2. Estoy a cargo de una fuerza de ventas y administro la misma a través de planillas en Papel / Excel o con un software que no sé como puede ayudarme. Mis presiones son: + Control de mis vendedores + Ventas + Rentabilidad + Competencia + Rotación del personal de Ventas + Información - Recursos - Marketing
3. ¿Cómo puede TACTICA aliviar mis presiones? Si sigue algún equipo de fútbol u otro deporte como el básquet, es posible que haya observado de que el que está viendo el partido desde afuera, tiene la ventaja de ver más y mejores jugadas. ¿Es más efectivo un director técnico de un equipo de fútbol si dirige un partido habiendo visto previamente videos de cómo juega tanto su equipo como el equipo contrario? Los técnicos más exitosos del mundo lo hacen, ya que les permite tener un claro análisis de las posibles situaciones y por ende preparar de la mejor manera a su equipo y planificar las mejores estrategias y tácticas. Un Gerenciador de Negocios debería trabajar bajo un escenario ideal donde observará en TACTICA el juego en tiempo real para poder ayudar oportunamente a sus vendedores, ya que él, es mucho más experimentado que ellos. TACTICA es la herramienta que puede ayudarle a aliviar sus presiones permitiéndole ver el partido que esta jugando su equipo de ventas. TACTICA le brinda la información que necesita para tomar las acciones necesarias para ganar el partido.
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5. TACTICA lo ayuda a través de informes on line de monitoreo de uso del sistema. Reporte de utilización del sistema Este informe nos permitirá conocer que usuarios han estado utilizando el sistema y por cuanto tiempo.
6. Inteligencia de Negocios A través de las Herramientas de Inteligencia de Negocios podremos saber que empresas maneja cada vendedor y conocer datos, como la fuente / origen de la misma entre otros datos. La ventaja de esta herramienta es que podemos armar muy fácilmente los informes que necesitemos del modo que necesitemos, como así también podremos graficar la información resultante.
7. Próximo paso....Volcar la agenda de los vendedores al sistema. A través de la utilización de la agenda de TACTICA , se puede visualizar las actividades pendientes y realizadas por cada vendedor. De esta forma logramos no sólo saber que está haciendo cada vendedor, sino también a través de la combinación de la agenda y del correo, se puede tener una completa “ficha clínica” de cada cliente o potencial cliente. La alta o baja productividad en la agenda (reuniones, llamadas o acciones), generalmente impactan positiva o negativamente en las ventas. Simplemente, un vendedor que no visita o llama a clientes o potenciales clientes, no genera negocios. Como extra, le ahorramos al vendedor el tiempo de preparar el parte diario, ya que el mismo sale directamente del sistema.
8. Lista de Actividades Esta herramienta nos permitirá saber que actividad tuvo cada vendedor, incluyendo correos electrónicos, y con que cliente. Al revisar las notas de las actividades podremos saber si el vendedor necesita de nuestra ayuda en alguna cuenta.
9. Bien, ya volcamos los datos, entonces demos el siguiente paso y haga que los usuarios utilicen el correo de TACTICA . Al utilizar el correo de TACTICA , el vendedor debe utilizar el sistema sí o sí, y automáticamente los correos enviados y recibidos quedan enlazados en la ficha de la empresa o contacto. Si le pasa algo a la PC del vendedor, el mismo se puede loguear a otra y acceder a todos sus correos. Los correos quedan almacenados centralizadamente y es mucho más sencillo realizar el resguardo de la información. Si los vendedores continúan utilizando Outlook, igualmente TACTICA tiene enlace automático a los correos de Outlook.
10. Correo Electrónico Los correos electrónicos enlazados, más allá de que se borren de la bandeja de entrada o alguna carpeta quedan en la ficha del cliente.
11. Bien, y ¿que hago con los vendedores que viajan por el interior del país o el exterior? ¿Por qué TACTICA no sincroniza los datos con equipos remotos o dispositivos móviles? Simplemente porque las sincronizaciones son generalmente problemáticas a nivel de duplicación de datos o problemas con permisos. Aparte del riesgo de robo de dispositivos móviles y el acceso a los datos de la empresa por terceros. Entonces…. La mejor solución es siempre acceder y actualizar la información en tiempo real. De esta forma se evita duplicación e inconsistencia en los datos. Imagínese un vendedor que esté trabajando una cuenta muy importante y no sincronice por días o semanas, y luego le roban su notebook. La mejor solución es montar TACTICA en la web a través de una VPN, Terminal Server, Graph On o similares.
12. Acceso vía Terminal Server Las nombradas herramientas permiten acceder remotamente a TACTICA , así el vendedor puede trabajar como si se encontrase en la oficina.
13. Seguimiento de las ventas a través de presupuestos y oportunidades. El presupuesto es una herramienta para generar de forma rápida y eficiente ofertas comerciales. Por ejemplo, un cliente pide cotización por x cantidad del producto “A”, el vendedor cotiza y estipula una fecha y probabilidad más o menos certera de cierre de la venta. Una oportunidad, es la posibilidad de un negocio…………… Por ejemplo, un cliente llama al vendedor y le dice que tiene un proyecto de equipar una fábrica, pero aún no tiene determinado los montos a invertir… Entonces el vendedor pronostica que venderá X en Y tiempo, pero tanto X e Y son meras especulaciones del vendedor….. En la oportunidad intervienen diferentes influenciadores y decisores, así como también competidores. En cuanto avanza la oportunidad, se puede mejorar la estipulación del monto y fecha de cierre del negocio a través de una cotización enlazada a la oportunidad. De hecho una oportunidad puede tener varias cotizaciones enlazadas.
14. Presupuestos / Cotizaciones El módulo de presupuestos / cotizaciones ayuda a los vendedores a generar rápidamente ofertas comerciales, y al quedar registradas, facilita el seguimiento. Como Colateral se puede decir que toda esta información alimenta las estadísticas que necesita el Gerenciador de Negocios .
15. Oportunidades La utilización de oportunidades es muy útil para dar seguimiento a negocios de mediano / largo plazo. También permite suplantar el módulo de presupuestos / cotizaciones, para aquellos tipo de negocio donde no se puede utilizar una plantilla (Ej. Licitación) pero sí se quiere tener estadísticas y seguimiento.
16. El análisis de la información le permite al Gerenciador de Negocios saber que está pasando con sus vendedores y tomar las medidas necesarias para revertir tendencias negativas o mejorar aún más tendencias positivas. Ejemplos: Si un vendedor tiene creadas pocas cotizaciones, pero tiene un alto ratio de ventas ganadas, entonces se pueden sacar dos conclusiones: El vendedor no vuelca toda la información al sistema o el vendedor es muy bueno cerrando negocios pero no es bueno iniciando nuevas ventas. En el primer caso, el Gerenciador de Negocios puede hacer un seguimiento uno a uno para que se carguen los datos. En el segundo caso, se puede poner un asistente o telemarketer para que genere nuevas oportunidades de negocio, y el vendedor pueda cerrar más negocios. Si un vendedor tiene creadas muchas cotizaciones, pero tiene bajo ratio de ventas ganadas, entonces se puede al menos concluir: El vendedor inventa posibles negocios o el vendedor es bueno abriendo negocios pero falla en como ganarlos. En el primer caso, el Gerenciador de Negocios realiza un par de llamadas a los potenciales clientes para verificar la veracidad de los negocios. En el segundo caso, puede hacer que el vendedor tome un curso de ventas focalizado en el cierre de negocios, o el Gerenciador o un vendedor experimentado puede acompañarlo para cerrar y ganar las mejores ventas .
17. Un vendedor vende más que otros, pero su porcentaje de otorgamiento de descuentos es mayor que el de otros. Otro vendedor es el que menos vende en términos de montos de ventas, pero es el vendedor más rentable en términos de montos de rentabilidad. Lo importante es establecer elementos claves para medir a los vendedores. Dichos elementos deben ser fáciles de medir, no debiendo cometer el error de requerimientos superfluos que no nos dejen ver mas allá del árbol. Es imprescindible que Ud. Como Gerenciador de Negocios , monitoree a través de TACTICA estos elementos claves, de forma tal de regular en su punto óptimo a su fuerza de ventas. Otros ejemplos concretos son :
18. Análisis / Ratios A través de esta herramienta el Gerenciador de Negocios sabrá quién es el mejor vendedor, pero no sólo por monto y cantidad vendida, sino por ejemplo por algo muy importante como es la rentabilidad, también sabremos cuanto tiempo le lleva a un vendedor ganar o perder un negocio entre otras cosas.
19. Inteligencia de Negocios – OLAP (On-Line Analytical Processing) La herramienta de OLAP de TACTICA nos permitirá responder, entre otros, los siguientes interrogantes: ¿Cuál es el motivo por el que se ganan o pierden negocios? ¿En que industria / rubro / giro se tiene mayor éxito en las gestiones de ventas? ¿Cuáles son los productos más requeridos?. Y lo mejor de todo, podremos hacer estos informes nosotros mismos, sin la necesidad de un especialista en informática.
20. Un aspecto muy importante para nuestro negocio son las campañas de Marketing. El Gerenciador de Negocios debe conocer de que fuente / origen son los clientes y potenciales. Saber qué negocios se generaron a partir de determinada acción, como ser la participación en un evento / feria o la publicidad en una revista. Su empresa no puede invertir a ciegas en acciones que no rinden sus frutos. El monitoreo de que hacen o hicieron sus vendedores con los potenciales generados es su responsabilidad. Volviendo al ejemplo del fútbol, si el equipo gana, todos los laudos son para el entrenador, pero si el equipo pierde, Ud. ya sabe cual es el fusible (Y si es su propia empresa, el fusible son sus activos).
21. Acciones de Marketing El módulo de campañas nos permitirá seguir toda acción comercial generada, incluso su presupuesto y costo.
22. Su empresa no se puede dar el lujo de no tener un confiable sistema de CRM en funcionamiento. Si a su empresa le esta yendo comercialmente muy bien, la misma necesita un CRM para ganar más y mejorar para cuando las cosas no vayan tan bien. Si a su empresa le esta yendo comercialmente mal, la inversión realizada en un CRM tendrá un casi inmediato Retorno de Inversión (ROI). No se puede dar el lujo de que le siga yendo mal. Olvídese de la integración con su sistema de Gestión / Contabilidad (ERP), concentre sus recursos en generar negocios.
23. El éxito o fracaso del proyecto de CRM en su empresa depende en gran medida de su compromiso con él mismo. Recuerde que los datos y negocios son de su empresa, no de los vendedores e implementando TACTICA la misma recupera el control de la información.
