De Vlaamse Erfgoedbibliotheek wil het erfgoedbibliotheken zo gemakkelijk mogelijk maken om deel te nemen aan Flandrica.be. Daarom organiseert ze in 2014-2015 een starttraject voor nieuwe partners. In deze presentatie leest u wat er nodig is om partner te worden in Flandrica.be en wat het starttraject u te bieden heeft. Een PDF van deze presentatie kunt u downloaden van onze website via http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/bron/3215.

1. Uw erfgoed op Flandrica.be
Infosessie voor nieuwe partners - 1 juli 2014
Eva Wuyts
David Coppoolse
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Jan Corthouts
Universiteitsbibliotheek Antwerpen

2. Welkom
2014-07-01 2Infosessie nieuwe partners

3. Agenda
 Doel infosessie
 Realisering (2011-2012)
 Uitbreiding (2013-2017)
 Werkzaamheden
 Redactie
 Communicatie
 Operationeel
 Starttraject
2014-07-01 3Infosessie nieuwe partners

4. Doel infosessie
 Flandrica.be in de praktijk
 Luisteren naar vragen
 Polsen naar interesse
 Verdere afspraken
2014-07-01 4Infosessie nieuwe partners

5. Realisatie (2011-2012)
David Coppoolse

6. Lancering op 15 november 2012
2014-07-01 6
Foto’s:
© KU Leuven – Rob Stevens
Infosessie nieuwe partners

7. Partners van het eerste uur
2014-07-01 7Infosessie nieuwe partners

8. Een netwerkproject…
2014-07-01
8Infosessie nieuwe partners

9. Globale projectdoelen
 Er is een portaalsite met gedigitaliseerd
erfgoedmateriaal van de Vlaamse
erfgoedbibliotheken die vrij toegankelijk is via
internet
 Alle partners hebben
voldoende expertise
om zelfstandig te
digitaliseren
2014-07-01 9Infosessie nieuwe partners

10. Positionering van Flandrica.be
 Flandrica.be is een etalage op het rijke
bibliotheekerfgoed van Vlaanderen
 Aantrekkelijke presentatie
 Inhoudelijk interessant
 Selectie
 Toelichtingen
 Complementair aan de digitale repositories
van de bibliotheken zelf
2014-07-01 10Infosessie nieuwe partners

11. Infosessie nieuwe partners
Doelgebruiker
?
2014-07-01 11

12. Doelgebruiker
 Heeft een brede interesse in cultuur of in (zijn eigen)
geschiedenis
 Komt voor ontwikkeling of ontspanning
 Wil op een inspirerende, intuïtieve manier onbekend cultureel
erfgoed ontdekken
 Wil gericht kunnen zoeken naar materiaal dat op de eigen
leefwereld betrekking heeft
 Wil beknopte, begrijpelijke informatie én mogelijkheden tot
verdieping
 Wil zich zonder beperkingen door de digitale bibliotheek
kunnen bewegen en wil niet worden afgeleid door ingewikkelde
mogelijkheden
2014-07-01 Infosessie nieuwe partners 12

13. 13Infosessie nieuwe partners
Corpus
?
Uit de collecties van de
Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience
en de Universiteitsbibliotheek Gent
2014-07-01

14. Corpusdefinitie
 ‘Flandrica’
 Geproduceerd in Vlaanderen, of
 Handelend over Vlaanderen, of
 Werken uit het Vlaams patrimonium die voor Vlaanderen van
cultureel of wetenschappelijk belang zijn, of
 Door Vlaanderen erkende topstukken
 Materiaaltypes
 Typische bibliotheekmaterialen (handschriften, oude en moderne
drukken, periodieken) > 80%
 Grafisch en documentair materiaal (zoals prenten, kaarten,
affiches, foto’s, brieven) < 20%
2014-07-01 Infosessie nieuwe partners 14

15. Corpusdefinitie
 Hoogtepunten
uit de collecties
en
 Documenten die
representatief of
exemplarisch zijn voor
de sociale en culturele
geschiedenis
Anthonius Magirus, Koock-boeck ofte Familieren kevken-boeck
Antwerpen, Godtgaf i Verhulst, 1663
Exemplaar: Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, h 83740 [c2-555 i]
2014-07-01 Infosessie nieuwe partners 15

16. De vele gezichten van Flandrica.be
2014-07-01 16Infosessie nieuwe partners

17. Infosessie nieuwe partners
Presentatie
?
2014-07-01 17

18. Kwaliteit voor kwantiteit
2014-07-01 18Infosessie nieuwe partners

19. Nadruk op ontdekken…
2014-07-01 19Infosessie nieuwe partners

20. Nadruk op ontdekken…
2014-07-01 20Infosessie nieuwe partners

21. Nadruk op ontdekken…
2014-07-01 21Infosessie nieuwe partners

22. Nadruk op ontdekken…
2014-07-01 22Infosessie nieuwe partners

23. Bezoekers
 Niet de grote aantallen: ca. 500 bezoeken / week
 56.500 bezoeken sinds lancering
 248.184 paginaweergaves
 Aandachtige bezoekers
 terugkerende bezoekers: 28%
 bekijkt meer dan 1 pagina: 47%
 gem. bezoekduur: 3,5 minuut
 gem. pagina’s per bezoek: 4,5
 10% blijft langer dan 10 minuten
 10% bekijkt meer dan 10 pagina’s
2014-07-01 23Infosessie nieuwe partners

24. Volumes
 Gesteld minimum bij aanvang project: 300
 Bij lancering in 2012: 425
 Momenteel (na eerste update in 2013): 500
 Deze zomer (na tweede update): 550
2014-07-01 24Infosessie nieuwe partners

25. Flandrica.be in 2013-2017
David Coppoolse

26. Onze ambitie
 ‘Oude’ gebruikers blijven prikkelen
 Nieuw aanbod
 Nieuwe tentoonstellingen
 Nieuw publiek aantrekken
 Nieuwe partners
 Nieuwe thema’s
 Nieuwe kanalen
 Engelse vertaling
 Flandrica.be levend houden als portaal
 Nieuwe toepassingen ontwikkelen
 Nieuwe communicatie-acties
2014-07-01 26Infosessie nieuwe partners

27. Updatecycli: Timing
2014-07-01 27
Eerste jaarhelft
upload:
maart
communicatie:
april
Tweede jaarhelft
upload:
oktober
communicatie:
november
Infosessie nieuwe partners

28. Updatecycli: Stappen
2014-07-01 28
1.
Selecteren
2.
Contextua-
liseren
3.
Digitaliseren
4.
Aggregeren
5.
Communi-
ceren
Infosessie nieuwe partners

29. Updatecycli: Inhoud
 Inhoudelijke zwaartepunten per cyclus
 Helpen publiekswerking
(rondleiding, aansluiten bij ‘actueel’ thema)
 Maar niet beperkend
 Ook ander geschikt materiaal kan worden opgeladen
 Bibliotheken dragen zelf materiaal voor
 Reeds gedigitaliseerd of in de pijplijn, of
 Speciaal voor Flandrica.be te digitaliseren
 Redactieteam bewaakt eenheid platform
 Op basis van bestaande criteria
2014-07-01 29Infosessie nieuwe partners

30. Organogram
Stuurgroep
Redactieteam Communicatieteam OperationeelTeam
StafVlaamse
Erfgoedbibliotheek
2014-07-01 30Infosessie nieuwe partners

31. Stuurgroep
 Verantwoordelijk voor
 Algehele coördinatie
 Communicatie
 Infrastructuur
 Benoemd door RB Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Op basis van expertise en
praktische betrokkenheid
2014-07-01 Infosessie nieuwe partners 31
Managementteam

32. Contactperso(o)n(en) per instelling
 Redactielid
 Operationeel verantwoordelijke
 Communicatiemedewerker
2014-07-01 32
1, 2 of 3
personen
voeren naar eigen
inzicht voldoende
intern overleg
Infosessie nieuwe partners

33. Tools: Samenwerkingsplatform
2014-07-01 33Infosessie nieuwe partners

34. Onze investering
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Kosten infrastructuur
 Begeleiden contentupdates
 Ontwikkelen platform
 Medewerkersdagen
 Starttraject
 Eindredactie
 Algemene communicatie
2014-07-01 34Infosessie nieuwe partners

35. Uw investering
 Partnerbibliotheken
 Selecteren nieuwe titels
 Digitaliseren en online ontsluiten
 Verrijken metadata (‘contextualisering’)
 Inbreng nieuwe rondleidingen
 Doelgroepencommunicatie
2014-07-01 35Infosessie nieuwe partners

36. Resultaat
 Levendig portaal voor het erfgoed van de
gezamenlijke Vlaamse bibliotheken
 Boeiende toegang naar de volledige (digitale)
collecties van de deelnemende bibliotheken
2014-07-01 36Infosessie nieuwe partners

37. REDACTIE
Eva Wuyts

38. Opdracht redactieteam
1. Uitbreiding inhoudelijk coördineren
2. Bewaken aantrekkelijkheid inhoud
3. Bewaken evenwicht in de collectie
 Aan de hand van de overeengekomen uitgangspunten
 Missie
 Visie
 Doelpubliek
 Selectiecriteria
2014-07-01 38Infosessie nieuwe partners

39. Taken redactieteam
 Elk half jaar
 Opstellen selectielijst (in groep)
 Contextualisering (individueel)
 Toelichtende tekst
 Trefwoorden
 Selectie afbeeldingen portaal (1-5 sprekende pagina’s)
2014-07-01 39Infosessie nieuwe partners

40. Taken redactieteam
 Doorlopend: ontwikkelen van rondleidingen op
basis van de collectie
 Aanleveren van ideeën / bepalen van thema’s voor
rondleidingen
 Aanleveren van suggesties voor stukken die passen
binnen een rondleiding
 Redactie van rondleidingen of
 Zoeken van externe redacteurs
2014-07-01 40Infosessie nieuwe partners

41. Samenstelling redactieteam
 Eén collectieverantwoordelijke per deelnemende
bibliotheek
 Goede inhoudelijke kennis van de eigen collectie
 Kan wisselen naar gelang de focus voor een update
 Of een half jaartje niet als de bib een keer overslaat
 Coördinator uit de stuurgroep
 Veronique Verspeurt, Maurits Sabbebliotheek
 Personeel Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Eva Wuyts, Susanna De Schepper, David Coppoolse
2014-07-01 41Infosessie nieuwe partners

42. Een extra hulplijn
 Eindredacteur
 Leest alle contextualiseringen na
 Maakt er een sterker verhaal van
 Zorgt voor uniformiteit in stijl, lengte, terminologie…
 Schrijft of herschrijft rondleidingen
 Taakverdeling
 Redactielid
 Hoofdleverancier van inhoudelijke knowhow
 Eindredacteur
 Verhalenverteller en bewaker van de eenheid
2014-07-01 42Infosessie nieuwe partners

43. Vertalingen
 Vanaf 1 september 2014:
 Engelse vertaling van
 Interface
 Alle rondleidingen
 Alle infopagina’s
 Googletranslate-knop bij alle contextualiseringen
 Door gespecialiseerde vertaler, nagelezen door
native speaker
 Doel: ook internationaal uitpakken met ons erfgoed
2014-07-01 43Infosessie nieuwe partners

44. Welke collectiestukken?
 Typerend materiaal voor erfgoedbibliotheken
 Omvang, staat of ouderdom zijn niet van belang
 Stukken moeten wel passen binnen het corpus
 Stukken mogen het evenwicht binnen het corpus
niet verstoren
 Thematische zwaartepunten kunnen wel
2014-07-01 44Infosessie nieuwe partners

45. COMMUNICATIE
Eva Wuyts

46. Flandrica.be in de pers …
 ‘Flandrica heet de nieuwste digitale aanwinst op
boekengebied. En het is een juweeltje geworden.
(…) Je weet niet waar eerst te kijken.’ (KNACK
BOEKENBUREN)
 'Flemish history at your fingertips'. (FLANDERS TODAY)
 'The reproductions are so clear that the reader can
examine every thumbprint and fold in the paper,
without ever having to set foot in a library.’
(THELOWCOUNTRIES-BLOG)
2014-07-01 46Infosessie nieuwe partners

47. Communicatieteam
 Virtueel team
 Max. één samenkomst per jaar
 Eén aanspreekpunt per bibliotheek
 Liefst dezelfde persoon voor langere tijd
 Kennis van publiekswerking en communicatiekanalen
 Taken
 Promoten van Flandrica.be via eigen communicatie
 Participatie in gedeelde communicatie-initiatieven
 Aansturing
 Eva Wuyts, Vlaamse Erfgoedbibliotheek
2014-07-01 47Infosessie nieuwe partners

48. Campagne
 Halfjaarlijkse update-ronde
 Alle nieuw gescande werken komen op hetzelfde
moment online
 Met een nieuwe, gerichte communicatiecampagne
 Meerwaarde
 Hogere nieuw(s)waarde
 Inspanningen gefocust op twee momenten
2014-07-01 48Infosessie nieuwe partners

49. Campagne
 Persbericht  ook naar ‘thematische’ media
 Nieuwe affiches met nieuwe gezichten
2014-07-01 49Infosessie nieuwe partners

50. Campagnemateriaal: OUD IS IN
 In drie opmaakvarianten
 Voor druk en beeldscherm
2014-07-01 50Infosessie nieuwe partners

51. Campagnemateriaal: Bladwijzer
2014-07-01 51Infosessie nieuwe partners

52. Campagnemateriaal: Publischermen
 Kant-en-klare HD-beelden
2014-07-01 52Infosessie nieuwe partners

53. Campagnemateriaal: Beeldmerken
 Logo
 Buttons
2014-07-01 53Infosessie nieuwe partners

54. Campagnemateriaal: Teksten

2014-07-01 54Infosessie nieuwe partners

55. Campagnemateriaal
 Groep op samenwerkingsplatform Atrium
 Aparte sectie voor Flandrica.be
2014-07-01 55Infosessie nieuwe partners

56. Sociale media: Facebook
 facebook.com/flandrica.be
 Eigen Facebook-
pagina’s
van de
bibliotheken
2014-07-01 56Infosessie nieuwe partners

57. Sociale media: Pinterest
 pinterest.com/flandricabe
2014-07-01 57Infosessie nieuwe partners

58. Samen sterk
 Een initiatief van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Maar vooral ook:
 Uw uithangbord
 Uw collectiestukken
 Uw know-how
 Uw verhaal
2014-07-01 58Infosessie nieuwe partners

59. OPERATIONEEL
Jan Corthouts

60. Infosessie nieuwe partners
Infrastructuur
 Gedistribueerde
collectie
 Portaal bevat
metadata,
toelichtingen en
afbeeldingen
 Integrale werken
raadpleegbaar
via de websites
van de partner-
bibliotheken
Portaal
europea.eu
Repository
Bibliotheek 1
Aggregator
Europeana
Portaal
flandrica.be
Aggregator
Flandrica
Repository
Bibliotheek 2
Repository
Bibliotheek N
Portaal
Bibliotheek N
Gebruiker
Projectpartners
2014-07-01 60

61. Infrastructuur
 Digitool
 Opslag afbeeldingen
 Omeka
 Opslag metadata
 Portaal
 Tentoonstellingen
2014-07-01 Infosessie nieuwe partners 61

62. Operationeel team
 Virtueel team
 Max. één samenkomst per jaar
 Eén aanspreekpunt per bibliotheek
 Liefst dezelfde persoon voor langere tijd
 Kennis van digitale bibliotheek en digitalisering in
eigen instelling
 Taken
 Organisatie van alle technische zaken voor Flandrica.be
 Aansturing
 David Coppoolse, Vlaamse Erfgoedbibliotheek
2014-07-01 62Infosessie nieuwe partners

63. Wat moet uw instelling kunnen?
 Selectie van objecten
 Metadatering objecten
 Invoer in catalogus
 Online raadpleegbaar stellen via permalink
 Digitalisering objecten
 Integraal (cover to cover)
 Online raadpleegbaar stellen op ‘eigen’ infrastructuur
 Via permalink
2014-07-01 63Infosessie nieuwe partners

64. 2014-07-01 64Infosessie nieuwe partners

65. Wat moet uw instelling kunnen?
 Flandrica metadatering
 Alles in Google Docs (spreadsheet)
 Formele beschrijving (titel, auteur, plaats, datering, taal,
materiaal)
 Inhoudelijk
 Flandrica thema’s
 Begeleidende teksten
 Links naar catalogus, digitaal platform, STCV, Abraham
 Beeldselectie (1-5 sprekende pagina’s op highres tiff)
2014-07-01 65Infosessie nieuwe partners

66. Tools: Google Docs
2014-07-01 66Infosessie nieuwe partners

67. Flandrica.be updating
 Metadata uit Google Docs
 Controle / uniformisering door VEB
 VEB levert aan LIBIS-Net
 LIBIS-Net verwerkt in Flandrica portal
 Images (max. 5 representatieve images/object)
 Partner levert via LIRIAS upload tool van LIBIS-Net
 Consistent met metadata uit Google Docs
2014-07-01 67Infosessie nieuwe partners

68. Tools: LIRIAS Upload Portal
2014-07-01 68Infosessie nieuwe partners

69. Intellectueel eigendom
 Klaren auteursrechten integraal digitaal object:
 Toelating voor vrije online raadpleging
 via eigen infrastructuur
 Klaren auteursrechten beeldselectie + toelichting:
 Toelating voor publicatie onder CC BY-NC-SA
 op Flandrica.be
 Klaren auteursrechten formele metadata + 1 thumbnail:
 Toelating voor publicatie als CC0
 op Europeana
2014-07-01 69Infosessie nieuwe partners

70. En wat met?
 Duurzame opslag
 Geen vereiste (wel wenselijk)
 Digitalisering
 Minimale kwaliteitseisen
 Kleur
 300 dpi
 Gebruik erfgoedstandaarden (CEST, Metamorfoze, …)
wordt aangemoedigd
2014-07-01 70Infosessie nieuwe partners

71. STARTTRAJECT
Eva Wuyts

72. We helpen u op weg
 Starttraject
 Tools
 Handleiding
 Peterschap
‘gevestigde’
partner
2014-07-01 Infosessie nieuwe partners 72

73. Sessies starttraject
 Najaar 2014-voorjaar 2015: drie afzonderlijke sessies over
1. Redactie
2. Communicatie
3. Techniek
 Per bibliotheek
 Tenminste één persoon woont alle sessie bij
 Liefst de operationeel verantwoordelijke
 Andere medewerkers schuiven ‘thematisch’ mee aan
 Drie titels per bib dienen als ‘cases’
 Klaar voor opname in Flandrica.be na starttraject
2014-07-01 73Infosessie nieuwe partners

74. Opbouw sessies
 Ochtendprogramma
 Flandrica.be-specifieke zaken
 Namiddagprogramma
 Vorming over een gerelateerd onderwerp
 Door een externe expert
 Redactie: wervend schrijven / storytelling-technieken
 Communicatie: social media
 Operationeel: best practices digitalisering en
auteursrechten klaren
2014-07-01 74Infosessie nieuwe partners

75. Doe mee!
 Het starttraject is verkennend
 Het verplicht u tot niets
 Kijk gaandeweg of deelname haalbaar is
 U krijgt begeleiding
 We willen graag dat u meedoet
 En maken het u zo makkelijk mogelijk
 Het kost u niets
 In elk geval gratis tot 2018
2014-07-01 75Infosessie nieuwe partners

76. Interesse?
 Koppel intern terug over de infosessie
 Geef ons een seintje indien uw instelling interesse
(of vragen) heeft
2014-07-01 76
david@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be
03 / 338 8792
Infosessie nieuwe partners

77. Uw erfgoed op Flandrica.be
Infosessie voor nieuwe partners - 1 juli 2014
Eva Wuyts
David Coppoolse
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Jan Corthouts
Universiteitsbibliotheek Antwerpen
v1.1 - 20140702