten
Updatesicherheit

87. Fragen?

88. Christian Kiesewetter
Partner & Sales Management
christian.kiesewetter@d-velop.at
d.velop GmbH
EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien
T: +43 1 908 08 96
W: www.d-velop.at | www.ecspand.com