Artikel over de omslag van "uren x tarief" naar "prijs per product" in de accountancy.

1. An kantoormanagement
Hoe doe je dat?
Van ‘uren x tarief’ naar
‘prijs per product’
Aart in ’t Veld
In Accountancynieuws is regelmatig te lezen dat accountantskantoren bezig zijn om de dienstverlener, dus dat lijkt op korte ter-
productprijzen in te voeren ter vervanging voor het tot nu toe veelgebruikte systeem mijn minder gunstig voor de cliënt.
van ‘uren x tarief ’. In het betoog van Steef Visser tijdens Accountancynieuws Trends Op wat langere termijn is dit laatste voor
op 31 mei jl. kwam dit ook aan de orde. Het doel hiervan is tweeledig. In de eerste de cliënt wel gunstig. Een productprijs
plaats vragen cliënten om vaste prijzen – zeker voor standaardproducten – en die wil- zorgt er namelijk voor dat een accoun-
len kantoren aanbieden. In de tweede plaats willen accountantskantoren en andere tantskantoor er belang bij krijgt om effi-
dienstverleners hun rendement borgen met verdergaande efficiencyverbeteringen. ciënter te gaan werken, iets wat tot nu toe
zelden het geval is geweest. Bij het werken
te passen, maar dan moet de cliënt niet op basis van ‘uren x tarief ’ zorgt een effi-
I
n veel berichten over dit onderwerp
krijgt het eerste doel de meeste nadruk. om een specificatie vragen...... ciencyverbetering meestal voor meer kos-
Het tweede lijkt mij echter de belang- ten (opleiding, software, enz.) en tegelij-
rijkste veroorzaker te zijn van de ‘sense of Productprijs kertijd voor minder omzet (minder uren).
urgency’, die nu echt is ontstaan na jaren Het werken met een ‘prijs per stuk’, ofwel Bij productprijzen verandert dit naar gelij-
van denken en praten over dit onderwerp. een productprijs, lijkt een betere ke omzet en minder kosten. Hierdoor kan
Ontwikkelingen zoals SBR versterken dit oplossing te zijn. Bij goed gebruik hiervan voor standaardproducten meer worden
gevoel. In de praktijk is deze ontwikke- wordt recht gedaan aan de belangen van geconcurreerd op prijs zonder in te leve-
ling lastiger te implementeren dan het op zowel de cliënt als de dienstverlenende ren op kwaliteit.
het eerste gezicht lijkt. De systematiek organisatie. In het kader van dit artikel
van ‘uren x tarief ’ zorgt bijvoorbeeld voor bedoel ik met producten de standaard- Belang voor de dienstverlener
aanzienlijke verschillen in gefactureerde Het belang voor het accountantskantoor
bedragen voor dezelfde werkzaamheden. is groot: bij de huidige ontwikkelingen in
Zelfs bij een al vergaand gestandaardi- ‘Een productprijs zorgt er de markt, zoals SBR, is het essentieel om
seerde werkwijze. Daarom in dit artikel een ander prijsmodel te gaan hanteren om
voor dat een accountants-
een beknopte uitwerking van dit onder- het rendement van de organisatie op een
kantoor er belang bij
werp. acceptabel niveau te houden. De invoering
krijgt om efficiënter te van de relevante aspecten van zulke exter-
Spagaat gaan werken. Dat was tot ne ontwikkelingen in de interne proces-
Bij de huidige systematiek van ‘uren x nu toe zelden het geval.’ sen brengt vaak kosten van (de implemen-
tarief ’ verkeren de professionals nogal tatie van) software met zich mee en is
eens in een spagaat. Om een hoger bedrag daarnaast vaak tijdsintensief. Deze kosten
dan op deze manier berekend door te producten van accountants en moeten op een redelijke manier worden
kunnen berekenen aan de cliënt, zijn er belastingadviseurs, zoals jaarrekeningen, terugverdiend om ook in de toekomst
maar twee mogelijkheden: een hoger aangiften en de verwerking van de cliënten van dienst te kunnen zijn met
aantal uren schrijven dan daadwerkelijk is financiële en salarisadministratie. Voor kwalitatief hoogwaardige diensten.
besteed aan de werkzaamheden of een overige (advies)diensten kan wel een
hoger tarief berekenen. Het eerste voelt prijsafspraak worden gemaakt. Voorbereiding
niet goed, niet integer, want die uren zijn Gedurende het traject van invoering van
niet gemaakt. Het tweede is steeds vaker Belang voor de cliënt productprijzen is het op meerdere mo-
een onhaalbare oplossing, omdat bij echt Op korte termijn krijgt de cliënt waar hij menten gewenst om inzicht te hebben in
goed automatiseren van routinematige om vraagt: een vaste prijs voor een duide- de huidige urenbesteding aan de bijbeho-
werkzaamheden het tarief wel heel lijk omschreven dienst. Het risico van min- rende werkzaamheden. Dat is in de prak-
drastisch moet worden verhoogd. Met der efficiënt werken is voor rekening van tijk vaak minder eenvoudig dan het lijkt,
tariefdifferentiatie voor verschillende de dienstverlener. Daar staat tegenover dat omdat de benodigde detaillering voor dit
werkzaamheden is hier wel een mouw aan efficiënter werken voordeel oplevert voor doel afwijkt van hetgeen nodig is voor het
22 www.accountancynieuws.nl

2. kantoormanagement An
Huidige situatie vs. gewenste situatie cijfermatige, voorbereidingen aan de orde
Huidige situatie geweest, waar accountants geen moeite
De verwerking van de salarisadministratie vindt nu plaats op basis van bestede mee zullen hebben. Om een reële
uren. Hierin zijn diverse werkzaamheden opgenomen, zoals het aanmaken van productprijs te bepalen, moet eerst
nieuwe medewerkers in het salarispakket, het verwerken van de mutaties, het worden bepaald wat het product precies
doen van de loonaangifte, enz. Voor het registreren van de uren zijn voor deze inhoudt. Dit moet zo worden omschreven,
werkzaamheden afzonderlijke urencodes beschikbaar, maar op de factuur wor- dat het aan medewerkers en cliënten
den al deze codes gegroepeerd tot één factuurregel. Het registreren van uren op duidelijk uit te leggen is. Een paar
verkeerde codes heeft geen consequenties, waardoor sommige medewerkers voorbeelden van variabelen, die van
gemakshalve alle uren registreren op de urencode ‘Salarisverwerking’. belang kunnen bij de bepaling van
productinhoud en -prijzen:
Gewenste situatie aangiften IB: wel of geen onderneming;
Om een zuiver uitgangspunt te hebben voor het bepalen van productprijzen is een aangiften Vpb: wel of geen fiscale
juiste registratie ineens wel van groot belang geworden, zoals blijkt uit de vol- eenheid en aantal dochtermaat-
gende twee urenstaatjes: schappijen;
2,50 uur Klant X Salarisverw. 50 stroken salarisverwerking: van toepassing
1,75 uur Klant X Salarisverw. 50 stroken zijnde CAO.
0,50 uur Klant X Aanmaken 3 nwe. mdw.
0,25 uur Klant X Loonaangifte periode x Vervolgens is het nodig om te weten welke
prijs concurrerend is in het relevante ge-
In de eerste situatie is er geen betrouwbare basis beschikbaar om de huidige deelte van de markt. Aangezien nog niet
kosten per product te berekenen. Als de registratie wel wordt gebruikt, is het veel accountantskantoren hun prijzen op
risico op een te hoge, niet concurrerende, prijs, heel reëel. hun website vermelden, is hier verder on-
In de tweede situatie zijn de huidige kosten redelijk betrouwbaar te berekenen. derzoek nodig en dat is niet altijd gemak-
Wel is het aan te bevelen om een voldoende uitgebreide set urenregels als kelijk. Een aanknopingspunt kan worden
uitgangspunt te nemen van verschillende klanten, medewerkers en vestigingen. gezocht in de uitgebrachte offertes die wel
Ook bij gestandaardiseerde processen kunnen hier nog relevante verschillen in en niet zijn geaccepteerd in de afgelopen
voorkomen. Tijdig aandacht besteden aan de urenregistratie kan vertraging op periode en de prijzen die daarin zijn aan-
een later moment voorkomen. Een juiste registratie gedurende enkele maanden geboden. Bij een product waar nog veel
is minimaal noodzakelijk. Overigens kan bij werkzaamheden die in bulk worden efficiencyvoordelen te behalen zijn, geeft
uitgevoerd, zoals het verwerken van aangiften loonheffing, worden volstaan met de huidige prijs op basis van ‘uren x ta-
een totaal aantal uren in combinatie met het totaal aantal cliënten, waarvoor het rief ’ mogelijk een redelijk beeld van de
werk is uitgevoerd. maximaal haalbare prijs. Bij een product
waar alle efficiencyverbeteringen al zijn
doorgevoerd, zal tussen de huidige kost-
declareren op basis van ‘uren x tarief ’. werk niet door de juiste medewerker prijs en de productprijs een duidelijk ver-
Een voorbeeld om dit duidelijk te maken wordt uitgevoerd (te hoog tarief ); schil zitten. Het zal verder van de eigen
(zie kader hierboven). werk niet voldoende is gestandaardi- situatie afhangen hoe deze informatie kan
seerd of niet op de afgesproken wijze worden verkregen.
Bepalen huidige kostprijs wordt uitgevoerd (te veel uren);
De verkoopprijs van het product zal niet de urenregistratie niet juist is (zoals Gevolgen voor declaraties
primair moeten worden bepaald op basis hiervoor beschreven). Nadat de productprijs is bepaald, kan
van de huidige kostprijs (onder huidige worden berekend welk effect dit zal gaan
kostprijs moet in dit artikel worden ver- Afhankelijk van het product en de huidige krijgen op de declaraties aan cliënten. Aan
staan: bestede uren x tarief ). tariefstructuur binnen de organisatie, kan een deel van de cliënten zal op deze ma-
Toch is het verstandig om vooraf deze hui- het nodig zijn om het benodigde aantal nier mogelijk een hogere prijs worden
dige kostprijs wel te bepalen, o.a. om in- uren voor een bepaald product te bepalen doorberekend. Hierbij dient er rekening
zicht te krijgen in de variabelen die van be- en dat te vermenigvuldigen met het mee te worden gehouden, dat de prijsstij-
lang kunnen zijn bij de uiteindelijke gemiddelde tarief van de medewerkers die ging niet altijd in één keer te realiseren is.
bepaling van de productprijs. Grotere ver- dit werk in de gewenste situatie uit Aan de declaraties van de cliënten die met
schillen in kostprijs van werkzaamheden zouden moeten voeren. Het effect van een een productprijs een lager bedrag doorbe-
voor verschillende cliënten, medewerkers te hoog tarief door een minder optimale rekend zullen krijgen, moet ook extra
of vestigingen moeten worden geanaly- werkverdeling wordt dan verminderd. aandacht worden besteed. De belangrijk-
seerd om een bruikbare kostprijs te ver- ste vraag hierbij is of er sprake is van
krijgen. Verschillen ontstaan bijvoorbeeld Bepaling productprijs meerwerk, dus werkzaamheden die niet
doordat: Tot nu toe zijn enkele, voornamelijk binnen de omschrijving van het product
www.accountancynieuws.nl 23

3. An kantoormanagement
Praktische randvoorwaarden een nieuw aangiftejaar, bijvoorbeeld alle
Wanneer eenmaal beslist is om over te gaan van ‘uren x tarief’ op ‘prijs per aangiften over 2010;
product’ moet er goed gekeken worden naar de praktische randvoorwaarden om de salarisverwerking vanaf 1 januari
dit ook echt mogelijk te kunnen maken: 2011, waarbij de aangiften over decem-
houd rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de in gebruik zijnde ber 2010, die dus in januari worden ge-
software. Pas de werkwijze daar zo praktisch mogelijk op aan, om zo weinig daan, nog op de oude manier worden
mogelijk administratieve overlast te creëren. Het is niet verstandig om ten doorbelast;
koste van alles vast te houden aan de bestaande software voor uren/declaratie, alle pensioenberekeningen die vanaf 1
maar net zo min om te gemakkelijk de software te vervangen; juli 2011 worden aangevraagd bij de in-
zorg vanaf het begin van de invoering voor een passend systeem van bewaking terne pensioenafdeling. An
van de gemaakte uren ten opzichte van de daadwerkelijk gefactureerde
productprijzen. Maak eventueel onderscheid tussen een interne en externe
productprijs, zodat de nacalculatie eenduidig kan worden vergeleken met de
interne productprijs en eventuele inefficiency tijdig kan worden gedetecteerd;
ten slotte: standaardprijzen vragen om standaardproducten met een standaard
verwerkingsproces. Besteed dus eerst aandacht aan standaardisatie van de
werkwijze en ga daarna pas over tot het berekenen van standaardprijzen.
zijn opgenomen en die aanvullend moe- Moment van invoering
ten worden gefactureerd. Als de hiervoor Een eenduidig moment van invoering kan
genoemde effecten voor de declaraties aan de administratieve verwerking makkelij-
cliënten in kaart zijn gebracht, is daarmee ker maken. Hierbij kan bijvoorbeeld wor- Aart in ’t Veld is hoofd automatisering bij
ook een redelijke indicatie beschikbaar den gedacht aan: Visser & Visser Accountants-Belastingadviseurs
van het effect op de omzet. de aangiften IB en Vpb met ingang van te Oud-Beijerland.
Accountancy
Software
24 www.accountancynieuws.nl